Verwaltungsbeirat in der WEG: Aufgaben, Rechte und Haftung – und was in kleinen Gemeinschaften gilt

Der Verwaltungsbeirat ist ein freiwilliges Gremium der Wohnungseigentümergemeinschaft: Er unterstützt und überwacht den Verwalter und soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen, bevor die Eigentümer darüber beschließen (§ 29 WEG). Pflicht ist er nicht, die Zahl der Mitglieder ist seit der WEG-Reform 2020 frei, und wer unentgeltlich mitarbeitet, haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

In kleinen Gemeinschaften sieht der Alltag anders aus als im Gesetz. Oft gibt es keinen Verwalter, den der Beirat überwachen könnte, und die Person mit dem Titel „Beirat“ erledigt in Wahrheit die Verwaltung – genau dort endet der gesetzliche Haftungsschutz. Dieser Artikel erklärt Aufgaben, Rechte, Wahl, Amtszeit, Vergütung und Haftung des Verwaltungsbeirats nach geltendem Recht (Stand: Oktober 2026). Er enthält eine Checkliste zum Ausdrucken sowie ein Muster für den Wahlbeschluss und zeigt, wie eine kleine WEG die Rollen so ordnet, dass niemand ein Risiko trägt, das er nie übernehmen wollte.

Was ist ein Verwaltungsbeirat?

Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG)

Der Verwaltungsbeirat besteht aus Wohnungseigentümern, die die Gemeinschaft durch Beschluss dazu bestellt. Er unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben; Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vor der Beschlussfassung von ihm geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden. Hat er mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Sind die Mitglieder unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.

Mehr regelt § 29 WEG nicht. Die Vorschrift hat drei kurze Absätze:

Drei weitere Befugnisse stehen an anderer Stelle im Gesetz: Der Vorsitz vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG), Vorsitz oder Stellvertretung dürfen die Eigentümerversammlung einberufen, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG), und sie unterschreiben die Niederschrift der Versammlung mit (§ 24 Abs. 6 WEG). Alles Übrige – Amtszeit, Abberufung, Vergütung – ergibt sich aus Beschlüssen, der Gemeinschaftsordnung und der Rechtsprechung.

Muss es einen Verwaltungsbeirat geben?

Nein. Das Gesetz formuliert eine Möglichkeit: Wohnungseigentümer „können“ durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden (§ 29 Abs. 1 Satz 1 WEG). Ob eine Gemeinschaft einen Beirat wählt, entscheidet sie selbst, und sie ist auch ohne Beirat voll handlungsfähig. Manche Gemeinschaftsordnungen enthalten eigene Regeln zum Beirat, etwa zur Zahl der Mitglieder; § 29 WEG lässt sich durch Vereinbarung abändern. Ein Blick in die Teilungserklärung lohnt sich deshalb vor der ersten Wahl.

Sinnvoll ist ein Beirat gerade in kleinen Gemeinschaften trotzdem. Er ist die einzige Rolle, in der jemand die Zahlen prüft, ohne sie selbst erstellt zu haben. Genau diese Trennung fehlt in selbstverwalteten Gemeinschaften am häufigsten, und sie kostet nichts außer einem Beschluss.

Wie viele Mitglieder hat der Verwaltungsbeirat?

So viele, wie die Gemeinschaft beschließt. Bis zur Reform am 1. Dezember 2020 bestand der Beirat nach dem Gesetz aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzendem und zwei weiteren als Beisitzern. Diese feste Zahl ist gestrichen, auch ein einzelnes Mitglied ist wirksam bestellt. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 WEG). Einen Anspruch einzelner Eigentümer auf eine bestimmte Mitgliederzahl gibt es nicht.

Für die Praxis: In einer Gemeinschaft mit sechs Einheiten genügen ein oder zwei Mitglieder. Bei zwei Mitgliedern übernimmt das eine den Vorsitz, das andere die Stellvertretung. Größere Anlagen verteilen die Belegprüfung besser auf drei Personen.

Wer kann Verwaltungsbeirat werden?

Wählbar sind nur Wohnungseigentümer (§ 29 Abs. 1 Satz 1 WEG). Das hat der Bundesgerichtshof 2025 klargestellt (Urteil vom 4. Juli 2025, V ZR 225/24). Gehört eine Wohnung einer GmbH oder einer Gemeinde, wird diese selbst gewählt, nicht ihr Geschäftsführer oder Mitarbeiter. Nichteigentümer, etwa der Ehepartner einer Eigentümerin oder ein externer Fachmann, können nur gewählt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung oder eine Vereinbarung das zulässt. Sonst ist ihre Wahl rechtswidrig und kann angefochten werden.

