Umlaufbeschluss in der WEG: Wann er gilt, wer zustimmen muss und wie er wirksam wird

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer ohne Versammlung. Nach § 23 Abs. 3 WEG ist er nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären. Eine E-Mail genügt dafür, und eine Unterschrift von Hand ist nicht nötig. Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht nur, wenn die Gemeinschaft vorher für genau diesen Gegenstand beschlossen hat, dass sie genügt.

Für kleine Gemeinschaften ist der Umlaufbeschluss oft der schnellste Weg zu einer verbindlichen Entscheidung: Das Angebot für die neue Dachrinne liegt vor, alle sind einverstanden, und niemand möchte dafür einen Abend im Gemeindesaal verbringen. Gleichzeitig ist das Verfahren fehleranfällig. Eine fehlende Antwort, eine Zustimmung „unter Vorbehalt“ oder eine missglückte Mitteilung des Ergebnisses genügen, und es gibt keinen Beschluss. Dieser Ratgeber zeigt, welche Regeln gelten, wie Sie das Verfahren Schritt für Schritt durchführen und wo die typischen Fehler liegen. Dazu gibt es ein Muster zum Herunterladen. Rechtsstand: Oktober 2026.

Was ist ein Umlaufbeschluss?

Der Name beschreibt das Verfahren: Der Beschlussantrag läuft um, früher als Papier von Briefkasten zu Briefkasten, heute meist per E-Mail oder in einer App. Der fertige Beschluss kommt in die Beschluss-Sammlung, kann angefochten werden und gilt auch für spätere Käufer einer Wohnung.

Den Begriff gibt es nicht nur im Wohnungseigentum. Auch GmbH-Gesellschafter (§ 48 Abs. 2 GmbHG) und Vereinsmitglieder (§ 32 Abs. 3 BGB) können nach jeweils eigenen Regeln ohne Versammlung beschließen. Dieser Ratgeber behandelt nur die Wohnungseigentümergemeinschaft.

Versammlung oder Umlaufverfahren: der Unterschied auf einen Blick

Muss ein Umlaufbeschluss einstimmig sein?

Im Grundsatz ja, und genau genommen verlangt das Gesetz sogar mehr als Einstimmigkeit. Es genügt nicht, dass alle zustimmen, die antworten: Zustimmen müssen alle Wohnungseigentümer der Gemeinschaft. Fachleute sprechen deshalb von Allstimmigkeit. Wer schweigt, sich enthält oder mit Nein stimmt, verhindert den Beschluss. In einer Gemeinschaft mit sechs Eigentümern reicht also einer, der im Urlaub ist und die E-Mail nicht beantwortet.

Hinter der strengen Regel steht ein Schutzgedanke: Im Umlaufverfahren fehlt die Aussprache, in der sich eine Mehrheit noch umstimmen ließe. Deshalb bindet das Verfahren nur, wer selbst zustimmt.

Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit: der Absenkungsbeschluss

Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 gibt es eine Ausnahme. Nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG können die Wohnungseigentümer beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Dieser vorgelagerte Beschluss heißt Absenkungsbeschluss. Er braucht nur die einfache Mehrheit und wird in aller Regel in einer Versammlung gefasst.

Der typische Fall: Die Versammlung bespricht eine Reparatur, aber ein Angebot fehlt noch. Statt deshalb eine zweite Versammlung anzusetzen, beschließt sie, dass über die Vergabe später im Umlaufverfahren mit Mehrheit entschieden wird. Drei Regeln sollten Sie dabei kennen:

• Nur ein konkreter Gegenstand. Ein Beschluss wie „künftig genügt für alle Umlaufbeschlüsse die Mehrheit“ ist vom Wortlaut nicht gedeckt. Der Gegenstand muss so bestimmt sein, dass später klar ist, worüber abgestimmt werden darf. Weicht der spätere Umlaufbeschluss inhaltlich davon ab, trägt ihn der Absenkungsbeschluss nicht (AG Köln, 14. April 2025 – 215 C 57/24). Ob ein Absenkungsbeschluss mehrere Umlaufbeschlüsse zum selben Gegenstand tragen kann, hat der BGH ausdrücklich offengelassen.
• Gezählt werden nur abgegebene Stimmen. Es genügt, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen eingehen. Enthaltungen und fehlende Antworten zählen nicht mit. Hat die Gemeinschaftsordnung nichts anderes geregelt, hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme, unabhängig von der Größe seiner Wohnung (§ 25 Abs. 2 WEG).
• Der Absenkungsbeschluss ist selbst anfechtbar. Er kann wie jeder andere Beschluss innerhalb eines Monats eigenständig mit einer Anfechtungsklage angegriffen werden (BGH, Urteil vom 17. Juli 2026 – V ZR 190/25).

