Protokoll der Eigentümerversammlung: Inhalt, Unterschriften, Fristen und Muster

Über die Beschlüsse jeder Eigentümerversammlung ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen (§ 24 Abs. 6 WEG). Unterschreiben müssen die Versammlungsleitung, ein Wohnungseigentümer und, wenn die Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat hat, dessen Vorsitz oder Vertretung. Zusätzlich wird jeder Beschluss in die Beschluss-Sammlung eingetragen (§ 24 Abs. 7 WEG).

Dieser Ratgeber erklärt, was ins Protokoll gehört, wer es schreibt und unterschreibt und bis wann es vorliegen muss. Er zeigt außerdem, was Eigentümer tun können, wenn es zu spät kommt oder falsch ist. Am Ende steht ein Muster, das auch für Gemeinschaften ohne Verwalter passt. Rechtsstand: Oktober 2026.

Was ist das Protokoll der Eigentümerversammlung?

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens bleiben Beschlüsse in der Regel wirksam, auch wenn das Protokoll zu spät kommt, unvollständig ist oder eine Unterschrift fehlt. Zweitens lässt sich ein unliebsamer Beschluss nicht dadurch aus der Welt schaffen, dass man ihn anders protokolliert. Was verkündet wurde, gilt, bis ein Gericht es aufhebt.

Was muss ins Protokoll?

Das Gesetz nennt keinen Katalog. Damit sich die Beschlüsse später prüfen lassen, gehören diese Angaben hinein:

Diese Liste deckt sich mit den Mindestangaben, die etwa Haus & Grund Frankfurt am Main empfiehlt. Auch abgelehnte Anträge gehören ins Protokoll. Ein abgelehnter Antrag ist ein Beschluss mit eigenem Inhalt, ein sogenannter Negativbeschluss (BGH, V ZB 10/01).

Halten Sie bei Bedarf fest, wer wie abgestimmt hat. Das ist etwa bei baulichen Veränderungen sinnvoll, weil deren Kosten unter Umständen nur die Eigentümer tragen, die zugestimmt haben (§ 21 Abs. 3 WEG). Wertungen, Spitzen oder Bloßstellungen einzelner Eigentümer haben im Protokoll dagegen nichts zu suchen. Diskussionsbeiträge fassen Sie knapp und sachlich zusammen.

Wer schreibt und wer unterschreibt das Protokoll?

Wer das Protokoll schreibt, legt das Gesetz nicht fest. Ohne Verwalter bestimmt die Versammlung zu Beginn eine Protokollführung, am besten nicht dieselbe Person, die die Versammlung leitet. Unterschreiben müssen nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG:

1. die Person, die die Versammlung geleitet hat,
2. ein Wohnungseigentümer,
3. der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder die Vertretung, aber nur, wenn ein Beirat bestellt ist.

Damit tatsächlich zwei Personen das Protokoll prüfen, sollte als Eigentümer möglichst jemand anderes unterschreiben als die Versammlungsleitung. In einer kleinen WEG ohne Verwalter und ohne Beirat genügen also zwei Unterschriften: die der Versammlungsleitung und die eines weiteren Eigentümers.

Ist ein Protokoll ohne Unterschrift gültig? Die Beschlüsse bleiben wirksam, denn sie sind schon mit der Verkündung entstanden. Fehlende Unterschriften schwächen nur den Wert des Protokolls als Nachweis. Anders kann es sein, wenn die Gemeinschaftsordnung eine sogenannte qualifizierte Protokollierungsklausel enthält. Sie macht die Gültigkeit von Beschlüssen davon abhängig, dass bestimmte Personen das Protokoll unterschreiben. Solche Klauseln sind wirksam. Fehlen die verlangten Unterschriften, sind die Beschlüsse anfechtbar. Verlangt die Klausel zwei Unterschriften, müssen sie von zwei verschiedenen Personen stammen (BGH, Urteil vom 30.03.2012, V ZR 178/11). Eine Ausnahme hat der BGH für den Fall zugelassen, dass nur der Verwalter anwesend war, der zugleich Mehrheitseigentümer ist (Urteil vom 25.09.2015, V ZR 203/14).

