Einladung zur Eigentümerversammlung: Frist, Form, Tagesordnung und Muster

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss allen Eigentümern in Textform zugehen. Eine E-Mail genügt. Sie soll mindestens drei Wochen vor dem Termin ankommen (§ 24 Abs. 4 WEG) und Ort, Zeit und Tagesordnung nennen. Beschließen lässt sich in der Versammlung nur, was in der Einladung als Gegenstand bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2 WEG).

Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie die Einladungsfrist berechnen, was in die Einladung gehört und wer einlädt, wenn es keinen Verwalter gibt. Er zeigt auch, was gilt, wenn die Frist nicht eingehalten wurde. Am Ende steht ein Muster zum Herunterladen. Rechtsstand: Oktober 2026.

Was gehört zu einer wirksamen Einladung?

Die Anforderungen im Überblick:

Einladungsfrist: Wie lange vorher muss eingeladen werden?

Die Einladung soll den Eigentümern mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Diese Frist gilt seit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020. Vorher waren es zwei Wochen, weshalb ältere Muster teils noch die alte Frist nennen.

Nach überwiegender Ansicht kommt es darauf an, wann die Einladung beim Eigentümer ankommt, und nicht auf das Absendedatum. Rechnen Sie deshalb vom Versammlungstag rückwärts und planen Sie bei Briefen die Postlaufzeit ein.

Beispiel: Die Versammlung soll am Donnerstag, 26. November 2026, stattfinden. Drei Wochen vorher ist Donnerstag, der 5. November. Wer auf Nummer sicher gehen will, sorgt dafür, dass die Einladung spätestens am Mittwoch, 4. November, bei allen angekommen ist. Per E-Mail genügt dann der Versand an diesem Tag. Einen Brief geben Sie einige Werktage vorher auf. Ein Tag Puffer erspart Diskussionen über die genaue Fristberechnung.

Wann ist eine kürzere Frist erlaubt?

Kürzer darf die Frist nur sein, wenn ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Das ist etwa ein Wasserschaden, der eine schnelle Entscheidung über die Reparatur verlangt, oder eine Frist von außen, die nicht drei Wochen warten kann. Was längst bekannt ist, rechtfertigt dagegen keine Eile. Das Amtsgericht Dortmund hat weder bevorstehende Sommerferien noch den geplanten Verkauf einer Wohnung als Dringlichkeit gelten lassen (Urteil vom 08.12.2022, 514 C 61/22). Begründen Sie eine Verkürzung deshalb in der Einladung. Mehr zu Eilfällen steht im Ratgeber zur außerordentlichen Eigentümerversammlung.

Ist eine Einladung per E-Mail gültig?

Ja. Die Einberufung erfolgt in Textform (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG). Textform bedeutet eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist (§ 126b BGB). Eine E-Mail erfüllt das, ebenso ein Brief oder ein Fax. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Der Name der einladenden Person muss aber erkennbar sein.

Für die Praxis empfiehlt sich:

• Fragen Sie einmal ab, an welche E-Mail-Adresse die Post der Gemeinschaft gehen soll, und halten Sie die Liste aktuell.
• Wer keine E-Mail nutzt oder keine Adresse angegeben hat, bekommt die Einladung als Brief.
• Bewahren Sie einen Nachweis über den Versand auf, etwa die gesendete E-Mail oder den Beleg eines Einwurf-Einschreibens.
• Schreibt Ihre Gemeinschaftsordnung eine bestimmte Form vor, zum Beispiel den Brief, halten Sie sich daran.

Was muss in der Einladung stehen?

Eine vollständige Einladung enthält diese Angaben:

1. Wer einlädt und auf welcher Grundlage: Verwalter, Beiratsvorsitz oder ein Eigentümer, der durch Beschluss zur Einberufung ermächtigt wurde, mit dem Datum dieses Beschlusses.
2. Art der Versammlung: ordentlich oder außerordentlich.
3. Datum, Beginn und Ort: dazu bei beschlossener Online-Teilnahme der Zugang.
4. Tagesordnung: jeder Punkt, über den beschlossen werden soll, mit klarer Bezeichnung.
5. Hinweis auf Vertretung: Wer verhindert ist, kann sich mit einer Vollmacht in Textform vertreten lassen (§ 25 Abs. 3 WEG).
6. Unterlagen: etwa Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Angebote und ausformulierte Beschlussanträge.

