Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

selbstverwalten SV GmbH
Hamburger Str. 3
22952 Lütjensee, Deutschland
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Lukas Vogel, Alexander Schmiedeberg
E-Mail: kontakt@selbstverwalten.com

Kontakt zum Datenschutz

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen erreichen uns unter datenschutz@selbstverwalten.com oder postalisch unter obiger Adresse mit dem Zusatz "Datenschutz".

2. Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei unterschiedlichen Rollen. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sich Pflichten und Ansprechpartner unterscheiden.

2.1 Als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Für Daten unserer registrierten Nutzerinnen und Nutzer (Kontoinhaber, d. h. Personen, die ein Konto bei uns anlegen) sind wir selbst Verantwortlicher. Das betrifft beispielsweise: E-Mail-Adresse und Name zum Login, Zahlungsdaten, Nutzungsdaten der Plattform, Kommunikation mit unserem Support sowie die Verarbeitungen auf unserer Marketing-Website.

2.2 Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Für Daten, die unsere Kunden im Rahmen der WEG-Verwaltung in die Plattform eingeben (insbesondere Daten weiterer Eigentümer, Beiräte, Dienstleister und Mieter sowie deren Adressen, Finanz-, Beschluss- und Kommunikationsdaten), sind wir Auftragsverarbeiter im Auftrag unserer Kunden. Verantwortlich bleibt die jeweilige WEG bzw. deren Verwaltung. Mit jedem zahlenden Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO; dieser ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und unter selbstverwalten.com/avv abrufbar. Das gilt für WEGs ebenso wie für Mietobjekte und Hausverwaltungen.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Plattform für die WEG-Selbstverwaltung erforderlich ist.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Inhaltsdaten (Dokumente, Beschlüsse, Finanzdaten des Objekts, Mietverträge und Abrechnungen bei Mietobjekten, Kommunikations­inhalte mit Dienstleistern, Protokolle)
• Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Zugriffszeiten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Geräteinformationen, E-Mail-Header)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer)
• Nachrichten über WhatsApp (Telefonnummer, Inhalt der Nachricht, Zeitpunkte, ob eine Nachricht zugestellt und gelesen wurde; bei Bildern und Dateien nur die Kennung bei Meta, der Dateityp und, falls vorhanden, Bildunterschrift und Dateiname als Text, nicht die Datei selbst) sowie Ihre Einwilligung in WhatsApp-Nachrichten mit Zeitpunkt, Wortlaut und Nachweis
• Meldungen zu Schäden und Anliegen im Haus (Text, Fotos, Ort, Einschätzung der Dringlichkeit, auf Wunsch eine Telefonnummer für die Firma); bei Meldungen ohne Konto zusätzlich Name und E-Mail-Adresse
• Vertragsdaten (Tarif, Zahlungsinformationen)
• Bankbezogene Metadaten (Kontoinhaber, IBAN, Umsatz­informationen, bei Nutzung der optionalen Bankanbindung)
• Eingaben in KI-Funktionen (Chat-Verläufe, zur Analyse hochgeladene Dokumente, Sprachaufnahmen bei Nutzung der Diktier-/Transkriptionsfunktion und der Sprachnachricht beim Melden)
• Ausschnitte aus Vorgängen, die die Plattform automatisch einordnet (z. B. Texte aus Belegen, Bankumsätze, eingehende E-Mails; Abschnitt 6.4)
• Protokolldaten sicherheitsrelevanter Aktionen (Audit-Log, z. B. Löschungen, Rechteänderungen, Freigaben von KI-Aktionen)

Betroffene Personen

• Nutzer der Plattform (Wohnungseigentümer, Beiräte, Verwalter)
• Weitere in der Plattform erfasste Personen (Mit-Eigentümer, Dienstleister, Mieter, Absender eingehender E-Mails, Zahler und Empfänger von Bankumsätzen, Personen, die über den Aushang eines Objekts ohne Konto etwas melden, etwa Mieter und andere Bewohner); hier sind unsere Kunden Verantwortliche und wir Auftragsverarbeiter
• Kontaktanfragende, Interessenten, Newsletter-Abonnenten und Personen, die uns über WhatsApp schreiben oder WhatsApp-Nachrichten von uns erhalten möchten
• Bewerberinnen und Bewerber

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): zur Bereitstellung unserer Plattform und Durchführung des Nutzungsvertrags.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): zur Sicherstellung der IT-Sicherheit, zur Missbrauchsprävention, zur Fehleranalyse und zur Verbesserung unseres Angebots.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): z. B. steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z. B. für den Newsletter, für die Werbe-Messung auf unserer Website oder für Push-Benachrichtigungen).

Bei Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR (Drittlandtransfer) stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework) und/oder EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wo solche Übermittlungen stattfinden, weisen wir in den folgenden Abschnitten jeweils darauf hin.

5. Hosting und Infrastruktur

5.1 Hosting auf eigenen Servern in Deutschland (Hetzner)

Unsere gesamte Plattform (Web-App, Marketing-Website und Hilfe-Dokumentation) betreiben wir selbst auf Cloud-Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen in den ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner in Deutschland.

Bei jedem Aufruf unserer Seiten verarbeitet unser Webserver automatisch Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite und die Browser-Kennung. Er speichert sie in Protokolldateien, mit denen wir Angriffe erkennen und Fehler beheben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Die Protokolldateien werden nach 14 Tagen gelöscht.

Hetzner stellt uns ausschließlich die Server-Infrastruktur bereit; ein inhaltlicher Zugriff auf Ihre Daten durch Hetzner findet nicht statt. Ein Drittlandtransfer findet nicht statt. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen: hetzner.com/de/legal/privacy

5.2 Datenbank, Authentifizierung und Datei­speicher (selbst betrieben)

Datenbank (PostgreSQL), Benutzerauthentifizierung und Dateispeicher betreiben wir vollständig selbst auf unseren eigenen Servern in Deutschland (siehe Abschnitt 5.1). Für Authentifizierung und Dateispeicher setzen wir die Open-Source-Software Supabase in einer selbst gehosteten Installation ein; im laufenden Betrieb werden keine Daten an die Supabase Inc. oder sonstige Dritte übermittelt. Unsere Datenbank und unser Dateispeicher liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland; dort speichern wir alle Nutzerdaten (einschließlich Eigentümerdaten, Finanzdaten, Dokumente und Beschlüsse). Ausschnitte aus diesen Daten gehen an KI-Anbieter, die sie zum Teil in den USA verarbeiten und speichern (Abschnitt 6). Bis zum Umzug auf eigene Server im Juli 2026 lief die Datenbank in der Cloud der Supabase Inc. (Rechenzentrum AWS Irland); die dort zunächst als Rückfall­sicherung verbliebene Kopie wurde im September 2026 gelöscht.

5.3 E-Mail-Versand und -Empfang (Lettermint)

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Registrierungs­bestätigung, Passwort-Reset, Benachrichtigungen, Einladungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen im Auftrag der WEG) sowie für den Empfang eingehender E-Mails an plattform-interne Adressen (z. B. Antworten auf Dienstleister-Kommunikation, die automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden) nutzen wir Lettermint B.V., Niederlande. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der EU. Es besteht ein Auftragsverarbeitungs­vertrag gem. Art. 28 DSGVO.

E-Mails an die Postfach-Adressen eines Objekts und Antworten auf Nachrichten aus der Plattform speichern wir mit Anhängen im Postfach des jeweiligen Objekts; dort sehen sie die berechtigten Nutzer des Objekts. Für sie gelten die Fristen für Objekt-Daten (Abschnitt 9). E-Mails, die neu an die Postfach-Adresse eines Objekts gehen, ordnet die Plattform außerdem automatisch ein. Dasselbe gilt für Antworten in einer Konversation des Postfachs und für Antworten von Firmen auf eine Anfrage oder Beauftragung. Für die Einordnung gehen der Anfang des Textes, die Dateinamen der Anhänge und bei E-Mails im Postfach auch der Betreff an einen KI-Anbieter in den USA (Abschnitt 6.4).

Unzustellbare E-Mails. Kann eine E-Mail dauerhaft nicht zugestellt werden (etwa weil es die Adresse nicht gibt) oder meldet der Empfänger sie als unerwünscht, teilt Lettermint uns das mit, und Lettermint schickt an diese Adresse keine E-Mails mehr. Wir speichern dann die Adresse, die Art der Meldung, den technischen Statuscode des empfangenden Servers, die Kennung der Nachricht bei Lettermint, wie oft es vorkam und wann. Den Inhalt der E-Mail und die Antwort des Servers speichern wir nicht. Zweck ist, dass Hinweise trotzdem ankommen und die Verwaltung Bescheid weiß. Sobald wir die Mitteilungen in der App eingeschaltet haben (Abschnitt 7.3), sehen die Administratoren der Objekte, in denen die Adresse hinterlegt ist, an der Person „E-Mail kommt nicht an“ und erhalten einmal eine Mitteilung in der App; betreut eine Hausverwaltung das Objekt, erhält auch ihr Team, das das Objekt bearbeitet, diese Mitteilung. Hinweise der Plattform an diese Person kommen dann nur noch in der App und auf das Gerät. Einladungen zur Versammlung, Niederschriften, Mahnungen, Vorabankündigungen von Lastschriften, Nachrichten über eine Rücklastschrift und Abrechnungen versenden wir weiter per E-Mail; die Verwaltung kann sie zusätzlich per Brief schicken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Objekt) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Zustellung). Wir löschen die Angaben, sobald die Sperre bei Lettermint aufgehoben ist, sonst 180 Tage nach der letzten Meldung, wenn kein Mitglied eines Objekts und kein Teammitglied einer Hausverwaltung die Adresse mehr nutzt.

Weitere Informationen: lettermint.co/privacy

5.4 Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements setzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, ein. Stripe verarbeitet hierfür Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und Zahlungsdaten (z. B. SEPA-Mandat oder Kreditkarteninformationen). Die Kreditkarten-Daten werden ausschließlich bei Stripe erhoben und gespeichert; wir erhalten nur ein Token.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe ist selbst Verantwortlicher für regulatorische Pflichten (Geldwäsche, Betrugsprävention) und in diesem Umfang eigenständig verantwortlich. Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Datentransfers in die USA stützen wir auf EU-Standardvertragsklauseln und den DPF-Status von Stripe.

Weitere Informationen: stripe.com/privacy

5.5 Bankanbindung über PSD2-Schnittstelle (BANKSapi)

Die optionale Bankanbindung erfolgt über die BANKSapi Technology GmbH, München, einen in Deutschland von der BaFin beaufsichtigten Kontoinformations- und Zahlungsauslösedienst gemäß PSD2. BANKSapi stellt die Verbindung zu Ihrem Kreditinstitut her, wir selbst haben zu keinem Zeitpunkt Zugang zu Ihren Online-Banking-Zugangsdaten. Jede Zahlung wird ausschließlich durch Sie persönlich per TAN freigegeben. Bei Abrufen, die Sie selbst auslösen, geben wir Ihre IP-Adresse an BANKSapi weiter; sie wird für die Verbindung zu Ihrer Bank benötigt.

BANKSapi ist bezüglich der PSD2-Leistungen gegenüber Ihnen eigenständig Verantwortlicher. Wir erhalten ausschließlich die von Ihnen freigegebenen Konto- und Umsatzinformationen. Wir zeigen sie in der Plattform an und verwenden sie für die Buchhaltung des Objekts. Einzelne Umsätze ordnet die Plattform außerdem automatisch ein; dabei gehen Betrag, Name des Zahlers oder Empfängers, Verwendungszweck und je nach Frage das Datum an einen KI-Anbieter in den USA (Abschnitt 6.4). Hinweise zur Datenverarbeitung durch BANKSapi finden Sie unter banksapi.de/datenschutzbestimmungen.

5.5a Konto des Eigentümers bei einer verwalteten vermieteten Wohnung („nur Mieten“)

Verwaltet eine andere Person die Vermietung Ihrer Wohnung für Sie (zum Beispiel der Verwalter Ihrer WEG), können Sie Ihr eigenes Bankkonto verbinden. Die App übernimmt dann die Mieteingänge automatisch. Ihr Konto verbinden nur Sie selbst. Ihre Zugangsdaten geben Sie dabei nur bei BANKSapi ein (Abschnitt 5.5), wir erhalten sie nicht.

Was beim Abruf passiert: Ihre Bank liefert über BANKSapi alle Umsätze des Kontos an unseren Server in Deutschland. Diesen Ablauf schreibt die Schnittstelle der Banken vor: Einzelne Umsätze lassen sich vorab nicht auswählen. Unser Server prüft jeden Umsatz sofort und speichert nur Zahlungen, die zur Vermietung gehören:

• Mietzahlungen Ihrer Mieter (erkannt an deren Kontonummer, am vollständigen Namen des Mieters oder an seinem Nachnamen zusammen mit dem passenden Betrag),
• Zahlungen an Ihre Mieter (zum Beispiel die Rückzahlung der Kaution),
• das Hausgeld an Ihre WEG.

Alle anderen Umsätze speichern wir nicht. Sie werden noch während des Abrufs verworfen. Wir merken uns nur ihre Anzahl. Ihren Kontostand speichern wir ebenfalls nicht.

Wer was sieht: Die Person, die Ihre Vermietung verwaltet, sieht nur die gespeicherten Zahlungen zur Vermietung und Ihre IBAN. Die IBAN braucht sie, weil sie zum Beispiel in Mahnungen und Schreiben an Ihre Mieter steht. Ihre übrigen Umsätze und Ihren Kontostand sieht sie nicht. Sie kann Ihr Konto weder verbinden noch trennen, und über Ihr Konto werden keine Zahlungen ausgelöst.

Wann abgerufen wird: einmal jede Nacht automatisch sowie dann, wenn Sie selbst das Konto verbinden oder die Freigabe bei Ihrer Bank erneuern. Die Bank verlangt diese Bestätigung spätestens alle 180 Tage.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie erteilen sie beim Verbinden mit einem Häkchen. Den Zeitpunkt speichern wir als Nachweis. Für die gespeicherten Zahlungen zur Vermietung gilt außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, denn sie sind für die Verwaltung Ihrer Vermietung erforderlich. Daten Ihrer Mieter und Ihrer WEG verarbeiten wir dabei als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 2.2).

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie das Konto unter „Ihr Bankkonto“ trennen. Danach rufen wir nichts mehr ab. Bereits gespeicherte Zahlungen zur Vermietung bleiben in der Buchhaltung, weil sie dort für Abrechnung und Aufbewahrungspflichten gebraucht werden.

5.6 Videokonferenzen (Jitsi Meet auf eigenem Server)

Für Online-Eigentümerversammlungen (Online-ETV) und für Beratungsgespräche (Abschnitt 10.4) betreiben wir einen eigenen Jitsi Meet-Server auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO.

Bei der Teilnahme werden Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel), Ihr Anzeigename und, sobald Sie Mikrofon oder Kamera einschalten, Ihre Audio- und Videodaten verarbeitet und in Echtzeit an die anderen Teilnehmer übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung der Versammlung oder des Gesprächs).

Keine Aufzeichnung: Die Plattform bietet keine Aufzeichnung von Versammlungen an und speichert keine Audio- oder Videodaten. Das Protokoll führen die Teilnehmer selbst; KI-gestützt ist nur die Strukturierung des eingegebenen Protokolltexts (Abschnitt 6). Der Name eines Versammlungsraums enthält einen zufälligen Anteil, den nur die Plattform kennt. Hinein kommt nur, wer über die Plattform einen zeitlich begrenzten Zugangsschlüssel erhält.

Weitere Informationen: hetzner.com/de/legal/privacy

5.7 Fehler-Monitoring (Sentry)

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler setzen wir das Exception-Monitoring Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA) in der EU-Datenregion ein: Fehlerberichte werden an Server in Frankfurt am Main gesendet und dort gespeichert. Übermittelt werden technische Fehlerberichte (Fehlermeldung, Stacktrace, Zeitpunkt, betroffene Funktion, Konto- und Objekt-Kennung); IP-Adressen, Cookies, Anmeldedaten und Inhaltsdaten werden nach unserer Konfiguration nicht übermittelt, Sitzungsaufzeichnungen (Session Replay) sind abgeschaltet. Fehlerberichte aus Ihrem Browser leiten wir über unseren eigenen Server weiter, sodass Sentry Ihre IP-Adresse nicht erhält. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am stabilen und sicheren Betrieb). Ein Zugriff durch die US-Muttergesellschaft, etwa im Support-Fall, ist nicht ausgeschlossen; Sentry ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln und ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

5.8 Aktuelle Liste aller Sub-Auftragsverarbeiter

Eine tagesaktuelle Liste aller von uns eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter (inklusive Sitz, Verarbeitungs­zweck, Rechtsgrundlage etwaiger Drittlands­transfers und Links zu den jeweiligen Datenschutz­erklärungen) finden Sie unter selbstverwalten.com/sub-auftragsverarbeiter. Änderungen an dieser Liste zeigen wir unseren zahlenden Kunden rechtzeitig an.

5.9 WhatsApp (WhatsApp Ireland, Meta)

Sie können uns über WhatsApp erreichen. Dafür nutzen wir die WhatsApp Business Platform der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, einem Unternehmen der Meta-Gruppe („Meta“), mit einer eigenen Firmennummer. Meta verarbeitet die Nachrichten in unserem Auftrag; es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (WhatsApp Business Data Processing Terms, Art. 28 DSGVO). Die Nachrichten werden dabei auch auf Servern der WhatsApp LLC und der Meta Platforms, Inc. in den USA verarbeitet. Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) zertifiziert; zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Was an Meta geht: Ihre Telefonnummer, der Inhalt der Nachrichten in beide Richtungen (Text, Bilder, Dateien, Sprachnachrichten), die Zeitpunkte und die Zustellstände (gesendet, zugestellt, gelesen). WhatsApp selbst verarbeitet außerdem Daten über Ihre Nutzung der App nach der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp; darauf haben wir keinen Einfluss.

Was wir speichern: Ihre Telefonnummer, den Text der Nachrichten, bei Bildern und Dateien nur die Kennung bei Meta, den Dateityp und, falls vorhanden, die Bildunterschrift und den Dateinamen als Text (die Datei selbst laden wir nicht herunter), die Zeitpunkte, den Zustellstand und bei Interessenten die Zuordnung zu Ihrem Eintrag in unserem Kundenbeziehungs-System (Abschnitt 10.1). Ihren WhatsApp-Profilnamen speichern wir nicht. In Protokollen und im Backoffice erscheint Ihre Nummer nur gekürzt.

Wofür:

• Antworten auf Ihre Nachricht. Schreiben Sie uns, antworten wir Ihnen innerhalb von 24 Stunden frei; danach erlaubt WhatsApp nur noch vorher genehmigte Nachrichten (Vorlagen). Grundlage ist die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage auf dem von Ihnen gewählten Weg zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Neuigkeiten und Angebote schicken wir nur, wenn Sie das ausdrücklich erlaubt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG). Dafür fragen wir Sie zuerst per WhatsApp („Möchten Sie … erhalten? Antworten Sie mit JA.“); erst Ihre Antwort JA ist die Einwilligung. Ohne Einwilligung schreiben wir niemanden von uns aus an.