Muss das Protokoll beglaubigt werden? Nur, wenn es gegenüber dem Grundbuchamt als Nachweis dienen soll, etwa für die Bestellung eines Verwalters. Dann genügt eine Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der Personen aus § 24 Abs. 6 WEG öffentlich beglaubigt sind (§ 26 Abs. 4 WEG).

Bis wann muss das Protokoll vorliegen?

Das Gesetz verlangt „unverzüglich“, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 BGB). Eine Frist in Tagen nennt es nicht. In Literatur und Rechtsprechung wird das unterschiedlich ausgelegt. Die meisten Stimmen orientieren sich an bis zu drei Werktagen. Einzelne verlangen das Protokoll schon am Tag nach der Versammlung, andere lassen bis zu einer Woche zu (so die Übersicht von Haus & Grund Frankfurt am Main, Stand Oktober 2023).

Der Grund für die Eile ist die Anfechtungsfrist. Sie beginnt mit dem Versammlungstag, nicht mit dem Zugang des Protokolls. Die Klage muss innerhalb eines Monats erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Wer einen Beschluss prüfen will, braucht den genauen Wortlaut also früh.

Muss das Protokoll verschickt werden? Eine gesetzliche Pflicht zur Zusendung gibt es nicht. Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG). Zusenden muss man das Protokoll nur, wenn Gemeinschaftsordnung, ein Beschluss oder der Verwaltervertrag das vorsehen. Sinnvoll ist der Versand per E-Mail an alle Eigentümer trotzdem, gerade in kleinen Gemeinschaften.

Protokoll zu spät oder gar nicht: Was können Eigentümer tun?

Kommt das Protokoll nicht, läuft die Anfechtungsfrist trotzdem weiter. Diese Schritte helfen:

• Nachfragen und Einsicht verlangen. Bitten Sie in Textform um das Protokoll. Verlangen Sie zusätzlich Einsicht in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG). Die Eintragungen dort sind ebenfalls unverzüglich zu erledigen.
• Nicht auf das Protokoll warten. Wer einen Beschluss angreifen will, holt sich rechtzeitig vor Ablauf des Monats rechtlichen Rat. Wie die Anfechtung abläuft, erklärt der Ratgeber WEG-Beschluss anfechten.
• Nicht auf eine Wiedereinsetzung bauen. Wiedereinsetzung in die versäumte Frist gibt es nur, wenn Sie ohne eigenes Verschulden verhindert waren (§ 45 Satz 2 WEG mit §§ 233 bis 238 ZPO). Ein verspätetes Protokoll allein ist dafür eine unsichere Grundlage.

Liefert ein Verwalter Protokolle regelmäßig zu spät, verletzt er seine Pflichten. Abberufen werden kann er seit 2020 ohnehin jederzeit (§ 26 Abs. 3 WEG). Wie ein Wechsel abläuft, steht im Ratgeber zur Kündigung der Hausverwaltung.

Protokoll falsch: berichtigen oder anfechten?

Zwei Fälle sind zu unterscheiden:

• Das Protokoll gibt falsch wieder, was verkündet wurde. Dann ist das Protokoll zu berichtigen. Der Beschluss gilt so, wie er verkündet wurde. Bitten Sie zuerst die Unterzeichner um eine Korrektur und halten Sie fest, was richtig ist. Vor Gericht lässt sich eine Berichtigung nur durchsetzen, wenn sie Ihre Rechtsposition verbessert (so etwa AG Kassel, Urteil vom 31.10.2019, 800 C 2038/19).
• Die Versammlungsleitung hat ein falsches Ergebnis verkündet. Sie hat etwa einen Antrag als angenommen erklärt, obwohl die Mehrheit dagegen war. Dann hilft keine Berichtigung. Der Beschluss gilt mit dem verkündeten Inhalt, bis ein Gericht ihn aufhebt, und dafür braucht es eine Anfechtungsklage innerhalb eines Monats (§ 45 WEG).

