Hausgeld auf Mieter umlegen: Was aus der Hausgeldabrechnung in die Nebenkostenabrechnung darf

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt jedes Jahr zwei Abrechnungen auf den Tisch: die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft und die Nebenkostenabrechnung, die er selbst für seinen Mieter schreiben muss. Die erste kommt von der Verwaltung, die zweite entsteht meist am Küchentisch. Dazwischen liegt eine Frage, die fast jeder vermietende Eigentümer irgendwann googelt: Wie viel vom Hausgeld darf ich auf den Mieter umlegen? Die kurze Antwort lautet: nur die Betriebskosten, nie die Rücklage und nie die Verwaltung. Dieser Artikel zeigt, welche Positionen umlagefähig sind, welcher Verteilerschlüssel gilt, warum die Zwölf-Monats-Frist auch dann läuft, wenn die WEG trödelt, und wie Sie in fünf Schritten von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung kommen.

Hausgeld und Nebenkosten sind zwei verschiedene Dinge

Die Nebenkosten des Mieters folgen dagegen dem Mietrecht. Umlegen dürfen Sie nur, was § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als Betriebskosten definiert, und nur, wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Die beiden Rechtskreise sind getrennt: Was die Gemeinschaft beschließt, bindet Ihren Mieter nicht, und was im Mietvertrag steht, interessiert die Gemeinschaft nicht.

Wer die Hausgeldabrechnung einfach an den Mieter weiterreicht oder im Mietvertrag pauschal „der Mieter trägt das Hausgeld“ vereinbart, legt Kosten um, die das Gesetz ausdrücklich ausnimmt. Eine solche Abrechnung ist in diesen Teilen angreifbar, und der Mieter kann zu viel Gezahltes zurückfordern.

Diese Positionen sind umlagefähig

Umlagefähig ist, was im Katalog des § 2 BetrKV steht und laufend entsteht. In einer typischen Hausgeldabrechnung sind das:

Die Logik dahinter ist einfach: Der Mieter zahlt für den laufenden Betrieb des Hauses, der Eigentümer für Substanz und Organisation. Deshalb bleibt auch die Erhaltungsrücklage vollständig bei Ihnen, ebenso jede Sonderumlage für Dach, Fassade oder Heizung.

Wie viel Prozent vom Hausgeld sind umlagefähig?

Eine feste Quote gibt es nicht, weil jede Gemeinschaft anders wirtschaftet. Ein Haus mit Aufzug, Hausmeister und Zentralheizung hat einen hohen Betriebskostenanteil, ein Haus mit kräftiger Rücklagenzuführung und wenig Service hat einen niedrigen. Als Größenordnung liegt der umlagefähige Teil häufig zwischen der Hälfte und zwei Dritteln des Hausgelds. Rechnen müssen Sie trotzdem mit Ihren eigenen Zahlen, wie dieses Beispiel zeigt:

In diesem Beispiel sind knapp 64 Prozent der Kosten umlagefähig, und 1.385 Euro bleiben beim Eigentümer. Dazu kommt die Grundsteuer, die in keiner Hausgeldabrechnung steht.

Was nicht in der Hausgeldabrechnung steht, aber umlagefähig ist

Die Hausgeldabrechnung bildet nur ab, was über das Konto der Gemeinschaft läuft. Zwei Posten fehlen dort regelmäßig:

• Grundsteuer. Sie wird für jede Eigentumswohnung einzeln festgesetzt und direkt vom Eigentümer bezahlt. Umlagefähig ist sie trotzdem (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Nehmen Sie den Betrag aus Ihrem Grundsteuerbescheid und setzen Sie ihn als eigene Zeile an.
• Kosten nur Ihrer Wohnung. Die Wartung einer Etagenheizung oder der Rauchwarnmelder in der Wohnung zahlen Sie selbst. Auch sie gehören in die Nebenkostenabrechnung, wenn der Mietvertrag sie nennt.

Umgekehrt ist eine Position seit Juli 2024 weggefallen: Die Kosten für den gemeinschaftlichen Kabelanschluss dürfen nicht mehr umgelegt werden, auch wenn die Gemeinschaft den Sammelvertrag weiterführt. Und bei den Heizkosten tragen Vermieter seit 2023 einen Teil der CO₂-Kosten selbst. Wie groß der Anteil ist, hängt vom Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter ab. Die Angaben dafür finden Sie in der Heizkostenabrechnung der Gemeinschaft.

Welcher Verteilerschlüssel gilt gegenüber dem Mieter?