Nachweis und Widerruf: Zu jeder Einwilligung speichern wir, wann und mit welchem Satz wir gefragt haben, sowie Ihre Antwort mit Zeitpunkt und der Kennung der Nachricht bei Meta. Bei Anfragen über ein Formular speichern wir außerdem eine gekürzte Prüfsumme Ihrer IP-Adresse und den gekürzten Namen Ihres Browsers, soweit Ihr Browser die Anfrage direkt an uns sendet. Im Backoffice und im Prüfprotokoll unserer Mitarbeiter erscheint Ihre Nummer nur gekürzt und der Nachweis nur mit den Kennungen der Nachrichten; im Änderungsprotokoll der Datenbank, das nur wir als Betreiber sehen, steht der Eintrag vollständig, weil er der Nachweis Ihrer Einwilligung ist (Abschnitt 8.1). Sie können jede Einwilligung jederzeit widerrufen: Antworten Sie mit STOP, oder schreiben Sie an datenschutz@selbstverwalten.com. Nach STOP schicken wir Ihnen nur noch eine Bestätigung und danach nichts mehr; mit START können Sie das wieder einschalten. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Speicherdauer: Nachrichten und die Zuordnung zu Ihrem Eintrag bewahren wir wie die übrige Kommunikation mit Interessenten und Kunden auf (Abschnitt 10.1). Den Nachweis einer Einwilligung bewahren wir, solange sie gilt, und danach noch drei Jahre, um ihn belegen zu können. Was Meta über die Zustellung hinaus speichert, richtet sich nach den Bedingungen von Meta; eine feste Frist ist mit Meta nicht vereinbart.

Weitere Informationen: whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms und whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

6. KI-gestützte Funktionen

Die Plattform enthält optionale KI-Funktionen: die Analyse und Datenextraktion aus hochgeladenen Dokumenten (z. B. Teilungs­erklärungen, Rechnungen, Heizkosten­abrechnungen, Protokolle, Jahresabrechnungen), einen Chat-Assistenten, Sprachdiktat/Transkription, Entwürfe der Leistungsbeschreibung für einen Auftrag an eine Firma (nur auf Knopfdruck; die Plattform gibt dafür nur Titel, Ort und die Meldung, aus der der Vorgang entstand, ohne Beträge, Beschlüsse und interne Notizen weiter, Namen von Personen des Objekts ersetzt sie durch Platzhalter, soweit sie sie erkennt; hat Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet, schreibt den Entwurf ein Modell von Mistral AI in der EU) sowie KI-Prüfungen (z. B. Umlageschlüssel-Abgleich, Kontierungsprüfung). Verarbeitet werden Inhalte, die Sie einer KI-Funktion aktiv zuführen (z. B. durch Upload eines Dokuments, eine Chat-Nachricht oder den Start eines KI-Scans), sowie die dafür erforderlichen Kontextdaten Ihres Objekts. Daneben ordnet die Plattform einzelne Vorgänge wie eingehende E-Mails, Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge automatisch ein, ohne dass Sie eine KI-Funktion eigens starten. Das gilt auch für Umsätze, die die Plattform von sich aus bei der Bank abruft (Abschnitt 6.4).

Bei Vorgängen kommen diese Funktionen hinzu:

• Beschlussvorlage: Auf Knopfdruck schlägt die Plattform den Text einer Beschlussvorlage zu einem Angebot vor. Dafür gibt sie Titel des Vorgangs, den Ort so, wie ihn alle Mitglieder sehen (bei einer Wohnung nur „Sondereigentum“), die Meldungen, Firmen und Beträge der Angebote, vom gewählten Angebot auch Nummer, Datum, Positionen und Hinweise, und die gewählte Finanzierung weiter, keine internen Notizen und keine Kontaktdaten. Namen von Personen des Objekts ersetzt sie durch Platzhalter, soweit sie sie erkennt.
• Rechnungen aus dem Auftragsportal: Lädt eine Firma ihre Rechnung im Auftragsportal hoch, liest die Plattform sie aus wie eine hochgeladene Rechnung (Abschnitt 6.1, Google Gemini) und legt sie als Beleg in den Rechnungseingang. Die Kosten trägt die Plattform, nicht das KI-Guthaben des Objekts. Hat Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet, liest die Plattform die Rechnung nicht automatisch aus. Dasselbe gilt für Rechnungen, die die Automatik eines Objekts aus dem Postfach als Beleg ablegt (Abschnitt 8.5).
• Angebote: Auf Knopfdruck liest die Plattform das PDF eines Angebots aus (Nummer, Datum, Beträge, Arbeitskosten, Bindefrist, Ausführung, Positionen, Hinweise), damit sich Angebote vergleichen lassen; auch ein Angebot, das per Post kam und das die Verwaltung am Vorgang abgelegt hat. Das PDF geht an Google Gemini; hat Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet, erkennt Mistral AI den Text und ein Modell von Mistral AI in der EU liest ihn aus.
• Schadenmeldung: Auf Knopfdruck schlägt die Plattform Beschreibung und Entstehung eines Schadens für die Meldung an die Versicherung vor. Dafür gehen Titel, Ort und Schadentag des Vorgangs und der Text der Meldungen an den Anbieter; Namen von Personen des Objekts ersetzt die Plattform durch Platzhalter, soweit sie sie erkennt. Gesendet wird nichts, bevor ein Mensch die Meldung geprüft hat.
• Kurzfassung: Auf Knopfdruck fasst die Plattform den Verlauf eines Vorgangs in wenigen Sätzen zusammen (nur für Personen, die den Vorgang bearbeiten). Dafür gehen Titel, Ort, Stufe und Beschreibung des Vorgangs, Meldungen, Nachrichten, interne Notizen, Einträge des Verlaufs und Aufträge des Vorgangs an den Anbieter, gekürzt; Namen von Personen des Objekts ersetzt die Plattform durch Platzhalter, soweit sie sie erkennt, Firmennamen bleiben. Die Kurzfassung speichern wir nicht.

Für Beschlussvorlage, Angebote, Schadenmeldung und Kurzfassung gilt: Hat Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet, schreibt ein Modell von Mistral AI in der EU.

Antwortentwürfe im Postfach. Hat ein Objekt den Ablauf „Antworten im Postfach vorbereiten“ der Automatik eingeschaltet (Abschnitt 8.5), schlägt die Plattform zu Anfragen im Postfach vor, einen Antwortentwurf zu schreiben. Erst wenn eine berechtigte Person den Vorschlag freigibt, gehen Betreff und Text dieser einen E-Mail an ein Sprachmodell. Vorher ersetzt die Plattform IBAN, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Namen von Personen des Objekts durch Platzhalter, soweit sie sie erkennt; eine Telefonnummer erkennt sie wie in Abschnitt 6.4 nur, wenn „Tel.“, „Fax“ oder „Mobil“ davorsteht oder sie mit +49 beginnt. Was sie nicht ersetzt, etwa eine Kontonummer mit Bankleitzahl, geht mit. Dazu gehen der Name des Objekts, ob die E-Mail von einer Person aus dem Objekt oder einer Firma kommt, und Titel und Stand von höchstens drei offenen Vorgängen zu dieser Anfrage oder zu Meldungen der anfragenden Person. Den Entwurf schreibt ein Modell von Anthropic, bei einer Störung Google Gemini; hat Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet, ein Modell von Mistral AI in der EU. Der Entwurf liegt in der Antwortmaske; gesendet wird er nur von einem Menschen. Wir löschen ihn, sobald die Antwort gesendet oder der Entwurf verworfen ist, spätestens nach 180 Tagen; im Verlauf der Automatik steht er nicht. Die Kosten trägt die Plattform, nicht das KI-Guthaben des Objekts.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); soweit wir als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden tätig werden, erfolgt die Verarbeitung auf dokumentierte Weisung im Rahmen des AVV. Chat-Verläufe werden Ihrem Nutzerkonto zugeordnet gespeichert, damit Sie Unterhaltungen fortsetzen können; Sie können Chat-Verläufe jederzeit in der Plattform löschen. KI-Ergebnisse sind in der Regel Vorschläge, die erst nach Bestätigung durch einen Nutzer übernommen werden. Einige automatische Einordnungen wirken ohne Bestätigung; welche das sind und welche Folgen sie haben können, steht in Abschnitt 6.4. Buchungen, Schlagworte und Vorbelegungen aus diesen Einordnungen lassen sich in der Plattform ändern oder rückgängig machen. Wir stufen sie deshalb nicht als automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO ein. Eine automatisch versandte Zahlungserinnerung oder Mahnung kann aber davon abhängen, wie die Plattform einen Zahlungseingang eingeordnet hat.

Damit dasselbe Dokument nicht mehrfach an einen KI-Anbieter geht, halten wir die Ergebnisse einer Dokument-Auswertung in einem Zwischenspeicher vor, der über einen Prüfwert des Dokumenttexts gefunden wird. Ein Ergebnis erhält nur, wer dasselbe Dokument erneut hochlädt. Wenn Sie eine Antwort des Chat-Assistenten bewerten oder kommentieren, sehen unsere Mitarbeiter die bewertete Antwort, die vorangehende Frage und Ihren Kommentar, um den Assistenten zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Bewertung ist freiwillig.

6.1 Eingesetzte KI-Anbieter

Wir setzen folgende Anbieter als Auftragsverarbeiter ein. Bei Google, Anthropic und Mistral ist vertraglich ausgeschlossen, dass Ihre Inhalte zum Training der KI-Modelle verwendet werden („Zero Training“). Für TypeSafe nennen wir die Regelung unter der Liste:

• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Gemini-API): Standard-Anbieter für das Auslesen von PDF-Dokumenten und Rechnungen, die Texterkennung gescannter Dokumente, auch solcher, die der Chat-Assistent liest (bei Objekten mit „Verarbeitung nur in der EU“ übernimmt das im Chat Mistral), sowie den Kostencheck und das Auslesen ausgewählter Seiten im Werkzeug Nebenkostenabrechnung (Abschnitt 10.12) auf der Marketing-Website. Google springt außerdem ein, wenn Anthropic vorübergehend nicht erreichbar ist: bei der Auswertung von Texten und bei den automatischen Einordnungen (Abschnitt 6.4). Diese Verarbeitung erfolgt unabhängig von den KI-Einstellungen Ihres Objekts. Drittlandtransfer in die USA; Grundlage sind der DPF-Status von Google bzw. EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Paid-API ohne Nutzung der Inhalte zu Trainingszwecken).
• Anthropic, PBC, 500 Howard Street, San Francisco, CA 94105, USA (Claude-Modelle): Anbieter des Chat-Assistenten, auch im Gruppenchat, bei der Übergabe an Fach-Assistenten und wenn das KI-Guthaben aufgebraucht ist, außer bei Objekten mit „Verarbeitung nur in der EU“ (dann Mistral), sowie Standard-Anbieter für die Auswertung von Texten, etwa die Strukturierung von Protokollen und die KI-Prüfungen (z. B. Kontierung). Anthropic ist Ersatz-Anbieter für die automatischen Einordnungen (Abschnitt 6.4), wenn TypeSafe auf eine Frage nicht antwortet, und ordnet beim Einrichten eines neuen Objekts die Ausstattung laut Teilungserklärung ein. Ist Google vorübergehend nicht erreichbar, springt Anthropic beim Auslesen von Dokumenten, beim Kostencheck und im Werkzeug Nebenkostenabrechnung ein. Drittlandtransfer in die USA; Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln (ergänzend der DPF-Status von Anthropic, soweit zertifiziert) sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zero-Training-Zusage. Aufbewahrung der API-Inhalte beim Anbieter max. 30 Tage; nur Anfragen, die die Sicherheitssysteme von Anthropic als Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien markieren, bis zu 2 Jahre. Das Modell „Fable“ wird nur nach gesonderter Bestätigung des Objekt-Administrators freigeschaltet. Außerdem schreibt das Modell Claude Opus 5.5 in unserem Kundenbeziehungs-System Entwürfe für Antworten auf Anfragen und für Nachrichten, die unsere Abläufe von sich aus vorschlagen (Abschnitt 10.9).
• Mistral AI SAS, 15 Rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich (La Plateforme, Mistral OCR, Voxtral): Anbieter des Chat-Assistenten bei Objekten, deren Administrator in den KI-Einstellungen „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet hat: dann alle Antworten des Assistenten, auch im Gruppenchat, die Titel und Zusammenfassungen der Chats und die Texterkennung gescannter Dokumente, die der Assistent liest. Außerdem die Sprachtranskription der Diktierfunktion und der Sprachnachricht beim Melden eines Schadens (Modell Voxtral Mini). Für die Sprachnachricht übermitteln wir die Aufnahme (höchstens zwei Minuten) und erhalten den Text zurück, den Sie vor dem Absenden ändern können. Die Aufnahme speichern wir nicht. Ihre Stimme wird nicht zur Erkennung Ihrer Person ausgewertet. Verarbeitung im EWR, kein Drittlandtransfer, Aufbewahrung der API-Inhalte max. 30 Tage.
• TypeSafe AI, Inc., 255 California Street, Suite 1300, San Francisco, CA, USA (Modell „Jev“): beantwortet die automatischen Einordnungen (Abschnitt 6.4). Das Modell gibt nur Ja oder Nein, eine Auswahl oder eine Stufe zurück und erzeugt keinen Text. Übermittelt werden die in Abschnitt 6.4 genannten Inhalte. Drittlandtransfer in die USA; Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung des Anbieters (Data Processing Addendum, Stand 24. April 2026). Was die Bedingungen des Anbieters regeln, steht unter dieser Liste.

Bedingungen von TypeSafe: Das Konto, über das wir den Dienst nutzen, lautet auf die selbstverwalten SV GmbH. Damit gelten für uns die Bedingungen des Anbieters (Master Customer Agreement, Stand 23. September 2026) samt seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum, Stand 24. April 2026) und den darin vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln. Nach diesen Bedingungen nimmt der Anbieter unsere Inhalte nicht ohne unsere Zustimmung in das Training seiner Modelle auf. Er darf die Inhalte aber zeitlich unbegrenzt speichern und verarbeiten, um daraus eigene Daten abzuleiten, Missbrauch zu erkennen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Als Beispiele für abgeleitete Daten nennen die Bedingungen technische Protokolle, Prüfwerte, Statistiken, Einstufungen, Kennzahlen und Erkenntnisse aus der Nutzung. Diese Daten darf der Anbieter ohne Einschränkung verwenden, auch um seine Dienste zu verbessern. Dass sie keine personenbezogenen Angaben enthalten, sagen die Bedingungen nicht zu. Eine feste Löschfrist ist nicht vereinbart: Nach dem Data Processing Addendum bewahrt der Anbieter personenbezogene Daten so lange auf, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Wie lange das im Einzelfall ist, wissen wir nicht. Der Anbieter setzt eigene Dienstleister ein und nennt sie unter trust.typesafe.ai/subprocessors.

In den KI-Einstellungen der Plattform kann der Administrator Ihres Objekts „Verarbeitung nur in der EU“ einschalten und damit steuern, ob Fragen an den Chat-Assistenten von einem EU-Anbieter (Mistral) oder einem US-Anbieter (Anthropic) verarbeitet werden; auf den Drittlandtransfer wird dort hingewiesen. Ist die Einstellung an, verarbeitet Mistral auch den Gruppenchat, die Übergabe an Fach-Assistenten, die Titel und Zusammenfassungen der Chats und die Texterkennung gescannter Dokumente, die der Assistent liest; die automatischen Einordnungen zu Inhalten des Chats (Abschnitt 6.4) entfallen dann. Die Einstellung gilt nicht für das Auslesen von PDF-Dokumenten außerhalb des Chats (Google), für die Auswertung von Texten außerhalb des Chats (Anthropic) und für die übrigen automatischen Einordnungen (Abschnitt 6.4): Diese beantwortet TypeSafe, ersatzweise Anthropic und Google. Bitte führen Sie besonders sensible personenbezogene Daten den KI-Funktionen nur zu, wenn dies für den Zweck erforderlich ist. Bei den automatischen Einordnungen haben Sie diese Wahl nicht. Hochgeladene Rechnungen, Gemeinschaftsdokumente im Archiv, Unterlagen beim Einrichten eines Objekts, Meldungen, E-Mails an das Postfach des Objekts und Antworten von Firmen können in Ausschnitten übermittelt werden, auch wenn der Text sensible Angaben enthält (Abschnitt 6.4). Eine hochgeladene Rechnung geht dabei in der Regel an zwei Anbieter: an Google zum Auslesen und als Text an TypeSafe zum Einordnen. Die KI-Funktionen, die Sie selbst starten, sind optional.

6.2 Nutzungs- und Abrechnungsdaten der KI

Zur Abrechnung der KI-Nutzung (KI-Credits) speichern wir je Vorgang technische Metadaten (Zeitpunkt, Funktion, verbrauchte Zähleinheiten, Modell) — jedoch nicht den Inhalt der Anfragen — auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Freigaben schreibender KI-Aktionen werden zusätzlich revisionssicher im Audit-Log protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Nachvollziehbarkeit und Missbrauchs­prävention).

Zu jeder automatischen Einordnung (Abschnitt 6.4) speichern wir das Ergebnis, das verwendete Modell, Zeitpunkt und Dauer und den Bezug zum Vorgang, etwa die Kennung der Rechnung oder des Zahlungseingangs. Bei Heizkostenabrechnungen enthält der Bezug die Vertrags- und die Nutzernummer laut Abrechnung, bei Tagesordnungspunkten ist er ein aus Titel und Text errechneter Prüfwert. Wo es ein bisheriges Verfahren gibt, speichern wir dessen Ergebnis zum Vergleich. Das Ergebnis kann auf Personen verweisen, etwa mit einer gekürzten Kennung des Eigentümers, dem ein Zahlungseingang zugeordnet wurde. Wir halten außerdem fest, was ein Nutzer am Ende gewählt hat und ob das zur Einordnung passt. Den übermittelten Inhalt speichern wir in diesem Protokoll sonst nicht. Schlägt eine Anfrage fehl, steht dort die Fehlermeldung (höchstens 500 Zeichen); sie kann Teile der Antwort des Anbieters enthalten. Mit den Angaben messen wir, wie zuverlässig die Einordnungen sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Meldungen und bei Antworten von Firmen liest die Plattform das Ergebnis außerdem aus diesem Protokoll, um den Vorschlag oder Hinweis später anzuzeigen. Eine Löschfrist hat das Protokoll derzeit nicht. Einträge zu einem Objekt bleiben gespeichert, bis das Objekt endgültig gelöscht wird; das geschieht nach Abschnitt 9 auf Verlangen, eine Stilllegung löscht sie nicht. Einträge aus der Einrichtung eines neuen Objekts sind keinem Objekt zugeordnet, und für sie gibt es derzeit keinen Löschzeitpunkt. Einträge zur Ausstattung tragen den Ablagepfad der hochgeladenen Teilungserklärung mit der Kennung Ihres Nutzerkontos. Einträge zur Art einer hochgeladenen Unterlage tragen nur eine zufällige Kennung.

