Mieterwechsel: Heizkosten, Zwischenablesung und Nebenkosten richtig aufteilen

Ein Mieterwechsel mitten im Jahr macht aus einer Abrechnung zwei. Der alte Mieter zahlt bis zum Auszug, der neue ab dem Einzug, und für Tage dazwischen zahlt der Vermieter. Bei den Heizkosten schreibt die Heizkostenverordnung dafür eine Zwischenablesung vor. Bei einer Eigentumswohnung kommt hinzu, dass die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft nur ganze Jahre kennt. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Heizkosten und übrige Nebenkosten beim Mieterwechsel aufteilen.

Die Zwischenablesung ist Pflicht

Zwischenablesung

Die Ablesung der Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler einer Wohnung zum Tag des Mieterwechsels. Mit ihr lässt sich der Verbrauch dem alten und dem neuen Mieter getrennt zuordnen.

Wechselt der Nutzer innerhalb des Abrechnungszeitraums, muss abgelesen werden (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Gegenüber dem Mieter einer Eigentumswohnung ist dafür der vermietende Eigentümer zuständig (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV). Er beauftragt also den Messdienst, direkt oder über die Verwaltung der Gemeinschaft.

Ein Beispiel: Helmut Brinkmann vermietet seine Wohnung bis zum 15. Mai 2025 an einen Vormieter, ab dem 16. Mai an Familie Schulz. Er bittet den Messdienst Anfang Mai, die Geräte zum 15. Mai abzulesen. In der Heizkostenabrechnung 2025 stehen dann zwei Beträge, einer für jeden Mieter.

Vorlage

Zwischenablesung beim Mieterwechsel anfordern

Muster für den Auftrag an Messdienst oder Verwaltung, die Zähler zum Auszug abzulesen. Ein Protokoll für die Zählerstände bei der Übergabe ist dabei.

[Name des Vermieters]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
[Telefon, E-Mail]

An: [Messdienst oder Verwaltung der Eigentümergemeinschaft]
[Anschrift oder E-Mail-Adresse]

[Ort], den [Datum]

Zwischenablesung wegen Mieterwechsel in der Wohnung [Straße Hausnummer, Lage der Wohnung]

Sehr geehrte Damen und Herren,

in meiner Wohnung [Lage der Wohnung, Nummer laut Teilungserklärung] wechselt der Mieter. Der bisherige Mieter [Name] zieht am [Datum] aus, der neue Mieter [Name] zieht am [Datum] ein.

Bitte lesen Sie zum [Datum] alle Geräte zur Verbrauchserfassung in der Wohnung ab: die Heizkostenverteiler oder Wärmezähler, den Warmwasserzähler (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV) und, falls vorhanden, den Kaltwasserzähler. Den Termin stimmen Sie bitte mit [Name, Telefon] ab, der Ihnen die Wohnung öffnet.

Bitte teilen Sie mir das Ergebnis der Ablesung schriftlich mit. In der nächsten Heizkostenabrechnung brauche ich die Kosten getrennt für die Zeit bis zum [Datum] und ab dem [Datum].

Die Rechnung für die Zwischenablesung schicken Sie bitte an mich.

Mit freundlichen Grüßen

[Name]

Protokoll der Zählerstände bei der Übergabe

Wohnung: [Straße Hausnummer, Lage der Wohnung]
Datum und Uhrzeit: [Datum, Uhrzeit]

Heizkostenverteiler oder Wärmezähler (Raum, Gerätenummer, Stand):
[Raum, Gerätenummer, Stand]
[Raum, Gerätenummer, Stand]
[Raum, Gerätenummer, Stand]

Wasserzähler kalt (Gerätenummer, Stand in m³): [Gerätenummer, Stand]
Wasserzähler warm (Gerätenummer, Stand in m³): [Gerätenummer, Stand]