Ändern Sie ein unterschriebenes Protokoll nie still. Korrekturen gehören als Nachtrag mit Datum und den Unterschriften derselben Personen dazu. Den Inhalt eines Beschlusses kann ohnehin nur ein neuer Beschluss ändern.

Beschluss-Sammlung: Was hineingehört und wer sie führt

Neben dem Protokoll muss jede Gemeinschaft eine Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7 WEG). Sie ist seit dem 1. Juli 2007 Pflicht und enthält nur den Wortlaut von drei Dingen:

1. der in einer Versammlung verkündeten Beschlüsse, mit Ort und Datum der Versammlung,
2. der Beschlüsse im Umlaufverfahren, mit Ort und Datum der Verkündung,
3. der Urteilsformeln aus Beschlussklagen, mit Datum, Gericht und Parteien.

Die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren. Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist das zu vermerken. Alle Eintragungen sind unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen. Jeder Eigentümer und jeder Dritte, den ein Eigentümer dazu ermächtigt, etwa ein Kaufinteressent, darf Einsicht verlangen.

Geführt wird die Sammlung vom Verwalter. Fehlt er, ist der Vorsitzende der Versammlung dafür verantwortlich, solange die Eigentümer mit Mehrheit niemand anderen bestimmen (§ 24 Abs. 8 WEG).

Wie Sie die Sammlung in der Praxis anlegen, zeigt der Ratgeber Beschlüsse in der WEG rechtssicher fassen.

Muster: Protokoll der Eigentümerversammlung

Das Muster bildet die ordentliche Versammlung einer kleinen Gemeinschaft ohne Verwalter ab. Es enthält die Wahl der Versammlungsleitung und Beschlüsse zur Jahresabrechnung, zum Wirtschaftsplan und zu einem Auftrag. Die Beschlusstexte orientieren sich an den Vorlagen der App. Passen Sie Tagesordnung und Wortlaut an Ihre Versammlung an.

Vorlage

Protokoll der Eigentümerversammlung

Muster einer Niederschrift mit Feststellungen, Beschlüssen samt Abstimmungsergebnis, Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG und Eintrag in die Beschluss-Sammlung.

Niederschrift über die [ordentliche oder außerordentliche] Versammlung der Wohnungseigentümer

Gemeinschaft: [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Datum: [Datum]
Ort: [Anschrift und Raum, bei Online-Teilnahme zusätzlich der Konferenzdienst]
Beginn: [Uhrzeit] Uhr
Ende: [Uhrzeit] Uhr

TOP 1: Eröffnung, Versammlungsleitung und Protokollführung

[Name] eröffnet die Versammlung.

Beschlussantrag: „[Name] leitet die heutige Versammlung. [Name] führt das Protokoll.“
Abstimmung: Ja [Anzahl], Nein [Anzahl], Enthaltungen [Anzahl]
Verkündetes Ergebnis: Der Antrag ist [angenommen oder abgelehnt].

Die Versammlungsleitung stellt fest:

1. Die Einladung vom [Datum] ist allen Wohnungseigentümern in Textform zugegangen. Eingeladen hat [Name] als [Verwalter, Beiratsvorsitz oder zur Einberufung ermächtigter Wohnungseigentümer].
2. Anwesend oder vertreten sind [Anzahl] von [Anzahl] Wohnungseigentümern. Anwesenheitsliste und Vollmachten sind beigefügt.
3. Die Versammlung ist beschlussfähig (§ 25 Abs. 1 WEG). Abgestimmt wird nach [Kopfprinzip oder dem Stimmprinzip der Gemeinschaftsordnung].

TOP 2: Bericht über das Wirtschaftsjahr [Jahr]

[Kurze Zusammenfassung des Berichts und der Aussprache]
Keine Beschlussfassung.