Für die Einordnungen im Kundenbeziehungs-System (Abschnitt 6.4) führen wir dasselbe Protokoll. Der Bezug ist dort die Kennung der E-Mail, des Kontakts, des Vorgangs im Vertrieb, der beiden verglichenen Kontakte oder des Auftrags eines selbst startenden Ablaufs (Abschnitt 10.9). Wir halten außerdem fest, ob jemand aus unserem Team einen daraus entstandenen Vorschlag unverändert freigegeben, vorher geändert oder abgelehnt hat, und messen so die Zuverlässigkeit. Diese Einträge sind keinem Objekt zugeordnet. Wie für die übrigen Einträge ohne Objekt gibt es für sie derzeit keinen Löschzeitpunkt; löschen wir einen Kontakt, bleiben sie mit seiner Kennung stehen.

6.3 Eigene KI-Anbindung über API und MCP

Administratoren können, sofern die Schnittstelle für ihr Konto freigeschaltet ist, per API-Schlüssel einen eigenen KI-Assistenten (z. B. Claude, ChatGPT) an die Daten ihres Objekts anbinden. Der Datentransfer an den vom Kunden gewählten Anbieter erfolgt auf dessen Veranlassung und in dessen Verantwortung; wir protokollieren die Zugriffe im Audit-Log.

6.4 Automatische Einordnungen

Bei einer automatischen Einordnung legt die Plattform einem KI-Modell eines externen Anbieters einen Ausschnitt aus einem Vorgang vor und stellt dazu eine eng gefasste Frage, zum Beispiel: „Ist dieses Dokument eine Rechnung?“ oder „Von welchem Eigentümer stammt diese Zahlung?“ Das Modell antwortet nur mit Ja oder Nein, mit einer Auswahl aus vorgegebenen Möglichkeiten oder mit einer Stufe, etwa wie eng ein Rechtstext zur gestellten Frage passt. Dazu gibt es an, wie sicher es sich ist. Einen Text schreibt es nicht. Die Einordnungen sollen Belege, Zahlungen, E-Mails und Meldungen schneller zuordnen und Fehler früher zeigen. Die meisten laufen von selbst an, etwa wenn Sie eine Rechnung hochladen, die Liste der Zahlungseingänge öffnen oder einen Kontoauszug importieren. Sie laufen auch an, wenn eine E-Mail an die Postfach-Adresse des Objekts eingeht oder die Plattform neue Umsätze von der Bank abruft. Diesen Abruf stößt die Plattform auch von sich aus an. Wir setzen die Einordnungen an diesen Stellen ein:

• Rechnungen hochladen: Art des Dokuments (Rechnung, Mahnung, Angebot oder sonstiges Schreiben), Rechnungsart, Adressat, ausstellende Firma, passendes Sachkonto, Einordnung nach § 35a EStG und Zahlungsrhythmus
• Dokumentenarchiv: Erkennen von Pflichtnachweisen, etwa Prüfbericht des Aufzugs, Energieausweis oder Versicherungsschein
• Einrichtung eines neuen Objekts: Art der hochgeladenen Unterlagen (Teilungserklärung, Jahresabrechnung, Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan oder anderes) und Ausstattung laut Teilungserklärung, etwa Aufzug, Tiefgarage oder Heizungsart
• Buchhaltung: Kontensuche, Hinweis zur Kontierung vor der Freigabe einer Rechnung und vor einer Buchung, Zuordnung von Zahlungseingängen zu Eigentümern oder Mietverhältnissen, Vorschlag der offenen Rechnung zu einer Zahlung beim Verknüpfen und von selbst für neue Zahlungsausgänge nach dem Abruf von der Bank oder dem Import eines Kontoauszugs (verknüpft wird erst nach Bestätigung durch einen Nutzer), Vorschlag der offenen Zahlung zu einer Rechnung, Vorschlag der Buchung zu einer Zahlung oder zu einem Einzelposten einer Sammelzahlung, Hinweis vor einer Überweisung, wenn der Beleg einen Lastschrifteinzug ankündigt, Zuordnung direkter Kosten zu einer Einheit, Zuordnung von Kostenarten des Regelwerks zu einem Sachkonto sowie einzelne Schritte der KI-Prüfungen (Kontierung, § 35a-Arbeitskosten, bei Mietobjekten Umlagefähigkeit und Vorsteuer)
• Heizkosten: Vorschlag der Einheit für Nutzer, die der Abgleich der Namen nicht sicher zuordnet, wenn Sie die Einzelabrechnungen des Messdienstes ista hochladen
• Versammlungen: Prüfung vor dem Versand der Einladung, ob jeder Tagesordnungspunkt den Beschlussgegenstand erkennen lässt, und beim Anlegen eines Tagesordnungspunkts Vorschlag einer passenden Beschlussvorlage und Einschätzung, ob die Versammlung abstimmen soll
• Postfach des Objekts: Einordnung von E-Mails, die neu an die Postfach-Adresse gehen, und von Antworten in einer Konversation des Postfachs nach Anliegen und Dringlichkeit sowie eine Warnung, wenn eine solche E-Mail um eine geänderte Bankverbindung bittet
• Vorgänge: Art (Schaden, Störung, Anfrage, Beschwerde oder Sonstiges) und Dringlichkeit einer Meldung. Schon beim Schreiben, wenn Sie im Formular auf „Weiter“ klicken: Die Plattform wählt beides für Sie vor, und Sie können es ändern. Der Text geht dabei an den Anbieter, auch wenn Sie die Meldung danach nicht absenden. Bei Meldungen ohne eigene Einschätzung (über den Chat-Assistenten oder über den Aushang ohne Konto) nach dem Eingang bzw. nach der Bestätigung per E-Mail. Außerdem, wenn ein Administrator eine noch nicht eingeordnete Meldung öffnet, aus der noch kein Vorgang entstanden ist. Das gilt auch, wenn Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet hat: Den Text der Meldung ordnet dann ebenfalls TypeSafe ein, ersatzweise Anthropic oder Google (Abschnitt 6.1). Bei der Antwort einer Firma auf eine Anfrage oder Beauftragung deren Art (etwa Angebot, Termin, Rückfrage, Absage, Fertigmeldung oder Rechnung) und ob die Firma eine Antwort erwartet
• Ähnliche Meldungen: Geht eine neue Meldung ein, prüft die Plattform, ob sie dieselbe Sache beschreibt wie ein offener Vorgang, der in den letzten Tagen am selben Ort oder zum selben Thema angelegt wurde (höchstens drei). Dafür gehen Titel und Text der Meldung und des Vorgangs an den Anbieter, gekürzt und mit ersetzten Namen wie unten beschrieben, dazu nur, ob Ort und Thema übereinstimmen; den Ort selbst, Fotos und Angaben zur meldenden Person nicht. Hat Ihr Objekt „Verarbeitung nur in der EU“ eingeschaltet, findet dieser Abgleich nicht statt. Die Kosten trägt die Plattform. Wirkung: Die Personen, die Vorgänge bearbeiten, sehen den Vorschlag „Gleicher Fall?“. Hat das Objekt „Ähnliche Meldungen anhängen“ eingeschaltet, hängt die Plattform die Meldung an den Vorgang, und die meldende Person erfährt dessen Nummer; ein Mensch kann sie wieder lösen.
• Chat-Assistent: Prüfung von Datei-Anhängen auf Anweisungen, die sich an eine KI richten, Sortierung der Treffer der Rechtssuche und Prüfung von Rechtszitaten in der Antwort (entfällt bei Objekten mit „Verarbeitung nur in der EU“)
• Werkzeug Nebenkostenabrechnung (Website): Kostenart für Bezeichnungen von Kostenposten, die das Werkzeug nicht selbst zuordnen kann, ohne Beträge (Abschnitt 10.12)
• Kundenbeziehungs-System (unser Vertrieb und Kundenservice):
  • Einordnung von E-Mails, die von Interessenten und Kunden bei uns eingehen: Anliegen (etwa Interesse, Frage, Terminwunsch, Absage, Abwesenheitsnotiz oder Werbung), ob eine Antwort nötig ist und wie dringend und ob der Text eine KI steuern will
  • in den selbst startenden Abläufen (Abschnitt 10.9): ob eine Anfrage eine Antwort von uns erwartet, ob sie von der Person selbst kommt und worum es geht (Bedienung, ob unsere Software zu Ihnen passt, Gesprächswunsch, Preis oder Vertrag, Störung, Rechtsfrage, Datenschutz, Beschwerde) und ob der Text eine KI steuern will
  • dort außerdem, welcher Artikel unseres Hilfe-Centers die Frage beantwortet, und ob ein Antwortentwurf etwas zusagt, einen Preis oder eine Frist nennt, eine Rechtsauskunft gibt, etwas behauptet, das nicht in seiner Quelle steht, und ob er auf die Anfrage oder den Anlass eingeht
  • dort bei einer Anfrage an unseren Vertrieb eine Einschätzung des nächsten sinnvollen Schritts zu der Person, als Hinweis für unser Team
  • im täglichen Durchgang dieser Abläufe für Interessenten, Tester und Kunden: ob jetzt eine Nachricht von uns sinnvoll ist und welche (etwa Hilfe beim Einrichten, ein Hinweis auf eine Funktion, die zur Jahreszeit passt, eine Verlängerung der Testphase, eine Vorführung oder ein Angebot) oder ob wir besser abwarten
  • im täglichen Durchgang dieser Abläufe: ob zwei Einträge dieselbe Person sind und ob der jüngste Verlauf einen anderen Stand eines Vorgangs im Vertrieb nahelegt (etwa „Vorführung“ statt „kontaktiert“)
  Das Ergebnis ist ein Hinweis, eine Aufgabe für unser Team oder ein Vorschlag; nur die Kennzeichnung einer E-Mail als erledigt wirkt ohne Bestätigung (siehe unten). Zusammengeführt, umgestellt oder gesendet wird erst, wenn eine Person aus unserem Team den Vorschlag freigibt. Keine E-Mail wird dabei gelöscht oder verschoben, und keine wird ohne Freigabe beantwortet.

Die Einordnungen eines Objekts laufen nur, solange Tarif, Testphase und KI-Guthaben eine KI-Nutzung zulassen; im Tarif ohne KI-Funktionen laufen sie nicht. Abschalten lassen sich die Einordnungen derzeit weder für ein Objekt noch für eine einzelne Funktion. Von der Tarifprüfung ausgenommen sind die Einordnungen beim Einrichten eines neuen Objekts, also die Art der hochgeladenen Unterlagen und die Ausstattung. Das Objekt gibt es zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Die Einordnungen im Kundenbeziehungs-System gehören zu keinem Objekt und laufen unabhängig von einem Tarif. Für sie gelten feste Tagesgrenzen: höchstens 500 E-Mails am Tag und je 300 Anfragen für jede der übrigen sechs Fragen.

Übermittelt wird je Frage, was sie zur Antwort braucht:

• bei Rechnungen und Dokumenten der Text des Dokuments oder ein Ausschnitt daraus, je nach Frage höchstens 12.000 Zeichen (ein kurzer Beleg geht damit vollständig hinaus), bei Archiv-Dokumenten auch der Titel, dazu Name und Anschrift des Objekts, seine Kontenliste und die Namen der aktiven Firmen des Objekts mit Kategorie und Gewerk
• bei einem Bankumsatz Betrag, Name des Zahlers oder Empfängers laut Bank und Verwendungszweck, je nach Frage auch das Datum; dazu bei jedem Zahlungseingang ohne Zuordnung die Namen aller Eigentümer und Beiräte des Objekts mit ihren Einheiten oder, bei Mietobjekten, aller Mietparteien und Mieter mit ihren Einheiten (auch aus Mietverhältnissen, die in den letzten 18 Monaten endeten), bei Zahlungsausgängen die Angaben von bis zu 20 offenen Rechnungen (Aussteller, Rechnungs- und Kundennummer, Betrag, Datum, Art der Rechnung)
• beim Verknüpfen einer Rechnung mit einer Zahlung Aussteller, Rechnungs- und Kundennummer, Betrag, Datum und Art der Rechnung, dazu von bis zu 20 offenen Zahlungsausgängen Name des Empfängers laut Bank, Verwendungszweck, Betrag und Datum
• beim Verknüpfen einer Zahlung oder eines Einzelpostens einer Sammelzahlung mit einer Buchung Richtung, Name laut Bank, Verwendungszweck und Betrag, bei einer Zahlung auch das Datum, bei einem Posten die Einheit; dazu von bis zu 20 Buchungen Buchungstext, Konten, Betrag, Belegnummer, Firma, Einheit, Nummer und Aussteller einer verknüpften Rechnung und bei einer Zahlung das Buchungsdatum; Namen von Eigentümern ersetzt die Plattform dabei durch einen Vermerk wie „Eigentümer von WE 05“, aber nicht jeden (stehen bleiben etwa sehr kurze Namen und solche, die zugleich ein Wort sind wie „Koch“); Namen von Mietern, Firmen und anderen Zahlern ersetzt sie nicht
• bei einer E-Mail, die neu an die Postfach-Adresse geht, und bei einer Antwort in einer Konversation des Postfachs Betreff, die ersten 3.000 Zeichen des Textes (bei einer Antwort ohne den zitierten Verlauf), bis zu fünf Dateinamen der Anhänge und die Angabe, ob der Absender Eigentümer, Firma oder unbekannt ist
• bei einer Meldung Titel und Text (höchstens 3.000 Zeichen, bei einer Sprachnachricht deren Umschrift) und, wenn schon bekannt, die Art; keine Fotos und keine Dateinamen. Angaben zur meldenden Person, ihre Kontaktdaten, den Ort und die Einheit gibt die Plattform nicht mit. In Titel und Text ersetzt sie Vor- und Nachnamen der Personen und Mieter des Objekts sowie Namen nach einer Anrede durch einen Platzhalter, soweit sie sie erkennt (ein Vor- oder Nachname allein bleibt stehen)
• bei der Antwort einer Firma auf eine Anfrage oder Beauftragung die ersten 2.500 Zeichen des Textes ohne den zitierten Verlauf, bis zu fünf Dateinamen der Anhänge und der Stand der Beauftragung; den Namen der Firma gibt die Plattform nicht eigens mit, im Text bleibt er aber stehen (etwa in der Signatur); Namen im Text ersetzt sie wie bei einer Meldung
• bei Heizkostenabrechnungen je Nutzer, den der Abgleich der Namen nicht sicher zuordnet, Nutzernummer, Hausnummer der Liegenschaft und Wohnfläche laut Abrechnung und statt der Namen nur Vermerke wie „Nachname wie Eigentümer von WE 05“; dazu die Einheiten mit Heizung (Bezeichnung, Art, Lage, Wohnfläche) ohne Namen von Eigentümern und Mietern
• im Chat Ausschnitte aus Datei-Anhängen (höchstens 4.000 Zeichen), die Suchfrage und einzelne Sätze der Antwort
• in der Buchhaltung der Suchtext der Kontensuche, Buchungs- und Positionstexte, Rechnungssteller, Zweck und Kategorie der Rechnung, bei direkten Kosten auch der Betrag, Kontobezeichnungen, die Bezeichnungen der Einheiten mit Art und Lage, bei den KI-Prüfungen auch Auszüge aus dem Belegtext sowie vor einer Überweisung die Stellen aus Beleg, Verwendungszweck und Notizen der Rechnung, die eine Lastschrift erwähnen
• beim Regelwerk Bezeichnung und Zweck der Regel, bei Versammlungen Titel und Beschreibung der Tagesordnungspunkte
• beim Anlegen eines Tagesordnungspunkts schon während der Eingabe Titel und Text (höchstens 2.000 Zeichen; Namen der Personen des Objekts und Namen nach einer Anrede ersetzt, soweit erkannt) und kurze Beschreibungen von bis zu zwölf Beschlussvorlagen der Plattform
• beim Einrichten eines neuen Objekts die Abschnitte der Teilungserklärung, die die Ausstattung beschreiben; Namen ersetzt die Plattform dort nicht
• beim Einrichten außerdem von jeder hochgeladenen Unterlage mit lesbarem Text die ersten 4.000 Zeichen und die Angabe, welche Fachbegriffe aus einer festen Liste darin vorkommen; in diesem Textanfang ersetzt die Plattform Namen, Geburtsdaten und Straßen mit Hausnummer nur, wenn sie sie an einem Muster erkennt (etwa nach einer Anrede, im Anschriftfeld eines Briefs oder bei den Beteiligten einer Urkunde); Namen ohne solche Merkmale, etwa in Tabellen, gehen mit hinaus
• im Kundenbeziehungs-System:
  • bei einer eingehenden E-Mail eines bekannten Kontakts Betreff und die ersten 3.000 Zeichen des Textes (zitierte frühere E-Mails entfernt der Eingang, soweit er sie erkennt), die Phase des Kontakts (Interessent, Tester, Kunde) und ob wir ihm vorher geschrieben haben
  • beim Abgleich auf doppelte Einträge je Eintrag der Name, die E-Mail-Adresse in zwei Teilen (vor und nach dem @) und ob Telefonnummer und Unternehmen übereinstimmen (nur ja, nein oder unbekannt, nicht die Nummer selbst)
  • für den nächsten Schritt nur Angaben ohne Namen und ohne Texte: Phase, Herkunft der Anfrage, seit wann im System, Stand und Alter der Vorgänge im Vertrieb, ob ein Konto besteht, wann zuletzt angemeldet, Zahl der eigenen Objekte und Einheiten, Testphase und Abo, wie lange die letzte E-Mail, das letzte Telefonat oder Treffen her ist, ob eine Antwort fällig ist samt Einordnung der letzten E-Mail, Zahl offener und überfälliger Aufgaben und offener Vorschläge; im täglichen Durchgang außerdem der Stand der Einrichtung (welche Schritte erledigt sind, ohne Inhalte Ihrer Objekte), wie lange die letzte automatische E-Mail der Testphase her ist und welche es war, der Monat, ob eine Einwilligung in E-Mail-Werbung vorliegt und der Gesundheitswert Ihres schwächsten eigenen Objekts nach Abschnitt 10.10 (Ampel, Wert, Veränderung in 14 Tagen und die schwachen Bereiche, ohne die Zählungen dahinter)
  • zum Stand eines Vorgangs im Vertrieb der jetzige Stand, seit wann er gilt, und die bis zu drei jüngsten Einträge im Verlauf danach (Art, Alter, Betreff und bis zu 1.200 Zeichen Text, auch Notizen unseres Teams); Titel und Wert des Vorgangs und die Stammdaten des Kontakts gehen dabei nicht mit
• in den selbst startenden Abläufen des Kundenbeziehungs-Systems (Abschnitt 10.9):
  • für die Prüfung einer Anfrage ihre Herkunft (E-Mail oder Art des Formulars), Betreff und die ersten 3.000 Zeichen des Textes, die Phase der Person und ob wir zuerst geschrieben haben
  • für die Wahl des Hilfe-Artikels Betreff und Text der Anfrage, zusammen höchstens 1.500 Zeichen, dazu Bereich, Titel und Beschreibung unserer Artikel
  • für die Prüfung eines Antwortentwurfs Betreff und Text der Anfrage (zusammen höchstens 1.500 Zeichen), der Entwurf (bis zu 4.000 Zeichen) und seine Quelle: der Artikel (Titel und bis zu 12.000 Zeichen) oder die festen Angaben des Ablaufs (Phase der Person, Anliegen, Hinweis auf die Terminbuchung); bei einer Nachricht ohne Anfrage statt der Anfrage der Anlass und die Angaben nach dem vorigen Punkt

In den übermittelten Texten (Belegtext, Verwendungszweck, E-Mail-Text, Meldungen, Tagesordnungspunkte, Anhänge, Suchtext) ersetzt ein Filter IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter, soweit er sie erkennt. Eine IBAN erkennt er nur in der üblichen Schreibweise, eine Telefonnummer nur, wenn „Tel.“, „Fax“ oder „Mobil“ davorsteht oder sie mit +49 beginnt. Die Fragen und ihre Auswahllisten laufen nicht immer durch diesen Filter. In den Auswahllisten stehen Kontobezeichnungen, Namen von Firmen, Eigentümern und Mietparteien, Bezeichnungen der Einheiten, Angaben zu Rechnungen, Bankzahlungen und Buchungen sowie Beschlussvorlagen der Plattform. Bankverbindungen gibt die Plattform dort nicht als eigene Angabe mit. Bei einigen Fragen, etwa zu Meldungen, Tagesordnungspunkten und Heizkostenabrechnungen, ersetzt sie außerdem Namen, soweit sie sie erkennt. Was sie nicht ersetzt, bleibt enthalten: Namen, Anschriften, Beträge, Kontonummern mit Bankleitzahl und der übrige Text.

