Vollmacht für die Eigentümerversammlung: Form, Vertreter, Weisungen und Muster

Wer nicht zur Eigentümerversammlung kommen kann, lässt sich vertreten. Die Vollmacht braucht Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Eine E-Mail mit Ihrem Namen genügt also. Ein unterschriebenes Original schreibt das Gesetz nicht vor. Wen Sie bevollmächtigen dürfen, regelt Ihre Gemeinschaftsordnung. Enthält sie keine Einschränkung, kommt jede Person Ihres Vertrauens infrage.

Dieser Ratgeber erklärt Form, Vertreterkreis und Weisungen und zeigt die typischen Fehler, an denen Vollmachten scheitern. Am Ende steht ein Muster, wahlweise mit Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten. Rechtsstand: Oktober 2026.

Was ist eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung?

Wie wichtig die Vollmacht ist, zeigt eine Regel aus der WEG-Reform. Seit Dezember 2020 ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig, egal wie viele Eigentümer kommen. Wer fehlt und niemanden schickt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden. Wie die Eigentümerversammlung insgesamt abläuft, erklärt der Überblick zum Thema.

Welche Form braucht die Vollmacht?

Seit dem 1. Dezember 2020 gilt: Vollmachten bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Textform heißt, dass die Erklärung lesbar auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird und den Erklärenden nennt (§ 126b BGB). Die Rechtslage auf einen Blick:

Eine Unterschrift ist nicht nötig. Wichtig ist aber, dass erkennbar wird, wer die Vollmacht erteilt und dass die Erklärung abgeschlossen ist. Schließen Sie eine E-Mail oder Nachricht deshalb mit Ihrem vollen Namen ab, damit niemand sie für einen Entwurf hält. Diesen Rat gibt auch der Verwalterverband VDIV in einer Urteilsbesprechung vom September 2026.

Muss die Vollmacht im Original vorliegen? Nach dem Gesetz nicht. Der Vertreter muss sie aber in der Versammlung vorzeigen können, ausgedruckt oder auf dem Handy. Noch einfacher ist es, die Vollmacht vorab an die Versammlungsleitung zu schicken.

Und wenn die Gemeinschaftsordnung eine schriftliche Vollmacht verlangt? Ältere Gemeinschaftsordnungen stammen aus der Zeit, in der das Gesetz für Vollmachten keine Form vorschrieb, und verlangen häufig eine schriftliche Vollmacht. Ob eine solche Klausel seit 2020 neben der gesetzlichen Textform noch gilt, wird unterschiedlich beurteilt. Sicher gehen Sie, wenn Sie die Vollmacht unterschreiben und Ihrem Vertreter im Original mitgeben.

Wen darf ich bevollmächtigen?

Das Gesetz schränkt den Kreis nicht ein. Sie können einen anderen Eigentümer bevollmächtigen, Ihren Partner, ein erwachsenes Kind, einen Bekannten, Ihren Mieter oder den Verwalter. Die Gemeinschaftsordnung kann den Kreis aber beschränken, typischerweise auf Ehegatten, andere Wohnungseigentümer und den Verwalter. Solche Vertreterklauseln sind wirksam (BGH, Beschluss vom 29.01.1993, V ZB 24/92). Nur wenn die Beschränkung im Einzelfall unzumutbar wäre, darf sich die Gemeinschaft nicht auf sie berufen.

Per Mehrheitsbeschluss lässt sich der Vertreterkreis dagegen nicht einschränken. Dafür braucht es eine Vereinbarung aller Eigentümer. Ein Beschluss, der ohne diese Grundlage den Vertreterkreis begrenzt, wäre mangels Beschlusskompetenz nichtig.

Geht es um den Verwalter selbst, etwa um seine Entlastung, seine Abberufung oder seinen Vertrag, steckt er als Ihr Vertreter in einem Interessenkonflikt. Für diese Punkte bevollmächtigen Sie besser eine andere Person oder geben eine klare Weisung.

Untervollmacht: Darf Ihr Vertreter die Vollmacht weitergeben, falls er selbst verhindert ist? Nur, wenn Sie das erlauben. Das Muster unten enthält dafür ein eigenes Ankreuzfeld.

Vollmacht mit oder ohne Weisung?

Sie haben zwei Möglichkeiten. Mit einer allgemeinen Vollmacht entscheidet Ihr Vertreter in der Versammlung selbst, wie er abstimmt. Das ist sinnvoll, wenn Sie ihm vertrauen und die Diskussion abwarten wollen. Mit Weisungen legen Sie für einzelne Tagesordnungspunkte fest, ob er mit Ja, Nein oder Enthaltung stimmen soll.