Das Amt ist höchstpersönlich: Ein Beiratsmitglied kann es nicht auf jemand anderen übertragen. Nicht in den Beirat gehört, wer zum Verwalter bestellt ist. Der Beirat soll ihn überwachen (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG), und niemand kann sich selbst überwachen.

Wahl des Verwaltungsbeirats: Ablauf und Muster

Gewählt wird in der Eigentümerversammlung. Drei Regeln genügen:

1. Ankündigen. Die Wahl muss als Tagesordnungspunkt in der Einladung stehen, sonst ist der Beschluss angreifbar (§ 23 Abs. 2 WEG). Wie Einladung und Ablauf aussehen, zeigt die Checkliste zur Eigentümerversammlung.
2. Mehrheit. Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt (§ 25 Abs. 2 WEG). Ohne Versammlung geht es nur im Umlaufverfahren, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 WEG).
3. Festlegen und festhalten. Mitglieder, Vorsitz, Stellvertretung und Amtszeit gehören in den Beschluss, die Annahme der Wahl gehört ins Protokoll.

Das Muster enthält neben Mitgliedern und Vorsitz auch Stellvertretung, Amtszeit, Auslagenersatz und Versicherung:

Vorlage

Beschluss über die Wahl des Verwaltungsbeirats

Muster für die Bestellung des Verwaltungsbeirats nach § 29 WEG: Mitglieder, Vorsitz und Stellvertretung, Amtszeit, Auslagenersatz und Versicherung.

Wohnungseigentümergemeinschaft [Straße Hausnummer, PLZ Ort]

Tagesordnungspunkt [Nummer]: Wahl des Verwaltungsbeirats

Beschlusstext

1. Die Wohnungseigentümer bestellen folgende Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer zu Mitgliedern des Verwaltungsbeirats: [Name, Einheit], [Name, Einheit], [Name, Einheit].
2. Zur oder zum Vorsitzenden wird [Name] bestimmt, zur Stellvertreterin oder zum Stellvertreter [Name].
3. Die Amtszeit beginnt mit der Annahme der Wahl und endet mit dem Ende der ordentlichen Eigentümerversammlung im Jahr [Jahr].
4. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats sind unentgeltlich tätig. Nachgewiesene Auslagen, etwa für Porto, Kopien und Fahrten, erstattet die Gemeinschaft gegen Beleg.
5. Die Gemeinschaft schließt auf ihre Kosten eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung ab, die die Tätigkeit der Beiratsmitglieder abdeckt.

Variante mit einem Mitglied: Ersetzen Sie Nummer 1 und 2 durch „Die Wohnungseigentümer bestellen [Name, Einheit] zum Mitglied des Verwaltungsbeirats.“

Ergebnis der Abstimmung

Ja-Stimmen: [Anzahl]
Nein-Stimmen: [Anzahl]
Enthaltungen: [Anzahl]

Die Versammlungsleitung verkündet am [Datum] in [Ort]: Der Beschluss ist [angenommen oder abgelehnt]. Eintrag in die Beschluss-Sammlung unter Nummer [Nummer] (§ 24 Abs. 7 WEG).

Annahme der Wahl

Die Gewählten erklären in der Versammlung, ob sie die Wahl annehmen. Das Protokoll hält es fest:

[Name]
☐ nimmt die Wahl an
☐ lehnt die Wahl ab

[Name]
☐ nimmt die Wahl an
☐ lehnt die Wahl ab

Begründung

[Anlass, zum Beispiel erstmalige Bestellung, Ablauf der bisherigen Amtszeit oder Rücktritt eines Mitglieds]