Muster: Absenkungsbeschluss für die Versammlung

„Die Wohnungseigentümer bestimmen nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG, dass über [genaue Bezeichnung des Gegenstands, zum Beispiel die Beauftragung der Erneuerung der Dachrinnen an der Gartenseite zu höchstens 6.000 Euro brutto] im Umlaufverfahren, also ohne Versammlung, mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden werden kann.“

Wie bei jedem Beschluss muss der Gegenstand in der Einladung zur Versammlung angekündigt sein (§ 23 Abs. 2 WEG). Der Betrag im Muster ist ein Beispiel.

Textform statt Unterschrift: Wer muss was erklären?

Bis Ende November 2020 verlangte das Gesetz eine schriftliche Zustimmung mit Unterschrift. Seit der Reform genügt Textform nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. In der Praxis heißt das:

• Es genügt: eine E-Mail, ein Brief, der eingescannte Antwortbogen oder die Stimmabgabe in einer Verwaltungs-App, die die Erklärung speichert.
• Es genügt nicht: ein Anruf, ein Zuruf im Treppenhaus oder ein Nicken beim Gartentag.
• Unterschreiben muss niemand. Entscheidend ist, dass erkennbar ist, wer die Erklärung abgibt.

Zustimmen müssen alle, denen eine Einheit gehört. Gehört eine Wohnung mehreren Personen, etwa Eheleuten, sollten alle die Erklärung abgeben oder eine Person mit Vollmacht in Textform handeln (§ 25 Abs. 3 WEG). Außerdem muss sich die Zustimmung auf genau den vorgelegten Wortlaut beziehen. „Ja, aber nur, wenn die Firma das Fallrohr gleich mitmacht“ ist keine Zustimmung zum Antrag, sondern ein neuer Antrag.

So läuft ein Umlaufbeschluss ab: sechs Schritte

1. Antrag präzise formulieren. Der Beschlusstext muss so konkret sein wie in einer Versammlung: Wer wird womit beauftragt, zu welchem Preis, und woraus wird bezahlt? Die Regeln für bestimmte, anfechtungsfeste Beschlüsse gelten unverändert.
2. Das Verfahren klar benennen. Aus dem Schreiben muss hervorgehen, dass ein verbindlicher Beschluss im Umlaufverfahren gefasst werden soll und dafür alle zustimmen müssen. Ein unverbindliches Stimmungsbild ist kein Beschlussantrag (LG Bremen, 2. Oktober 2020 – 4 S 188/19, noch zum alten Recht).
3. An alle versenden und eine Frist setzen. Das Gesetz nennt keine Frist. Sie sollte so bemessen sein, dass auch Eigentümer im Urlaub antworten können. Als Orientierung dienen die drei Wochen, die § 24 Abs. 4 WEG für die Einladung zur Versammlung vorsieht.
4. Antworten sammeln. Die Erklärungen gehen an die Person, die das Verfahren eingeleitet hat. Bewahren Sie jede Antwort auf. Am einfachsten geht das als PDF oder in einem gemeinsamen Postfach der Gemeinschaft.
5. Ergebnis feststellen und allen mitteilen. Erst mit dieser Mitteilung entsteht der Beschluss (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
6. In die Beschluss-Sammlung eintragen. Für Beschlüsse ohne Versammlung verlangt § 24 Abs. 7 WEG den Wortlaut mit Ort und Datum der Verkündung. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert und unverzüglich vorgenommen.