Ort und Zeit müssen zumutbar sein. Versammlungen finden zu verkehrsüblichen Zeiten statt, die auch Berufstätigen die Teilnahme erlauben (LG Berlin, Urteil vom 05.02.2013, 85 S 31/12 WEG). Ein Abend unter der Woche oder ein Samstagvormittag in der Nähe der Wohnanlage bietet sich deshalb an.

Die Tagesordnung richtig formulieren

Jeder Punkt, über den abgestimmt werden soll, muss so genau bezeichnet sein, dass die Eigentümer erkennen, worum es geht, und sich vorbereiten können (§ 23 Abs. 2 WEG). „Dach“ genügt nicht. Ein Beispiel für eine ausreichende Bezeichnung: „Beschluss über die Erneuerung der Dachrinne laut Angebot der Firma Muster vom 1. Oktober 2026, Kosten bis 4.800 Euro aus der Erhaltungsrücklage“.

Kennzeichnen Sie außerdem, ob ein Punkt zur Beschlussfassung oder nur zur Information ansteht. Unter „Verschiedenes“ sind keine Beschlüsse über wesentliche Fragen möglich. Wie man Beschlussanträge so formuliert, dass sie einer Anfechtung standhalten, zeigt der Ratgeber Beschlüsse in der WEG rechtssicher fassen.

Jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein Punkt auf die Tagesordnung kommt, wenn das einer ordnungsmäßigen Verwaltung entspricht (§ 18 Abs. 2 WEG). Der Wunsch muss aber so früh kommen, dass die Einladungsfrist noch gewahrt werden kann (LG München I, 16.05.2011, 1 S 5166/11). Das gilt auch für Ergänzungen nach dem Versand. Eine nachgeschobene Tagesordnung muss die drei Wochen ebenfalls einhalten (AG Schwerin, Urteil vom 07.10.2022, 14 C 299/22).

Muster: Einladung zur Eigentümerversammlung

Das folgende Muster passt für ordentliche und außerordentliche Versammlungen. Es enthält die Pflichtangaben, eine Beispiel-Tagesordnung und die üblichen Hinweise. Streichen Sie, was nicht passt, und formulieren Sie die Beschlussgegenstände so konkret wie möglich.

Vorlage

Einladung zur Eigentümerversammlung

Muster für die Einladung zur ordentlichen oder außerordentlichen Versammlung, mit Tagesordnung, Ort oder Online-Zugang und Hinweis auf Vollmachten.

[Vor dem Versand löschen: Die Einladung soll allen Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen, § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG.]

Wohnungseigentümergemeinschaft [Straße Hausnummer, PLZ Ort]

Absender: [Name, Anschrift, E-Mail-Adresse]
Datum: [Datum]

An alle Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer

Einladung zur Eigentümerversammlung am [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit lade ich Sie zur [ordentlichen oder außerordentlichen] Versammlung der Wohnungseigentümer ein.

Termin: [Wochentag, Datum], Beginn [Uhrzeit] Uhr
Ort: [Anschrift und Raum]
Online-Teilnahme: [Zugangslink, nur wenn die Gemeinschaft die Online-Teilnahme beschlossen hat, sonst Zeile streichen]

Ich lade ein als
☐ Verwalter der Gemeinschaft (§ 24 Abs. 1 WEG)
☐ Vorsitzende oder Vorsitzender des Verwaltungsbeirats, weil ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG)
☐ Wohnungseigentümer, zur Einberufung ermächtigt durch Beschluss vom [Datum] (§ 24 Abs. 3 WEG)

