Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter umlegen dürfen und was nicht

Nicht jede Rechnung rund um das Haus darf der Mieter bezahlen. Umlagefähig sind nur Betriebskosten, also Kosten, die laufend für den Betrieb des Hauses entstehen. Die Verwaltung, Reparaturen und die Rücklage für spätere Sanierungen trägt der Vermieter selbst. Wer eine Eigentumswohnung vermietet, muss diese Trennung jedes Jahr an der Hausgeldabrechnung vornehmen. Dieser Artikel zeigt die vollständige Liste der umlagefähigen Kosten, die häufigsten Ausnahmen und ein Rechenbeispiel.

Was Betriebskosten sind

Betriebskosten

Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). „Laufend“ heißt: Sie kehren regelmäßig wieder, etwa jedes Jahr oder alle paar Jahre.

Der Mieter trägt diese Kosten nur, wenn der Mietvertrag es vereinbart (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Für die Kostenarten der Liste unten genügt der Satz, dass der Mieter die Betriebskosten trägt (BGH, Urteil vom 10. Februar 2016, VIII ZR 137/15). Sonstige Betriebskosten müssen dagegen einzeln im Vertrag stehen.

Ein Beispiel: Steht im Mietvertrag „Der Mieter trägt die Betriebskosten“, darf der Vermieter Wasser, Müll und Hausmeister umlegen. Die Wartung der Dachrinnen gehört nur dazu, wenn der Vertrag sie als sonstige Betriebskosten nennt.

Die Liste: 17 Kostenarten nach § 2 BetrKV

Die Betriebskostenverordnung zählt auf, welche Kostenarten umlagefähig sind (§ 2 BetrKV). In der Hausgeldabrechnung tragen die Posten oft andere Namen. Die Tabelle ordnet beides zu.

Was nicht umlagefähig ist

Zwei Gruppen nimmt die Verordnung ausdrücklich aus: die Verwaltungskosten und die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). In der Hausgeldabrechnung sind das meist diese Posten:

• Verwaltervergütung und andere Verwaltungskosten wie Porto, Bankgebühren und Kosten der Eigentümerversammlung.
• Reparaturen, auch Kleinreparaturen, und jede Instandsetzung am Gemeinschaftseigentum.
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Sie ist keine Ausgabe für den Betrieb, sondern Geld, das die Gemeinschaft für spätere Erhaltung zurücklegt (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG).
• Sonderumlagen, die meist eine Sanierung oder eine Lücke in der Kasse decken.
• Rechtsberatung und Gerichtskosten der Gemeinschaft.

Dazu kommen Einzelfälle aus der Rechtsprechung. Die Miete für Rauchwarnmelder ist nicht umlagefähig, weil sie wie ein Kaufpreis wirkt (BGH, Urteil vom 11. Mai 2022, VIII ZR 379/20). Die Kosten einer Zwischenablesung beim Mieterwechsel trägt der Vermieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes wirksam regelt (BGH, VIII ZR 19/07).

Mischposten: Hausmeister und Aufzug

Manche Posten enthalten beides. Der Hausmeister kehrt das Treppenhaus, wechselt aber auch Glühbirnen und repariert Türschlösser. Umlagefähig ist seine Vergütung nur, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Beim Aufzug ist es ähnlich. Betriebsstrom, Pflege, Prüfung und Reinigung sind umlagefähig (§ 2 Nr. 7 BetrKV). Enthält ein Vollwartungsvertrag auch Reparaturen, gehört dieser Anteil nicht in die Abrechnung. Fragen Sie die Verwaltung, wie sich der Vertrag aufteilt, wenn die Abrechnung es nicht zeigt.

Ein Beispiel: Kostet der Hausmeister 6.000 Euro im Jahr und entfallen laut Vertrag 1.200 Euro auf kleine Reparaturen, sind nur 4.800 Euro umlagefähig.

Kabelanschluss: seit Juli 2024 nicht mehr

Bis zum 30. Juni 2024 durften Vermieter die Gebühren für einen gemeinschaftlichen Kabelanschluss umlegen. Seitdem bleibt davon nur der Betriebsstrom der Anlage übrig, bei einer Antenne dazu die regelmäßige Prüfung (§ 2 Nr. 15 BetrKV). Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, gelten die Buchstaben a und b der Nummer 15 gar nicht mehr.

