Nebenkostenabrechnung: Frist für Vermieter, Zugang und was bei Verspätung gilt

Für die Betriebskosten des Jahres 2025 endet die Frist am 31. Dezember 2026. Bis dahin muss die Abrechnung beim Mieter sein, nicht nur im Briefkasten der Post. Wer die Frist verpasst, verliert in aller Regel die Nachzahlung, auch wenn die Rechnung sonst stimmt. Vermieter einer Eigentumswohnung trifft das besonders oft, weil sie auf die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft warten. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Frist berechnen, wie Sie den Zugang beweisen und was gilt, wenn die Verwaltung zu spät liefert.

Die Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach können Sie in aller Regel keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum, über den Sie abrechnen. Meist ist es das Kalenderjahr, weil auch die Gemeinschaft nach Kalenderjahren wirtschaftet (§ 28 WEG). Der Mietvertrag kann einen anderen Zeitraum festlegen, etwa vom 1. Juli bis zum 30. Juni. Länger als ein Jahr darf er nicht sein, weil das Gesetz eine jährliche Abrechnung verlangt.

So ergibt sich das Fristende:

Ein Beispiel: Helmut Brinkmann vermietet eine Eigentumswohnung mit 86 Quadratmetern in Hamburg an Familie Schulz. Mietvertrag und Hausgeldabrechnung laufen nach Kalenderjahr. Seine Abrechnung für 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2026 bei Familie Schulz sein.

Was „zu spät“ kostet und was nicht

Die Frist schneidet nur die Nachforderung ab. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen, denn das Gesetz schließt nur die Nachforderung des Vermieters aus. Auch die Pflicht zur Abrechnung bleibt bestehen.

Im Beispiel ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung von 101,73 Euro. Geht sie am 2. Januar 2027 zu, kann Herr Brinkmann die 101,73 Euro nicht mehr verlangen. Hätte die Abrechnung ein Guthaben ergeben, müsste er es weiterhin erstatten.

Eine Ausnahme gilt nur, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Daran stellt der Bundesgerichtshof hohe Anforderungen, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Wenn die Hausgeldabrechnung der WEG fehlt

Manche vermietende Eigentümer warten, bis die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschlossen hat. Das ist ein Fehler. Der Beschluss ist keine Voraussetzung für die Nebenkostenabrechnung, und die Frist läuft unabhängig davon (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).

Rechnen Sie wegen der Gemeinschaft zu spät ab, müssen Sie konkret darlegen, was Sie für eine rechtzeitige Abrechnung unternommen haben. Der Hinweis „die Verwaltung war zu langsam“ reicht dafür nicht. Hilfreich sind deshalb drei Schritte:

1. Früh anfordern. Bitten Sie die Verwaltung bald nach Jahresende schriftlich um Einzel- und Heizkostenabrechnung, und setzen Sie eine Frist.
2. Nachfassen. Erinnern Sie nach einigen Wochen und heben Sie alle Nachrichten auf.
3. Einsicht nehmen. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Mit Rechnungen und Verträgen können Sie notfalls selbst abrechnen.

Vorlage

Hausgeldabrechnung und CO₂-Angaben bei der Verwaltung anfordern

Muster für die Mail an die Verwaltung, wenn die Unterlagen für die Nebenkostenabrechnung fehlen. Die Mail belegt zugleich die eigenen Bemühungen um eine rechtzeitige Abrechnung.

An: [Verwaltung der Eigentümergemeinschaft, E-Mail-Adresse]

Betreff: Unterlagen [Jahr] für die Nebenkostenabrechnung, Wohnung [Nummer laut Teilungserklärung]

Sehr geehrte Damen und Herren,

meine Wohnung [Nummer laut Teilungserklärung, Lage der Wohnung] in der Gemeinschaft [Straße Hausnummer, PLZ Ort] ist vermietet. Für die Betriebskostenabrechnung [Jahr] an meinen Mieter brauche ich die folgenden Unterlagen:

• die Jahresabrechnung [Jahr] mit Gesamtabrechnung und meiner Einzelabrechnung, auch wenn die Eigentümerversammlung noch nicht über sie beschlossen hat,
• die Heizkostenabrechnung [Jahr] für meine Wohnung,
• die Angaben zu den CO₂-Kosten: die CO₂-Kosten des Gebäudes, den CO₂-Ausstoß in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr und die Einstufung, jeweils mit den Berechnungsgrundlagen,
• die Gesamtwohnfläche des Hauses, falls die Abrechnung sie nicht nennt,
• die Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG), falls vorhanden.

Die Abrechnung muss meinem Mieter bis zum [Datum, zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums] zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bitte schicken Sie mir die Unterlagen deshalb bis zum [Datum, etwa sechs Wochen vor Fristende].

Sollten die Unterlagen bis dahin nicht fertig sein, bitte ich um Einsicht in die Verwaltungsunterlagen [Jahr], insbesondere in die Rechnungen und Verträge zu den umlagefähigen Kosten (§ 18 Abs. 4 WEG). Nennen Sie mir dafür bitte einen Termin oder schicken Sie mir die Belege als Kopie.

Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang dieser Nachricht.

Mit freundlichen Grüßen

[Name]
[Anschrift, Telefon]

Hinweise zum Ausfüllen

• Schicken Sie die Nachricht früh, am besten bald nach Ende des Abrechnungsjahres, und erinnern Sie nach drei bis vier Wochen. Bewahren Sie Nachricht, Erinnerung und Antworten auf.
• Die Frist läuft auch dann, wenn die Gemeinschaft die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen hat (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Rechnen Sie zu spät ab, müssen Sie konkret darlegen, was Sie für eine rechtzeitige Abrechnung unternommen haben. Diese Nachricht ist ein Teil davon.
• Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Damit kommen Sie an Rechnungen und Verträge, wenn die Abrechnung fehlt.
• Sie müssen Ihrem Mieter seinen Anteil an den CO₂-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlen diese Angaben, darf er seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).
• Fehlt nur ein Posten und haben Sie die Verzögerung nicht zu vertreten, rechnen Sie den Rest fristgerecht ab und behalten sich die Nachberechnung dieses Postens vor (BGH, VIII ZR 264/12).

Fehlt nur ein einzelner Posten, rechnen Sie den Rest trotzdem rechtzeitig ab. Der Bundesgerichtshof erlaubt, sich die Nachberechnung einzelner Posten vorzubehalten, wenn Sie ohne eigenes Verschulden daran gehindert sind (VIII ZR 264/12). Danach müssen Sie zügig handeln. Im entschiedenen Fall genügte eine Nachberechnung binnen drei Monaten nach Eingang des fehlenden Bescheids.

Es zählt der Zugang, nicht das Absenden

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung den Mieter rechtzeitig erreicht. Wer sie am 30. Dezember zur Post gibt, trägt das Risiko, dass sie erst im Januar ankommt. Die Post ist dabei Ihr Erfüllungsgehilfe, ihre Verzögerung geht also zu Ihren Lasten (BGH, Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08).

Bestreitet der Mieter den Zugang, müssen Sie ihn beweisen. Für einen einfachen Brief gelingt das kaum. Drei Wege sind sicherer:

• Persönliche Übergabe gegen eine Empfangsbestätigung mit Datum und Unterschrift.
• Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt des Umschlags kennt und den Einwurf mit Datum notiert.
• Früh versenden, sodass auch ein verlorener Brief noch einmal geschickt werden kann.

Ein Beispiel: Herr Brinkmann übergibt die Abrechnung am 19. Oktober 2026 an Familie Schulz und lässt sich den Empfang quittieren. Damit liegt der Zugang zehn Wochen vor Fristende und ist belegt.

Nur eine formell korrekte Abrechnung wahrt die Frist

Die Frist hält nur eine Abrechnung ein, die formell ordnungsgemäß ist. Dazu gehören vier Angaben: die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, der Anteil Ihrer Wohnung und der Abzug der Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15). Ist ein Schlüssel für den Mieter unverständlich, ist die Abrechnung für die betroffenen Posten formell unwirksam (BGH, VIII ZR 84/07). Die übrigen Posten bleiben wirksam, wenn sie sich herausrechnen lassen (BGH, VIII ZR 1/06).

Inhaltliche Fehler sind weniger gefährlich. Ein falscher Betrag oder ein anderer Schlüssel als im Mietvertrag macht die Abrechnung nicht unwirksam. Sie wahrt die Frist trotzdem (BGH, VIII ZR 115/04). Nach Fristablauf dürfen Sie den Fehler aber nicht mehr zum Nachteil des Mieters berichtigen (BGH, VIII ZR 190/06). Ein vergessener Posten bleibt dann bei Ihnen.

Im Beispiel stehen beim Allgemeinstrom 2.046,80 Euro Gesamtkosten und der Schlüssel Miteigentumsanteile. Dazu kommen die Maßstäbe 1.200 von 10.000 Anteilen und der Anteil der Wohnung von 245,62 Euro. Welche Kosten überhaupt in die Abrechnung dürfen, erklärt der Artikel über umlagefähige Nebenkosten. Welcher Schlüssel gilt, steht im Artikel zum Umlageschlüssel bei der vermieteten Eigentumswohnung.

Die Frist des Mieters für Einwände

Auch Ihr Mieter hat eine Frist. Einwände gegen die Abrechnung muss er Ihnen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Geht die Abrechnung im Oktober 2026 zu, läuft die Frist für Einwände also bis in den Oktober 2027. Bis dahin kann der Mieter auch die Belege einsehen. Sie müssen ihm die Einsicht auf Verlangen gewähren und dürfen die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB). Bei einer Eigentumswohnung holen Sie die Belege über Ihr Einsichtsrecht bei der Verwaltung.