TOP 3: Jahresabrechnung [Jahr]

Beschlussantrag: „Auf Grundlage der Jahresabrechnung für das Kalenderjahr [Jahr] beschließen die Wohnungseigentümer die Einforderung der Nachschüsse und die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse gemäß den vorgelegten Einzelabrechnungen. Nachzahlungen sind innerhalb von [Anzahl] Wochen nach Beschlussfassung fällig. Guthaben werden innerhalb derselben Frist erstattet oder mit künftigen Vorschüssen verrechnet.“
Abstimmung: Ja [Anzahl], Nein [Anzahl], Enthaltungen [Anzahl]
Verkündetes Ergebnis: Der Antrag ist [angenommen oder abgelehnt].

TOP 4: Wirtschaftsplan [Jahr]

Beschlussantrag: „Die Wohnungseigentümer beschließen auf Grundlage des vorgelegten Wirtschaftsplans für das Kalenderjahr [Jahr] die Vorschüsse zur Kostentragung und zur Zuführung zur Erhaltungsrücklage in der Höhe, die sich aus den Einzelwirtschaftsplänen ergibt. Die Vorschüsse sind als monatliches Hausgeld jeweils zum [Fälligkeitstag] eines Monats fällig. Sie gelten über das Kalenderjahr hinaus fort, bis neue Vorschüsse beschlossen werden.“
Abstimmung: Ja [Anzahl], Nein [Anzahl], Enthaltungen [Anzahl]
Verkündetes Ergebnis: Der Antrag ist [angenommen oder abgelehnt].

TOP 5: [Maßnahme]

Beschlussantrag: „Die Wohnungseigentümer beschließen, die Firma [Firma] mit [Leistung] laut Angebot vom [Datum] zum Preis von [Betrag] Euro brutto zu beauftragen. Die Kosten werden [aus der Erhaltungsrücklage bezahlt oder nach dem geltenden Verteilerschlüssel verteilt].“
Abstimmung: Ja [Anzahl], Nein [Anzahl], Enthaltungen [Anzahl]
Verkündetes Ergebnis: Der Antrag ist [angenommen oder abgelehnt].

Hinweis: Der Beschluss legt fest, was geschieht. Den Auftrag erteilt anschließend der Verwalter. Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft nur gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG): Sie unterschreiben den Auftrag gemeinsam oder erteilen einer Person gemeinsam eine schriftliche Vollmacht.

TOP 6: Verschiedenes

[Stichworte zur Aussprache]
Keine Beschlussfassung.

Die Versammlungsleitung schließt die Versammlung.

Unterschriften nach § 24 Abs. 6 WEG

[Ort, Datum]

Versammlungsleitung: [Unterschrift, Name]
Wohnungseigentümer: [Unterschrift, Name]
Vorsitz des Verwaltungsbeirats oder Vertretung: [Unterschrift, Name, nur wenn ein Beirat bestellt ist]

Eintrag in die Beschluss-Sammlung

Die Beschlüsse zu TOP [Nummern] wurden am [Datum] mit Ort und Datum der Versammlung unter den laufenden Nummern [Nummern] in die Beschluss-Sammlung eingetragen (§ 24 Abs. 7 WEG).
Eingetragen von: [Name]

Anlagen: Anwesenheitsliste, Vollmachten, [weitere Anlagen]

Wichtig für Gemeinschaften ohne Verwalter: Der Beschluss legt fest, was geschieht, also Auftrag, Firma, Preis und Finanzierung. Wer den Vertrag danach unterschreibt, ist eine eigene Frage. Ohne Verwalter vertreten alle Eigentümer die Gemeinschaft nur gemeinsam (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Einen einzelnen Eigentümer per Mehrheitsbeschluss zum Vertreter zu bestimmen, sieht das Gesetz seit der Reform 2020 nicht mehr vor. Den Auftrag unterschreiben deshalb alle Eigentümer gemeinsam, oder sie erteilen einer Person gemeinsam eine schriftliche Vollmacht. Dauerhaft einfacher ist es, einen Eigentümer zum Verwalter zu bestellen (§ 26 WEG). Er vertritt die Gemeinschaft dann von Gesetzes wegen (§ 9b Abs. 1 Satz 1 WEG).

