Hausverwaltung kündigen: Abberufung, Fristen und Muster-Beschluss für Eigentümer

Die Entscheidung ist gefallen: Die Hausverwaltung soll gehen. Vielleicht wegen jahrelang verspäteter Abrechnungen, vielleicht wegen ständig steigender Kosten bei sinkender Leistung – die Gründe sind so unterschiedlich wie die Gemeinschaften selbst. Die gute Nachricht: Seit der WEG-Reform 2020 ist die Trennung deutlich einfacher, als viele Eigentümer glauben. Ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig, ein einfacher Mehrheitsbeschluss genügt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Abberufung und Vertragskündigung rechtlich zusammenhängen, welche Fristen gelten, wie der Beschluss formuliert wird und woran Sie bei der Übergabe denken müssen.

Abberufung und Kündigung: zwei Schritte, ein Ziel

Wer sich von seiner Verwaltung trennen will, muss zwei rechtlich getrennte Ebenen auseinanderhalten – das Amt und den Vertrag.

Daneben steht der Verwaltervertrag – die schuldrechtliche Vereinbarung, aus der sich Vergütung und Leistungsumfang ergeben. Beide Ebenen hängen zusammen, folgen aber eigenen Regeln:

In der Praxis läuft beides in einem Zug: Die Gemeinschaft beschließt die Abberufung und kündigt den Vertrag im selben Beschluss zum nächstmöglichen Termin.

Was die WEG-Reform 2020 geändert hat

Vor der Reform konnten Gemeinschaften die Abberufung auf das Vorliegen eines wichtigen Grundes beschränken – und viele Verwalterverträge taten genau das. Wer seinen Verwalter loswerden wollte, musste Pflichtverletzungen dokumentieren und notfalls vor Gericht durchfechten.

Seit dem 1. Dezember 2020 gilt: Die jederzeitige Abberufung kann weder durch Vereinbarung noch durch den Verwaltervertrag eingeschränkt werden. Entsprechende Klauseln in Altverträgen sind unwirksam.

Die Sechs-Monats-Frist des § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG ist dabei eine Obergrenze, keine Wartezeit: Sieht der Vertrag eine kürzere Kündigungsfrist vor oder liegt ein wichtiger Grund vor, endet er entsprechend früher. Die Gemeinschaft schuldet die Vergütung nur bis zum tatsächlichen Vertragsende.

Schritt für Schritt: So trennt sich Ihre WEG vom Verwalter

Schritt 1: Mehrheit organisieren

Die Abberufung braucht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung. Sprechen Sie vorab mit den anderen Eigentümern und dem Beirat – eine Abberufung, die in der Versammlung überraschend scheitert, schwächt Ihre Position gegenüber der Verwaltung erheblich.

Schritt 2: Tagesordnungspunkt durchsetzen

Der Punkt „Abberufung des Verwalters und Kündigung des Verwaltervertrags" muss in der Einladung zur Versammlung angekündigt sein, sonst ist der Beschluss anfechtbar. Weigert sich die Verwaltung, den Punkt aufzunehmen, hilft § 24 Abs. 2 WEG: Mehr als ein Viertel der Eigentümer (nach Köpfen) kann die Einberufung einer Versammlung mit diesem Tagesordnungspunkt verlangen.

Schritt 3: Beschluss fassen

In der Versammlung wird über Abberufung und Kündigung abgestimmt. Der Verwalter leitet die Versammlung in der Regel selbst – das ist unangenehm, aber zulässig. Für den Tagesordnungspunkt kann die Versammlung einen anderen Versammlungsleiter bestimmen.

Muster-Beschlusstext

„1. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beruft die [Name] Hausverwaltung GmbH mit Wirkung zum [Datum] als Verwalterin ab. 2. Der mit der Verwalterin bestehende Verwaltervertrag wird zum nächstmöglichen Termin gekündigt; er endet gemäß § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. 3. Herr/Frau [Name des Beirats oder eines Eigentümers] wird bevollmächtigt, die Kündigung gegenüber der Verwalterin zu erklären und die vollständige Herausgabe der Verwaltungsunterlagen sowie die Übertragung der Kontovollmachten einzufordern."

Schritt 4: Übergabe einfordern

Mit dem Ende des Amtes muss die Verwaltung sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft herausgeben. Fordern Sie die Übergabe schriftlich mit Frist ein – idealerweise mit einer konkreten Liste (siehe unten).

Schritt 5: Nachfolge regeln

Die Gemeinschaft entscheidet, wie es weitergeht: neue professionelle Verwaltung, ein verwaltender Eigentümer oder die gemeinschaftliche Selbstverwaltung. Ein Verwalterzwang besteht nicht – keine WEG ist gesetzlich verpflichtet, einen professionellen Verwalter zu bestellen. Zu beachten ist nur § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Ab neun Einheiten kann jeder einzelne Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen. Solange das niemand tut, steht der Selbstverwaltung auch in größeren Gemeinschaften nichts im Weg.