Für Texte aus dem Kundenbeziehungs-System (E-Mails, Verlauf, Anfragen und Entwürfe) geht die Ersetzung weiter:

• Durch einen Platzhalter ersetzt die Plattform den bei uns gespeicherten Namen des Kontakts und die Namen unseres Teams: ganz, in der Form „Nachname, Vorname“, mit Initial wie „A. Schmidt“ und den Vornamen allein, wenn er großgeschrieben ist und mindestens drei Buchstaben hat. Ebenso ersetzt sie bis zu zwei Wörter nach einer Anrede wie „Herr“ oder „Frau“.
• Unkenntlich macht sie E-Mail-Adressen, IBAN, Konto- und Bankleitzahlen mit Kennung (etwa „Kto.-Nr.“, „BLZ“) und Telefonnummern mit Kennung (etwa „Tel.“, „Telefonnummer“, „Festnetz“, „M:“), mit +49 oder in deutscher Schreibweise mit Vorwahl.
• Ebenso unkenntlich macht sie Straßen mit Hausnummer, wenn eine Straßenendung sie erkennen lässt (etwa „Hauptstraße 7“, „Berliner Straße 12“, „Am Markt 5“) oder wenn sie nach „Am“ oder „An der“ am Ende eines Satzes stehen, und Postleitzahlen mit Ort, etwa in einer eigenen Zeile, nach einer Anschrift, nach einem Komma oder nach „in“.

Was diese Muster nicht erkennen, geht mit hinaus: Namen anderer Personen ohne Anrede (etwa in einer Signatur), der Name des Absenders, wenn wir zu ihm keinen Namen gespeichert haben (zum Beispiel bei Kontakten, die der Abgleich unserer Postfächer ohne Anzeigenamen angelegt hat), Vornamen mit weniger als drei Buchstaben, Nachnamen allein, Namen von Firmen, Orte ohne Postleitzahl, Straßen ohne Hausnummer oder ohne erkennbare Straßenendung und Nummern ohne Vorwahl.

Betroffen sind damit auch Personen, die selbst keine KI-Funktion nutzen. Das sind Absender von E-Mails an die Postfach-Adresse eines Objekts und von Antworten auf Nachrichten aus der Plattform, Zahler und Empfänger von Bankumsätzen sowie Eigentümer, Beiräte und Mieter, deren Namen für die Zuordnung einer Zahlung übermittelt werden. Bei Heizkostenabrechnungen sind es auch die Nutzer, deren Nutzernummer und Wohnfläche hinausgehen. Hinzu kommen Mitglieder, die eine Meldung schreiben, und Personen, die in Belegen, Dokumenten, E-Mails, Meldungen, Buchungstexten oder Tagesordnungspunkten genannt sind. Für diese Personen ist unser Kunde verantwortlich, also die Gemeinschaft, der Vermieter oder die Verwaltung. Er muss sie über diese Verarbeitung informieren; dieser Abschnitt kann dafür als Grundlage dienen. Im Kundenbeziehungs-System sind es Personen, die uns schreiben oder die wir als Kontakt führen, darunter Ansprechpartner von Dienstleistern, und Personen, die in E-Mails oder Notizen genannt sind. Für diese Verarbeitung sind wir selbst verantwortlich.

Die meisten Einordnungen sind Vorschläge oder Hinweise, die ein Nutzer übernimmt oder verwirft. Ohne weitere Bestätigung wirken die folgenden:

• Ein Zahlungseingang wird in einer WEG als Hausgeld eines Eigentümers gebucht, wenn drei Bedingungen erfüllt sind: Das Modell gibt für Art und Zahler eine sehr hohe Sicherheit an (derzeit mindestens 99 Prozent), der Eigentümer hat genau eine Einheit, und der Betrag entspricht dem Hausgeld dieser Einheit für einen, zwei oder drei Monate. Die Buchung lässt sich in der Plattform rückgängig machen.
• Zahlungseingänge, die nicht als Hausgeld oder Miete eingeordnet werden, stehen in der Liste der Eingänge unter „Entfernt“ und lassen sich von dort als Hausgeld oder Miete übernehmen.
• Der automatische Mahnlauf stellt eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zurück, solange ein noch nicht gebuchter Zahlungseingang zum Rückstand passt. Schreibt die Einordnung diesen Eingang einem bestimmten Eigentümer oder Mietverhältnis zu, wird nur dessen Mahnung zurückgestellt; die Mahnungen an andere mit passendem Rückstand gehen dann hinaus. Ordnet die Plattform einen Eingang dem Falschen zu, gilt der tatsächliche Zahler weiter als im Rückstand. Er kann dann eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erhalten, bis ein Nutzer die Zuordnung korrigiert.
• Hält das Modell ein hochgeladenes Dokument mit hoher Sicherheit für ein Angebot oder ein Schreiben ohne Zahlungsforderung, wird es nicht als Rechnung ausgelesen. Ist es doch eine Rechnung, ergänzen Sie die Angaben selbst.
• Im Entwurf einer hochgeladenen Rechnung sind Rechnungsart, Sachkonto und § 35a-Einordnung vorbelegt. Erkennt das Modell die ausstellende Firma mit hoher Sicherheit, belegt die Plattform sie mit Namen und Bankverbindung aus dem Firmenstamm vor. Freigegeben und bezahlt wird erst durch einen Nutzer.
• Ein erkannter Pflichtnachweis erhält ein Schlagwort, und das Regelwerk wertet den Nachweis damit als vorhanden. Das Schlagwort lässt sich am Dokument ändern.
• Benachrichtigungen über neue E-Mails und über Antworten in einer Konversation des Postfachs tragen einen Hinweis auf Anliegen, Dringlichkeit oder eine Bitte um eine neue Bankverbindung. Benachrichtigungen über neue Meldungen tragen den Zusatz „Dringend“, wenn die meldende Person „Sofort“ gewählt hat oder das Modell einen akuten Schaden oder die höchste Dringlichkeit erkennt. Bei Meldungen über den Aushang setzt die Plattform die Art der Meldung aus der Einordnung; die Art eines Vorgangs daraus legt die Verwaltung fest. Keine E-Mail und keine Meldung wird deshalb zurückgehalten oder gelöscht, und die Empfänger bleiben dieselben.
• Im Chat ändert die Plattform die Reihenfolge der Treffer aus der Rechtssuche. Enthält ein Datei-Anhang Sätze, die dem Assistenten Anweisungen geben wollen, weist sie den Assistenten darauf hin, dass der Anhang ungeprüfter fremder Text ist; Sie sehen diesen Hinweis nicht. Unter eine Antwort setzt sie eine Warnung, wenn der zitierte Rechtstext die Aussage nicht deckt.
• Im Kundenbeziehungs-System kennzeichnet ein selbst startender Ablauf (Abschnitt 10.9) eine eingegangene E-Mail als „erledigt, keine Antwort nötig“, wenn sie nach der Einordnung sicher keine Antwort braucht, etwa bei einer Abwesenheitsnotiz. Die E-Mail bleibt mit dieser Kennzeichnung und ihrem Grund im Verlauf. Unter den Anfragen, die auf eine Antwort warten, erscheint sie dann aber nicht mehr.

Wer eine Einordnung für falsch hält, wendet sich an die Verwaltung seines Objekts oder an datenschutz@selbstverwalten.com.

Für Ihre eigenen Daten als Nutzer ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Daten anderer Personen (Eigentümer, Mieter, Firmen, Absender, Zahler) verarbeiten wir im Auftrag unserer Kunden; diese stützen sich in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Verwaltung des Objekts). Für die Einordnungen im Kundenbeziehungs-System sind wir selbst verantwortlich; Rechtsgrundlage ist dort Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei einer Anfrage oder einem Vertrag auch lit. b (Abschnitt 10.9). Diese Rechtsgrundlagen betreffen die Einordnung selbst. Die Übermittlung an TypeSafe in die USA stützen wir auf EU-Standardvertragsklauseln (Abschnitt 6.1).

Die automatischen Einordnungen beantwortet TypeSafe (Modell „Jev“, Abschnitt 6.1), und zwar für alle Objekte und unabhängig vom gewählten Chat-Modell. Nur die Einordnungen zu Inhalten des Chats entfallen bei Objekten mit „Verarbeitung nur in der EU“. Antwortet TypeSafe auf eine Frage nicht, stellt die Plattform dieselbe Frage mit demselben Inhalt an Anthropic. Ist Anthropic überlastet oder nicht erreichbar, geht sie an Google. Einen Ersatz gibt es nicht bei der Kontensuche, bei der Sortierung der Rechtstreffer, beim Vorschlag nach dem Abruf von der Bank, bei den Einordnungen im Kundenbeziehungs-System und wenn die Wartezeit einer Frage abgelaufen ist. Die Frage bleibt dann ohne Antwort, und es gilt zum Beispiel die gewöhnliche Suche. Im Kundenbeziehungs-System greift dann eine feste Regel, oder unser Team bearbeitet die Anfrage selbst; manchmal bekommt es dafür eine Aufgabe. Die Art einer Unterlage beim Einrichten erfragt die Plattform nur bei TypeSafe. Übernimmt sie die Antwort nicht, prüft wie bisher Google das ganze Dokument (Abschnitt 6.1). Das geschieht etwa, wenn TypeSafe nicht oder nicht sicher antwortet, wenn die Antwort nicht zu den Fachbegriffen im Text passt oder wenn die Unterlage keinen lesbaren Text hat. Die Ausstattung beim Einrichten eines neuen Objekts ordnet Anthropic ein, ersatzweise Google. TypeSafe und Anthropic verarbeiten die Daten in den USA; bei Google ist das möglich. Für alle drei gelten die in Abschnitt 6.1 genannten Grundlagen.

7. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung unserer Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Dabei verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (als Login-Kennung)
• Name (Vor- und Nachname)
• Optional: Telefonnummer
• Objektbezogene Daten (Objektname, Einheiten, MEA-Anteile)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Bei der Registrierung und bei der Bestellung eines kostenpflichtigen Tarifs speichern wir Ihre Zustimmung zu den AGB, zum Auftragsverarbeitungsvertrag, Ihr Verlangen, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Leistung beginnen, und die Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung mit Zeitstempel, Fassung der Texte, IP-Adresse und Browser-Kennung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO, § 312i BGB). Die Kontodaten speichern wir, solange das Nutzerkonto besteht; nach Löschung des Kontos gelten die Fristen in Abschnitt 9. Die Nachweise über Zustimmungen bewahren wir auch danach auf, solange wir mit ihnen Ansprüche abwehren müssen (regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, § 195 BGB). Für die Anmeldung protokolliert unser Login-Dienst Anmeldevorgänge mit Zeitpunkt und IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor Missbrauch). Nach der Registrierung schicken wir Ihnen während der Einrichtung und der Testphase einige automatische E-Mails, etwa eine Begrüßung, Hinweise bei einer stockenden Einrichtung und Hinweise vor dem Ende der Testphase (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diesen E-Mails können Sie jederzeit widersprechen, zum Beispiel mit einer kurzen Antwort auf eine von ihnen. Danach erhalten Sie von diesen E-Mails nur noch den Hinweis vor der Stilllegung Ihres Objekts nach einer nicht fortgeführten Testphase (Abschnitt 9). Erinnerungen, die Sie im Einrichtungsassistenten selbst einstellen, schicken wir nur auf Ihren Wunsch.

Während Sie Ihr Objekt im Einrichtungsassistenten anlegen, speichern wir den Zwischenstand Ihrer Eingaben und den erreichten Schritt, damit Sie auch auf einem anderen Gerät weitermachen können (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den Zwischenstand löschen wir, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, spätestens 90 Tage nach Ihrer letzten Eingabe. Den erreichten Schritt behalten wir als Stand Ihres Kontos (nächster Absatz).

Mit der Registrierung legen wir Sie außerdem in unserem Kundenbeziehungs-System an, damit wir Sie bei Fragen zur Einrichtung und zum Abo betreuen können; dazu speichern wir die Herkunft Ihrer Registrierung (Abschnitt 10.1) und den Stand Ihres Kontos, etwa wie weit die Einrichtung ist, ob ein Objekt eingerichtet oder ein Abo abgeschlossen ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dazu gehört auch, wann Sie zuletzt in der App waren und was Sie dort als Letztes getan haben, zum Beispiel „Einheit geändert“ oder „KI-Chat genutzt“. Dabei zählen nur Objekte, die Sie selbst angelegt haben oder verwalten, und wir sehen nur die Art der Handlung, nicht ihren Inhalt. Wie KI unser Team dabei unterstützt, steht in Abschnitt 10.9. Zum Schutz vor missbräuchlichen Konten prüfen wir neue Registrierungen anhand weniger Merkmale: ob die E-Mail-Adresse bestätigt ist, ob sie zu einem Wegwerf-Dienst gehört, ob die Prüfung gegen automatisierte Anmeldungen bestanden wurde und wie viele Konten kurz hintereinander von derselben IP-Adresse oder Domain kommen. Fällt keines davon auf, schalten wir das Konto sofort frei; sonst prüft ein Mitarbeiter die Anmeldung, bevor sie freigeschaltet wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kommt ein Nutzer über einen Empfehlungslink, merken wir uns den Empfehlungscode in einem Sitzungs-Cookie bis zum Abschluss der Objektanlage, um den Bonus gutzuschreiben (siehe Abschnitt 12).

7.1 Anmeldung über Google oder Microsoft

Sie können sich alternativ mit einem bestehenden Google- oder Microsoft-Konto anmelden. Dabei übermittelt der jeweilige Anbieter (Google Ireland Ltd., Dublin; Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin) an uns Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und eine Konto-Kennung; der Anbieter erfährt, dass Sie sich bei uns anmelden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen gewählte Anmeldeart). Für die Verarbeitung beim Anbieter, einschließlich möglicher Übermittlungen in die USA, gelten dessen Datenschutzhinweise: policies.google.com/privacy, privacy.microsoft.com. Hausverwaltungen können zusätzlich eine Anmeldung über ihr eigenes Microsoft-Entra-Verzeichnis (SSO) einrichten; dann legt der erste Login das Nutzerkonto automatisch an.

7.2 Mobile App und Push-Benachrichtigungen

Unsere App für iOS und Android ist eine native Hülle um die Web-Plattform; es gelten dieselben Verarbeitungen. Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, speichern wir ein Geräte-Token mit Gerätename und App-Version und senden Titel und Text der Benachrichtigung über Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Ltd. / Google LLC an Ihr Gerät; auf Apple-Geräten leitet Google die Nachricht an den Apple Push Notification Service weiter. Der Text kann personenbezogene Angaben enthalten, etwa den Namen des Objekts, Absender und Anfang einer Nachricht oder bei einer Mahnung den offenen Betrag. Dabei ist ein Drittlandtransfer in die USA möglich (DPF-Status von Google bzw. EU-Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Aktivierung in den Geräteeinstellungen); Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit dort wieder abschalten. Das Geräte-Token wird gelöscht, wenn Sie sich in der App abmelden oder wenn Firebase meldet, dass es nicht mehr gültig ist.

7.3 Mitteilungen in der App und Ihre Wahl der Wege

Hinweise der Plattform an Sie (etwa zu einer neuen Meldung, einem Vorgang oder einer Erinnerung) zeigen wir auch in der App unter der Glocke. Die Glocke schalten wir schrittweise ein; solange Sie sie in der App nicht sehen, legen wir für Sie keine Mitteilungen an. Hinweise zur Kommunikation (Nachrichten, Ankündigungen, Diskussionsthemen, E-Mails an die Adresse der Gemeinschaft, Antworten zu Meldungen an die Verwaltung) stehen dort nicht; sie zeigt die App unter Kommunikation. Gespeichert werden Titel und Text des Hinweises, seine Art, der Link zum Anlass, das Objekt, der Zeitpunkt und wann Sie ihn gelesen haben. Sehen kann die Mitteilungen nur die Person, an die sie gehen. Wir löschen sie nach 90 Tagen.

Im Profil wählen Sie je Art des Hinweises, ob er per E-Mail oder auf Ihr Gerät (Abschnitt 7.2) kommt, mit der Glocke auch, ob er in der App erscheint. Wer einen Hinweis überhaupt bekommt, legt das Objekt fest (Einstellungen der Benachrichtigungen). Ihre Wahl speichern wir je Art und Weg, bis Sie sie ändern oder Ihre Person im Objekt gelöscht wird. Sobald Sie die Glocke sehen, erhalten Sie zwei Hinweise immer per E-Mail, solange das Objekt sie eingeschaltet hat: die Niederschrift einer Versammlung, weil die Frist zur Anfechtung von Beschlüssen ab der Versammlung läuft und nicht ab dem Erhalt der Niederschrift, und die Nachricht über eine zurückgebuchte Hausgeld-Lastschrift, damit Sie nicht unbemerkt in Rückstand geraten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Hinweise auf das Gerät gilt Abschnitt 7.2.

8. Verarbeitung von Objekt-Daten (WEG und Mietobjekte)

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform werden folgende Kategorien von Objekt-Daten verarbeitet:

• Eigentümerdaten: Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Miteigentumsanteile (MEA), Bankverbindungen für Lastschriftmandate
• Mieterdaten: in WEGs Namen und Nutzungszeiträume der Nutzer einzelner Einheiten (z. B. für die Heizkosten-Nutzerzuordnung); in Mietobjekten zusätzlich Mietverträge, Mietsoll, Zahlungseingänge, Betriebskostenabrechnungen und Mahnungen
• Finanzdaten: Hausgeldbeträge, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Kontobewegungen, offene Posten und Mahnstufen
• Beschlussdaten: Beschlusstexte, Abstimmungsergebnisse, ETV-Protokolle
• Dokumente: Hochgeladene Dateien, Teilungserklärungen, Verträge
• Kommunikationsdaten: Nachrichten mit Dienstleistern und innerhalb der WEG, eingehende und ausgehende E-Mails

Diese Daten speichern wir auf unseren eigenen Servern in Deutschland (siehe Abschnitt 5.1). Ausschnitte daraus gehen an KI-Anbieter, auch in die USA, und werden dort nach deren Bedingungen gespeichert (Abschnitte 6.1 und 6.4). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Verwaltung des Objekts). Innerhalb einer WEG können alle Mitglieder die Verwaltungsdaten der Gemeinschaft einschließlich der Buchhaltung einsehen; das entspricht dem Einsichtsrecht der Wohnungseigentümer nach § 18 Abs. 4 WEG. Für die Eingabe von Daten Dritter (insbesondere weiterer Eigentümer, Mieter und Dienstleister) sind unsere Kunden Verantwortliche; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 2.2).