Für Selbstverwalter: So entsteht ein gutes Protokoll

1. Vorbereiten: Übernehmen Sie Tagesordnung und Beschlussanträge aus der Einladung zur Eigentümerversammlung schon vorab in die Vorlage.
2. Mitschreiben: Halten Sie zu jedem Punkt den Beschlussantrag, die Stimmen und das verkündete Ergebnis sofort fest. Die Diskussion fassen Sie in wenigen Sätzen zusammen.
3. Laut verkünden: Die Versammlungsleitung sagt nach jeder Abstimmung ausdrücklich, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt ist. Erst damit entsteht der Beschluss.
4. Unterschreiben lassen: Am besten noch am Versammlungsabend oder in den Tagen danach.
5. Verschicken und eintragen: Protokoll per E-Mail an alle, Beschlüsse in die Beschluss-Sammlung, Vollmachten und Anwesenheitsliste dazulegen.

Wie die Versammlung insgesamt abläuft und wer teilnehmen darf, erklärt der Überblick zur Eigentümerversammlung.

Fazit

• Über die Beschlüsse jeder Versammlung ist unverzüglich ein Protokoll aufzunehmen. Ein Beschlussprotokoll genügt.
• Unterschreiben müssen die Versammlungsleitung, ein Eigentümer und, falls vorhanden, der Beiratsvorsitz oder seine Vertretung.
• Beschlüsse entstehen mit der Verkündung. Ein fehlerhaftes oder verspätetes Protokoll ändert daran nichts, außer die Gemeinschaftsordnung macht bestimmte Unterschriften zur Bedingung.
• Die Anfechtungsfrist läuft ab dem Versammlungstag, unabhängig vom Protokoll.
• Jeder Beschluss gehört zusätzlich in die Beschluss-Sammlung. Ohne Verwalter führt sie die Versammlungsleitung oder eine bestimmte Person.

Häufige Fragen zum Protokoll der Eigentümerversammlung

Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?

Die Person, die die Versammlung geleitet hat, ein Wohnungseigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitz oder Vertretung (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG). In einer WEG ohne Verwalter und ohne Beirat unterschreiben also die gewählte Versammlungsleitung und ein weiterer Eigentümer.

Wie schnell muss das Protokoll der Eigentümerversammlung vorliegen?

Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern. Eine feste Frist in Tagen nennt das Gesetz nicht. Die meisten Stimmen in der Fachliteratur gehen von wenigen Werktagen aus. Das Protokoll sollte jedenfalls so früh vorliegen, dass die Eigentümer die Beschlüsse innerhalb der einmonatigen Anfechtungsfrist prüfen können.

Muss das Protokoll an alle Eigentümer verschickt werden?

Gesetzlich nicht. Jeder Eigentümer hat aber ein Recht, die Verwaltungsunterlagen und die Beschluss-Sammlung einzusehen. Eine Pflicht zur Zusendung besteht, wenn Gemeinschaftsordnung, Beschluss oder Verwaltervertrag sie vorsehen. In der Praxis ist der Versand per E-Mail an alle der einfachste Weg.

Ist ein Protokoll ohne Unterschrift gültig?

Die Beschlüsse bleiben trotzdem wirksam, weil sie schon mit der Verkündung in der Versammlung entstehen. Das Protokoll verliert ohne Unterschriften aber an Wert als Nachweis. Verlangt die Gemeinschaftsordnung ausdrücklich bestimmte Unterschriften als Voraussetzung für die Gültigkeit, können die Beschlüsse ohne sie anfechtbar sein.

Kann das Protokoll nachträglich geändert werden?

Schreibfehler und falsch wiedergegebene Ergebnisse lassen sich berichtigen, am besten als datierter Nachtrag mit den Unterschriften derselben Personen. Den Inhalt eines Beschlusses ändert das nicht. Wurde in der Versammlung ein falsches Ergebnis verkündet, hilft nur die Anfechtungsklage innerhalb eines Monats.