Unterschrift bisheriger Mieter: [Name, Unterschrift]
Unterschrift neuer Mieter: [Name, Unterschrift]
Unterschrift Vermieter: [Name, Unterschrift]

Hinweise zum Ausfüllen

• Bei einem Nutzerwechsel im Abrechnungszeitraum muss abgelesen werden (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Gegenüber dem Mieter einer Eigentumswohnung ist dafür der vermietende Eigentümer zuständig (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV). Den Auftrag erteilen Sie deshalb selbst oder über die Verwaltung.
• Die Verbrauchskosten werden nach der Ablesung geteilt, die Grundkosten der Heizung nach Gradtagszahlen oder nach Tagen, die Grundkosten des Warmwassers nach Tagen (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV). Gelingt keine Ablesung, wird alles nach diesen Maßstäben geteilt (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV).
• Die Kosten der Zwischenablesung trägt der Vermieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes wirksam regelt (BGH, VIII ZR 19/07).
• Das Protokoll ersetzt nicht die Ablesung durch den Messdienst. Es hilft aber, wenn später Zweifel an den Zählerständen aufkommen. Zeigt ein Gerät seinen Stand im Display, tragen Sie diesen Wert ein.
• Die Abrechnung für den ausgezogenen Mieter folgt derselben Frist wie jede andere: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Fragen Sie deshalb beim Auszug nach seiner neuen Anschrift.

Wie die Heizkosten geteilt werden

Die Heizkosten bestehen aus einem Verbrauchsanteil und einem Grundanteil. Für die Aufteilung beim Wechsel gilt (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV):

• Verbrauchsanteil: nach dem Ergebnis der Zwischenablesung.
• Grundanteil der Heizung: nach Gradtagszahlen oder nach Tagen.
• Grundanteil des Warmwassers: nach Tagen.

Gradtagszahlen

Eine Tabelle, die jedem Monat einen Anteil am Heizbedarf des Jahres zuordnet. Wintermonate wiegen schwer, Sommermonate fast nichts. Ein Mieter, der im Mai einzieht, zahlt so keinen Grundanteil für die kalten Monate Januar bis April.

Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, werden die gesamten Heizkosten nach diesen Maßstäben geteilt, also ohne Verbrauchswerte (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV). Der Mietvertrag kann eine andere Aufteilung vorsehen (§ 9b Abs. 4 HeizkostenV).

Was die Methode ausmacht, zeigt das Beispiel. Auf die Wohnung entfallen Heizkosten von 2.214,37 Euro für das ganze Jahr. Nach Tagen trüge Familie Schulz für ihre 230 von 365 Tagen 1.395,36 Euro. Damit zahlte sie anteilig auch für den Winter, in dem sie noch nicht dort wohnte. Mit Zwischenablesung zahlt sie nur ihren gemessenen Verbrauch und den Grundanteil ihrer Zeit.

Wer die Zwischenablesung bezahlt

Für die Zwischenablesung kann der Messdienst eine eigene Gebühr berechnen. Diese Kosten sind keine Betriebskosten. Der Vermieter trägt sie, wenn der Mietvertrag nichts anderes wirksam regelt (BGH, VIII ZR 19/07).

In die Nebenkostenabrechnung gehört die Gebühr deshalb nicht. Steht sie in der Heizkostenabrechnung der Gemeinschaft als eigene Zeile, nehmen Sie sie aus dem Betrag heraus, den Sie umlegen. Welche Posten sonst nicht umlagefähig sind, zeigt der Artikel über umlagefähige Nebenkosten.

Die übrigen Nebenkosten: nach Tagen

Für die übrigen Betriebskosten schreibt das Gesetz keine Methode für den Mieterwechsel vor. Naheliegend ist die Aufteilung nach Tagen, denn Grundsteuer, Versicherung oder Hausmeister fallen jeden Tag gleich an. Verbrauchskosten mit eigenem Zähler, etwa Kaltwasser, teilen Sie nach dem Zählerstand beim Wechsel.