8.1 Protokolldaten

Sicherheitsrelevante Aktionen (z. B. Löschungen, Rechteänderungen, Freigaben von KI-Aktionen) werden in einem Audit-Log mit Zeitpunkt, handelndem Nutzer, IP-Adresse und Browser-Kennung protokolliert. Zusätzlich führt die Datenbank ein Änderungsprotokoll, das jede Änderung an Objekt-Daten mit Vorher-/Nachher-Stand und handelndem Nutzer festhält. Das gilt auch für unser Kundenbeziehungs-System und die Anfragen über unsere Formulare (Abschnitt 10), etwa für Kontakte, Aufgaben, Vorgänge im Vertrieb und Abmeldungen; den Verlauf der E-Mails, Notizen, Telefonate und Treffen hält es nicht fest. Das Änderungsprotokoll wird nach 730 Tagen gelöscht. Beim Erteilen eines SEPA-Lastschriftmandats speichern wir den Mandatstext, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit, Missbrauchs­prävention, Beweissicherung). Audit-Log und Mandatsnachweise bewahren wir auf, solange sie zur Klärung von Ansprüchen oder Vorfällen nötig sein können. Zur Abwehr automatisierter Massenzugriffe speichern wir IP-Adressen kurzzeitig in einer Zugriffszähler-Tabelle (Rate-Limiting); ein täglicher Lauf löscht abgelaufene Einträge, spätestens nach drei Tagen.

8.2 Betreiberzugriff, Test- und Sicherungsumgebungen

Unsere Mitarbeiter mit Betreiber-Rolle können zur Fehleranalyse und für Support-Anfragen auf die Daten aller Objekte zugreifen; jeder Zugriff ist auf einen festen Netzbereich beschränkt und wird protokolliert. Für Tests betreiben wir eine Staging-Umgebung, deren Datenbank wöchentlich aus einer Kopie der Produktionsdaten aufgebaut wird; Zugriff haben nur vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen. Sicherungskopien legen wir jede Nacht verschlüsselt auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH in Deutschland ab. Ältere Sicherungen löschen wir schrittweise; die älteste ist höchstens sechs Monate alt. Details zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir Kunden im Rahmen des AVV bereit.

8.3 Schnittstellen zu Systemen der Hausverwaltung

Hausverwaltungen können Konnektoren zu ihren eigenen Systemen einrichten (derzeit: Ablage erstellter Abrechnungen bei Facilioo/Impower). Wechselt eine Hausverwaltung zu uns, übernehmen wir auf ihre Weisung Daten und Dokumente aus ihren bisherigen Systemen (z. B. iX-Haus, DocuWare). Übermittlung und Übernahme erfolgen ausschließlich auf Veranlassung und in Verantwortung der jeweiligen Verwaltung.

8.4 Meldungen und Vorgänge

Mitglieder eines Objekts melden Schäden und Anliegen in der Plattform. Wir speichern dazu den Text, einen Titel (vorbelegt aus Ihrem ersten Satz, von Ihnen änderbar), bis zu fünf Fotos (Ihr Browser verkleinert sie vor dem Hochladen), den Ort im Haus, Ihre Einschätzung, wie dringend es ist, und den Zeitpunkt. Ihren Namen sehen nur Sie selbst und die Personen, die im Objekt Vorgänge bearbeiten (Administratoren, Team der Hausverwaltung). Die übrigen Mitglieder sehen den Titel und den Ort; liegt der Ort in einer Wohnung, sehen sie nur „Sondereigentum“.

Fotos. Die Fotos zu einer Meldung sehen nur Sie, die Personen, die im Objekt Vorgänge bearbeiten, der Beirat und das Team der Hausverwaltung. Der Speicher gibt sie nicht direkt heraus: Die Plattform prüft zuerst, ob Sie die Meldung sehen dürfen, und öffnet das Foto dann über einen Link, der fünf Minuten gilt. Beim Hochladen prüft sie, ob die Datei wirklich ein Foto ist (JPG, PNG oder WebP). Fotos gehen an keinen KI-Anbieter.

Anruf durch die Firma. Setzen Sie beim Melden den Haken „Die Firma darf mich für einen Termin anrufen“, geben wir Ihren Namen und die angegebene Telefonnummer an die Firmen weiter, die für Ihre Meldung ein Angebot abgeben sollen oder den Auftrag bekommen: in den E-Mails zu Anfrage und Auftrag (auch in der Zusage, in Erinnerungen und in einer Mangelmeldung) und auf der Seite der Firma zu ihrem Auftrag. Hängt Ihre Meldung an einem Vorgang für eine andere Stelle im Haus, geht Ihre Nummer nicht an dessen Firma. Wir speichern dazu den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit zurücknehmen: an Ihrer Meldung in der App („Zurücknehmen“) oder auf der Seite Ihrer Meldung („Nicht mehr anrufen“). Danach nennt keine neue Nachricht an eine Firma Ihren Namen und Ihre Nummer. E-Mails, die eine Firma schon erhalten hat, liegen bei ihr; für deren Verwendung ist die Firma selbst verantwortlich.

Stand Ihrer Meldung. Jede Meldung hat einen eigenen, zufälligen Link (64 Zeichen). Er steht in den E-Mails an Sie und öffnet ohne Anmeldung eine Seite mit Titel, Ort, den Stufen mit Datum, einem Satz zum Stand (mit dem Namen einer beauftragten Firma), Terminen der Firma, der Frage „Ist alles in Ordnung?“, den Antworten der Verwaltung an Sie und Ihren eigenen Antworten. Namen anderer Personen zeigt die Seite nicht. Wer den Link hat, sieht diese Seite; geben Sie ihn deshalb nicht weiter. Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt, und in unserem Fehler-Monitoring (Abschnitt 5.7) und in der Webanalyse (Abschnitt 11) erscheint der Link nur geschwärzt. Der Link gilt bis 90 Tage nach dem Abschluss Ihrer Meldung oder, wenn die Verwaltung Ihnen danach noch antwortet, nach dieser Antwort. Danach zeigt die Seite keine Angaben mehr zur Meldung; die E-Mails abbestellen und die Freigabe Ihrer Telefonnummer zurücknehmen können Sie dort weiterhin.

E-Mails zum Stand. Kommt der Vorgang zu Ihrer Meldung in eine neue Stufe, erhalten Sie, wenn das Objekt es nicht abgeschaltet hat, einen Hinweis auf Ihr Gerät (Abschnitt 7.2) und eine E-Mail, zu Stufenwechseln höchstens eine am Tag. Die Nachricht zum Abschluss, Antworten der Verwaltung und der Hinweis, dass eine Störung an eine Firma gemeldet wurde, kommen unabhängig davon. Beides können Sie im Profil unter den Benachrichtigungen bei „Stand Ihrer Meldung“ abschalten. Die E-Mails zu einer einzelnen Meldung können Sie außerdem über den Link in jeder dieser E-Mails abbestellen. Ist die Meldung erledigt, fragen wir in der Regel: „Ist alles in Ordnung?“ Das Objekt kann die Frage abschalten, auch für einzelne Arten von Vorgängen; wird eine Meldung ohne Maßnahme abgeschlossen, entfällt sie. Ihre Antwort speichern wir mit Zeitpunkt und dem Weg, über den Sie geantwortet haben (App oder Link). Sie können sie 14 Tage lang ändern. Antworten Sie „Noch nicht“, wird die Meldung wieder bearbeitet, und die zuständige Person erhält einen Hinweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Information über die Bearbeitung des eigenen Anliegens und Qualität der Verwaltung).

Melden ohne Konto über den Aushang. Ein Objekt kann einen Melde-Link als Aushang mit QR-Code im Haus aufhängen. Darüber melden auch Personen ohne Konto, etwa Mieter. Wir speichern dazu Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch eine Telefonnummer, den Text, bis zu fünf Fotos und den Ort (eine Gemeinschaftsfläche oder „Meine Wohnung“ mit Ihrer Angabe). Die Meldung geht erst an die Verwaltung, wenn Sie sie über den Link in unserer E-Mail bestätigen. Diese E-Mail enthält keinen Text aus Ihrer Meldung und nicht Ihren Namen, nur den Namen des Objekts und den Link; den Wortlaut zeigt erst die Seite hinter dem Link. Lässt sich die E-Mail nicht versenden, löschen wir die Meldung sofort wieder. Bestätigen Sie sie nicht innerhalb von sieben Tagen, löschen wir sie samt Fotos, auch aus dem Änderungsprotokoll (Abschnitt 8.1). Nach der Bestätigung sehen Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten nur die Personen, die im Objekt Vorgänge bearbeiten; den Titel Ihrer Meldung sehen außerdem der Beirat und das Team der Hausverwaltung, alle anderen Mitglieder nur die Art und den Ort. E-Mails zum Stand, Antworten der Verwaltung und die Frage „Ist alles in Ordnung?“ gehen an die bestätigte Adresse; über den Link in diesen E-Mails können Sie sie abbestellen. Gegen Missbrauch zählen wir Meldungen je E-Mail-Adresse beim Absenden und je Objekt nach der Bestätigung, dazu Aufrufe je IP-Adresse und Link; E-Mail-Adresse und Link speichern wir dafür nur als Prüfsumme, die Zähler löscht der tägliche Lauf (Abschnitt 8.1). In der Testphase und solange die Verwaltung eines Objekts keine E-Mails nach außen verschickt, gibt es den Aushang nicht. Für die Meldung selbst ist der Kunde, der das Objekt bei uns führt, verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Abschnitt 2.2). Rechtsgrundlage auf seiner Seite ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Schäden und Anliegen im Haus).

Notdienstnummern. Administratoren können Telefonnummern für den Notfall eintragen (etwa für Heizung oder Aufzug). Sie stehen im Formular zum Melden und, wenn das Objekt den Aushang nutzt, auf dem Aushang und im Formular ohne Konto; dort kann sie jeder lesen, der den Link oder den Aushang sieht.

Aufträge an Firmen. Für einen Vorgang kann die Verwaltung Firmen um ein Angebot bitten, einen Auftrag erteilen oder einen Mangel in der Gewährleistung melden. Die Firma erhält eine E-Mail mit der Leistungsbeschreibung, dem Ort im Haus, bei Anfrage und Auftrag der Rechnungsanschrift, und einem eigenen, zufälligen Link zu ihrem Auftrag (32 Zeichen). Über diesen Link sieht sie ohne Anmeldung ihren Auftrag und kann ihn annehmen, einen Termin vorschlagen, die Arbeit fertig melden (mit Fotos) und ihre Rechnung hochladen. Was sie dort schreibt und hochlädt, speichern wir am Vorgang. Einen Hinweis dazu (Abschnitt 7.2) erhalten nur Personen, die den Vorgang sehen (Administratoren, Beirat, Team der Hausverwaltung), höchstens einen in 30 Minuten je Auftrag. Die Dateien der Firma (Fotos, Anhänge ihrer E-Mails) sehen nur diese Personen; ihre Rechnung liegt zusätzlich als Beleg im Rechnungseingang (siehe unten, „Rechnungen und Angebote“). Der Speicher gibt sie nicht direkt heraus: Die Plattform prüft zuerst, ob Sie den Vorgang sehen dürfen, und öffnet die Datei dann über einen Link, der fünf Minuten gilt. Beim Hochladen prüft sie, ob der Inhalt zur Art der Datei passt. Hat die meldende Person der Firma ihre Telefonnummer freigegeben, sieht die Firma Name und Nummer auch auf dieser Seite, solange das Angebot oder die Arbeit aussteht und die Freigabe nicht zurückgenommen ist. Andere Personen, Beträge aus dem Haushalt der Gemeinschaft, interne Notizen und Bewertungen sieht die Firma nicht. Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt; im Fehler-Monitoring und in der Webanalyse erscheint der Link nur geschwärzt. Gegen Missbrauch zählen wir Aufrufe je IP-Adresse und je Auftrag, den Link speichern wir dafür nur als Prüfsumme.

Termin mit der Firma. Schlägt eine Firma einen Termin vor, erhält die meldende Person einen Hinweis auf ihr Gerät und eine E-Mail mit „Termin passt“ und „Passt nicht“ (abschaltbar bei „Stand Ihrer Meldung“), ohne Ihre Antwort höchstens einmal in zwölf Stunden je Auftrag. Ihre Antwort geben wir an die Firma weiter, ohne Ihren Namen; die Verwaltung kann den Termin auch selbst bestätigen.

Erinnerungen. Antwortet eine Firma drei Werktage lang nicht auf eine Anfrage oder einen Auftrag, erinnern wir sie per E-Mail; nach fünf Werktagen erhält die zuständige Person einen Hinweis. Die Erinnerung steht im Verlauf des Vorgangs. Die Zahl der Werktage kann das Objekt ändern oder die Erinnerung abschalten.

Bewertung von Firmen. Nach einem Auftrag kann die Verwaltung festhalten, ob die Firma den Termin gehalten, ordentlich gearbeitet und den vereinbarten Preis eingehalten hat (je Ja, Nein oder keine Angabe). Daraus zeigt die Plattform bei der Auswahl einer Firma Erfahrungswerte, zusammen mit der Zahl der Aufträge im Objekt und wie schnell die Firma meist antwortet. Die Bewertungen sehen nur die Personen, die im Objekt Vorgänge bearbeiten, der Beirat und das Team der Hausverwaltung, nicht die Firma und nicht die übrigen Mitglieder, und sie gelten nur für dieses Objekt. Darauf weisen wir die Firma in den E-Mails zu Anfrage, Zusage und Auftrag hin. Verantwortlich ist der Kunde, der das Objekt bei uns führt; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Abschnitt 2.2). Rechtsgrundlage auf seiner Seite ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Auswahl geeigneter Firmen). Mit dem Auftrag, der Firma oder dem Objekt löschen wir auch die Bewertung.

Rechnungen und Angebote. Die Rechnung, die eine Firma im Auftragsportal hochlädt, legen wir als Beleg in den Rechnungseingang des Objekts, mit der Firma des Auftrags und dem Betrag, den die Firma angegeben hat. Der Beleg steht wie jede Rechnung des Objekts im Rechnungseingang, den die Mitglieder sehen (Unterlage der Verwaltung). Die Plattform vergleicht den Betrag mit dem Auftrag und zeigt, ob die Arbeitskosten getrennt ausgewiesen sind. „Bezahlt am“ zeigt sie, wenn eine Zahlung aus dem Banking dem Beleg zugeordnet ist; ist die Rechnung nur als bezahlt vermerkt, steht das dabei. In den E-Mails an Firmen und im Auftragsportal steht die Rechnungsanschrift; eine Hausverwaltung kann dafür eine eigene Anschrift und eine E-Mail-Adresse für Rechnungen hinterlegen.

Absage an Firmen. Hat die Verwaltung einer Firma zugesagt, kann sie den übrigen Firmen mit einem Klick absagen. Eine E-Mail geht nur, wenn sie den Haken dafür setzt, auf Wunsch mit einer Begründung.

Gewährleistung. Beim Abschluss eines Vorgangs kann die Verwaltung das Ende der Gewährleistung einer Firma festhalten. 30 Tage vorher (das Objekt kann die Zahl ändern) erhält die zuständige Person einen Hinweis. Kommt eine neue Meldung zu derselben Stelle im Haus, sehen die Personen, die Vorgänge bearbeiten, dass dort noch eine Gewährleistung läuft.

Versicherungsschaden. Bei einem Schaden, den die Gebäudeversicherung trägt, kann die Verwaltung eine Schadenmeldung an die Versicherung des Objekts senden: Objekt, Ort im Haus, Schadentag, Beschreibung, Entstehung, eine Kostenschätzung, die Nummer der Police und, wenn gewählt, Fotos und Dateien aus dem Vorgang. Die Meldung geht erst hinaus, wenn ein Mensch sie geprüft hat, und steht danach im Verlauf. Empfängerin ist die Versicherung, die die Verwaltung dafür aus den Firmen des Objekts wählt; sie verarbeitet die Meldung als eigene Verantwortliche. Nennt die Meldung die Person, die den Schaden gemeldet hat, entscheidet die prüfende Person, ob der Name darin bleibt. Rechtsgrundlage auf Seiten des Kunden ist die Durchführung des Versicherungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Antworten der Versicherung landen im Postfach des Objekts.

Arten von Vorgängen. Jeder Vorgang hat eine Art, etwa Wasserschaden, Heizung oder Wartung und Prüfung. Eine Art kann die Verwaltung auf „intern“ stellen: Vorgänge dieser Art und die Meldungen dazu sehen dann nur die Personen, die Vorgänge bearbeiten, der Beirat, das Team der Hausverwaltung und wer gemeldet hat, nicht die übrigen Mitglieder.

Ähnliche und wiederholte Meldungen. Bei einer neuen Meldung sehen die Personen, die Vorgänge bearbeiten, offene Vorgänge am selben Ort oder zum selben Thema und können die Meldung an einen davon hängen; die meldende Person erfährt dann die Nummer des Vorgangs. Kommt dieselbe Art an derselben Stelle zum dritten Mal in zwölf Monaten, zeigt die Plattform ihnen einen Hinweis. Beides nach festen Regeln; ist die automatische Einordnung „Ähnliche Meldungen“ eingeschaltet, kommt deren Vorschlag hinzu (Abschnitt 6.4). Hängt Ihre Meldung an einem Vorgang, den jemand aus einer anderen Wohnung gemeldet hat, sehen Sie dessen Ort nur so wie die übrigen Mitglieder (etwa „Sondereigentum“), in der App und in den E-Mails an Sie. In Anfrage und Auftrag bekommen Firmen den Wortlaut nur aus der ersten Meldung eines Vorgangs.

Wartungsplan. Für wiederkehrende Aufgaben aus dem Regelwerk (etwa die Heizungswartung) legt die Plattform einige Wochen vor dem nächsten Termin einen Vorgang an. Ist er erledigt, trägt sie das Datum als „zuletzt erledigt“ ein. Dabei schreibt sie niemandem.

Wochenbrief. Hat ein Objekt den Wochenbrief eingeschaltet, erhalten die Personen, denen Vorgänge zugewiesen sind, montags eine E-Mail mit ihren offenen Vorgängen: Nummer, Titel, Ort, Fristen und wie lange sich nichts bewegt hat. Vorgänge ohne zuständige Person gehen an die Empfänger, die das Objekt dafür eingestellt hat, und nur an Personen, die Vorgänge ganz sehen (Verwaltung, Beirat, Team der Hausverwaltung). Namen meldender Personen stehen nicht darin. Wer in den Benachrichtigungen des Objekts als Empfänger geführt ist, kann ihn im Profil abschalten („Wochenbrief zu den Vorgängen“); für alle schaltet ihn das Objekt ab.

