Außerordentliche Eigentümerversammlung: Wer einberufen darf, welche Fristen gelten

Ein Rohrbruch im Keller, ein Verwalter, der die Gemeinschaft überraschend kündigt, ein Dach, das nicht bis zum nächsten Frühjahr hält: Es gibt Entscheidungen, die nicht auf die nächste ordentliche Eigentümerversammlung warten können – die liegt oft acht oder zehn Monate entfernt. Für genau diese Fälle kennt das Wohnungseigentumsgesetz die außerordentliche Eigentümerversammlung. In der Praxis scheitert sie selten am Recht, sondern an der Umsetzung: Wer darf überhaupt einladen? Reicht eine E-Mail? Und was, wenn der Verwalter schlicht nicht reagiert? Dieser Artikel zeigt, wann eine außerordentliche Versammlung nötig ist, wie Sie sie rechtssicher einberufen – mit Muster-Verlangen nach § 24 Abs. 2 WEG – und welche Wege offenstehen, wenn es keinen (handlungswilligen) Verwalter gibt.

Was eine außerordentliche Eigentümerversammlung ist

Wichtig für die Einordnung: „Außerordentlich" beschreibt nur den Anlass, nicht eine mindere Form. Beschlüsse einer außerordentlichen Versammlung sind genauso bindend wie die der Jahresversammlung – und genauso anfechtbar, wenn bei der Einberufung Fehler passieren. Gerade weil solche Versammlungen oft unter Zeitdruck entstehen, lohnt sich Sorgfalt bei Form und Frist doppelt.

Typische Anlässe: Wann sich das Warten verbietet

Kein tauglicher Anlass ist dagegen reine Ungeduld: Wer ein Thema schlicht früher behandelt sehen will, das ohne Nachteil bis zur Jahresversammlung warten kann, wird das Quorum dafür kaum zusammenbekommen – und zwingt die Gemeinschaft in vermeidbare Kosten.

Wer einberufen darf – die Rangfolge des § 24 WEG

Der Normalfall: der Verwalter. Er beruft die Versammlung ein, wenn die ordnungsmäßige Verwaltung es erfordert. Hält er den Anlass für nicht dringlich, können die Eigentümer ihn zwingen:

Das Eigentümer-Verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer die Versammlung in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen, muss der Verwalter einberufen. Zwei Details werden dabei regelmäßig falsch gemacht:

• Gezählt wird nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen. In einer WEG mit acht Eigentümern reichen also drei – unabhängig davon, wie groß ihre Wohnungen sind. Eheleute, denen eine Wohnung gemeinsam gehört, zählen dabei als ein Wohnungseigentümer.
• Textform genügt – eine E-Mail mit Namen der Unterstützer erfüllt die Form. Zweck („Beschlussfassung über …") und Gründe („weil …") müssen aber ausdrücklich genannt sein, sonst ist das Verlangen unwirksam und die Frist läuft nie an.

Wenn der Verwalter fehlt oder sich weigert (§ 24 Abs. 3 WEG). Dann darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einberufen, ersatzweise sein Stellvertreter – oder ein Wohnungseigentümer, den die Gemeinschaft durch Beschluss dazu ermächtigt hat. Gerade kleine, selbstverwaltete Gemeinschaften sollten diese Ermächtigung vorsorglich beschließen, solange alles ruhig ist: Fehlt sie im Ernstfall, gibt es niemanden, der wirksam einladen kann – und der Ermächtigungsbeschluss bräuchte selbst wieder eine Versammlung.

Bleibt keiner dieser Wege offen – kein Verwalter, kein Beirat, keine Ermächtigung, und für einen Umlaufbeschluss fehlt die Einstimmigkeit –, hilft nur der Gang zum Gericht: Ein Eigentümer kann sich die Einberufung gerichtlich ermächtigen lassen. Das ist der langsamste Weg und in der Praxis das Argument, die Vertretungsfrage nicht erst im verwalterlosen Notfall zu ordnen.

Muster: Verlangen auf Einberufung nach § 24 Abs. 2 WEG

„An die Hausverwaltung [Name]. Die unterzeichnenden Wohnungseigentümer der WEG [Bezeichnung, Anschrift] verlangen hiermit nach § 24 Abs. 2 WEG die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. Zweck: Beschlussfassung über [konkreter Beschlussgegenstand, z. B. „die Beauftragung der Dachsanierung gemäß Angebot der Firma Muster vom TT.MM.JJJJ" sowie „die Erhebung einer Sonderumlage zur Finanzierung"]. Gründe: [kurze Begründung der Dringlichkeit, z. B. „Der Sachverständige hat akute Undichtigkeiten festgestellt; ein Zuwarten bis zur ordentlichen Versammlung droht Folgeschäden am Gemeinschaftseigentum zu verursachen."] Wir bitten um Einberufung mit einer Frist von drei Wochen, spätestens zum [Datum]. [Namen und Wohnungsnummern der unterstützenden Eigentümer – mehr als ein Viertel aller Wohnungseigentümer]"

Setzen Sie eine klare Frist für die Einberufung und kündigen Sie an, bei Untätigkeit nach § 24 Abs. 3 WEG vorzugehen. Reagiert der Verwalter pflichtwidrig nicht, ist genau dieser dokumentierte Ablauf später die Grundlage dafür, dass der Beiratsvorsitzende selbst einladen darf – und ein Baustein, wenn die Gemeinschaft die Zusammenarbeit mit der Verwaltung grundsätzlich überdenkt.