Hinweise zum Ausfüllen

• Die Wahl muss als Tagesordnungspunkt in der Einladung stehen (§ 23 Abs. 2 WEG).
• Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt (§ 25 Abs. 2 WEG). Ohne Versammlung müssen alle Eigentümer in Textform zustimmen, außer die Eigentümer haben vorher für genau diesen Gegenstand beschlossen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 WEG).
• Die Zahl der Mitglieder ist frei. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen (§ 29 Abs. 1 Satz 2 WEG).
• Wählbar sind nur Wohnungseigentümer. Gehört eine Wohnung einer GmbH oder einer Gemeinde, wird diese selbst gewählt, nicht ihr Geschäftsführer oder Mitarbeiter. Mieter, Angehörige und andere Dritte können nur gewählt werden, wenn die Gemeinschaftsordnung oder eine Vereinbarung das zulässt (BGH, Urteil vom 4. Juli 2025, V ZR 225/24).
• Eine Amtszeit schreibt das Gesetz nicht vor. Ohne Regelung gilt die Bestellung bis zur Abberufung oder zum Rücktritt.
• Unentgeltlich tätige Mitglieder haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit (§ 29 Abs. 3 WEG). Eine Pauschale, die über die tatsächlichen Auslagen hinausgeht, kann dieses Privileg kosten.
• Der Beschluss entscheidet, dass die Versicherung abgeschlossen wird. Unterschreiben muss, wer die Gemeinschaft vertritt: der Verwalter oder, wenn es keinen gibt, alle Eigentümer gemeinsam, selbst oder über eine Vollmacht, die sie alle unterschreiben (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Einen einzelnen Eigentümer kann ein Mehrheitsbeschluss dazu nicht ermächtigen.
• Wer zum Verwalter bestellt ist, sollte nicht zugleich Mitglied des Beirats sein: Der Beirat soll ihn überwachen.

Amtszeit, Abberufung und Rücktritt

Amtszeit. Eine Amtszeit schreibt das Gesetz für den Beirat nicht vor – anders als für den Verwalter, der höchstens für fünf Jahre bestellt werden kann, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei (§ 26 Abs. 2 WEG). Legt der Beschluss nichts fest, gilt die Bestellung unbefristet. Sinnvoll ist eine Befristung, etwa bis zur ordentlichen Versammlung in drei Jahren: Dann kommt das Amt regelmäßig auf die Tagesordnung, ohne dass jemand eine Abwahl beantragen muss.

Abberufung. Die Gemeinschaft kann Beiratsmitglieder jederzeit mit Mehrheit abberufen; einen wichtigen Grund verlangt das Gesetz dafür nicht, und nach verbreiteter Ansicht ist auch keiner nötig. Wie die Wahl muss die Abberufung als Tagesordnungspunkt angekündigt sein.

Rücktritt. Umgekehrt kann jedes Mitglied sein Amt jederzeit niederlegen, ohne Gründe zu nennen. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor; eine Erklärung in Textform an alle Eigentümer, oder an den Verwalter, wenn es einen gibt, schafft Klarheit. Fair ist es, nicht mitten in der Prüfung der Jahresabrechnung zu gehen.

„An die Wohnungseigentümerinnen und Wohnungseigentümer der Gemeinschaft [Straße Hausnummer, PLZ Ort]: Hiermit lege ich mein Amt als Mitglied des Verwaltungsbeirats mit Wirkung zum [Datum] nieder. Die Unterlagen, die ich als Beirat erhalten habe, übergebe ich bis zum [Datum] an [Name]. [Ort, Datum, Name]“

Scheidet der Vorsitz aus, sollte die nächste Versammlung einen neuen bestimmen. Bis dahin kann die Stellvertretung die Versammlung einberufen und die Niederschrift unterschreiben (§ 24 Abs. 3 und 6 WEG). Die Vertretung gegenüber dem Verwalter nennt das Gesetz dagegen nur für den Vorsitzenden oder einen per Beschluss dazu ermächtigten Eigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG).

Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Der Kern ist die Prüfung. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer über Vorschüsse und Nachschüsse beschließen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 28 Abs. 1 und 2 WEG). Seit der Reform nennt das Gesetz nur noch diese beiden Unterlagen; früher gehörten auch Rechnungslegungen und Kostenanschläge dazu.

Ebenso wichtig ist, was der Beirat nicht tut: Er entscheidet nicht anstelle der Eigentümer, und er vertritt die Gemeinschaft nach außen nicht – mit der einen Ausnahme gegenüber dem Verwalter. Aufträge an Handwerker kann er deshalb nicht vergeben, und ein Mehrheitsbeschluss ändert daran nichts: Nach außen handelt der Verwalter, ohne Verwalter handeln alle Eigentümer gemeinsam (§ 9b Abs. 1 WEG). Die frühere Möglichkeit, einzelne Eigentümer per Mehrheitsbeschluss zur Vertretung zu ermächtigen (§ 27 Abs. 3 Satz 3 WEG in der bis November 2020 geltenden Fassung), hat die Reform gestrichen. Zusätzlich übertragen kann die Gemeinschaft dem Beirat interne Aufgaben, etwa Angebote einzuholen und zu vergleichen.

