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Statt WhatsApp-Chaos: ein Vorgang, ein Status, sichtbar für alle.

Eigentümer melden, der Beirat macht daraus einen strukturierten Vorgang. Vom ersten Hinweis bis zur Abnahme — jeder Schritt nachvollziehbar, ohne dass jemand nachfragen muss.

Early Access sichern So funktioniert's

Klare Stufen

Von der Meldung bis zur Abnahme — jeder Schritt sichtbar

Alle sehen alles

Eigentümer, nicht nur Beirat — keine privaten Mail-Threads mehr

Ein Ort

ersetzt WhatsApp-Gruppe, Mail-Verteiler und Excel-Liste

So sieht ein offener Vorgang in der App aus

app.selbstverwalten.com/vorgaenge/14

Vorgang #14 · Sanitär

Wasserschaden Wohnung 3 — Steigleitung undicht

Verantwortlich: Beirat Müller · sichtbar für alle 8 Eigentümer

Angebote

Meldung

›

Klärung

›

Angebote

›

Beschluss

›

Beauftragung

›

Abnahme

heute 09:14Beirat Müller 2 Angebote angefragt: SHK Berlin, Klempner Schmidt

gesternEigentümerin Wagner Vorgang aus Meldung #27 erstellt

Wer hat eigentlich den Klempner angerufen?

Selbstverwaltete WEGs scheitern selten an Geld. Sie scheitern an verlorenen Threads.

Schaden landet in der WhatsApp-Gruppe — und scrollt nach oben weg.
Beirat schreibt eine E-Mail an Handwerker, niemand sieht das Angebot.
Drei Eigentümer fragen nach: 'Was ist eigentlich aus dem Wasserschaden geworden?'
Bei der nächsten ETV taucht plötzlich eine Rechnung auf, die niemand kennt.
Beim Beirats-Wechsel weiß die Nachfolgerin nichts vom letzten Vorgang.

Mit selbstverwalten.com

Ein Datensatz pro Vorgang. Vom ersten Hinweis bis zur Schlussrechnung.

1
Eigentümer meldet — über die App oder per Mail
Jeder Eigentümer öffnet eine Meldung in der App: Kategorie (Sanitär, Elektrik, Gemeinschaftsfläche…), Einheit, Beschreibung. Beirat bekommt eine Benachrichtigung. Anhänge sind im Datenmodell vorgesehen — der Foto-Upload aus der mobilen Meldung folgt in Kürze.
2
Beirat macht einen Vorgang draus — mit klaren Stufen
Aus der Meldung wird ein Vorgang mit eigener Nummer. Er durchläuft sechs Phasen: Meldung, Klärung, Angebote einholen, Beschluss (falls nötig), Beauftragung, Abnahme. Den Status siehst du als Balken statt in einer Excel-Spalte.
3
Angebote werden im Vorgang gesammelt
Jedes Handwerker-Angebot wird als Datei am Vorgang abgelegt. Du siehst auf einen Blick: drei Anbieter, Beträge, Kommentare des Beirats. Nichts liegt mehr in einem privaten Mail-Postfach.
4
Falls Beschluss nötig: direkt aus dem Vorgang anstoßen
Ab einer bestimmten Summe oder bei baulichen Veränderungen braucht es einen Beschluss. Aus dem Vorgang heraus startest du einen Umlaufbeschluss oder hängst den Punkt an die nächste ETV. Beschlussnummer landet zurück am Vorgang.
5
Jeder Eigentümer sieht jeden Vorgang
Die App ist nicht nur für den Beirat. Jedes WEG-Mitglied kann alle Vorgänge lesen — Status, Verantwortliche, Aktivität. Das ist gewollte Transparenz: niemand muss mehr nachfragen, was läuft.

Warum sich das nach drei Monaten auszahlt.

Keine vergessenen Vorgänge mehr

Alle offenen Vorgänge stehen auf einer Liste. Wer länger nicht bewegt wurde, fällt auf. Der Beirat kann nicht mehr 'übersehen', dass der Wasserschaden seit drei Wochen bei 'Klärung' steht.

Beirats-Wechsel ohne Übergabe-Drama

Wer neu in den Beirat kommt, sieht alle Vorgänge der letzten Jahre — Status, Beschlüsse, Rechnungen, Kommunikation. Übergabe-PDFs sind nicht mehr nötig.

Vertrauen statt Misstrauen

Wenn alle alles sehen, fragt niemand mehr 'was macht der Beirat eigentlich'. Das nimmt Druck vom Beirat und macht Selbstverwaltung wieder attraktiv.

Warum das mehr ist als ein nettes Feature.

Selbstverwaltende WEGs sind nach § 18 WEG verpflichtet, ihre Verwaltung ordnungsgemäß zu führen. Das umfasst nachvollziehbare Beauftragungen, Angebotsvergleiche bei größeren Beträgen und eine sachliche Dokumentation gegenüber allen Eigentümern.

Wenn ihr eure Vorgänge in der App führt, entsteht diese Dokumentation automatisch — als Nebenprodukt eurer täglichen Arbeit, nicht als zusätzlicher Aufwand. Bei einer Anfechtung durch einen Eigentümer (§ 44 WEG) habt ihr eine lückenlose Chronologie.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Meldung und Vorgang?

Eine Meldung ist der erste Hinweis — meist von einem Eigentümer ('Heizung in der Tiefgarage tropft'). Der Beirat oder die selbstverwaltende Person prüft die Meldung und entscheidet: als Info ablegen oder einen richtigen Vorgang anlegen, der die vollen Stufen durchläuft.

Können nur Beiräte Vorgänge sehen?

Nein, ausdrücklich nicht. Lesezugriff auf Vorgänge haben alle WEG-Mitglieder. Das ist eine bewusste Entscheidung gegen die übliche 'der Verwalter weiß was'-Asymmetrie. Bearbeitungsrechte (neue Beauftragung anlegen etc.) hat das Verwaltungs-Team.

Können Handwerker direkt im Vorgang antworten?

Ja — über eine eigene Antwort-Seite, die der Handwerker per persönlichem Link in der E-Mail erreicht. Dort kann er ein Angebot inklusive PDF hochladen oder eine Rückfrage stellen. Kein Konto, kein Login. Details auf der Handwerker-Portal-Seite.

Werden Eigentümer automatisch erinnert, wenn etwas überfällig ist?

Aktuell zeigt die App offene Punkte und Fristen prominent im Dashboard, sodass sie beim Login auffallen. Automatisierte E-Mail-Erinnerungen für überfällige interne Aufgaben bauen wir gerade aus — Status: in Entwicklung.

Was passiert mit dem Vorgang nach der Abnahme?

Er bleibt im Archiv mit allen Anhängen, Kommunikation und der finalen Rechnung. Bei einer ähnlichen Sache zwei Jahre später kannst du nachschauen, welcher Handwerker welches Angebot gemacht hat.