Tagesordnung

1. Eröffnung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung, Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung
2. Bericht über das Wirtschaftsjahr [Jahr] (keine Beschlussfassung)
3. Beschluss über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse auf Grundlage der Jahresabrechnung [Jahr] (§ 28 Abs. 2 WEG)
4. Beschluss über die Vorschüsse (Hausgeld) auf Grundlage des Wirtschaftsplans [Jahr] (§ 28 Abs. 1 WEG)
5. Beschluss über [Maßnahme] laut Angebot von [Firma] vom [Datum], Kosten bis [Betrag] Euro, Finanzierung aus [Erhaltungsrücklage oder Sonderumlage]
6. Verschiedenes (keine Beschlussfassung)

Hinweise

• Die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der erschienenen oder vertretenen Eigentümer beschlussfähig. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
• Beschlüsse sind nur zu den oben bezeichneten Punkten möglich (§ 23 Abs. 2 WEG). Unter „Verschiedenes“ wird nichts beschlossen.
• Wer nicht teilnehmen kann, darf sich vertreten lassen. Die Vollmacht bedarf der Textform, eine E-Mail genügt (§ 25 Abs. 3 WEG). Bitte prüfen Sie, ob die Gemeinschaftsordnung den Kreis der Vertreter beschränkt. Ein Vollmachtsformular liegt bei.
• Bitte senden Sie Vollmachten bis zum Vortag der Versammlung an [Name, E-Mail-Adresse].
• Dieser Einladung liegen bei: [Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Angebote, Vollmachtsformular]

Mit freundlichen Grüßen

[Name]
[Funktion: Verwalter, Beiratsvorsitz oder zur Einberufung ermächtigter Wohnungseigentümer]

Diese Einladung ergeht in Textform und ist ohne Unterschrift wirksam (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG).

Legen Sie der Einladung gleich ein Vollmachtsformular bei. Ein passendes Muster mit optionalen Weisungen finden Sie im Ratgeber zur Vollmacht für die Eigentümerversammlung.

Wer lädt ein, wenn es keinen Verwalter gibt?

Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, dürfen der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). In der Einladung steht dann deren Name zusammen mit der Grundlage, etwa „als durch Beschluss vom 12. März 2026 ermächtigter Wohnungseigentümer“. Eine Unterschrift braucht es wegen der Textform nicht.

Kleine Gemeinschaften haben oft keinen Beirat. Dann ist der Ermächtigungsbeschluss der sauberste Weg. Gibt es noch niemanden, der einladen darf, können alle Eigentümer ihn ohne Versammlung fassen, indem jeder in Textform zustimmt (§ 23 Abs. 3 WEG). Kommen dagegen alle Eigentümer zu einer Versammlung und stimmen alle mit ab, schadet es nicht, dass ein Unbefugter eingeladen hat (BGH, Urteil vom 11.03.2022, V ZR 77/21). Bleibt auch das aus, kann sich ein Eigentümer mit einer Beschlussersetzungsklage vom Amtsgericht zur Einberufung ermächtigen lassen (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Wen muss die Einladung erreichen?

Alle Wohnungseigentümer, und zwar jeden einzeln. Gehört eine Wohnung mehreren Personen, etwa Eheleuten oder einer Erbengemeinschaft, adressieren Sie die Einladung sicherheitshalber an alle. Bei vermieteten Wohnungen wird der Eigentümer eingeladen, nicht der Mieter.

Wird eine Wohnung verkauft, bleibt der Verkäufer Eigentümer, bis der Käufer im Grundbuch steht. Eingeladen wird also noch der Verkäufer (BGH, Beschluss vom 01.12.1988, V ZB 6/88). Er kann dem Käufer eine Vollmacht geben.

Wird ein Eigentümer vergessen, sind die Beschlüsse in der Regel anfechtbar, aber nicht nichtig. Nichtig sind sie nur in krassen Ausnahmefällen, etwa wenn jemand gezielt ausgeschlossen werden soll (BGH, Urteil vom 20.07.2012, V ZR 235/11).

Frist nicht eingehalten: Was gilt dann?