Wie gründlich muss die Prüfung sein?

Stichproben genügen in der Regel – aber alle Konten gehören hinein. Wie ernst das ist, zeigt ein Beschluss des Oberlandesgerichts München vom 3. Juni 2026 (Az. 31 U 1110/26e): Zwei ehrenamtliche Beiräte hatten bei der Belegprüfung nur die Auszüge des Girokontos angesehen, nicht die des Rücklagenkontos, von dem der damalige Verwalter rund 37.800 Euro auf das Konto einer anderen Gemeinschaft überwiesen hatte. Das Gericht wertete das als grob fahrlässig, obwohl beide ehrenamtlich tätig und keine Fachleute waren. Die Folge traf in diesem Fall die Gemeinschaft: Sie musste sich die Unkenntnis ihres Beirats zurechnen lassen, ihr Rückzahlungsanspruch war verjährt (Bericht beim VDIV).

Geprüft wird in sechs Schritten, mit Stichproben statt Nachrechnen jeder Zeile:

Aufgaben des Verwaltungsbeirats: Checkliste zum Ausdrucken

Die Checkliste fasst zusammen, was im Lauf eines Amtsjahres anfällt – vom ersten Gespräch über die Unterlagen bis zur Unterschrift unter das Protokoll. Laden Sie sie als PDF oder Word-Datei herunter und haken Sie ab:

Vorlage

Aufgaben des Verwaltungsbeirats: Checkliste für das Amtsjahr

Was der Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG im Lauf eines Jahres erledigt – von der Belegprüfung bis zur Unterschrift unter das Protokoll.

Wohnungseigentümergemeinschaft [Straße Hausnummer, PLZ Ort]
Verwaltungsbeirat: [Namen]
Amtsjahr: [Jahr]

Nach der Wahl

☐ Mitglieder, Vorsitz, Stellvertretung und Amtszeit stehen im Protokoll (§ 29 Abs. 1 WEG)
☐ Mit der Verwaltung geklärt, wer wann welche Unterlagen liefert
☐ Einsicht in die Umsätze aller Konten vereinbart, auch Rücklagen- und Tagesgeldkonto
☐ Versicherungsschutz für die Beiratstätigkeit geklärt (Vermögensschaden-Haftpflicht)

Laufend im Jahr

☐ Verwaltung unterstützen und überwachen (§ 29 Abs. 2 Satz 1 WEG): Werden Beschlüsse umgesetzt?
☐ Größere Aufträge haben eine Beschluss- oder Vertragsgrundlage
☐ Beirat bei Bedarf einberufen (Vorsitz, § 29 Abs. 1 Satz 3 WEG)
☐ Fragen und Hinweise der Eigentümer sammeln

Vor der Eigentümerversammlung: Jahresabrechnung prüfen

☐ Anfangs- und Endbestand jedes Kontos mit den Kontoauszügen abgeglichen, Girokonto und Rücklagenkonto
☐ Zuführungen zur Erhaltungsrücklage tatsächlich überwiesen, Entnahmen durch Beschluss gedeckt
☐ Stichprobe der größten Ausgaben: Rechnung vorhanden, Betrag passt, Beschluss oder Vertrag vorhanden
☐ Kosten nach dem geltenden Schlüssel verteilt (Gemeinschaftsordnung, Beschlüsse nach § 16 Abs. 2 WEG)
☐ Hausgeldrückstände erfasst und gemahnt
☐ Deutliche Abweichungen zum Vorjahr nachgefragt
☐ Vermögensbericht plausibel, Stand der Rücklage stimmt mit dem Konto überein (§ 28 Abs. 4 WEG)

Vor der Eigentümerversammlung: Wirtschaftsplan prüfen

☐ Ansätze im Vergleich zum Vorjahr und zu bekannten Preissteigerungen plausibel
☐ Zuführung zur Erhaltungsrücklage angemessen
☐ Hausgeld je Einheit nachvollziehbar berechnet

Stellungnahme

☐ Schriftlich festgehalten: was geprüft wurde, welche Stichproben, welches Ergebnis, welche offenen Punkte
☐ Vor der Beschlussfassung an die Eigentümer verteilt (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG)
☐ In der Versammlung vorgetragen und im Protokoll vermerkt