Weisungen wirken vor allem zwischen Ihnen und Ihrem Vertreter. Weicht er davon ab, zählt seine Stimme in aller Regel trotzdem so, wie er sie abgegeben hat, und Sie müssen den Streit mit ihm austragen. Wählen Sie deshalb eine Person, auf die Sie sich verlassen können. Legen Sie außerdem fest, was bei Anträgen gelten soll, die erst in der Versammlung gestellt oder geändert werden. Das Muster sieht dafür zwei Varianten vor: Ermessen des Vertreters oder Enthaltung.

Miteigentümer, Eheleute und Erbengemeinschaften

Gehört eine Wohnung mehreren Personen, können sie ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 Satz 2 WEG). Kommt nur einer von ihnen zur Versammlung, sollte er eine Vollmacht der übrigen Miteigentümer in Textform dabeihaben. In dem Verfahren vor dem Amtsgericht Hechingen hatte die Klägerin genau das gerügt: Für mehrere Wohnungen war nur einer von mehreren Miteigentümern erschienen, ohne Vollmacht der anderen. Das Gericht ließ die beanstandeten Stimmen insgesamt nicht gelten (Urteil vom 17.07.2026, 6 C 186/25 WEG).

Bei einem Verkauf bleibt der Verkäufer bis zur Umschreibung im Grundbuch Eigentümer und stimmberechtigt (BGH, Beschluss vom 01.12.1988, V ZB 6/88). Soll der Käufer schon vorher mitreden, braucht er eine Vollmacht des Verkäufers.

Vollmacht widerrufen oder doch selbst kommen

Eine Vollmacht können Sie jederzeit widerrufen (§ 168 Satz 2 BGB). Teilen Sie das Ihrem Vertreter und der Versammlungsleitung mit, am besten wieder in Textform. Kommen Sie doch selbst, geben Sie Ihre Stimme persönlich ab. Sagen Sie der Versammlungsleitung zu Beginn Bescheid, damit Ihre Stimme nicht doppelt gezählt wird.

Bei einer hybriden Versammlung können Sie sich auch von unterwegs zuschalten, wenn die Gemeinschaft die Online-Teilnahme beschlossen hat (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Eine Vollmacht brauchen Sie dann nur, wenn Sie gar nicht teilnehmen können.

Muster: Vollmacht für die Eigentümerversammlung

Das Muster deckt beide Varianten ab: eine allgemeine Vollmacht und eine Vollmacht mit Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten. Tragen Sie die Punkte aus der Einladung ein und kreuzen Sie an, was gelten soll.

Vorlage

Vollmacht für die Eigentümerversammlung

Muster einer Stimmrechtsvollmacht in Textform, wahlweise ohne oder mit Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten.

Vollmacht

Vollmachtgeber: [Vor- und Nachname, Anschrift]
Weitere Miteigentümer der Wohnung: [Namen, falls die Wohnung mehreren Personen gehört, sonst Zeile streichen]
Wohnung: [Nummer und Lage]
Gemeinschaft: [Straße Hausnummer, PLZ Ort]

Hiermit bevollmächtige ich (bei mehreren Miteigentümern: bevollmächtigen wir)

[Vor- und Nachname, Anschrift der bevollmächtigten Person]

zur Vertretung in der [ordentlichen oder außerordentlichen] Eigentümerversammlung am [Datum]. Die Vollmacht umfasst das Recht, an der Versammlung teilzunehmen, das Wort zu ergreifen, Anträge zu stellen und das Stimmrecht für die Wohnung auszuüben.

Umfang der Vollmacht (bitte ankreuzen):
☐ Die bevollmächtigte Person stimmt nach eigenem Ermessen ab.
☐ Die bevollmächtigte Person stimmt nach den folgenden Weisungen ab.
☐ Die bevollmächtigte Person darf Untervollmacht erteilen.

Weisungen zur Stimmabgabe

TOP [Nummer], [Kurzbezeichnung]: ☐ Ja ☐ Nein ☐ Enthaltung
TOP [Nummer], [Kurzbezeichnung]: ☐ Ja ☐ Nein ☐ Enthaltung
TOP [Nummer], [Kurzbezeichnung]: ☐ Ja ☐ Nein ☐ Enthaltung

Zu Punkten ohne Weisung und zu Anträgen, die erst in der Versammlung gestellt oder geändert werden,
☐ entscheidet die bevollmächtigte Person nach eigenem Ermessen.
☐ enthält sich die bevollmächtigte Person.