Mit der Abrechnung die Vorauszahlung anpassen

Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die monatliche Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage ist die letzte Abrechnung. Einen pauschalen Sicherheitszuschlag hat der Bundesgerichtshof abgelehnt (VIII ZR 294/10).

Im Beispiel kostet die Wohnung Familie Schulz 5.861,73 Euro im Jahr. Ein Zwölftel sind 488,48 Euro, aufgerundet 489 Euro statt bisher 480 Euro. Das Gesetz nennt keinen Zeitpunkt, ab dem der neue Betrag gilt. Wer sichergehen will, verlangt ihn frühestens ab dem übernächsten Monatsersten nach Zugang.

Vorlage

Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung

Muster für die Erklärung an den Mieter, mit der die monatliche Vorauszahlung nach einer Abrechnung erhöht oder gesenkt wird.

[Name des Vermieters]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]

[Name des Mieters]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]

[Ort], den [Datum]

Anpassung der monatlichen Vorauszahlung für die Betriebskosten

[Anrede],

mit der Betriebskostenabrechnung [Jahr] vom [Datum der Abrechnung] haben Sie die Kosten Ihrer Wohnung [Straße Hausnummer, Lage der Wohnung] erhalten. Auf Grundlage dieser Abrechnung passe ich die monatliche Vorauszahlung an (§ 560 Abs. 4 BGB).

Bisherige Vorauszahlung: [Betrag] Euro im Monat
Neue Vorauszahlung: [Betrag] Euro im Monat
Gültig ab: [Datum]

Begründung

Laut Abrechnung betrugen Ihre Kosten [Betrag] Euro im Jahr. Ein Zwölftel davon sind [Betrag] Euro im Monat. Diesen Betrag habe ich auf [Betrag] Euro aufgerundet.

Variante bei einer bekannten Änderung: „Zusätzlich berücksichtige ich, dass [Grund, zum Beispiel der neue Grundsteuerbescheid vom Datum] die Kosten um [Betrag] Euro im Jahr erhöht.“

Bitte ändern Sie Ihren Dauerauftrag zum [Datum]. Die Nettokaltmiete bleibt unverändert.

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Hinweise zum Ausfüllen

• Die Anpassung ist nur nach einer Abrechnung möglich und braucht Textform (§ 560 Abs. 4 BGB). Ein Brief oder eine E-Mail mit Ihrem Namen genügt.
• Grundlage ist die letzte Abrechnung. Konkrete, absehbare Änderungen dürfen Sie berücksichtigen, einen pauschalen Sicherheitszuschlag nicht (BGH, VIII ZR 294/10).
• Die neue Vorauszahlung muss angemessen sein. Ein Zwölftel der abgerechneten Jahreskosten ist der übliche Maßstab; das Aufrunden auf volle Euro ist ein Vorschlag.
• Das Gesetz nennt keinen Zeitpunkt, ab dem der neue Betrag gilt. Wer sichergehen will, verlangt ihn frühestens ab dem übernächsten Monatsersten nach Zugang dieses Schreibens.
• Auch der Mieter kann nach einer Abrechnung die Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe senken; § 560 Abs. 4 BGB gilt für beide Seiten.

Den Brief zur Abrechnung selbst finden Sie als Muster im Artikel Hausgeld auf Mieter umlegen.

Fazit

• Die Abrechnung muss zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein, für 2025 bis zum 31. Dezember 2026.
• Es zählt der Zugang. Übergeben Sie persönlich gegen Quittung oder lassen Sie einen Boten einwerfen.
• Der Beschluss der Gemeinschaft über die Jahresabrechnung ist keine Voraussetzung. Fordern Sie die Unterlagen früh an und dokumentieren Sie Ihre Bemühungen.
• Nur eine formell korrekte Abrechnung mit Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil und Vorauszahlungen wahrt die Frist.
• Nach Fristablauf ist die Nachzahlung in aller Regel verloren. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen.

Häufige Fragen zur Frist der Nebenkostenabrechnung

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?

Läuft der Abrechnungszeitraum über das Kalenderjahr 2025, muss die Abrechnung dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2026 zugehen. Maßgeblich ist der Tag, an dem sie ihn erreicht, nicht der Tag der Absendung.

Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?

Der Vermieter kann dann keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er trotzdem an den Mieter auszahlen.

Verlängert sich die Frist, wenn die Hausgeldabrechnung der WEG noch fehlt?

Nein. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung auch ohne Beschluss über die Jahresabrechnung fristgerecht abrechnen muss. Entschuldigt ist eine Verspätung nur, wenn er konkret darlegt, was er für eine rechtzeitige Abrechnung unternommen hat.

Reicht es, die Abrechnung am 31. Dezember abzuschicken?

Nein. Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Fristende zugehen. Verzögert sich die Zustellung, trägt der Vermieter das Risiko. Sicherer ist die persönliche Übergabe gegen eine Empfangsbestätigung.

Wie lange kann der Mieter Einwände gegen die Abrechnung erheben?

Der Mieter muss Einwände bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.