Zuständig und Zuschauen. Macht jemand Sie zur zuständigen Person eines Vorgangs, erhalten Sie einen Hinweis per E-Mail und auf Ihr Gerät, nicht, wenn Sie sich selbst eintragen. Personen, die einen Vorgang ganz sehen (Verwaltung, Beirat, Team der Hausverwaltung), können ihm zuschauen; wer Vorgänge bearbeitet, kann sie dafür eintragen. Wer zuschaut, erhält die Hinweise zu diesem Vorgang (neue Stufe, Antwort einer Firma, Firma antwortet nicht, Gewährleistung endet bald) nach seiner Einstellung im Profil („Vorgänge, denen Sie zuschauen“) und kann sich jederzeit abmelden. Wer zuschaut, sehen die Personen, die den Vorgang ganz sehen. Zu jeder Meldung speichern wir, wann die Verwaltung zum ersten Mal reagiert hat (ohne Namen), für die Auswertung unten.

Vertretung bei Abwesenheit (Hausverwaltungen). Im Team einer Hausverwaltung kann jede Person mit Schreibrecht für sich, Inhaber und Administratoren auch für andere, eine Abwesenheit mit Anfang, Ende und Vertretung eintragen; einen Grund speichern wir nicht. In dieser Zeit gehen Hinweise zu Vorgängen und Eingängen an die Vertretung, und bei „Wer ist dran?“ steht „vertritt … bis …“. Das sehen das Team der Hausverwaltung und in den Objekten die Personen, die Vorgänge ganz sehen (Verwaltung, Beirat). Vertreten kann nur, wer im Team schreiben darf und das Objekt öffnen darf. In den Objekten legen wir für die Vertretung nichts an; Hinweise erreichen sie über ihre Adresse im Team. Am Tag nach dem Ende löschen wir die Abwesenheit; im Änderungsprotokoll steht sie nicht.

Zeit je Vorgang (Hausverwaltungen). Das Team einer Hausverwaltung kann an einem Vorgang erfassen, wie viele Minuten es woran gearbeitet hat, mit Tag, einer Notiz und dem Vermerk „abrechnungsrelevant“. Die Einträge sieht nur das Team der Hausverwaltung, nicht die Mitglieder des Objekts; wer einen Eintrag erfasst hat, sehen nur Inhaber und Administratoren der Hausverwaltung und die Person selbst. Abrechnungsrelevante Zeiten kann die Hausverwaltung der Gemeinschaft in Rechnung stellen; auf der Rechnung stehen je Vorgang die Stunden, ohne Namen, bei internen Vorgängen nur die Nummer. Eine Tabelle zum Laden enthält die Zeiten ohne Namen.

Auswertung (Hausverwaltungen). Schaltet eine Hausverwaltung die Auswertung für ihr Team ein, sehen ihre Inhaber und Administratoren im Cockpit für die Objekte in voller Verwaltung, wie schnell Meldungen eine erste Antwort bekommen, wie lange Vorgänge bis zur Erledigung brauchen, wie die Frage „Ist alles in Ordnung?“ beantwortet wurde, wie oft Vorgänge wieder geöffnet wurden, wie oft meldende Personen nachgefragt haben und wie viele Meldungen eingingen. Die Auswertung zeigt nur Summen je Hausverwaltung und je Objekt, keine Werte zu einzelnen Personen; ein Objekt erscheint einzeln erst ab fünf Vorgängen im Zeitraum, in der Summe der Hausverwaltung zählt es immer mit. Gemeinschaften, die sich selbst verwalten, erscheinen darin nie.

8.5 Automatik

Administratoren eines Objekts können einstellen, was die Plattform dort von selbst erledigt. Jeder Ablauf ist aus, bis sie ihn einschalten. Im Probebetrieb notiert die Plattform nur, was sie tun würde. „Mit Freigabe“ legt sie einen Vorschlag mit Begründung an, und eine berechtigte Person gibt ihn frei oder lehnt ab; gespeichert werden der Vorschlag, die Entscheidung, wer entschieden hat und das Ergebnis. „Automatisch“ erledigt sie den Schritt selbst, so wie ein Mensch es mit einem Klick täte (etwa aus einer Meldung einen Vorgang anlegen oder einen beschlossenen Wirtschaftsplan in Kraft setzen). Was sie getan hat, steht im Verlauf des Objekts, sichtbar für Administratoren und Personen, die Vorschläge freigeben dürfen. Die Automatik arbeitet nach festen Regeln, auch mit Einordnungen, die schon gespeichert sind (etwa zu Zahlungseingängen, Abschnitt 6.4), und sendet nie eine Zahlung an die Bank. Ein Sprachmodell nutzt sie nur an zwei Stellen: für Antwortentwürfe im Postfach, erst nachdem eine berechtigte Person den Vorschlag freigegeben hat, und zum Auslesen von Rechnungen, die sie aus dem Postfach als Beleg ablegt (beides Abschnitt 6).

Über neue Vorschläge informiert sie die Empfänger, die das Objekt dafür eingestellt hat, höchstens einmal am Tag; abmelden können Sie sich im Profil. Wie lange wir Vorschläge und Verlauf speichern, steht in Abschnitt 9.

9. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Die Fristen einzelner Verarbeitungen nennen wir in den jeweiligen Abschnitten; für Objekt-Daten gilt Folgendes:

• Nach einer Testphase ohne Abo können Sie in der Plattform nur noch einen Tarif wählen und Ihre Daten exportieren. Die Daten bleiben 90 Tage nach dem Ende der Testphase gespeichert, damit Sie ohne Neuanfang weitermachen können. Danach legen wir das Objekt automatisch still: Es ist für niemanden mehr abrufbar, und wir verarbeiten die Daten nicht mehr. Vorher erinnern wir Sie per E-Mail.
• Nach Vertragsende können Administratoren ihre Daten noch 30 Tage exportieren. Danach legen wir das Objekt still.
• Auf Verlangen löschen wir die Daten eines Objekts endgültig, spätestens innerhalb von 30 Tagen; das gilt auch für stillgelegte Objekte. Ausschnitte, die bereits an einen KI-Anbieter übermittelt wurden, löscht dieser nach seinen eigenen Fristen (Abschnitt 6.1). Für TypeSafe ist keine feste Frist vereinbart.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Unsere eigenen Rechnungen und Vertragsunterlagen bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (§ 147 AO, § 257 HGB, in der Regel 6 bis 10 Jahre). Die Buchhaltung Ihrer Gemeinschaft muss die Gemeinschaft selbst aufbewahren; bitte exportieren Sie sie vor der Löschung.
• Meldungen ohne Konto, die nicht innerhalb von sieben Tagen per E-Mail bestätigt werden, löschen wir samt Fotos und den Einträgen im Änderungsprotokoll. Bestätigte Meldungen bleiben wie die übrigen Objekt-Daten gespeichert. Sprachaufnahmen beim Melden speichern wir nicht.
• Abwesenheiten im Team einer Hausverwaltung löschen wir am Tag nach ihrem Ende; sie stehen nicht im Änderungsprotokoll.
• Vorschläge der Automatik verfallen nach 14 Tagen, wenn niemand entscheidet. Abgeschlossene Vorschläge (erledigt, abgelehnt, verfallen) löschen wir 180 Tage nach dem Abschluss, Einträge im Verlauf der Automatik 180 Tage nach ihrem Entstehen (Abschnitt 8.5). Damit ein abgelehnter Vorschlag nicht wiederkommt und niemand mehr als drei Erinnerungen bekommt, bleibt danach nur ein Vermerk ohne Inhalt und ohne die entscheidende Person stehen (Objekt, Ablauf, Anlass); den Vermerk zu einer Erinnerung löschen wir, sobald die erinnerte Person im Objekt gelöscht ist.
• Mitteilungen in der App löschen wir 90 Tage nach ihrem Eingang (Abschnitt 7.3).
• Unzustellbare E-Mail-Adressen löschen wir, sobald die Sperre beim Versanddienst aufgehoben ist, sonst 180 Tage nach der letzten Meldung, wenn kein Mitglied eines Objekts und kein Teammitglied einer Hausverwaltung die Adresse mehr nutzt (Abschnitt 5.3).
• Einzelne Personen kann der Objekt-Administrator jederzeit anonymisieren; dabei bleiben nur die buchhalterisch erforderlichen Daten ohne Namensbezug erhalten. Frühere Stände enthält das Änderungsprotokoll noch bis zu seiner Löschung nach 730 Tagen (Abschnitt 8.1).
• WhatsApp-Nachrichten bewahren wir wie die übrige Kommunikation mit Interessenten und Kunden auf (Abschnitt 10.1); Nachweise über Einwilligungen bis drei Jahre nach ihrem Ende (Abschnitt 5.9).
• Sicherungskopien enthalten gelöschte Daten noch bis zu sechs Monate (Abschnitt 8.2). Wir greifen darauf nur zur Wiederherstellung nach einem Ausfall zu.

Den Datenexport (CSV) und die hochgeladenen Dokumente können Administratoren jederzeit abrufen, auch nach Ende der Testphase. Ausgenommen sind die ersten sieben Tage nach einer automatischen Freischaltung neuer Konten; in dieser Zeit sperren wir Massen-Exporte zum Schutz vor Missbrauch.

10. Interessenten, Kontakt und Marketing

10.1 Kontaktaufnahme und Interessenten-Formulare

Wenn Sie uns per E-Mail, über das Kontaktformular, die Anfrage für Hausverwaltungen, das Formular zum Verwalterwechsel, die Warteliste, den Eignungscheck oder die Anfrage eines Beratungsgesprächs kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Angaben zu Ihrer WEG oder Hausverwaltung, beim Eignungscheck Ihre Antworten, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Wir speichern sie in unserem Kundenbeziehungs-System zusammen mit dem Verlauf unserer Kommunikation; E-Mails an unsere Firmenadressen übernimmt es automatisch. Nehmen Sie über WhatsApp Kontakt auf, speichern wir die Nachricht im Verlauf Ihres Eintrags (Abschnitt 5.9); unser Team erhält einen Hinweis und antwortet Ihnen auf demselben Weg. Wo Sie in einem Formular eine Einwilligung ankreuzen, speichern wir deren Wortlaut und Zeitpunkt. Bei der Anfrage eines Beratungsgesprächs und bei der Warteliste umfasst sie auch Produkt-Updates rund um den Start, die Sie jederzeit abbestellen können. Wie KI uns bei der Arbeit im Kundenbeziehungs-System unterstützt, steht in Abschnitt 10.9.

Zur Anfrage speichern wir auch ihre Herkunft: Kommen Sie über eine Anzeige oder einen Link mit Kampagnenkennung zu uns (z. B. Parameter wie utm_campaign oder eine Klick-Kennung des Werbenetzwerks in der Adresse), speichern wir diese Kennung, die aufgerufene Seite und den Zeitpunkt. So wissen wir, welche Kampagne zu Ihrer Anfrage geführt hat; an das Werbenetzwerk geht dabei nichts zurück, solange Sie dem nicht über unser Cookie-Banner zugestimmt haben (Abschnitt 11.1).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage, vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betreuung von Interessenten) und, soweit Sie eingewilligt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir löschen die Anfragen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind, spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Unsere Firmenpostfächer betreibt die IONOS SE, Montabaur (Deutschland); dorthin gehen auch unsere internen Benachrichtigungen über neue Anfragen. E-Mails an kontakt@selbstverwalten.com erhält unsere Geschäftsführung zusätzlich in ihrem Postfach bei Google Workspace (Google Ireland Ltd.); dabei ist ein Drittlandtransfer in die USA möglich (DPF-Status von Google bzw. EU-Standardvertragsklauseln). Beide Anbieter sind unsere Auftragsverarbeiter.

10.2 Newsletter

Für den WEG-Ratgeber-Newsletter speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung, den Wortlaut der Einwilligung sowie den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung. Seit dem 10. September 2026 wird eine Anmeldung erst wirksam, wenn Sie den Bestätigungslink in der Anmelde-Mail anklicken (Double-Opt-In); frühere Anmeldungen erfolgten über das Anmeldeformular ohne Bestätigungslink. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Versand erfolgt über Lettermint (Abschnitt 5.3); wir werten nicht aus, ob Sie einzelne Mails öffnen. Sie können den Newsletter jederzeit über den Link am Ende jeder Ausgabe abbestellen; die Abmeldung speichern wir, um Sie nicht erneut anzuschreiben. Registrierte Nutzer erhalten zusätzlich Produkt-Informationen zur Plattform auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG; auch diese sind jederzeit abbestellbar.

10.3 Kostencheck

Beim Kostencheck laden Sie eine Jahresabrechnung Ihrer WEG hoch, die wir automatisiert auswerten, um Ihnen einen Kostenvergleich zu berechnen. Die Auswertung erfolgt durch die Gemini-API der Google Ireland Ltd. / Google LLC, bei deren Ausfall durch Anthropic (Abschnitt 6.1, Drittlandtransfer in die USA möglich). Das Dokument selbst speichern wir nicht. In unserem Kundenbeziehungs-System behalten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die Zahl der Einheiten, falls Sie sie angeben, eine Zusammenfassung des Ergebnisses, die Herkunft Ihres Besuchs (Abschnitt 10.1) und Ihre Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bitte beachten Sie, dass Abrechnungen häufig Daten weiterer Eigentümer enthalten; laden Sie nach Möglichkeit nur Ihre Einzelabrechnung hoch.

10.4 Terminbuchung für Beratungsgespräche

Aus der Plattform heraus buchen Sie Beratungstermine über unsere selbst gehostete Terminsoftware (Cal.com auf unseren Servern in Deutschland). Name, E-Mail-Adresse, Termin und der Name Ihres Objekts werden zur Durchführung des Gesprächs verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Bestätigungen verschickt Cal.com über unser Firmenpostfach bei IONOS. Der Termin wird in den Kalender des jeweiligen Beraters bei Google eingetragen; dabei ist ein Drittlandtransfer in die USA möglich (DPF-Status von Google bzw. EU-Standardvertragsklauseln). Das Gespräch findet per Videokonferenz auf unserem eigenen Server (Abschnitt 5.6) oder per Telefon statt und wird nicht aufgezeichnet. Auf der Marketing-Website fragen Sie ein Beratungsgespräch dagegen über ein Formular an (Abschnitt 10.1).

10.5 Bewerbungen

Bewerbungen, die uns per E-Mail, über das Kontaktformular (Anliegen „Bewerbung“) oder über unsere Stellenanzeigen bei JOIN Solutions AG, Zürich, erreichen, verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Die Stellenanzeigen ruft unser Server bei JOIN ab; beim Besuch unserer Karriereseite gehen keine Daten an JOIN. Bewerben Sie sich direkt bei JOIN, gilt dafür zusätzlich die Datenschutzerklärung von JOIN. Unterlagen werden sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern Sie nicht einer längeren Aufbewahrung zustimmen.

10.6 Blog-Statistiken

Aufrufe und Feedback („War der Artikel hilfreich?“) zählen wir je Artikel ohne Cookies und ohne Nutzerbezug; zur Vermeidung doppelter Zählung merkt sich Ihr Browser den Artikel im SessionStorage bzw. LocalStorage (Abschnitt 12). Ihre IP-Adresse verwenden wir dabei nur in der Zugriffszähler-Tabelle gegen Missbrauch (Abschnitt 8.1).

10.7 Bestenliste des Hindernislaufs

Nach einer Runde unseres Spiels können Sie sich in die gemeinsame Bestenliste eintragen. Dann speichern wir den von Ihnen gewählten Namen und, wenn Sie sie angeben, Ihre Firma oder WEG zusammen mit Punkten, Level, Spielzeit und Zeitpunkt auf unseren Servern in Deutschland. Name, Firma oder WEG, Punkte, Level und Datum zeigen wir öffentlich auf unserer Website. Der Eintrag ist freiwillig (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wählen Sie keinen echten Namen, wenn Sie nicht erkannt werden möchten. Auf Wunsch löschen wir Ihren Eintrag. Das Spiel und die Bestenliste erscheinen auch auf unserer Fehlerseite. Beim Laden der Bestenliste, beim Start einer Runde und beim Eintragen verarbeiten wir Ihre IP-Adresse in einer Zugriffszähler-Tabelle gegen Missbrauch (Abschnitt 8.1), die abgelaufene Einträge spätestens nach drei Tagen löscht; mit dem Eintrag selbst wird sie nicht gespeichert.

10.8 Anfragen über Partnerseiten von Hausverwaltungen

Hausverwaltungen, die unsere Plattform als Partner einsetzen, können über uns eine eigene Angebotsseite betreiben. Fragen Sie dort an, speichern wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Anschrift und Größe der WEG, Nachricht) und leiten sie an die genannte Hausverwaltung weiter. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie im Formular für diese Hausverwaltung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für die weitere Bearbeitung Ihrer Anfrage ist die Hausverwaltung selbst verantwortlich.

10.9 Interessenten- und Kundenverwaltung: Unterstützung durch KI

In unserem Kundenbeziehungs-System laufen feste Abläufe von selbst, sobald wir sie eingeschaltet haben. Diese Abläufe ordnen Anfragen ein, legen Aufgaben für unser Team an und bereiten Vorschläge vor, etwa eine Antwort an Sie. Welche Schritte sie gehen, ist fest programmiert. Worum es in einer Anfrage geht und ob ein Entwurf passt, beurteilen automatische Einordnungen nach Abschnitt 6.4; dort steht auch, welche Angaben sie dafür erhalten. Den Text eines Antwortentwurfs schreibt das Sprachmodell Claude Opus 5.5.

Auslöser: Die Abläufe starten bei einer neuen E-Mail einer Person, die wir als Kontakt führen, bei einer Nachricht, die Sie selbst über eines der Formulare aus Abschnitt 10.1 schicken, und einmal täglich ab 7 Uhr. Als neue E-Mail zählt eine E-Mail an unsere Postfächer oder eine Antwort auf eine E-Mail aus dem Kundenbeziehungs-System.