Für Familie Schulz ergibt sich bei 230 von 365 Tagen zum Beispiel:

Der Vormieter trägt die Tage bis zum 15. Mai, also 135 Tage. Liegen zwischen Auszug und Einzug leere Tage, tragen Sie diese selbst. Die Kostenaufstellung zeigt dem Mieter seine Tage und die Tage des Zeitraums, damit er die Rechnung nachvollziehen kann.

Zwei Abrechnungen, zwei Fristen

Jeder Mieter bekommt seine eigene Abrechnung für seine Tage. Für beide gilt dieselbe Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für 2025 müssen also beide Abrechnungen bis zum 31. Dezember 2026 zugehen.

Beim Vormieter ist das oft schwieriger, weil er umgezogen ist. Fragen Sie deshalb bei der Wohnungsübergabe nach seiner neuen Anschrift und halten Sie die Zählerstände im Übergabeprotokoll fest. Wie Sie den Zugang beweisen, zeigt der Artikel zur Frist der Nebenkostenabrechnung.

Nicht verwechseln sollten Sie den Mieterwechsel mit dem Eigentümerwechsel. Verkaufen Sie die Wohnung, gelten für die Hausgeldabrechnung eigene Regeln, beschrieben im Artikel zur Hausgeldabrechnung beim Eigentümerwechsel.

Neue Vorauszahlung für den neuen Mieter

Für den neuen Mieter legen Sie die Vorauszahlung im Mietvertrag fest. Sie muss angemessen sein (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Ein guter Anhaltspunkt ist ein Zwölftel der Jahreskosten der Wohnung aus der letzten Abrechnung.

Ein Beispiel: Die umlagefähigen Kosten der Wohnung betrugen im ganzen Jahr 5.861,73 Euro. Ein Zwölftel sind 488,48 Euro im Monat. Für die erste Abrechnung zählt dann nur die Zeit ab dem Einzug.

Fazit

• Bei einem Mieterwechsel im Abrechnungsjahr muss der Vermieter die Heizkostenverteiler ablesen lassen.
• Verbrauch wird nach der Ablesung geteilt, der Grundanteil der Heizung nach Gradtagszahlen oder Tagen, der des Warmwassers nach Tagen.
• Die Gebühr für die Zwischenablesung trägt der Vermieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes wirksam regelt.
• Die übrigen Nebenkosten lassen sich nach Tagen teilen, leere Tage trägt der Vermieter.
• Beide Mieter bekommen eine eigene Abrechnung mit derselben Frist.

Häufige Fragen zum Mieterwechsel

Ist eine Zwischenablesung beim Mieterwechsel Pflicht?

Ja. Wechselt der Mieter innerhalb des Abrechnungszeitraums, muss der Vermieter die Geräte zur Verbrauchserfassung ablesen lassen. Bei einer Eigentumswohnung beauftragt der vermietende Eigentümer dafür den Messdienst, direkt oder über die Verwaltung.

Wer zahlt die Kosten der Zwischenablesung?

Der Vermieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes wirksam regelt. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass diese Kosten keine umlagefähigen Betriebskosten sind.

Wie werden Heizkosten ohne Zwischenablesung aufgeteilt?

Dann werden die Heizkosten nach Gradtagszahlen oder nach Tagen geteilt, die Warmwasserkosten nach Tagen. Der Verbrauch der einzelnen Mieter spielt dann keine Rolle.

Bekommt der ausgezogene Mieter eine eigene Nebenkostenabrechnung?

Ja. Er bekommt eine Abrechnung für seine Mietzeit, mit derselben Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Fragen Sie deshalb beim Auszug nach seiner neuen Anschrift.

Wer zahlt die Nebenkosten, wenn die Wohnung zwischen zwei Mietern leer steht?

Für die Tage ohne Mieter trägt der Vermieter die Kosten selbst. Er kann sie keinem der beiden Mieter in Rechnung stellen.