Wann ist ein Umlaufbeschluss wirksam? Die Verkündung

Ein verbreiteter Irrtum lautet, der Beschluss sei gefasst, sobald die letzte Zustimmung eingeht. Das stimmt nicht. Nach der Rechtsprechung des BGH kommt ein Beschluss im schriftlichen Verfahren erst mit der Feststellung und einer an alle Wohnungseigentümer gerichteten Mitteilung des Beschlussergebnisses zustande (BGH, Urteil vom 6. Juli 2018 – V ZR 221/17). Daraus folgen drei praktische Regeln:

• Die Mitteilung geht an alle, nicht nur an die, die abgestimmt haben. Textform genügt.
• Die Feststellung ist endgültig. In dem Fall, den der BGH entschied, hatte der Verwalter geschrieben, er werte den Antrag als angenommen, wenn bis zu einem Stichtag niemand widerspreche. Das Ergebnis: Es war gar kein Beschluss zustande gekommen. „Schweigen gilt als Zustimmung“ funktioniert im Umlaufverfahren nicht.
• Ort und Datum gehören in die Mitteilung, denn genau diese Angaben verlangt die Beschluss-Sammlung.

Mit der Mitteilung beginnt auch die Frist für Einwände: Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, muss innerhalb eines Monats Anfechtungsklage erheben und sie innerhalb von zwei Monaten begründen (§ 45 WEG). Wie das abläuft und was es kostet, erklärt der Ratgeber zur Anfechtung von WEG-Beschlüssen.

Frist abgelaufen, keine Rückmeldung: Was gilt dann?

Die Antwort hängt davon ab, welche Regel für den Antrag gilt.

Ist der Antrag gescheitert, teilen Sie auch das allen Eigentümern ohne Vorbehalt mit. Danach bleiben zwei Wege: eine außerordentliche Eigentümerversammlung, in der für die meisten Fragen die einfache Mehrheit genügt, oder ein Absenkungsbeschluss in der nächsten Versammlung, wenn die Sache so lange warten kann.

Wofür eignet sich ein Umlaufbeschluss, und wofür nicht?

Zwei dieser Anlässe haben eigene Ratgeber: wie eine Sonderumlage beschlossen und verteilt wird und was beim Wechsel oder der Kündigung der Hausverwaltung zu beachten ist. Im echten Notfall gilt: Droht dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar ein Schaden, darf jeder Wohnungseigentümer die notwendigen Maßnahmen ohne Zustimmung der anderen treffen (§ 18 Abs. 3 WEG).

Muster: Umlaufbeschluss mit Antwortbogen und Ergebnismitteilung

Das Muster enthält alle drei Bausteine, die ein Umlaufverfahren braucht: den Beschlussantrag mit dem Hinweis auf die Allstimmigkeit, den Antwortbogen für jede Einheit und die Mitteilung des Ergebnisses für die Beschluss-Sammlung. Im Beispieltext geht es um den Auftrag an einen Handwerksbetrieb. Für andere Gegenstände ersetzen Sie nur den Abschnitt „Beschlusstext“.

Vorlage

Umlaufbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft

Muster für einen Beschluss ohne Versammlung nach § 23 Abs. 3 WEG: Beschlussantrag, Antwortbogen und Mitteilung des Ergebnisses an alle Eigentümer.

Wohnungseigentümergemeinschaft [Straße Hausnummer, PLZ Ort]

Beschlussantrag im Umlaufverfahren

Antrag von: [Name, Einheit]
Datum: [Datum]
An: alle Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer

Die Wohnungseigentümer sollen ohne Versammlung verbindlich über den folgenden Antrag beschließen. Der Beschluss kommt nur zustande, wenn alle Wohnungseigentümer ihm in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG). Eine Enthaltung oder eine fehlende Antwort wirkt deshalb wie eine Ablehnung.

Variante mit Mehrheit: Hat die Gemeinschaft für genau diesen Gegenstand beschlossen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG), ersetzen Sie die beiden vorigen Sätze durch: „Nach dem Beschluss vom [Datum des Absenkungsbeschlusses] genügt für diesen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen und fehlende Antworten zählen nicht mit.“

Beschlusstext

„Die Wohnungseigentümer beschließen, die Firma [Firma] mit [Leistung] laut Angebot vom [Datum des Angebots] zum Preis von [Betrag] Euro brutto zu beauftragen. Die Kosten werden [aus der Erhaltungsrücklage entnommen / aus den laufenden Mitteln bezahlt].“

Begründung

[Anlass, eingeholte Angebote, warum die Entscheidung nicht bis zur nächsten Versammlung warten soll]

Rückmeldung

Bitte senden Sie den Antwortbogen bis zum [Datum] zurück. Textform genügt: E-Mail, Brief oder ein Scan des Antwortbogens. Eine Unterschrift von Hand ist nicht nötig, aber Ihr Name muss erkennbar sein.
Empfänger: [Name, Anschrift, E-Mail-Adresse]

Nach Ablauf der Frist wird das Ergebnis festgestellt und allen Eigentümern in Textform mitgeteilt. Erst mit dieser Mitteilung ist der Beschluss zustande gekommen. Er wird mit Ort und Datum der Verkündung in die Beschluss-Sammlung eingetragen (§ 24 Abs. 7 WEG).