In und nach der Versammlung

☐ Niederschrift durch Vorsitz oder Stellvertretung mit unterschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG)
☐ Entlastung nur beantragt, wenn keine Ansprüche gegen Verwaltung oder Beirat in Betracht kommen
☐ Bei der Abstimmung über die eigene Entlastung nicht mitgestimmt

Je nach Lage

☐ Gibt es einen Verwalter: Gemeinschaft ihm gegenüber vertreten, etwa beim Verwaltervertrag (Vorsitz, § 9b Abs. 2 WEG)
☐ Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig: Versammlung einberufen (Vorsitz oder Stellvertretung, § 24 Abs. 3 WEG)
☐ Amtszeit läuft ab: Neuwahl auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung

Rechte des Verwaltungsbeirats

• Einsicht in die Unterlagen. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Der Beirat braucht sie für seine Prüfung regelmäßig, samt den Auszügen aller Konten.
• Einberufung der Versammlung, wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert (§ 24 Abs. 3 WEG), durch Vorsitz oder Stellvertretung.
• Vertretung gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitz (§ 9b Abs. 2 WEG), etwa beim Abschluss des Verwaltervertrags oder bei dessen Kündigung im Zuge eines Verwalterwechsels.
• Ersatz notwendiger Auslagen wie Porto, Kopien oder Fahrtkosten.
• Rücktritt jederzeit, ohne Angabe von Gründen.

Haftung: Wann haftet der Verwaltungsbeirat?

Haftungsprivileg (§ 29 Abs. 3 WEG)

Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Für einfache Fahrlässigkeit – den normalen Flüchtigkeitsfehler bei der Prüfung – haften sie dann nicht. Die Regel gilt seit der WEG-Reform am 1. Dezember 2020 und soll das Ehrenamt attraktiver machen.

Grob fahrlässig handelt nach der Formel der Gerichte, wer die erforderliche Sorgfalt in ungewöhnlich großem Maß verletzt und nicht beachtet, was im gegebenen Fall jedem hätte einleuchten müssen. Das ist schneller erreicht, als der Begriff klingt – der Münchner Fall zeigt es.

Die günstigste Absicherung ist eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für die Beiratsmitglieder. Ihr Abschluss auf Kosten der Gemeinschaft entspricht nach Einschätzung des Verwalterverbands VDIV ordnungsmäßiger Verwaltung, und Kandidaten dürfen ihre Bereitschaft zum Amt davon abhängig machen (VDIV, Bericht vom 18.08.2026 zum Münchner Fall).

Ein weiterer Schutz ist die Entlastung. Sie wirkt wie ein Verzicht der Gemeinschaft auf Ersatzansprüche, die bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren. Gerade deshalb widerspricht sie ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn Ansprüche gegen den Beirat in Betracht kommen – etwa weil die von ihm geprüfte Abrechnung fehlerhaft ist und korrigiert werden muss (BGH, Urteil vom 4. Dezember 2009 – V ZR 44/09). Setzen Sie die Entlastung deshalb als eigenen Tagesordnungspunkt an, getrennt für Beirat und Verwaltung. Das betroffene Mitglied stimmt über die eigene Entlastung sinnvollerweise nicht mit; nach verbreiteter Ansicht ist es dabei ohnehin nicht stimmberechtigt (§ 25 Abs. 4 WEG).

Vergütung, Aufwandsentschädigung und Steuer

Das Beiratsamt ist im Regelfall ein Ehrenamt. Drei Formen der Honorierung sind zu unterscheiden:

• Ersatz nachgewiesener Auslagen – Porto, Kopien, Fahrtkosten gegen Beleg. Unschädlich für das Haftungsprivileg.
• Pauschale Aufwandsentschädigung – per Beschluss möglich, wenn sie angemessen ist. Das Amtsgericht München hielt eine Pauschale von 500 Euro im Jahr je Mitglied für zu hoch und sah 100 Euro im Jahr als üblich an (Urteil vom 1. Februar 2017, Az. 481 C 15463/16). Das ist ein Einzelfall aus der Zeit vor der Reform, kein fester Satz. Geht eine Pauschale spürbar über die tatsächlichen Auslagen hinaus, droht sie als Vergütung zu gelten – und das Haftungsprivileg entfällt.
• Echte Vergütung für den Zeitaufwand – im selben Urteil hielt das Gericht sie nicht für ordnungsmäßig. Das Gesetz selbst schließt bezahlte Beiräte nicht aus, knüpft das Haftungsprivileg aber an die Unentgeltlichkeit.

