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Handwerker antworten mit einem Klick — keine Mails, kein Excel, kein Suchen.

Beauftragung per E-Mail mit persönlichem Link. Der Handwerker klickt, lädt sein Angebot hoch, schreibt zurück — kein Konto, kein Passwort. Wenn die Rechnung kommt, liest die KI die Daten direkt in die Buchhaltung.

Early Access sichern So funktioniert's

Ohne Account

Handwerker antwortet per Klick auf den Link in der E-Mail

30 Sekunden

Rechnung erfassen statt 5 Minuten tippen — die KI liest, du bestätigst

Alles am Vorgang

Anfrage, Angebot, Rechnung — sammelt sich an einer Stelle

Was der Handwerker sieht — Klick auf den E-Mail-Link

extern.selbstverwalten.com/beauftragung/a8f4...e21

Beauftragung · WEG Selbstmacherstraße 9, Berlin

Streicharbeiten Treppenhaus EG–3. OG

Erteilt durch: Beirat WEG Selbstmacherstr. 9 · Frist: 30.04.2026

Leistungsverzeichnis_Treppenhaus.pdf324 KB · vor 2 Tagen

Foto_Treppenhaus_Schaden.jpg1.2 MB · vor 2 Tagen

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Angebot (optional)

— € netto

Angebots-PDF anhängen

Kein Konto, kein Passwort — Zugriff über den Link aus der E-Mail.

Streicharbeiten dauern 4 Monate, weil dreimal die Mail im Spam landete.

Beirat schreibt drei Handwerker an, Antworten landen in drei privaten Postfächern.
Der Handwerker fragt ein PDF an — niemand findet es zwei Wochen später wieder.
Angebot kommt per Mail, irgendwer lädt es runter, irgendwer nicht — keine gemeinsame Sicht.
Rechnung kommt am Monatsende. Der Beirat muss Datum, Betrag, IBAN, Kategorie händisch ins System tippen.
Beim ETV-Punkt 'Sanierung Treppenhaus' kann niemand spontan sagen, wer welches Angebot hatte.

Mit selbstverwalten.com

Vom ersten Kontakt bis zur gebuchten Rechnung — alles am Vorgang.

1
Beauftragung anlegen — die E-Mail geht raus
Du legst die Beauftragung am Vorgang an, wählst die Firma, hängst Leistungsverzeichnis und Fotos dran. Die App schickt eine E-Mail mit persönlichem Link an den Handwerker und einer Frist. Eine Beauftragung pro Firma — du entscheidest, wen du fragst.
2
Handwerker klickt den Link — kein Konto, kein Passwort
Der Link öffnet eine eigene Antwort-Seite. Der Handwerker sieht den Auftrag, die Anhänge und kann direkt antworten: kurze Nachricht, Angebotsbetrag (optional), das Angebots-PDF hochladen. Kein Login, keine Registrierung.
3
Antworten landen sofort am Vorgang
Nachricht, Angebots-PDF, Betrag — alles sammelt sich am Vorgang. Wenn du drei Anbieter angefragt hast, vergleichst du die drei Angebote nebeneinander statt in drei Mail-Threads zu suchen.
4
Rechnung kommt — KI liest sie
Wenn der Auftrag erledigt ist, schickt der Handwerker die Rechnung. Die App erkennt automatisch, ob es eine moderne E-Rechnung ist (dann werden die Felder direkt aus der Datei gelesen) oder eine klassische PDF-Rechnung (dann liest die KI Betrag, Fälligkeit, IBAN und Leistungszeitraum). Du kontrollierst und gibst frei.
5
Steuerlich nutzbarer Anteil wird mitgerechnet
Die App schätzt zusätzlich den haushaltsnahen Arbeitskostenanteil nach § 35a EStG — wichtig für die Steuerbescheinigung. Du prüfst den Vorschlag in 5 Sekunden und gibst frei.

Was sich für deinen Arbeitsalltag ändert.

Keine Handwerker-Mails mehr im privaten Postfach

Die ganze Kommunikation läuft über den Vorgang. Wenn du in den Urlaub fährst, kann ein anderer Beirat den Vorgang weiterführen. Wenn der Beirat wechselt, ist nichts verloren.

Rechnung erfassen in 30 Sekunden statt 5 Minuten

Datum, Betrag, IBAN, Kategorie, Steuersatz — alles vorausgefüllt. Du kontrollierst kurz, klickst speichern. Buchung ist da.

Lückenlose Spur für jeden Auftrag

Wer hat wann beauftragt, welcher Handwerker hat geantwortet, welches Angebot wurde gewählt, welche Rechnung wurde gebucht. Bei einer Anfechtung oder einer Frage des Finanzamts klickst du den Vorgang auf — alles ist da.

Was wir nicht behaupten.

Wir wollen ehrlich sein: Die KI klassifiziert deinen Wasserschaden nicht automatisch nach Gewerk und sucht dir nicht selbstständig drei Sanitär-Firmen aus. Du wählst die Anbieter — die App beschleunigt nur die Kommunikation, das Sammeln von Angeboten und das Erfassen der Rechnung.

Für die KI-Texterkennung nutzen wir die KI-Modelle von Anthropic (Claude Sonnet 4) und OpenAI (Whisper für Audio). Beide Anbieter sind in den USA — wir schicken nur das jeweils Nötige hin und speichern dort nichts. Eure Daten und die App liegen auf AWS in Frankfurt/Irland.

Die Beauftragung selbst ist ein normaler Auftrag zwischen eurer WEG und dem Handwerker — die App ist nur das Werkzeug, kein Vertragspartner. Zahlungen löst der Beirat aus, nicht die App.

Häufige Fragen

Brauchen Handwerker einen Account?

Nein. Sie bekommen einen persönlichen Link in der E-Mail und können darüber Antwort, Angebot und PDF-Upload abgeben. Der Link gehört zu genau dieser einen Beauftragung.

Kann die App automatisch drei Firmen anfragen?

Aktuell nicht — du legst pro Firma eine eigene Beauftragung an, jede mit eigenem Link. Das ist bewusst so, weil du für unterschiedliche Anbieter unterschiedliche Anhänge oder Beschreibungen mitgeben willst.

Welche Rechnungs-Formate werden gelesen?

Klassische PDF-Rechnungen liest die KI. Die neuen E-Rechnungs-Formate (z.B. ZUGFeRD/Factur-X oder reine XML-E-Rechnung), die seit 2025 für B2B Pflicht werden, liest die App direkt strukturiert aus der Datei — da kommt die KI gar nicht zum Einsatz, die Werte sind faktisch fehlerfrei.

Wo läuft die KI? Sind die Daten in der EU?

Die KI-Anbieter (Anthropic für Texterkennung, OpenAI für Audio-Transkription) sitzen in den USA. Wir schicken nur die jeweils nötigen Daten dorthin (z.B. die Rechnungs-PDF) — und sie werden dort nicht für Training gespeichert. Eure WEG-Daten, die App und die Datenbank liegen auf AWS in Frankfurt/Irland.

Kann ich die KI auch deaktivieren?

Ja, die KI-Erfassung ist optional. Du kannst Rechnungen auch komplett manuell anlegen — die Felder sind die gleichen. KI-Vorschläge musst du immer bestätigen, sie werden nie automatisch gebucht.