Fristen, Form, Tagesordnung

Ladungsfrist: drei Wochen – außer bei besonderer Dringlichkeit. § 24 Abs. 4 WEG formuliert die Frist als Soll-Vorschrift: mindestens drei Wochen, sofern nicht ein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Beim Rohrbruch darf also kurzfristiger geladen werden – auch mit wenigen Tagen Vorlauf. Die Dringlichkeit muss aber real sein: Wer ohne Not verkürzt, riskiert die Anfechtbarkeit aller Beschlüsse. Im Zweifel gilt: lieber die volle Frist und parallel eine Notmaßnahme als Eilkompetenz des Verwalters, als eine ganze Versammlung auf wackliger Frist.

Form: Textform reicht. Die Einberufung selbst braucht seit der WEG-Reform 2020 keine Briefpost mehr – E-Mail genügt, wenn die Eigentümer erreichbar sind. Entscheidend ist, dass nachweislich alle Eigentümer geladen werden; ein einziger Übergangener macht die Versammlung angreifbar.

Tagesordnung: konkret statt „Verschiedenes". Beschlossen werden darf nur, was in der Einladung als Beschlussgegenstand erkennbar angekündigt war. „Sonstiges" trägt keinen Sanierungsbeschluss über 80.000 Euro. Formulieren Sie jeden geplanten Beschluss als eigenen Tagesordnungspunkt – die Grundregeln aus der Vorbereitung der ordentlichen Versammlung gelten hier unverändert, nur eben unter Zeitdruck.

Beschlussfähigkeit: keine Mindestteilnahme mehr

Seit der WEG-Reform ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig – unabhängig davon, wie viele Eigentümer erscheinen oder vertreten sind. Das frühere Quorum von der Hälfte der Miteigentumsanteile ist ersatzlos gestrichen. Für die außerordentliche Versammlung heißt das: Auch wenn im August die halbe Gemeinschaft im Urlaub ist, können die Anwesenden wirksam beschließen; es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Das ist Fluch und Segen zugleich. Segen, weil dringende Entscheidungen nicht an leeren Stühlen scheitern. Fluch, weil eine kleine Minderheit weitreichende Beschlüsse fassen kann, wenn der Rest die kurzfristige Einladung unterschätzt. Wer verhindert ist, sollte deshalb konsequent eine Vollmacht erteilen – und wer einlädt, sollte im eigenen Interesse auf diese Möglichkeit hinweisen, damit der Beschluss später breite Akzeptanz hat.

Präsenz, hybrid oder komplett online

Gerade bei außerordentlichen Versammlungen mit einem einzigen dringenden Tagesordnungspunkt steht der Aufwand einer Präsenzversammlung oft in keinem Verhältnis: Saal organisieren, Anreise, ein Abend für zwanzig Minuten Beschluss. Das Gesetz lässt seit 2024 ausdrücklich virtuelle Versammlungen zu, wenn die Gemeinschaft das vorab mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschlossen hat (§ 23 Abs. 1a WEG); hybride Versammlungen – Präsenz plus Online-Zuschaltung – kann die Gemeinschaft ebenfalls per Mehrheitsbeschluss ermöglichen. Eine Gemeinschaft, die diesen Grundsatzbeschluss einmal gefasst hat, kann auf einen akuten Anlass binnen der Ladungsfrist reagieren, ohne Räume und Anfahrten zu organisieren – ein erheblicher Vorteil, wenn Eigentümer verstreut wohnen.

Was die Versammlung kostet – und wer zahlt

Die Kosten – Raummiete, Porto, gegebenenfalls das Honorar des Verwalters für die Zusatzversammlung – sind Kosten der Verwaltung und werden wie üblich nach dem geltenden Kostenverteilungsschlüssel auf alle Eigentümer umgelegt. Viele Verwalterverträge sehen für außerordentliche Versammlungen eine Sondervergütung vor (üblich sind je nach Region und Größe der Gemeinschaft einige hundert Euro). Das ist kein Grund zur Zurückhaltung im Ernstfall, aber ein Argument, Themen zu bündeln: Wer ohnehin über die Dachsanierung beschließen muss, nimmt die überfällige Beiratswahl gleich mit auf die Tagesordnung.