Was die Abläufe tun:

• Die Abläufe ordnen eine eingegangene E-Mail ein. Braucht sie sicher keine Antwort (etwa eine Abwesenheitsnotiz), kennzeichnen die Abläufe sie als „erledigt, keine Antwort nötig“ und halten das mit dem Grund im Verlauf fest.
• Eine Aufgabe für die zuständige Person in unserem Team legen sie an, wenn sie Folgendes erkennen:
  • eine Anfrage zum Datenschutz (Auskunft, Löschung, Widerspruch); die Aufgabe trägt die gesetzliche Frist
  • eine Absage oder einen Text, der eine KI steuern will
  • bei einer Frage, einem Interesse an unserer Software oder einem Gesprächswunsch: dass es um einen Preis oder Vertrag (auch die Testphase), eine Störung, eine Rechtsfrage oder eine Beschwerde geht oder dass unklar bleibt, was Sie möchten
  Andere E-Mails, etwa zu Rechnungen, bleiben im Posteingang für unser Team.
• Stellen Sie selbst eine Frage zur Bedienung oder dazu, was unsere Software kann, oder wünschen Sie ein Gespräch, bereiten die Abläufe eine Antwort vor. Grundlage ist allein ein Artikel aus unserem Hilfe-Center oder das Angebot, über unsere Terminbuchung selbst einen Termin zu wählen. Ohne eigene Anfrage entsteht ein Entwurf nur im täglichen Durchgang (nächster Punkt). Haben Sie uns geschrieben, dass Sie keine E-Mails mehr möchten, bieten Ihnen die Abläufe kein Gespräch an.
• Bei einer Anfrage an unseren Vertrieb (etwa bei Interesse an unserer Software) schätzen die Abläufe außerdem den nächsten sinnvollen Schritt in unserem Kontakt mit Ihnen ein. Diese Einschätzung sieht nur unser Team; in den Entwurf geht sie nicht ein.
• Einmal täglich schätzen die Abläufe für Interessenten, Tester und Kunden ein, ob jetzt eine Nachricht von uns sinnvoll ist (Abschnitt 6.4). Grundlage sind Angaben zu Ihrem Stand: Phase, Testphase und Abo, Stand der Einrichtung, letzte Anmeldung, wann wir zuletzt Kontakt hatten, der Gesundheitswert Ihrer Objekte (Abschnitt 10.10) und die Jahreszeit. Passt eine Nachricht zu Ihrer Testphase oder Ihrer Nutzung, etwa Hilfe bei einem offenen Schritt der Einrichtung, ein Hinweis auf eine Funktion, die zur Jahreszeit passt, oder auf die Verlängerung der Testphase, bereiten sie einen Entwurf vor. Werbliche Nachrichten, etwa ein Angebot, eine Vorführung oder Grüße zu Festtagen, entwerfen sie nur, wenn Sie in E-Mail-Werbung eingewilligt haben; sonst legen sie eine Aufgabe für unser Team an. Keine solche Nachricht schlagen sie vor, solange eine Anfrage von Ihnen offen ist, wenn wir in den letzten 7 Tagen persönlich Kontakt hatten, am Tag einer automatischen E-Mail der Testphase und öfter als einmal in 14 Tagen. Haben Sie sich von unseren E-Mails abgemeldet oder widersprochen, entsteht keine.
• Einmal täglich prüfen die Abläufe, ob jemand doppelt erfasst ist und ob der jüngste Verlauf einen anderen Stand eines Vorgangs im Vertrieb nahelegt. Dann schlagen sie vor, die Einträge zusammenzuführen oder den Stand zu ändern.

Was das Sprachmodell erhält: Für einen Entwurf erhält Claude Opus 5.5 nur Ihre Anfrage (Betreff und Text), bis zu sechs frühere E-Mails zwischen Ihnen und uns, Ihre Phase (Interessent, Tester, Kunde), das Anliegen und gegebenenfalls den Text des Hilfe-Center-Artikels oder den Link zu unserer Terminbuchung. Vorher ersetzen wir Ihren bei uns gespeicherten Namen und die Namen unseres Teams durch Platzhalter und machen Kontaktangaben unkenntlich, wie in Abschnitt 6.4 beschrieben; das gelingt nicht lückenlos. Daten anderer Personen aus unserem Kundenbeziehungs-System erhält das Modell nicht, und es kann selbst nichts abrufen oder ausführen. Für eine Nachricht ohne Anfrage erhält es statt der Anfrage den Anlass und die Angaben zu Ihrem Stand nach Abschnitt 6.4, ohne Inhalte Ihrer Objekte.

Prüfungen: Vor dem Vorschlag durchläuft jeder Entwurf einen festen Filter, der etwa Beträge, Fristen, Zusagen und fremde Links erkennt, und danach die Prüfung nach Abschnitt 6.4. Schlägt eine davon an oder lässt sich der Entwurf nicht prüfen, bekommt unser Team eine Aufgabe mit dem Entwurf statt eines Vorschlags. Ein Antwortentwurf richtet sich immer an die Adresse, die wir zu Ihnen führen. Kam Ihre Anfrage von einer anderen Adresse, entsteht kein Entwurf, sondern eine Aufgabe für unser Team. Zusagen zu Preisen, Rabatten, Fristen, Verlängerungen, Erstattungen oder Freischaltungen machen die Abläufe nicht, und Rechts- oder Datenschutzfragen beantworten sie nicht.

Freigabe durch unser Team: Ohne Freigabe legen die Abläufe nur Aufgaben für unser Team an, kennzeichnen E-Mails als erledigt und halten die Einordnung einer E-Mail als Hinweis an ihr fest. Die Abläufe senden selbst nichts, löschen nichts, legen keine Kontakte an und ändern keine Angaben zu Ihrer Person. Eine E-Mail an Sie, das Zusammenführen von Einträgen und eine Änderung des Stands eines Vorgangs im Vertrieb legen sie nur als Vorschlag an. Auf einer eigenen Seite unseres Kundenbeziehungs-Systems prüft eine Person aus unserem Team jeden Vorschlag und gibt ihn frei oder lehnt ihn ab. Eine E-Mail kann sie vor dem Senden ändern; E-Mails und das Zusammenführen gibt sie nur einzeln frei. Eine E-Mail an Sie geht erst nach dieser Freigabe hinaus, und zwar im Namen der Person, die sie freigegeben hat. Einträge der Abläufe sind im Verlauf als solche gekennzeichnet. Die Abläufe treffen keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet.

Probebetrieb: Bevor die Abläufe sichtbar arbeiten, lassen wir sie im Probebetrieb laufen. Dabei führen sie alle Schritte aus, auch die Einordnungen nach Abschnitt 6.4 und die Entwürfe durch Claude Opus 5.5. Die Einordnung einer E-Mail halten wir auch dann als Hinweis an ihr fest. Vorschläge, Aufgaben oder Notizen legen die Abläufe aber nicht an, und sie kennzeichnen keine E-Mail als erledigt. Die Entwürfe stehen dann nur in unserem Protokoll.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir wollen Anfragen schneller und vollständiger beantworten, niemanden übersehen und Tester und Kunden bei der Nutzung unterstützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zügigen, sorgfältigen Bearbeitung von Anfragen und an der Betreuung von Interessenten, Testern und Kunden). Soweit es um Ihre Anfrage oder einen Vertrag geht, stützen wir uns auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbliche E-Mails schicken wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Der täglichen Einschätzung können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), etwa mit einer E-Mail an uns; dann schlagen die Abläufe Ihnen keine Nachricht ohne Anfrage mehr vor.

Empfänger und Drittlandtransfer: Die Entwürfe schreibt Claude Opus 5.5 über die Programmierschnittstelle der Anthropic, PBC, 500 Howard Street, San Francisco, CA 94105, USA. Wir nutzen sie wie die übrigen KI-Funktionen der Plattform über unser API-Konto bei Anthropic. Für Anthropic als Empfänger, den Drittlandtransfer in die USA und die Aufbewahrung beim Anbieter gilt Abschnitt 6.1. Die Einordnungen in den Abläufen beantwortet nur das Modell „Jev“ der TypeSafe AI, Inc. (USA). Was dabei übermittelt wird und auf welcher Grundlage, steht in Abschnitt 6.4.

Speicherung bei uns: Aufgaben und Notizen der Abläufe bleiben wie die übrigen Einträge im Kundenbeziehungs-System gespeichert (Abschnitt 10.1). Offene Vorschläge verfallen nach 7 Tagen. Verfallene und entschiedene Vorschläge löschen wir 180 Tage danach samt Begründung, Entwurf, vorherigem Stand und der Fassung vor einer Änderung durch unser Team. Je Auslöser speichern wir einen Auftrag mit Art, Anlass, Ergebnis und Kosten. Bei einer Anfrage über ein Formular enthält er auch deren Text. Im Probebetrieb enthält er den ganzen Entwurf, sonst die Stellen des Entwurfs, an denen der feste Filter angeschlagen hat. Wir löschen ihn 90 Tage nach dem Abschluss.

Löschung: Löschen wir Ihre Daten aus dem Kundenbeziehungs-System, entfernen wir sie auch aus den Vorschlägen und löschen sofort die Aufträge zu Ihnen. Frühere Stände Ihrer Einträge hält das Änderungsprotokoll der Datenbank noch bis zu 730 Tage fest (Abschnitt 8.1), unsere nächtlichen Sicherungskopien bis zu sechs Monate und unsere Testumgebung bis zu ihrer nächsten wöchentlichen Erneuerung (Abschnitt 8.2). Einträge im Protokoll der Einordnungen bleiben mit der Kennung Ihres Kontakts stehen (Abschnitt 6.2). Haben Sie sich von den E-Mails während der Testphase (Abschnitt 7) oder von den Produkt-Informationen zur Plattform (Abschnitt 10.2) abgemeldet, etwa mit einer E-Mail an uns, bewahren wir diese Abmeldung mit Ihrer E-Mail-Adresse auf, damit Sie diese E-Mails nicht wieder erhalten. Sie bleibt auch nach der Löschung bestehen.

Sperre: Nach einer Löschung behalten wir einen Prüfwert Ihrer E-Mail-Adresse (SHA-256). So legt unser System Sie nicht von selbst wieder an, etwa wenn eine E-Mail von Ihnen in unseren Postfächern eingeht. Aus dem Prüfwert lässt sich die Adresse nicht ablesen; eine bekannte Adresse lässt sich damit aber wiedererkennen. Diese Sperre entfällt, wenn Sie selbst über eines der Formulare aus Abschnitt 10.1 eine Anfrage schicken (beim Kontaktformular nicht bei Support- oder Bewerbungsanfragen), sich für den Newsletter eintragen (schon mit dem Absenden, vor der Bestätigung), den Kostencheck nutzen, sich ohne Einladung mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren oder in Ihrem Konto ein Objekt einrichten. Außerdem kann jemand aus unserem Team Sie nach ausdrücklicher Rückfrage und mit Begründung wieder anlegen, etwa weil Sie uns angerufen haben; die Begründung halten wir im Verlauf fest. Eine E-Mail an uns und ein Login, auch über Google oder Microsoft, heben die Sperre nicht auf. Den Prüfwert löschen wir drei Jahre nach der jüngsten Löschung Ihrer Daten.

Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten im Kundenbeziehungs-System, auch durch diese Abläufe, nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir löschen Ihre Daten dann aus dem Kundenbeziehungs-System, soweit wir sie nicht für eine laufende Anfrage oder einen Vertrag benötigen. Für Reste und Sperre gelten die beiden vorigen Absätze.

10.10 Gesundheitswert je Objekt

Damit wir merken, wenn jemand bei der Einrichtung oder im Alltag mit unserer Software nicht weiterkommt, berechnen wir einmal täglich für jedes Objekt einen Gesundheitswert von 0 bis 100 mit einer Ampel (gut, beobachten, gefährdet). Der Wert entsteht nach festen Regeln aus Zählungen, ohne KI und ohne Inhalte Ihrer Objekte. Gezählt wird:

• Nutzung: an wie vielen der letzten 30 Tage (und der 30 Tage davor) im Objekt eine Rechnung erfasst, der KI eine Frage gestellt, eine Meldung angelegt oder eine Abrechnung berechnet wurde, und wann sich zuletzt jemand mit Verwaltungsrechten für das Objekt angemeldet hat
• Kernfunktionen: ob ein Bankkonto verbunden ist, wie viele Rechnungen in den letzten 60 Tagen erfasst und ob in den letzten 12 Monaten eine Abrechnung berechnet wurde
• Breite (nur bei Wohnungseigentümergemeinschaften): wie viele Eigentümer ein Konto haben und wie viele Mitglieder sich in den letzten 30 Tagen angemeldet haben, jeweils nur als Anzahl
• Reibung: ob der Abruf eines verbundenen Bankkontos seit mehreren Tagen ausbleibt und wie oft Antworten der KI in den letzten 30 Tagen als nicht hilfreich bewertet wurden
• Stimmung: wie oft Antworten der KI in den letzten 90 Tagen als hilfreich oder nicht hilfreich bewertet wurden und ob das Abo zum Ende der Laufzeit gekündigt ist

Nicht gezählt werden Objekte, die gesperrt oder stillgelegt sind, sowie Beispiel- und Vorführobjekte. Die Reichweitenmessung nach Abschnitt 11 und das Änderungsprotokoll nach Abschnitt 8.1 nutzen wir dafür nicht.

Wer den Wert sieht und wofür: Den Wert mit Begründung sieht nur unser Team im Kundenbeziehungs-System. Fällt er deutlich, weist uns ein interner Bericht darauf hin. Die tägliche Einschätzung nach Abschnitt 10.9 erhält ihn als Angabe (Abschnitt 6.4). Der Wert entscheidet nichts von selbst: Er sperrt keine Funktion und ändert weder Preis noch Vertrag. Er hilft uns, Ihnen rechtzeitig Unterstützung anzubieten.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir wollen erkennen, wo unsere Software Ihnen nicht hilft, und Sie dann unterstützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Betreuung unserer Kunden und der Verbesserung der Plattform). Der Wert gehört zum Objekt; wer es angelegt hat oder verwaltet, dem lässt er sich zuordnen. Angaben zu weiteren Mitgliedern des Objekts gehen nur als Anzahl ein. Gezählt werden Nutzungsdaten der Plattform, für die wir selbst verantwortlich sind (Abschnitt 2.1), nicht die Inhalte, die wir im Auftrag verarbeiten (Abschnitt 2.2).

Speicherung: Wert, Ampel und die Zählungen dazu speichern wir je Objekt und Tag 400 Tage lang, damit wir Verläufe sehen und mit dem Vorjahr vergleichen können. Danach löschen wir sie, mit dem Objekt sofort.

Widerspruch: Sie können dem Gesundheitswert für Ihre Objekte jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), etwa mit einer E-Mail an uns. Dann berechnen wir für diese Objekte keinen Wert mehr und löschen die gespeicherten Werte.

10.11 Bitte um eine Bewertung

Nach einem Erfolg in der App bitten wir Personen, die ein Objekt verwalten, uns bei Trustpilot zu bewerten. Ein Erfolg ist eine versendete Abrechnung, eine geschlossene Eigentümerversammlung oder regelmäßige Arbeit im Objekt seit mindestens 30 Tagen. Das prüfen wir beim Aufruf der Seite anhand von Zählungen: ob eine Abrechnung versendet oder eine Versammlung geschlossen wurde und wie viele Rechnungen, Fragen an die KI und Meldungen es in den letzten 30 Tagen im Objekt gab. Ob Sie zufrieden sind, spielt dabei keine Rolle, und den Gesundheitswert nach Abschnitt 10.10 nutzen wir dafür nicht. Alle, die einen Anlass erreichen, sehen dieselbe Bitte.

Was wir speichern: Je Konto vermerken wir, wann, aus welchem Anlass und in welchem Objekt wir gefragt haben und ob Sie zu Trustpilot gegangen sind oder die Bitte geschlossen haben. So fragen wir Sie höchstens zweimal und nach dem Weg zu Trustpilot nie wieder. Die Reichweitenmessung nach Abschnitt 11 zählt dieselben Schritte ohne Bezug zu Ihrer Person oder Ihrem Objekt.

Trustpilot: Das Logo von Trustpilot liegt auf unserem Server. Solange Sie nicht klicken, erfährt Trustpilot nichts von der Bitte. Ein Klick darauf öffnet die Website von Trustpilot (Trustpilot A/S, Pilestræde 58, 1112 Kopenhagen K, Dänemark). Wir übermitteln dabei keine Daten über Sie, auch nicht, von welcher Seite Sie kommen. Was Sie dort eingeben, verarbeitet Trustpilot in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Widerspruch: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, dass andere Eigentümer echte Erfahrungen mit unserer Software lesen können. Den Vermerk löschen wir mit Ihrem Konto. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), etwa mit einer E-Mail an uns. Dann fragen wir Sie nicht mehr und behalten dafür nur einen Vermerk an Ihrem Konto.

10.12 Nebenkostenabrechnung für vermietete Eigentumswohnungen

Mit dem Werkzeug „Nebenkostenabrechnung“ auf unserer Website erstellen Sie aus der Hausgeldabrechnung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft eine Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter. Ein Konto brauchen Sie dafür nicht. Das Werkzeug rechnet in Ihrem Browser. Was Sie über Ihren Mieter eintragen (Name, Anschrift, Mietzeit, Vorauszahlungen, Bankverbindung), verarbeitet Ihr Browser. Unsere Server erreichen diese Angaben nur mit dem fertigen Brief, den wir Ihnen per E-Mail schicken (unten). Ihr Browser hält den Stand im Speicher des Tabs, bis Sie den Tab schließen (Abschnitt 12.1). Auch Unterlagen, die Sie an das PDF anhängen, verarbeitet nur Ihr Browser. Teilen Sie die Abrechnung über Ihr Gerät, Ihr E-Mail-Programm oder WhatsApp, geht sie direkt dorthin und nicht über unsere Server.

Auslesen von Unterlagen. Laden Sie Unterlagen hoch, liest Ihr Browser die Textebene der Dateien zuerst selbst. Erst nach Ihrer Bestätigung übermitteln wir die von Ihnen ausgewählten Kostenseiten zum Auslesen an die Gemini-API der Google Ireland Ltd. / Google LLC, bei deren Störung an Anthropic (Abschnitt 6.1, Drittlandtransfer in die USA). Bezeichnungen von Kostenposten, die unser Werkzeug keiner Kostenart zuordnen kann, senden wir ohne Beträge an die TypeSafe AI, Inc. (USA) oder an Anthropic, bei dessen Störung an Google, um eine Kostenart vorzuschlagen (Abschnitt 6.4). Bezeichnungen, in denen Ihr Browser Namen, Anschriften oder Kontodaten erkennt, senden wir nicht. Bei Dateien mit Textebene senden wir zunächst nur den Text dieser Seiten und entfernen vorher Zeilen mit Namen, Anschriften und Kontonummern, soweit Ihr Browser sie erkennt. Ergeben die gelesenen Posten nicht die Summe der Verwaltung, senden wir die Seiten Ihrer Einzelabrechnung ein zweites Mal als Bild; die erkannten Stellen sind darauf geschwärzt. Bei Scans und Fotos senden wir die ausgewählten Seiten als Bild, so wie sie sind, also auch mit Namen und Kontonummern darauf. Unterlagen enthalten oft Daten Dritter: Die Heizkostenabrechnung nennt meist Ihren Mieter, die Gesamtabrechnung weitere Eigentümer. Wir senden nur die ausgewählten Kostenseiten. Die Unterlagen und das Ergebnis des Auslesens speichern wir nicht. Anthropic löscht Eingaben in der Regel nach 30 Tagen; Anfragen, die seine Sicherheitssysteme markieren, bewahrt Anthropic bis zu 2 Jahre auf. Was TypeSafe mit übermittelten Inhalten tun darf, steht in Abschnitt 6.1.

Rechtsgrundlage ist für Ihre eigenen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des Werkzeugs auf Ihre Anfrage nach den Bedingungen des Werkzeugs), für Daten Dritter auf den Unterlagen (Mieter, weitere Eigentümer) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das Ihre liegen darin, die Abrechnung erstellen zu können.