Lange war das ein Dauerstreit: Die Gemeinschaft verteilt nach Miteigentumsanteilen, das Mietrecht aber nach Wohnfläche. Wer nichts vereinbart hatte, musste umrechnen. Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 löst § 556a Abs. 3 BGB das Problem. Ist Wohnungseigentum vermietet und im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt gegenüber dem Mieter der Maßstab, nach dem die Kosten zwischen den Eigentümern verteilt werden.

Praktisch heißt das: Sie können den Betrag aus Ihrer Einzelabrechnung übernehmen, ohne ihn umzurechnen. Drei Einschränkungen gelten:

1. Der Mietvertrag geht vor. Steht dort ausdrücklich „Umlage nach Wohnfläche“, müssen Sie nach Wohnfläche abrechnen, und dafür brauchen Sie Gesamtkosten und Gesamtfläche des Hauses.
2. Heizkosten folgen der Heizkostenverordnung. Mindestens die Hälfte wird nach Verbrauch verteilt, egal was die Gemeinschaft sonst beschließt.
3. Billiges Ermessen. Benachteiligt der Schlüssel der Gemeinschaft den Mieter unangemessen, gilt wieder die Wohnfläche. In der Praxis ist das selten.

Auch in der Nebenkostenabrechnung müssen Sie die Gesamtkosten des Hauses, den Schlüssel und den Anteil Ihrer Wohnung angeben. Die nötigen Zahlen stehen in der Hausgeldabrechnung, in der Gesamt- und der Einzelabrechnung.

Die Frist läuft, auch wenn die Hausgeldabrechnung fehlt

Über die Vorauszahlungen des Mieters müssen Sie jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 endet die Frist also am 31. Dezember 2026. Wer später abrechnet, kann keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters muss er trotzdem auszahlen.

Viele Vermieter glauben, die Frist beginne erst, wenn die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschlossen hat. Das ist falsch. Der Bundesgerichtshof hat 2017 entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung auch dann fristgerecht abrechnen muss, wenn der Beschluss der Gemeinschaft noch aussteht (Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15). Der Beschluss ist keine Voraussetzung für die Nebenkostenabrechnung. Eine Verspätung ist nur entschuldigt, wenn der Vermieter sie nicht zu vertreten hat, und das muss er konkret darlegen. Der bloße Hinweis „die Verwaltung war zu langsam“ genügt nicht.

Von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung in fünf Schritten

1. Mietvertrag prüfen. Welche Betriebskosten sind vereinbart, welcher Schlüssel, welche Vorauszahlung? Das ist der Rahmen für alles Weitere.
2. Einzelabrechnung zerlegen. Gehen Sie Position für Position durch und sortieren Sie in umlagefähig und nicht umlagefähig. Bei Hausmeister und Aufzug die Verträge ansehen und Reparaturanteile abziehen.
3. Eigene Kosten ergänzen. Grundsteuer und Kosten, die nur Ihre Wohnung betreffen, kommen als eigene Zeilen dazu.
4. Zeitraum abgrenzen. Bei einem Mieterwechsel im Jahr wird taggenau geteilt, verbrauchsabhängige Kosten nach Zwischenablesung. Die Abrechnung beim Eigentümerwechsel folgt übrigens anderen Regeln als die beim Mieterwechsel.
5. Vorauszahlungen abziehen und versenden. Summe der umlagefähigen Kosten minus geleistete Vorauszahlungen ergibt Nachzahlung oder Guthaben. Weisen Sie die Arbeitskosten für Hausmeister, Reinigung und Wartung gesondert aus: Ihr Mieter kann sie nach § 35a EStG steuerlich geltend machen.

Eine Besonderheit vereinfacht die Arbeit: Die Gemeinschaft rechnet nach tatsächlichen Zahlungen im Kalenderjahr ab. Dieses Abflussprinzip hat der Bundesgerichtshof auch im Mietrecht grundsätzlich akzeptiert. Sie dürfen die Zahlen der Gemeinschaft also übernehmen. Die Ausnahme sind Heizkosten: Dort zählt der Verbrauch im Abrechnungszeitraum, nicht der Zeitpunkt der Zahlung.

Selbst abrechnen oder Sondereigentumsverwaltung beauftragen?

Wer die Arbeit abgeben will, beauftragt eine Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV. Sie kümmert sich um das Mietverhältnis der einzelnen Wohnung: Mieteingang, Nebenkostenabrechnung, Mieterkontakt, Reparaturen im Sondereigentum. Die WEG-Verwaltung ist dafür nicht zuständig, denn sie verwaltet nur das gemeinschaftliche Eigentum.