Läuft der Sammelvertrag der Gemeinschaft weiter, zahlen Sie die Gebühr also als Eigentümer, ohne sie weitergeben zu dürfen. Für ein neues Glasfasernetz im Haus gilt eine eigene Regel mit einem Bereitstellungsentgelt (§ 2 Nr. 15 Buchst. c BetrKV, § 556 Abs. 3a BGB).

Was in der Hausgeldabrechnung fehlt

Die Hausgeldabrechnung zeigt nur, was über das Konto der Gemeinschaft läuft. Zwei umlagefähige Posten stehen deshalb nicht darin:

• Grundsteuer. Die Gemeinde setzt sie für jede Eigentumswohnung einzeln fest, und Sie zahlen sie direkt (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Mehr dazu im Artikel Grundsteuer auf den Mieter umlegen.
• Kosten nur Ihrer Wohnung, etwa die Wartung einer Gasetagenheizung (§ 2 Nr. 4 Buchst. d BetrKV), wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht.

Rechenbeispiel aus einer Hausgeldabrechnung

Die Wohnung von Helmut Brinkmann hat 86 Quadratmeter und 1.200 von 10.000 Miteigentumsanteilen. Seine Einzelabrechnung 2025 enthält diese Posten:

Von 7.348,77 Euro sind 5.489,19 Euro umlagefähig. Dazu kommt die Grundsteuer von 412,80 Euro aus dem eigenen Bescheid. Abzuziehen ist der Anteil des Vermieters an den CO₂-Kosten der Heizung, hier 40,26 Euro. Familie Schulz trägt damit 5.861,73 Euro. Bei Herrn Brinkmann bleiben 1.899,84 Euro: Verwaltung, Bankgebühren, Reparaturen, Rücklage und sein Anteil an den CO₂-Kosten.

Wie der Anteil an den CO₂-Kosten zustande kommt, erklärt der Artikel CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter. Warum die Zahlen der Einzelabrechnung direkt übernommen werden dürfen, steht im Artikel zum Umlageschlüssel bei der vermieteten Eigentumswohnung.

Fazit

• Umlagefähig sind nur Betriebskosten aus der Liste des § 2 BetrKV, und nur, wenn der Mietvertrag ihre Umlage vereinbart.
• Verwaltung, Reparaturen, Erhaltungsrücklage und Sonderumlagen trägt der Vermieter.
• Bei Hausmeister und Aufzug gehört der Anteil für Reparaturen und Verwaltung heraus.
• Kabelgebühren dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umgelegt werden.
• Grundsteuer und Kosten nur Ihrer Wohnung fehlen in der Hausgeldabrechnung und kommen als eigene Zeilen dazu.

Häufige Fragen zu umlagefähigen Nebenkosten

Welche Nebenkosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Umlegen darf er die Betriebskosten aus der Liste des § 2 der Betriebskostenverordnung, wenn der Mietvertrag es vereinbart. Dazu gehören etwa Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Aufzug, Müllabfuhr, Reinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Versicherungen und Hausmeister.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Reparaturen und Instandhaltung. Bei einer Eigentumswohnung gehören dazu auch die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Bankgebühren und Sonderumlagen.

Darf der Vermieter Kabelfernsehen noch umlegen?

Nein, seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr. Umlagefähig bleibt bei älteren Anlagen nur der Betriebsstrom, bei einer Antenne dazu die regelmäßige Prüfung.

Sind die Kosten für Rauchwarnmelder umlagefähig?

Die Miete für Rauchwarnmelder ist nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2022 nicht umlagefähig. Die Wartung kann der Vermieter nur umlegen, wenn der Mietvertrag sie als sonstige Betriebskosten nennt.

Wie viel vom Hausgeld ist umlagefähig?

Eine feste Quote gibt es nicht. Im Rechenbeispiel dieses Artikels sind von 7.348,77 Euro Hausgeldkosten der Wohnung 5.489,19 Euro umlagefähig. Maßgeblich ist immer die eigene Einzelabrechnung, Posten für Posten.