Missbrauchsschutz und Kosten. Zur Abwehr automatisierter Massenzugriffe speichern wir Ihre IP-Adresse kurzzeitig in der Zugriffszähler-Tabelle (Abschnitt 8.1). Für unsere Kostenkontrolle speichern wir je Auslesung Menge und Kosten der KI-Nutzung, ohne Inhalt. Welche Schritte im Werkzeug genutzt werden, zählen wir mit unserer Webanalyse ohne Inhalte (Abschnitt 11). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Brief per E-Mail. Den fertigen Brief schicken wir Ihnen an die E-Mail-Adresse, die Sie dafür angeben, und nur zusammen mit Ihrer Einwilligung in unseren Newsletter und, wo das Werkzeug einen Termin errechnen kann, in die Erinnerung an Ihre nächste Frist (unten). Dafür geht der Brief als PDF mit den Unterlagen, die Sie anhängen, einmal über unseren Server und unseren E-Mail-Dienstleister Lettermint B.V., Niederlande (Abschnitt 5.3). Der Brief enthält Ihre Angaben zu Ihrem Mieter und zur Abrechnung; angehängte Unterlagen nennen oft weitere Personen, etwa weitere Eigentümer. Sind Brief und Unterlagen zu groß für eine E-Mail, schicken wir nur den Brief. Wir selbst legen PDF und Nachricht nicht ab. Lettermint bewahrt Inhalt und Anhang der Nachricht 28 Tage auf und löscht sie danach automatisch. Ihre Adresse nehmen wir nicht in unser Kundenbeziehungs-System auf, bevor Sie Newsletter oder Erinnerung über den Link in einer E-Mail bestätigen (unten). Damit niemand über das Werkzeug viele E-Mails an eine Adresse schicken kann, zählen wir die E-Mails je Adresse und Tag. Dafür speichern wir kurzzeitig eine Prüfsumme der Adresse in der Zugriffszähler-Tabelle (Abschnitt 8.1). Kommt die E-Mail aus technischen Gründen nicht zustande, können Sie den Brief stattdessen herunterladen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Versand des Briefs auf Ihre Anfrage), für die Angaben zu Ihrem Mieter und für den Zähler Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse und das Ihre liegen darin, Ihnen die Abrechnung zuzustellen und Missbrauch zu verhindern.

Erinnerung an die Frist und Newsletter. Für die Erinnerung vor Ihrer nächsten Frist senden wir Ihnen eine eigene E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bis zum Klick speichern wir nur Ihre Adresse, den Termin mit dem Jahr der Abrechnung, ob Sie auch den Newsletter möchten, und einen Bestätigungscode; ohne Bestätigung löschen wir die Angabe nach sieben Tagen. Damit an eine Adresse höchstens eine solche E-Mail am Tag geht, zählen wir außerdem 24 Stunden lang mit einer Prüfsumme der Adresse. Erst nach dem Klick speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, das Datum der Erinnerung, die Herkunft Ihres Besuchs (Abschnitt 10.1) und Ihre Einwilligung mit Wortlaut und Zeitpunkt in unserem Kundenbeziehungs-System. Nach dem Versand der Erinnerung löschen wir die Erinnerung nach 30 Tagen und mit ihr Ihren Eintrag im Kundenbeziehungs-System, wenn Sie nicht zusätzlich unseren Newsletter bestellt haben und wir nicht anderweitig mit Ihnen in Kontakt stehen. Konnten wir die Erinnerung nicht zustellen, löschen wir sie nach dem Ende der Frist. Mit einer Abmeldung löschen wir die Erinnerung sofort und unter denselben Voraussetzungen auch Ihren Eintrag im Kundenbeziehungs-System. Damit wir Sie danach nicht versehentlich wieder aufnehmen, behalten wir nur eine Prüfsumme Ihrer Adresse und löschen sie nach drei Jahren. Bleibt Ihr Eintrag, vermerken wir dort die Abmeldung. Den Newsletter (Ratgeber rund um Eigentumswohnung, Vermietung und Selbstverwaltung) senden wir Ihnen nach Ihrer Bestätigung über den Knopf in der E-Mail mit dem Brief (Abschnitt 10.2); der Link gilt sieben Tage, und vor dem Klick speichern wir dafür nichts. Newsletter und Erinnerung sind die Gegenleistung für das kostenlose Werkzeug: Ohne Ihre Einwilligung schicken wir den Brief nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Sie können die Einwilligungen jederzeit widerrufen, den Brief behalten Sie. Die Erinnerungen selbst sind vom Änderungsprotokoll (Abschnitt 8.1) ausgenommen; frühere Stände Ihres Eintrags im Kundenbeziehungs-System hält es wie dort beschrieben bis zu 730 Tage fest.

10.13 Wünsche und Anfragen an uns aus der App

Wenn Sie den KI-Assistenten bitten, einen Wunsch oder eine Support-Anfrage an uns zu senden, übermitteln wir nach Ihrer Bestätigung die vom Assistenten formulierte Zusammenfassung, die letzten sechs Nachrichten dieses Chats, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das betroffene Objekt an unser Support-Team. Schreiben Sie uns über „Wunsch oder Frage an uns“ im Hilfe-Menü, übermitteln wir Ihren Text mit denselben Angaben, aber ohne Nachrichten aus dem Chat.

Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und unser Produkt zu verbessern, und legen sie in unserem Kundenverwaltungssystem ab (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

11. Webanalyse und Performance-Messung

Für die Reichweitenmessung auf unserer Marketing-Website, der Hilfe-Dokumentation und innerhalb der Plattform nutzen wir die Open-Source-Software Umami in einer selbst gehosteten Installation auf unseren eigenen Servern in Deutschland (siehe Abschnitt 5.1). Umami setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Erfasst werden Seitenaufrufe, Ladezeiten und Ereignisse (z. B. „Formular abgeschickt“); zur Unterscheidung von Besuchern innerhalb eines Tages bildet Umami einen kurzlebigen, nicht rückrechenbaren Hash aus IP-Adresse und Browser-Kennung, IP-Adressen werden nicht gespeichert. Ein Filter entfernt E-Mail-Adressen, Zugangs-Codes und Datensatz-Kennungen aus den erfassten Adressen, bevor sie gespeichert werden. Kampagnenparameter und Klick-Kennungen aus Anzeigen (z. B. gclid) bleiben erhalten, damit wir sehen, welche Kampagne einen Besuch ausgelöst hat.

Innerhalb der Plattform ordnen wir die Ereignisse angemeldeter Nutzer einem Pseudonym zu, das wir mit einem geheimen Schlüssel aus Ihrer Konto-Kennung bilden, und vermerken dazu Ihre Rolle, die Objektart und ob Ihre Testphase läuft. So sehen wir, wie Funktionen über die Zeit und auf verschiedenen Geräten genutzt werden. Das Pseudonym können nur wir Ihrem Konto zuordnen.

Die Analysedaten verlassen unsere eigene Infrastruktur nicht; eine Übermittlung an Dritte findet ohne Ihre Einwilligung nicht statt (zur Werbe-Messung siehe Abschnitt 11.1). Wir bewahren sie auf, solange wir sie für die Auswertung und Verbesserung unseres Angebots benötigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung, der Verbesserung der Plattform und der Fehlererkennung ohne Eingriff in Endeinrichtungen); ein Speichern von Informationen in Ihrer Endeinrichtung im Sinne des § 25 TDDDG findet dafür nicht statt.

Darüber hinaus setzen wir auf der Plattform und in der Hilfe-Dokumentation keine Tracking-Dienste ein — kein Google Analytics, kein Matomo, keine Werbenetzwerke. Zur Fehlererkennung in der Plattform siehe Abschnitt 5.7.

11.1 Werbe-Conversion-Messung und Remarketing (nur mit Einwilligung)

Wir schalten Anzeigen bei Google Ads und bei Meta (Instagram, Facebook). Damit wir wissen, welche Anzeigen zu Anfragen führen, laden wir ausschließlich auf der Marketing-Website und nur nach Ihrer Einwilligung über unser Cookie-Banner (Kategorie „Werbung und Conversion-Messung“) das Google-Tag (gtag.js) der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ohne Einwilligung wird kein Skript von Google geladen und keine Information an Google übertragen, auch nicht in gekürzter oder cookieloser Form.

Mit Einwilligung setzt Google die Cookies _gcl_au und _gcl_aw (jeweils 90 Tage), liest die Klick-Kennung aus der Anzeige (gclid) und erhält Seitenaufrufe sowie das Ereignis „Formular abgeschickt“ (Kostencheck, Erstgespräch, Kontakt, Anfrage für Hausverwaltungen, Verwalterwechsel, Eignungscheck). Personenbezogene Formulardaten wie Name oder E-Mail-Adresse übermitteln wir dabei nicht an Google („Erweiterte Conversions“ sind abgeschaltet). Google kann die Daten zudem nutzen, um Ihnen später Anzeigen von uns zu zeigen (Remarketing). Google verarbeitet die Daten auch in den USA; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Für die Conversion-Messung sind wir mit Google gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu ist Teil der Google-Ads-Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen: policies.google.com/technologies/ads.

Für Anzeigen auf Instagram und Facebook laden wir ebenfalls ausschließlich auf der Marketing-Website und nur nach Ihrer Einwilligung in dieselbe Kategorie den Meta-Pixel (fbevents.js) der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Ohne Einwilligung wird kein Skript von Meta geladen. Mit Einwilligung setzt Meta die Cookies _fbp (Browser-Kennung) und _fbc (Klick-Kennung aus der Anzeige, fbclid), jeweils 90 Tage, und erhält Seitenaufrufe, die Ereignisse unserer Reichweitenmessung sowie das Ereignis „Lead“, wenn Sie eines unserer Formulare abschicken. Als Nutzerkennung übergeben wir Meta nur die zufällige Besucher-Kennung (siehe unten), keine Namen oder E-Mail-Adressen. Meta kann die Daten nutzen, um die Wirkung unserer Anzeigen zu messen, Ihnen später Anzeigen von uns zu zeigen und ähnliche Zielgruppen zu bilden. Meta verarbeitet die Daten auch in den USA; Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO, Ergänzung für Verantwortliche zu den Meta-Geschäftsbedingungen); für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Weitere Informationen: facebook.com/privacy/policy.

Mit derselben Einwilligung verknüpfen wir unsere eigene Reichweitenmessung (Umami, Abschnitt 11) mit dem Anzeigenklick: Wir speichern eine zufällig erzeugte Besucher-Kennung (sv_vid) für 90 Tage im LocalStorage Ihres Browsers, übergeben sie Umami als Sitzungskennung sowie Google und Meta als Nutzerkennung und hinterlegen in Umami zusätzlich die von Google und Meta vergebenen Kennungen (aus _gcl_au und _fbp), den Werbekanal und den Stand Ihrer Einwilligung. Die Ereignisse, die Umami erfasst (z. B. Seitenaufruf, Formular begonnen, Formular abgeschickt), übermitteln wir dann auch an Google und Meta. So können wir nachvollziehen, welche Anzeige zu welchem Besuch und welcher Anfrage geführt hat. Ohne Einwilligung speichern wir keine Besucher-Kennung und übermitteln nichts an Google oder Meta.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen; die genannten Cookies und die Besucher-Kennung werden dann in Ihrem Browser gelöscht. Die mit der Besucher-Kennung verknüpften Ereignisse in unserer Reichweitenmessung bewahren wir auf, solange wir sie für die Auswertung unserer Werbekampagnen benötigen. Innerhalb der Plattform (app.selbstverwalten.com) laufen weder Google-Tag noch Meta-Pixel.

12. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien (LocalStorage, SessionStorage) sparsam. Speicherungen für Werbung setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Abschnitt 12.2).

12.1 Technisch notwendige Speicherungen (ohne Einwilligung)

Folgende Speicherungen sind erforderlich, damit Website und Plattform funktionieren. Sie werden ohne Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• Anmeldung (Plattform): Cookie sb-login-auth-token unseres selbst gehosteten Login-Dienstes (bei langen Sitzungen aufgeteilt in .0, .1), hält Sie angemeldet, bis zu 400 Tage, beim Abmelden gelöscht; während einer Anmeldung über Google oder Microsoft zusätzlich kurz sb-login-auth-token-code-verifier.
• Arbeitskontext (Plattform): Cookies active_weg_id, active_weg_id_ui, active_weg_name_ui (gewähltes Objekt), active_verwaltungs_id (gewählte Verwaltung), active_wirtschaftsjahr (gewähltes Jahr), jeweils 12 Monate; sidebar_state (Navigation auf/zu, 7 Tage); sv_komm_letzte (zuletzt geöffneter Chat in der Kommunikation) und sv_einrichtung (Stand der Einrichtungshinweise je Bereich, damit die Seite beim Laden Platz dafür freihält), jeweils 6 Monate.
• Registrierung und Onboarding: sv_onboarding_intent (gewählter Einstieg, 60 Tage), ref_code (Empfehlungscode aus einem Empfehlungslink, nur bis zum Schließen des Browsers, wird nach der Objektanlage gelöscht), sv_att (Herkunft aus der Adresse der Registrierungsseite, also Kampagnenparameter und gegebenenfalls die Klick-Kennung einer Anzeige, damit sie die Anmeldung über Google oder Microsoft übersteht; nur bis zum Schließen des Browsers, wird nach der ersten Anmeldung gelöscht), site_access (Zugangsschutz für Vorab-Umgebungen, 30 Tage); SessionStorage weg-onboarding-wizard-v1, mietobjekt-onboarding-wizard-v1 und vermietete-wohnung-onboarding-wizard-v1 (Zwischenstand der Objektanlage) sowie sv_signup_gezaehlt (verhindert, dass eine Registrierung doppelt gezählt wird).
• Werkzeug Nebenkostenabrechnung (Website): SessionStorage nk-werkzeug-v1 (Ihre Eingaben und der Stand des Werkzeugs, bis Sie den Tab schließen oder alles löschen), nk-auslesen-pausiert (merkt, dass das Auslesen gerade ausgesetzt ist) und nk-werkzeug-ereignisse (verhindert, dass ein Schritt doppelt gezählt wird).
• Mobile App: Cookie sv_push_token (Geräte-Token, damit die Abmeldung das Gerät austragen kann, 400 Tage).
• Oberflächen-Einstellungen (Plattform): LocalStorage weg-font-size (Schriftgröße), abr-dismissed-… (weggeklickte Hinweise), sv.ki.modell:… (gewähltes KI-Modell je Objekt), objektauswahl.zugeklappt (zugeklappte Gruppen in der Objektauswahl), dauerhaft bis Sie die Browserdaten löschen; weg-ki-chat-draft:… (noch nicht abgeschickter Text im KI-Chat, 7 Tage); SessionStorage scroll-merker:… und sv:scroll:… (Scrollposition), weg.rechnung-evidence (Zwischenstand der Rechnungsprüfung), bis zum Schließen des Tabs. Diese Einträge bleiben in Ihrem Browser und werden nicht an uns übertragen.
• Hilfe-Dokumentation: LocalStorage theme (Hell/Dunkel/System), dauerhaft.
• Blog (Marketing-Website): SessionStorage blog-viewed:… und LocalStorage blog-feedback:… gegen doppelte Zählung.
• Hindernislauf (Spiel auf der Marketing-Website): LocalStorage fgsv.highscores.v1 (Ersatz-Bestenliste dieses Geräts, falls die gemeinsame Liste nicht erreichbar ist) und fgsv.sound.v1 (Ton an oder aus), bis Sie die Browserdaten löschen. Zur gemeinsamen Bestenliste siehe Abschnitt 10.7.
• Cookie-Einwilligung selbst: Cookie sv_consent_v1 mit Ihrer Auswahl, Zeitpunkt und einem Hash der zugestimmten Texte, Lebensdauer 1 Jahr (schließen Sie das Banner ohne Auswahl, nur bis zum Ende der Browsersitzung); LocalStorage sv_consent_sync zum Abgleich zwischen offenen Tabs, dauerhaft.
• Betreiberzugang zur Analyse-Oberfläche: Cookie sv_analytics (nur für unsere Mitarbeiter, gilt für alle Subdomains von selbstverwalten.com, 8 Stunden).
• Eingebettete Dienste: Die Terminbuchung (Cal.com, Abschnitt 10.4) und die Videokonferenz (Jitsi, Abschnitt 5.6) laufen auf eigenen Subdomains unserer Server und können dort Einstellungen in Ihrem Browser ablegen, etwa die gewählten Geräte und den Anzeigenamen in der Videokonferenz.

12.2 Optionale Speicherungen (nur mit Einwilligung)

Folgende Speicherungen werden ausschließlich gesetzt, wenn Sie über unser Cookie-Banner aktiv eingewilligt haben:

• Marketing-Attribution: Wenn Sie über einen Empfehlungs-Link auf unsere Website kommen (z. B. ?ref=ABC123), speichern wir den Code im SessionStorage Ihrer Endeinrichtung (sv_ref), damit wir die Empfehlung Ihrem späteren Account zuordnen und ggf. einen Bonus auszahlen können. Speicherung endet beim Schließen des Tabs; Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer.

• Werbung und Conversion-Messung (Marketing-Website): Cookies der Google Ireland Ltd. wie _gcl_au und _gcl_aw (jeweils 90 Tage), gesetzt durch das Google-Tag für Google Ads (Abschnitt 11.1), sowie _fbp und _fbc der Meta Platforms Ireland Ltd. (jeweils 90 Tage), gesetzt durch den Meta-Pixel. Sie ordnen einen Anzeigenklick einer späteren Anfrage zu. Dazu LocalStorage sv_vid (zufällige Besucher-Kennung), die unsere Reichweitenmessung mit dem Anzeigenklick verknüpft (Abschnitt 11.1); nach 90 Tagen verwenden wir sie nicht mehr und löschen sie bei Ihrem nächsten Besuch. Widerruf jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer; Cookies und Kennung werden dann gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir keine Tracking-Cookies und keine cookie-basierte Reichweitenmessung ein.

12.3 Widerruf und Anpassung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer unserer Website widerrufen oder anpassen. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft; bereits gesetzte optionale Einträge werden bei Widerruf entfernt. Das Banner respektiert außerdem das Signal „Global Privacy Control“ Ihres Browsers.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe unten)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Nutzung der Plattform erforderlich (E-Mail-Adresse, Name); ohne sie kann kein Nutzerkonto angelegt werden. Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nach unserer Einschätzung nicht statt. Welche Schritte die Plattform ohne Bestätigung eines Nutzers ausführt und welche Folgen das haben kann, beschreibt Abschnitt 6.4.

Sind Sie nicht selbst Kunde, sondern werden Ihre Daten lediglich durch eine unserer Kunden-WEGs bzw. -Verwaltungen in der Plattform verarbeitet, richten Sie Ihre Anfragen nach Möglichkeit direkt an die jeweilige Verantwortliche; wir unterstützen die Verantwortliche bei der Erfüllung Ihrer Betroffenenrechte. Zur Ausübung Ihrer Rechte gegenüber uns genügt eine E-Mail an datenschutz@selbstverwalten.com.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren. Die für unseren Sitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
datenschutzzentrum.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden (Art. 77 DSGVO).

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Plattform oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite; das „Stand“-Datum oben zeigt die letzte Aktualisierung. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer zusätzlich in der Plattform oder per E-Mail.