Antwortbogen

Eigentümer: [Name, bei mehreren Eigentümern alle Namen]
Einheit: [Nummer und Lage]

Zum Beschlussantrag „[Kurzbezeichnung]“ vom [Datum] erkläre ich:

☐ Ich stimme zu.
☐ Ich stimme nicht zu.
☐ Ich enthalte mich.

[Ort, Datum]
[Name]

Gehört die Einheit mehreren Personen, geben alle die Erklärung ab oder eine Person mit Vollmacht in Textform. Eine Zustimmung unter Bedingungen oder mit Änderungswünschen ist keine Zustimmung zum Antrag.

Mitteilung des Beschlussergebnisses

An: alle Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer

Zum Beschlussantrag „[Kurzbezeichnung]“ vom [Datum] sind bis zum Ende der Frist am [Datum] folgende Erklärungen eingegangen:

• Zustimmung: [Anzahl]
• Ablehnung: [Anzahl]
• Enthaltung: [Anzahl]
• keine Antwort: [Anzahl]

Festgestelltes Ergebnis: Der Beschluss ist [zustande gekommen / nicht zustande gekommen].
Wortlaut: „[Beschlusstext aus dem Antrag]“

Verkündet in [Ort] am [Datum]
[Name, Funktion]

Hinweise zum Ausfüllen

• Den Antrag an alle Wohnungseigentümer schicken, auch an die, die selten antworten.
• Das Ergebnis ohne Bedingung feststellen. Ein Satz wie „gilt als angenommen, wenn niemand widerspricht“ verhindert, dass ein Beschluss entsteht (BGH, Urteil vom 6. Juli 2018 – V ZR 221/17).
• Der Beschluss legt fest, was geschieht, nicht, wer unterschreibt. Gibt es einen Verwalter, erteilt er den Auftrag. Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG): Alle unterschreiben den Auftrag, oder alle erteilen einer Person gemeinsam eine schriftliche Vollmacht. Dauerhaft einfacher ist es, einen Eigentümer zum Verwalter zu bestellen (§ 26 WEG).
• Die Anfechtungsfrist von einem Monat (§ 45 WEG) beginnt, wenn das Ergebnis mitgeteilt ist.

Umlaufbeschluss ohne Verwalter: worauf es in der Selbstverwaltung ankommt

In Gemeinschaften ohne Verwalter ist das Umlaufverfahren ein Alltagswerkzeug, gerade wenn sich wenige Eigentümer gut kennen und Einigkeit realistisch ist. Drei Punkte verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit:

• Wer einleitet. Das Gesetz schreibt nicht vor, wer ein Umlaufverfahren anstößt. Neben dem Verwalter dürfen das nach der Rechtsprechung auch der Beiratsvorsitzende und jeder einzelne Wohnungseigentümer (LG Bremen, 4 S 188/19).
• Wer nach außen handelt. Der Beschluss legt fest, was geschieht, aber nicht, wer unterschreibt. Ohne Verwalter vertreten alle Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Den Auftrag an den Handwerksbetrieb unterschreiben dann alle, oder alle erteilen einer Person gemeinsam eine schriftliche Vollmacht. Einen einzelnen Eigentümer per Mehrheitsbeschluss zum Vertreter zu machen, sieht das Gesetz seit der Reform 2020 nicht mehr vor. Die saubere Dauerlösung ist deshalb, einen Eigentümer zum Verwalter zu bestellen (§ 26 WEG), der die Gemeinschaft dann kraft Gesetzes vertritt (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG).
• Wer die Beschluss-Sammlung führt. Ohne Verwalter ist das nach § 24 Abs. 8 WEG der Vorsitzende der Eigentümerversammlung, sofern die Eigentümer nicht mit Mehrheit eine andere Person bestimmen. Weil Umlaufbeschlüsse ohne Versammlung entstehen, ist eine solche Bestimmung der klarere Weg.