Merken Sie vor der Versammlung, dass die drei Wochen nicht mehr zu schaffen sind und kein Eilfall vorliegt, verschieben Sie den Termin und laden neu ein. Das kostet wenig und vermeidet Streit.

Ist die Versammlung schon gelaufen, sind die Beschlüsse nicht nichtig, sondern anfechtbar. Sie gelten, bis ein Gericht sie aufhebt. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Versammlung erhoben werden (§ 45 WEG). Aufgehoben wird ein Beschluss, wenn der Fehler sich auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann. Das Amtsgericht Dortmund hat dazu verlangt, dass die Gemeinschaft den fehlenden Einfluss nachweist. Dass die Mehrheit ohnehin so gestimmt hätte, reichte ihm nicht (Urteil vom 08.12.2022, 514 C 61/22).

Sind alle Eigentümer erschienen und stimmen sie ab, können Einberufungsmängel geheilt sein (BGH, Urteil vom 11.03.2022, V ZR 77/21). Wie eine Anfechtung abläuft und was sie kostet, erklärt der Ratgeber WEG-Beschluss anfechten.

Für Selbstverwalter: Ein Zeitplan für die Einladung

In einer kleinen WEG ohne Verwalter hilft ein fester Ablauf. Rechnen Sie vom Versammlungstag rückwärts:

Wie Sie die Versammlung selbst leiten und protokollieren, beschreibt der Überblick zur Eigentümerversammlung.

Fazit

• Die Einladung erfolgt in Textform. Eine E-Mail ohne Unterschrift genügt.
• Sie soll allen Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen. Kürzer geht es nur bei echter Dringlichkeit.
• Beschlüsse sind nur zu Punkten möglich, die in der Einladung konkret bezeichnet sind.
• Ohne Verwalter lädt der Beiratsvorsitz, sein Vertreter oder ein per Beschluss zur Einberufung ermächtigter Eigentümer ein.
• Fehler bei der Einladung machen Beschlüsse anfechtbar, nicht nichtig. Die Klagefrist beträgt einen Monat.

Häufige Fragen zur Einladung zur Eigentümerversammlung

Wie lange vorher muss zur Eigentümerversammlung eingeladen werden?

Die Einladung soll den Eigentümern mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Maßgeblich ist nach überwiegender Ansicht der Zugang, nicht das Absendedatum. Kürzer darf die Frist nur bei besonderer Dringlichkeit sein. Bis zum 30. November 2020 galten zwei Wochen.

Ist eine Einladung zur Eigentümerversammlung per E-Mail gültig?

Ja. Das Gesetz verlangt Textform, und eine E-Mail erfüllt sie. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Der Name der einladenden Person muss aber erkennbar sein. Eigentümer ohne E-Mail-Adresse erhalten die Einladung per Brief.

Wer lädt zur Eigentümerversammlung ein, wenn es keinen Verwalter gibt?

Dann dürfen der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein Wohnungseigentümer einladen, den die Gemeinschaft durch Beschluss dazu ermächtigt hat (§ 24 Abs. 3 WEG). Gibt es keinen Beirat, sollte die Gemeinschaft einen solchen Ermächtigungsbeschluss vorsorglich fassen, notfalls ohne Versammlung mit Zustimmung aller in Textform.

Was passiert, wenn die Einladungsfrist nicht eingehalten wurde?

Die Beschlüsse sind dann nicht nichtig, aber anfechtbar. Ein Gericht hebt sie auf, wenn sich der Fehler auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Versammlung erhoben werden, sonst werden die Beschlüsse bestandskräftig.

Kann die Tagesordnung nach der Einladung noch ergänzt werden?

Ja, aber die Ergänzung muss allen Eigentümern ebenfalls in Textform und mit mindestens drei Wochen Vorlauf zugehen. Ein Punkt, der kurzfristig nachgeschoben wird, macht einen Beschluss dazu anfechtbar. Wer einen Punkt auf der Tagesordnung haben will, meldet ihn deshalb früh an.