Marktübersichten nennen für die Sondereigentumsverwaltung meist 20 bis 35 Euro netto je Wohnung und Monat. Günstiger wird es oft, wenn dieselbe Firma bereits die Gemeinschaft verwaltet. Neuvermietung, Mieterhöhung und Gerichtsverfahren kosten in der Regel extra. Auf den Mieter umlegen lässt sich diese Vergütung nicht, sie mindert aber als Werbungskosten Ihre Einkünfte aus Vermietung. Bei einer einzelnen Wohnung und einem stabilen Mietverhältnis ist die Verwaltung gut selbst zu schaffen. Der größte Brocken ist die jährliche Abrechnung, und die wird mit sauberer Vorarbeit zur Routine. Wie die Rechnung bei einem ganzen Mietshaus aussieht, zeigt der Artikel über Aufgaben und Kosten der Mietverwaltung.

Fazit

• Umlagefähig sind nur Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung. Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage, Reparaturen und Sonderumlagen bleiben beim Eigentümer.
• Der umlagefähige Anteil liegt häufig zwischen der Hälfte und zwei Dritteln des Hausgelds. Verlässlich ist nur die eigene Rechnung anhand der Einzelabrechnung.
• Die Grundsteuer fehlt in der Hausgeldabrechnung und wird als eigene Zeile ergänzt.
• Ohne abweichende Vereinbarung gilt gegenüber dem Mieter der Verteilerschlüssel der Gemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).
• Die Zwölf-Monats-Frist läuft unabhängig vom Beschluss der Eigentümerversammlung. Wer sie versäumt, verliert die Nachzahlung.

Häufige Fragen zum Umlegen des Hausgelds

Kann man das Hausgeld komplett auf den Mieter umlegen?

Nein. Umlagefähig sind nur die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, also etwa Wasser, Müll, Heizung, Hausmeister, Reinigung und Versicherungen. Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Reparaturen und Sonderumlagen trägt der Eigentümer selbst. Eine Klausel, nach der der Mieter pauschal das Hausgeld zahlt, ist für diese Teile unwirksam.

Wie viel Prozent vom Hausgeld sind umlagefähig?

Eine feste Quote gibt es nicht. Häufig liegt der umlagefähige Anteil zwischen der Hälfte und zwei Dritteln, abhängig von der Ausstattung des Hauses und der Höhe der Rücklagenzuführung. Maßgeblich ist immer die eigene Einzelabrechnung, Position für Position sortiert.

Muss ich mit der Nebenkostenabrechnung warten, bis die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschlossen hat?

Nein. Der Bundesgerichtshof hat 2017 entschieden, dass der Beschluss der Gemeinschaft keine Voraussetzung für die Nebenkostenabrechnung ist (VIII ZR 249/15). Die Frist von zwölf Monaten läuft unabhängig davon. Liegt die Hausgeldabrechnung nicht rechtzeitig vor, müssen Sie sich um die Zahlen bemühen, etwa über Ihr Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen.

Welcher Umlageschlüssel gilt bei einer vermieteten Eigentumswohnung?

Seit dem 1. Dezember 2020 gilt ohne abweichende Vereinbarung der Schlüssel, nach dem die Kosten zwischen den Wohnungseigentümern verteilt werden, meist also Miteigentumsanteile (§ 556a Abs. 3 BGB). Steht im Mietvertrag ausdrücklich ein anderer Schlüssel wie die Wohnfläche, geht der Vertrag vor. Heizkosten werden immer nach der Heizkostenverordnung verteilt.

Darf ich die Grundsteuer zusätzlich zum Hausgeld umlegen?

Ja, wenn der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Die Grundsteuer wird für jede Eigentumswohnung einzeln festgesetzt und direkt vom Eigentümer gezahlt, deshalb steht sie nicht in der Hausgeldabrechnung. In der Nebenkostenabrechnung erscheint sie als eigene Zeile mit dem Betrag aus dem Grundsteuerbescheid.

Darf der Mieter die Belege der Eigentümergemeinschaft einsehen?

Ja. Der Mieter hat ein Recht auf Einsicht in die Belege, die seiner Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Bei einer Eigentumswohnung sind das die Rechnungen und Verträge der Gemeinschaft. Der Vermieter muss die Einsicht ermöglichen und nutzt dafür sein eigenes Einsichtsrecht gegenüber der Verwaltung.