Steuerlich hilft die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG hier nicht: Sie erfasst nur nebenberufliche Tätigkeiten zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke im Auftrag öffentlicher oder gemeinnütziger Träger, und eine WEG ist keines davon. Wer nur belegte Auslagen ersetzt bekommt, erzielt damit keinen Überschuss. Eine Pauschale oder Vergütung, die darüber hinausgeht, sollte das Mitglied in der Steuererklärung angeben; wie sie einzuordnen ist, klärt im Zweifel eine Steuerberatung.

Der Verwaltungsbeirat in der kleinen WEG ohne Verwalter

In einer Gemeinschaft mit sechs Wohnungen macht es am Ende immer einer. Einer sammelt die Kontoauszüge, einer schreibt die Einladung, einer rechnet ab – und irgendwann steht im Protokoll „Verwaltungsbeirat“, weil das der Titel war, der gerade frei war. Im Gesetz ist der Beirat aber auf einen Verwalter bezogen, den er unterstützt und überwacht. Gibt es keinen, fällt die Arbeit trotzdem an, nur in einer anderen Rolle, und die hat andere Haftungsregeln.

Die vierte Zeile ist in kleinen Gemeinschaften der Normalfall – und die einzige, die man unbedingt vermeiden sollte. Wer ohne Vollmacht einen Auftrag im Namen der Gemeinschaft erteilt, haftet dem Handwerker im ungünstigsten Fall selbst auf Erfüllung oder Schadensersatz, wenn die Gemeinschaft den Vertrag nicht genehmigt (§ 179 BGB).

Die Lösung ist kein Anwalt, sondern eine klare Rollenverteilung. Drei Wege stehen offen:

Weg 1: Verwaltenden Eigentümer bestellen. Die Gemeinschaft bestellt mit Mehrheit einen Eigentümer förmlich zum Verwalter (§ 26 WEG). Das ist die saubere Lösung: Die Person vertritt die Gemeinschaft kraft Gesetzes, darf Aufträge erteilen und Konten führen, trägt dafür aber die volle Verwalterverantwortung. Ein Zertifikat braucht sie nicht, solange die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte hat und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). In größeren Gemeinschaften kann jeder Eigentümer das verlangen; die Prüfung kann aber auch der verwaltende Eigentümer selbst ablegen.

Weg 2: Ohne Verwalter mit Vollmachten aller Eigentümer arbeiten. Die Gemeinschaft bleibt ohne bestellten Verwalter; nach außen handeln dann alle Eigentümer gemeinsam. Damit nicht jeder Auftrag alle Unterschriften braucht, können alle Eigentümer gemeinsam einer Person eine schriftliche Vollmacht für klar umrissene Aufgaben erteilen, etwa für das WEG-Konto. Ein Mehrheitsbeschluss genügt dafür nicht: Die frühere Möglichkeit, einen Eigentümer per Beschluss zur Vertretung zu ermächtigen, ist mit der Reform entfallen. Der Weg funktioniert deshalb nur, solange alle mitziehen – fehlt eine Unterschrift, fehlt die Vollmacht. Was beauftragt wird, beschließt die Gemeinschaft weiterhin mit Mehrheit; die Vollmacht regelt nur, wer unterschreibt.

Weg 3: Beides kombinieren. Eine Person führt als bestellter Verwalter die Geschäfte, eine zweite bleibt Beirat und prüft. Das ist die Variante mit der besten Kontrolle und dem klarsten Haftungsbild, und sie funktioniert schon ab drei Eigentümern.

Muster-Beschlusstext: Verwalter, Beirat und Betragsgrenze

„1. Frau/Herr [Name] wird für die Dauer von drei Jahren zur Verwalterin/zum Verwalter der Gemeinschaft bestellt. Die Tätigkeit erfolgt unentgeltlich; nachgewiesene Auslagen werden gegen Beleg erstattet. 2. Frau/Herr [Name] wird zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt und prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG. Auch diese Tätigkeit erfolgt unentgeltlich. 3. Die Befugnisse der zu Nummer 1 bestellten Verwalterin/des Verwalters werden nach § 27 Abs. 2 WEG erweitert: Sie/er darf Verträge zur laufenden Bewirtschaftung sowie Erhaltungsmaßnahmen bis zu einem Betrag von [Betrag] Euro brutto im Einzelfall ohne gesonderten Beschluss vergeben. Darüber hinausgehende Maßnahmen bedürfen eines Beschlusses der Eigentümerversammlung. 4. Die Gemeinschaft schließt eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung ab, die die Tätigkeit der zu Nummer 1 und 2 benannten Personen einschließt. Die Kosten trägt die Gemeinschaft.“

