WEG-Software für Eigentümer, die selbst verwalten
Die meiste WEG-Verwaltungssoftware ist für Hausverwaltungen mit hundert Objekten gebaut. Diese hier ist für die eine Gemeinschaft gebaut, die ihre Verwaltung selbst macht: Abrechnung, Beschlüsse, Versammlung und Belege in einem System.
Gebaut für Gemeinschaften, die keinen Verwalter finden oder keinen mehr wollen.
Funktionsumfang
Was WEG-Software abdecken muss
Wer selbst verwaltet, übernimmt die Aufgaben einer Verwaltung vollständig. Diese sechs Bereiche muss eine Software dafür können, sonst bleibt Handarbeit übrig.
- 1
Hausgeld und Jahresabrechnung
Wirtschaftsplan, Sollstellung, Einzelabrechnungen und Vermögensbericht. Umlageschlüssel nach MEA, Fläche, Einheiten oder eigenen Werten.
Hausgeld und Jahresabrechnung
Wirtschaftsplan, Sollstellung, Einzelabrechnungen und Vermögensbericht. Umlageschlüssel nach MEA, Fläche, Einheiten oder eigenen Werten.
- 2
Bankkonto und Buchhaltung
Das WEG-Konto wird angebunden, Umsätze kommen automatisch rein und werden auf Sachkonten gebucht. Doppelte Buchführung, ohne dass du sie lernen musst.
Bankkonto und Buchhaltung
Das WEG-Konto wird angebunden, Umsätze kommen automatisch rein und werden auf Sachkonten gebucht. Doppelte Buchführung, ohne dass du sie lernen musst.
- 3
Beschlüsse und Beschluss-Sammlung
Jeder Beschluss bekommt eine Nummer und landet in der Sammlung, die das Gesetz seit 2007 verlangt. Durchsuchbar statt Protokoll-Archäologie im Ordner.
Beschlüsse und Beschluss-Sammlung
Jeder Beschluss bekommt eine Nummer und landet in der Sammlung, die das Gesetz seit 2007 verlangt. Durchsuchbar statt Protokoll-Archäologie im Ordner.
- 4
Eigentümerversammlung
Einladung mit Tagesordnung, Vollmachten, Abstimmung in Präsenz, hybrid oder online. Das Protokoll entsteht während der Versammlung.
Eigentümerversammlung
Einladung mit Tagesordnung, Vollmachten, Abstimmung in Präsenz, hybrid oder online. Das Protokoll entsteht während der Versammlung.
- 5
Schäden, Angebote, Handwerker
Eine Meldung wird zum Vorgang mit Stufen bis zur Abnahme. Firmen antworten per E-Mail direkt in den Vorgang, ohne Login.
Schäden, Angebote, Handwerker
Eine Meldung wird zum Vorgang mit Stufen bis zur Abnahme. Firmen antworten per E-Mail direkt in den Vorgang, ohne Login.
- 6
Dokumente und Fristen
Teilungserklärung, Verträge, Rechnungen und Protokolle an einem Ort. Das Regelwerk erinnert an wiederkehrende Pflichten wie Prüfungen und Wartungen.
Dokumente und Fristen
Teilungserklärung, Verträge, Rechnungen und Protokolle an einem Ort. Das Regelwerk erinnert an wiederkehrende Pflichten wie Prüfungen und Wartungen.
Wie es ohne Software läuft
Negativ formuliert, weil es der Realität entspricht: Tabellen, verstreute Mails und fehlende Übergaben – nicht als Empfehlung, sondern als Ausgangslage vieler Selbstverwalter.
- Die Abrechnung entsteht in einer Excel-Datei, die nur einer versteht.
- Beschlüsse liegen in alten Protokoll-PDFs, niemand findet den von 2019.
- Beim Beiratswechsel wandert ein Karton Ordner in den nächsten Keller.
WEG-Software im Vergleich: Welche Art passt zu eurer WEG?
Hinter „WEG-Software“ stecken vier Arten von Werkzeugen. Sie unterscheiden sich weniger im Namen als darin, für wen sie gebaut sind. Die Übersicht zeigt typische Merkmale; im Einzelfall entscheidet das konkrete Programm.
Tabellen (Excel)
- Gebaut für
- jeden Zweck
- Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht
- selbst bauen
- Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
- selbst führen
- Kontoumsätze
- abtippen oder importieren
- Eigentümerversammlung und Abstimmung
- nein
- Einarbeitung
- gering, Fehler schwer zu finden
- Kosten
- keine Lizenz, dafür viel Handarbeit
Hausverwaltungs-Software
- Gebaut für
- Profis mit vielen Objekten
- Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht
- ja, meist mit Buchhaltungswissen
- Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
- ja
- Kontoumsätze
- Import oder Bankanbindung
- Eigentümerversammlung und Abstimmung
- je nach Programm
- Einarbeitung
- hoch
- Kosten
- Lizenz oder Abo, oft für viele Objekte gedacht
Eigentümerportal
- Gebaut für
- Kommunikation zwischen Verwaltung und Eigentümern
- Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht
- je nach Anbieter, oft nicht
- Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
- je nach Anbieter
- Kontoumsätze
- meist nicht
- Eigentümerversammlung und Abstimmung
- teils Umfragen
- Einarbeitung
- gering
- Kosten
- zahlt meist die Verwaltung
App für die Selbstverwaltung
- Gebaut für
- eine Gemeinschaft, die sich selbst verwaltet
- Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen und Vermögensbericht
- ja
- Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
- ja
- Kontoumsätze
- Bankanbindung
- Eigentümerversammlung und Abstimmung
- Einladung, Vollmachten, Abstimmung, Protokoll
- Einarbeitung
- gering
- Kosten
- Abo je Einheit, bei selbstverwalten ab 8,90 € im Monat
Zehn Fragen, bevor ihr euch entscheidet
- Erstellt die Software Gesamt- und Einzelabrechnungen und den Vermögensbericht nach § 28 WEG?