Fristlose Trennung: Wann ein wichtiger Grund vorliegt

Liegt ein wichtiger Grund vor, endet der Verwaltervertrag nicht erst nach sechs Monaten, sondern sofort mit der außerordentlichen Kündigung. Anerkannte Fälle sind unter anderem:

• Veruntreuung oder Vermischung von Geldern der Gemeinschaft mit eigenem Vermögen
• Beharrliche Verweigerung der Belegeinsicht trotz Aufforderung
• Wiederholt keine Jahresabrechnung über mehrere Wirtschaftsjahre
• Eigenmächtige Auftragsvergabe in erheblichem Umfang ohne Beschlussgrundlage
• Zerrüttung des Vertrauensverhältnisses durch nachweisbare Täuschung der Eigentümer

Dokumentieren Sie die Pflichtverletzungen schriftlich, bevor Sie die fristlose Kündigung aussprechen – im Streitfall trägt die Gemeinschaft die Beweislast.

Checkliste: Diese Unterlagen gehören zur Übergabe

1. Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) – vollständig und fortlaufend
2. Sämtliche Kontounterlagen: Kontoauszüge von Gemeinschafts- und Rücklagenkonto, Übertragung der Kontovollmachten
3. Buchhaltungsunterlagen und Belege der letzten Jahre, inklusive offener Forderungen
4. Verwaltungsunterlagen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Versammlungsprotokolle, Eigentümerliste
5. Laufende Verträge: Versicherungen, Wartung, Hausmeister, Versorger – mit Laufzeiten und Kündigungsfristen
6. Technische Unterlagen: Baupläne, Wartungsprotokolle, Schlüssel und Zugangsdaten
7. Offene Vorgänge: laufende Schadensfälle, Handwerkeraufträge, Rechtsstreitigkeiten

Und danach? Die Optionen im Vergleich

Bedenken Sie bei der Suche nach einer neuen Verwaltung: Gute Verwalter sind in vielen Regionen ausgebucht und lehnen kleine Gemeinschaften häufig ab. Kalkulieren Sie für die Suche mehrere Monate ein – oder nutzen Sie die Sechs-Monats-Frist, um den Wechsel in die Selbstverwaltung ernsthaft zu prüfen.

Fazit

• Seit der WEG-Reform 2020 kann jede Gemeinschaft ihren Verwalter jederzeit ohne Grund per Mehrheitsbeschluss abberufen – einschränkende Vertragsklauseln sind unwirksam.
• Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung; bei wichtigem Grund sofort.
• Abberufung (Beschluss) und Kündigung (Erklärung an den Verwalter) sind zwei Schritte – beide müssen erfolgen.
• Fordern Sie die Übergabe mit konkreter Unterlagen-Liste und Frist ein; kritischster Punkt sind die Kontovollmachten.
• Es besteht kein Verwalterzwang: Neue Verwaltung, verwaltender Eigentümer oder Selbstverwaltung sind gleichwertige Wege.

Häufige Fragen zur Kündigung der Hausverwaltung

Welche Frist gilt bei der Kündigung der Hausverwaltung?

Die Abberufung als Verwalter ist jederzeit und fristlos möglich. Der Verwaltervertrag endet danach spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn er eine längere Laufzeit vorsieht (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG). Sieht der Vertrag eine kürzere Kündigungsfrist vor oder liegt ein wichtiger Grund vor, endet er entsprechend früher.

Brauchen wir einen wichtigen Grund, um die Hausverwaltung zu kündigen?

Nein. Seit dem 1. Dezember 2020 kann der Verwalter ohne jeden Grund durch einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Ein wichtiger Grund ist nur relevant, wenn Sie den Verwaltervertrag fristlos beenden wollen, also ohne die bis zu sechsmonatige Auslauffrist.

Kann ein einzelner Eigentümer die Hausverwaltung kündigen?

Nein. Die Abberufung ist eine Entscheidung der Gemeinschaft und braucht einen Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung. Ein einzelner Eigentümer kann aber zusammen mit weiteren Eigentümern – mehr als einem Viertel nach Köpfen – die Einberufung einer Versammlung mit dem Tagesordnungspunkt Abberufung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG).

Was tun, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?

Fordern Sie die Herausgabe schriftlich mit konkreter Liste und Frist ein. Bleibt die Verwaltung untätig, kann die Gemeinschaft den Anspruch gerichtlich durchsetzen, notfalls im einstweiligen Rechtsschutz. Die Herausgabepflicht umfasst sämtliche Unterlagen der Gemeinschaft, einschließlich Belegen, Beschluss-Sammlung und Kontounterlagen; ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung besteht daran in aller Regel nicht.

Muss unsere WEG nach der Kündigung sofort einen neuen Verwalter bestellen?

Nein, es gibt keinen Verwalterzwang. Die Gemeinschaft kann sich selbst verwalten, solange kein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt – dieses Recht besteht erst ab neun Einheiten (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG in Verbindung mit § 26a WEG). Wichtig ist nur, dass die laufenden Pflichten wie Abrechnung, Versammlung und Zahlungsverkehr weiter erledigt werden.