[Ort, Datum]
[Vor- und Nachname, bei einer E-Mail genügt der Name am Ende]

Hinweise

• Die Vollmacht bedarf der Textform (§ 25 Abs. 3 WEG). Eine E-Mail, ein Scan oder ein Fax genügen. Eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben, schadet aber nicht.
• Prüfen Sie, ob Ihre Gemeinschaftsordnung den Kreis möglicher Vertreter beschränkt oder eine schriftliche Vollmacht verlangt. Im Zweifel unterschreiben Sie und geben das Original mit.
• Gehört die Wohnung mehreren Personen, erteilen alle gemeinsam die Vollmacht.
• Senden Sie die Vollmacht vor der Versammlung an die bevollmächtigte Person und an die Versammlungsleitung: [Name, E-Mail-Adresse]

Schicken Sie die ausgefüllte Vollmacht Ihrem Vertreter und vorab der Versammlungsleitung, etwa per E-Mail. Wer eine Versammlung organisiert, legt das Formular am besten gleich der Einladung zur Eigentümerversammlung bei.

Für Selbstverwalter: Vollmachten richtig prüfen

In einer selbstverwalteten WEG prüft die gewählte Versammlungsleitung die Vollmachten. Ein fester Ablauf schützt vor Anfechtungen:

1. Vorab sammeln: Bitten Sie in der Einladung darum, Vollmachten bis zum Vortag per E-Mail zu schicken.
2. Zu Beginn prüfen: Liegt für jeden Vertreter eine Vollmacht in Textform vor, und erlaubt die Gemeinschaftsordnung diesen Vertreter?
3. Zurückweisen, wenn etwas fehlt: Ohne gültige Vollmacht darf der Vertreter nicht abstimmen. Weisen Sie ihn sofort zurück und halten Sie das im Protokoll fest.
4. Dokumentieren: Tragen Sie die Vertretungen in die Anwesenheitsliste ein und heben Sie die Vollmachten zusammen mit dem Protokoll der Eigentümerversammlung auf.

Ob die Versammlungsleitung fehlende Vollmachten von sich aus zurückweisen muss oder erst auf eine Rüge hin, ist nicht höchstrichterlich geklärt. Eigentümer, die Zweifel an einer Vollmacht haben, sprechen das deshalb am besten sofort in der Versammlung an. Wie sich Abstimmungsfehler später auswirken, erklärt der Ratgeber Beschlüsse in der WEG rechtssicher fassen.

Fazit

• Vollmachten für die Eigentümerversammlung brauchen Textform. Eine E-Mail mit Ihrem Namen genügt. Ein Original verlangt das Gesetz nicht.
• Bevollmächtigen dürfen Sie jede Person, sofern die Gemeinschaftsordnung den Vertreterkreis nicht beschränkt.
• Weisungen legen fest, wie Ihr Vertreter abstimmen soll. Sie binden ihn vor allem Ihnen gegenüber.
• Miteigentümer stimmen einheitlich ab. Wer allein kommt, bringt eine Vollmacht der anderen mit.
• Stimmen ohne gültige Vollmacht zählen nicht. Die Versammlungsleitung weist solche Vertreter deshalb zurück.

Häufige Fragen zur Vollmacht für die Eigentümerversammlung

Muss die Vollmacht für die Eigentümerversammlung im Original vorliegen?

Nein. § 25 Abs. 3 WEG verlangt seit dem 1. Dezember 2020 Textform, aber kein Original. Eine E-Mail, ein Scan oder ein Fax genügen. Der Vertreter muss die Vollmacht in der Versammlung aber vorzeigen können. Verlangt eine ältere Gemeinschaftsordnung eine schriftliche Vollmacht, ist das unterschriebene Original die sichere Wahl.

Kann ich eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung per E-Mail erteilen?

Ja. Eine E-Mail erfüllt die Textform, wenn aus ihr hervorgeht, wer die Vollmacht erteilt, für welche Versammlung sie gilt und wer bevollmächtigt wird. Schließen Sie die E-Mail mit Ihrem vollen Namen ab und schicken Sie sie am besten auch an die Versammlungsleitung.

Darf ich meinen Mieter oder einen Nichteigentümer bevollmächtigen?

Ja, wenn Ihre Gemeinschaftsordnung den Kreis der Vertreter nicht beschränkt. Das Gesetz selbst kennt keine Einschränkung. Manche Gemeinschaftsordnungen lassen nur Ehegatten, andere Eigentümer oder den Verwalter zu. Solche Klauseln sind wirksam und gehen dann vor.

Was passiert, wenn mein Vertreter sich nicht an meine Weisung hält?

In aller Regel zählt seine Stimme trotzdem so, wie er sie abgegeben hat. Die Weisung bindet ihn vor allem Ihnen gegenüber, und den Streit müssen Sie mit ihm austragen. Bevollmächtigen Sie deshalb nur Personen, denen Sie vertrauen, und halten Sie Weisungen schriftlich in der Vollmacht fest.

Kann ich eine erteilte Vollmacht widerrufen?

Ja, jederzeit. Teilen Sie den Widerruf Ihrem Vertreter und der Versammlungsleitung mit, am besten in Textform. Wenn Sie doch selbst zur Versammlung kommen, stimmen Sie persönlich ab und sagen der Versammlungsleitung zu Beginn Bescheid.