- Führt sie die Beschluss-Sammlung, und finden alle Eigentümer darin alte Beschlüsse?
- Wie kommen die Kontoumsätze hinein: per Bankanbindung, per Datei oder von Hand?
- Wo liegen Rechnungen und andere Belege, und lässt sich jede Zahl bis zum Beleg zurückverfolgen?
- Können die anderen Eigentümer lesend zugreifen, ohne etwas zu verstellen?
- Wo liegen die Daten? Für viele Gemeinschaften zählt ein Server in Deutschland oder der EU.
- Was kostet die Software bei eurer Größe, und gibt es eine Mindestlaufzeit?
- Wie kommen eure Daten wieder heraus, wenn ihr wechseln wollt?
- Läuft sie im Browser auf Computer, Tablet und Handy, oder nur auf einem Rechner?
- Hilft jemand beim Umstieg aus Ordnern, Excel oder von der alten Verwaltung?
Was sich dadurch ändert
Die Abrechnung ist nachvollziehbar
Jede Zahl lässt sich bis zum Beleg zurückverfolgen, auch von Eigentümern, die nicht rechnen mögen.
Wissen bleibt in der WEG
Bei einem Wechsel im Beirat übergibt man einen Zugang, keinen Karton.
Fristen laufen nicht weg
Wiederkehrende Pflichten stehen auf einer Liste, statt in Erinnerungen einzelner Eigentümer.
Was das WEG-Gesetz verlangt
Die Jahresabrechnung besteht aus Gesamt- und Einzelabrechnungen, ergänzt um den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Zur Zahlungspflicht wird sie erst durch den Beschluss der Versammlung (§ 28 Abs. 2 WEG).
Die Beschluss-Sammlung zu führen ist seit 2007 gesetzliche Pflicht (heute § 24 Abs. 7 und 8 WEG); jeder Eigentümer hat ein Einsichtsrecht.
Diese Pflichten gelten unabhängig davon, ob eine externe Verwaltung bestellt ist oder die Gemeinschaft selbst verwaltet.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet – im Produkt siehst du dieselben Abläufe mit deinen echten Daten.
Was ist der Unterschied zwischen WEG-Software und Hausverwaltungssoftware?
Klassische Hausverwaltungssoftware ist für Profis gebaut, die viele Objekte parallel betreuen: Mandantenverwaltung, Massenläufe, Buchhalter-Oberflächen. WEG-Software für die Selbstverwaltung hat nur eine Gemeinschaft im Blick und muss von Menschen bedienbar sein, die das nebenbei machen. Der Funktionskern ist derselbe, der Zuschnitt nicht.
Braucht eine kleine WEG mit fünf Einheiten überhaupt Software?
Die gesetzlichen Pflichten hängen nicht an der Größe. Auch eine WEG mit fünf Einheiten braucht Jahresabrechnung, Beschluss-Sammlung und Vermögensbericht. Bei kleinen Gemeinschaften ist der Aufwand pro Person sogar höher, weil sich die Arbeit auf weniger Schultern verteilt.
Was kostet WEG-Software?
Bei uns richtet sich der Preis nach der Zahl der Einheiten, weil daran der Aufwand hängt. Die aktuellen Tarife stehen auf der Preisseite. Was deine WEG heute für die Verwaltung zahlt, rechnet der Kostencheck aus deiner letzten Jahresabrechnung aus.
Können wir von Excel-Tabellen und Papierordnern umsteigen?
Ja. Du lädst Teilungserklärung, letzte Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan hoch, die Stammdaten werden daraus vorgeschlagen und du prüfst sie. Eigentümer, Einheiten und Miteigentumsanteile musst du also nicht abtippen.
Müssen alle Eigentümer mitmachen?
Nein. Arbeiten muss nur, wer die Verwaltung übernimmt. Die anderen bekommen Lesezugriff und können Abrechnungen, Beschlüsse und Dokumente einsehen, wenn sie wollen. Wer lieber Papier bekommt, bekommt weiter Papier.
Gibt es kostenlose WEG-Software?
Es gibt kostenlose Tabellenvorlagen und einfache Programme. Prüf vor allem, ob sie Einzelabrechnungen, Vermögensbericht und Beschluss-Sammlung abdecken, denn diese Pflichten gelten auch für kleine WEGs. selbstverwalten kannst du 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen.
Welche WEG-Software passt zu einer kleinen WEG?
Eine, die für eine einzelne Gemeinschaft gebaut ist und ohne Buchhaltungswissen bedienbar bleibt. Programme für Hausverwaltungen mit vielen Objekten können meist mehr, kosten aber Einarbeitung. Die zehn Fragen im Vergleich oben helfen bei der Wahl.
Läuft die Software auf dem Mac und auf dem Handy?
selbstverwalten läuft im Browser auf Computer, Tablet und Handy, also auch auf dem Mac. Eine Installation ist nicht nötig.
Ersetzt die Software den Verwalter?
Die Software ersetzt die Werkzeuge, nicht die Entscheidungen. Abrechnung, Fristen und Beschlussdokumentation übernimmt die Software; wer einlädt, verhandelt und die Gemeinschaft nach außen vertritt, bleibt eine Person aus der WEG.
Die Software an einer Demo-WEG ansehen
Wir gehen mit dir durch Abrechnung, Beschluss-Sammlung und Versammlung und schauen, ob das zu deiner Gemeinschaft passt.
Ohne Zahlungsdaten
ab 8,16 € je Einheit und Monat im Jahresabo
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