Ist Einigkeit nicht zu erwarten, gibt es eine Alternative zum Treffen vor Ort. Seit dem 17. Oktober 2024 können die Eigentümer mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Versammlungen für höchstens drei Jahre rein virtuell stattfinden können (§ 23 Abs. 1a WEG). Wer diesen Beschluss vor dem 1. Januar 2028 fasst, muss bis einschließlich 2028 trotzdem einmal im Jahr eine Präsenzversammlung abhalten, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). In der virtuellen Versammlung genügt dann wieder die einfache Mehrheit. Wer einlädt, welche Fristen gelten und wann eine Versammlung beschlussfähig ist, erklärt der Ratgeber zur Eigentümerversammlung.

Fazit

• Ein Umlaufbeschluss ist ein vollwertiger Beschluss ohne Versammlung. Er braucht die Zustimmung aller Wohnungseigentümer in Textform (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG).
• Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt nur nach einem Absenkungsbeschluss für genau diesen Gegenstand (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG).
• Eine E-Mail reicht, und eine Unterschrift ist nicht nötig. Schweigen, Enthaltung und „Ja, aber“ sind keine Zustimmung.
• Der Beschluss entsteht erst, wenn das Ergebnis festgestellt und allen ohne Bedingung mitgeteilt ist. Ab dann läuft die Monatsfrist für die Anfechtung.
• Ohne Verwalter handeln alle Eigentümer gemeinsam nach außen, oder alle erteilen einer Person eine schriftliche Vollmacht. Einfacher ist es, einen Eigentümer zum Verwalter zu bestellen. Außerdem sollte die Gemeinschaft festlegen, wer die Beschluss-Sammlung führt.

Häufige Fragen zum Umlaufbeschluss

Was ist ein Umlaufbeschluss in der WEG?

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss der Wohnungseigentümer, der ohne Versammlung gefasst wird. Der Antrag geht an alle Eigentümer, und der Beschluss ist nach § 23 Abs. 3 WEG gültig, wenn alle in Textform zustimmen. Er bindet alle Eigentümer wie ein Beschluss aus der Versammlung und wird in die Beschluss-Sammlung eingetragen.

Reicht beim Umlaufbeschluss die einfache Mehrheit?

Nur ausnahmsweise. Grundsätzlich müssen alle Wohnungseigentümer zustimmen. Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt, wenn die Eigentümer vorher für genau diesen Gegenstand beschlossen haben, dass sie ausreicht (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG). Ein allgemeiner Beschluss für alle künftigen Umlaufbeschlüsse ist davon nicht gedeckt.

Was passiert, wenn ein Eigentümer auf den Umlaufbeschluss nicht antwortet?

Müssen alle zustimmen, kommt der Beschluss dann nicht zustande, denn Schweigen ist keine Zustimmung. Auch ein Zusatz wie „wer nicht widerspricht, stimmt zu“ hilft nicht. Gilt nach einem Absenkungsbeschluss die Mehrheit, zählt die fehlende Antwort nicht mit, und die abgegebenen Stimmen entscheiden.

Wer muss einen Umlaufbeschluss unterschreiben?

Von Hand unterschreiben muss niemand. Seit Dezember 2020 genügt Textform: Jeder Wohnungseigentümer erklärt seine Zustimmung lesbar und mit erkennbarem Namen, zum Beispiel per E-Mail. Gehört eine Wohnung mehreren Personen, sollten alle die Erklärung abgeben oder eine Person mit Vollmacht in Textform.

Ab wann ist ein Umlaufbeschluss wirksam?

Erst wenn das Ergebnis festgestellt und allen Wohnungseigentümern mitgeteilt ist. Der Eingang der letzten Zustimmung allein reicht nicht. Die Mitteilung darf an keine Bedingung geknüpft sein, und mit ihr beginnt die einmonatige Frist für eine Anfechtungsklage.

Kann eine Sonderumlage per Umlaufbeschluss beschlossen werden?

Ja. Stimmen alle Wohnungseigentümer in Textform zu, lässt sich auch eine Sonderumlage ohne Versammlung beschließen. Der Beschluss muss wie in der Versammlung den Zweck, den Gesamtbetrag, die Verteilung auf die Einheiten und die Fälligkeit enthalten. Ist keine Einigkeit zu erwarten, ist die Versammlung der bessere Weg, weil dort die einfache Mehrheit genügt.