Checkliste: In sieben Schritten zur wirksamen Versammlung

1. Anlass prüfen: Kann die Entscheidung wirklich nicht bis zur ordentlichen Versammlung warten? Was kostet das Warten?
2. Berechtigung klären: Verwalter einberufen lassen – oder bei Weigerung/Fehlen: Beiratsvorsitzender, Stellvertreter, ermächtigter Eigentümer.
3. Bei Verwalter-Weigerung: Verlangen nach § 24 Abs. 2 WEG in Textform mit Zweck, Gründen und Unterstützerliste (mehr als ein Viertel der Köpfe) zustellen, Frist setzen.
4. Tagesordnung formulieren: Jeder geplante Beschluss als konkreter Punkt, inklusive Finanzierung (Sonderumlage oder Rücklage).
5. Laden: In Textform an alle Eigentümer, drei Wochen Frist – kürzer nur bei echter, dokumentierbarer Dringlichkeit.
6. Vollmachten organisieren: Verhinderte Eigentümer aktiv auf die Vertretungsmöglichkeit hinweisen.
7. Durchführen und protokollieren: Beschlüsse präzise festhalten, Protokoll zeitnah verteilen, Umsetzung anstoßen.

Fazit

• Die außerordentliche Eigentümerversammlung ist das gesetzliche Werkzeug für alles, was nicht bis zur Jahresversammlung warten kann – ihre Beschlüsse sind vollwertig.
• Mehr als ein Viertel der Eigentümer (nach Köpfen) kann die Einberufung in Textform erzwingen; Zweck und Gründe müssen im Verlangen stehen.
• Fehlt der Verwalter oder weigert er sich, dürfen Beiratsvorsitzender, Stellvertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen – diese Ermächtigung sollte jede WEG vorsorglich beschließen.
• Ladungsfrist drei Wochen; kürzer nur bei echter Dringlichkeit. Tagesordnung konkret formulieren, sonst droht Anfechtung.
• Seit der WEG-Reform ist jede Versammlung beschlussfähig – Vollmachten sichern trotzdem die Akzeptanz der Beschlüsse.

Häufige Fragen zur außerordentlichen Eigentümerversammlung

Wie viele Eigentümer können eine außerordentliche Eigentümerversammlung erzwingen?

Mehr als ein Viertel aller Wohnungseigentümer, gezählt nach Köpfen und nicht nach Miteigentumsanteilen. In einer Gemeinschaft mit acht Eigentümern genügen also drei. Das Verlangen muss in Textform erfolgen und Zweck sowie Gründe der gewünschten Versammlung ausdrücklich nennen, sonst ist es unwirksam.

Was kann ich tun, wenn der Verwalter die Versammlung trotz Verlangen nicht einberuft?

Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, darf nach § 24 Abs. 3 WEG der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einberufen, ersatzweise dessen Stellvertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer. Gibt es keine dieser Personen, bleibt die gerichtliche Ermächtigung eines Eigentümers. Dokumentieren Sie das zugestellte Verlangen und die verstrichene Frist – darauf stützt sich jeder weitere Schritt.

Wie kurzfristig darf bei einem Notfall eingeladen werden?

Die gesetzliche Ladungsfrist von drei Wochen ist eine Soll-Vorschrift. Bei besonderer Dringlichkeit – etwa einem Rohrbruch oder einer ablaufenden Frist – darf sie unterschritten werden, notfalls auf wenige Tage. Die Dringlichkeit muss aber tatsächlich bestehen und sollte in der Einladung begründet werden, sonst sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar.

Ist die außerordentliche Versammlung beschlussfähig, wenn nur wenige Eigentümer erscheinen?

Ja. Seit der WEG-Reform 2020 ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung unabhängig von der Zahl der anwesenden oder vertretenen Eigentümer beschlussfähig. Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Verhinderte Eigentümer sollten deshalb eine Vollmacht erteilen, um ihre Stimme einzubringen.

Wer trägt die Kosten einer außerordentlichen Eigentümerversammlung?

Die Kosten sind Verwaltungskosten der Gemeinschaft und werden nach dem geltenden Kostenverteilungsschlüssel auf alle Eigentümer umgelegt – auch auf die, die das Treffen nicht verlangt haben. Sieht der Verwaltervertrag eine Sondervergütung für Zusatzversammlungen vor, gehört auch diese dazu.

Kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung online stattfinden?

Ja, wenn die Gemeinschaft das vorab beschlossen hat. Für rein virtuelle Versammlungen verlangt § 23 Abs. 1a WEG einen Grundsatzbeschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen; hybride Formate mit Online-Zuschaltung kann die Versammlung per Mehrheitsbeschluss zulassen. Einmal beschlossen, lässt sich auf dringende Anlässe deutlich schneller reagieren, weil Raum und Anreise entfallen.