Nummer 3 ist der Punkt, an dem kleine Gemeinschaften am meisten gewinnen: Ohne Betragsgrenze müsste für jeden tropfenden Wasserhahn eine Versammlung entscheiden. Das funktioniert, weil die Person aus Nummer 1 als Verwalter die Gemeinschaft kraft Gesetzes vertritt; einem Eigentümer ohne dieses Amt könnte ein Mehrheitsbeschluss eine solche Befugnis nicht verschaffen. Nummer 4 ersetzt das gesetzliche Privileg, das dem verwaltenden Eigentümer fehlt.

Was die WEG-Reform 2020 geändert hat

Die freie Größe ist für kleine Gemeinschaften die wichtigste Änderung: Wo sich früher keine drei Personen fanden und der Beirat deshalb gar nicht zustande kam, genügt heute eine.

Fazit

• Der Verwaltungsbeirat ist freiwillig und seine Größe frei. Seine Kernaufgabe ist die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung.
• Gewählt wird mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen unter einem angekündigten Tagesordnungspunkt. Mitglieder, Vorsitz, Stellvertretung und Amtszeit gehören in den Beschluss.
• Unentgeltlich tätige Mitglieder haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit – und grob fahrlässig kann schon sein, ein Konto bei der Prüfung auszulassen.
• Das Privileg deckt nur die Beiratstätigkeit, nicht nebenher geführte Verwaltungsarbeit. In kleinen WEGs gehört die Verwaltung in eine eigene Rolle – am saubersten durch die Bestellung eines Eigentümers zum Verwalter, denn ohne Verwalter handeln nach außen nur alle Eigentümer gemeinsam.
• Auslagen gegen Beleg erstatten statt Pauschalen zahlen, eine Vermögensschaden-Haftpflicht auf Kosten der Gemeinschaft abschließen, Entlastung nur bei einwandfreier Abrechnung.

Häufige Fragen zum Verwaltungsbeirat

Muss eine WEG einen Verwaltungsbeirat haben?

Nein. Das Wohnungseigentumsgesetz stellt die Bestellung eines Beirats frei, und die Gemeinschaft ist auch ohne ihn voll handlungsfähig. Sinnvoll ist er trotzdem, weil er die einzige Rolle ist, in der jemand die Zahlen prüft, ohne sie selbst erstellt zu haben. Ob die Gemeinschaftsordnung eigene Regeln zum Beirat enthält, zeigt ein Blick in die Teilungserklärung.

Wie viele Mitglieder muss der Verwaltungsbeirat haben?

Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 gibt es keine feste Zahl mehr. Die Gemeinschaft entscheidet per Beschluss, auch ein einzelnes Mitglied ist wirksam bestellt. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, müssen ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden. Früher sah das Gesetz drei Mitglieder vor.

Kann ein Nichteigentümer Mitglied des Verwaltungsbeirats werden?

Nur, wenn die Gemeinschaftsordnung oder eine Vereinbarung das zulässt. Sonst sind nur Wohnungseigentümer wählbar (§ 29 Abs. 1 Satz 1 WEG; BGH, Urteil vom 4. Juli 2025, V ZR 225/24). Gehört eine Wohnung einer GmbH oder einer Gemeinde, wird diese selbst gewählt, nicht ihr Geschäftsführer oder Mitarbeiter.

Wie lange ist die Amtszeit des Verwaltungsbeirats?

Das Gesetz schreibt keine Amtszeit vor. Die Gemeinschaft legt sie im Wahlbeschluss fest; fehlt eine Regelung, gilt die Bestellung unbefristet. Unabhängig davon kann die Gemeinschaft Mitglieder jederzeit mit Mehrheit abberufen, und jedes Mitglied kann sein Amt jederzeit niederlegen.

Bekommt der Verwaltungsbeirat eine Vergütung, und muss er sie versteuern?

In der Regel arbeitet der Beirat ehrenamtlich und bekommt nachgewiesene Auslagen erstattet. Eine pauschale Aufwandsentschädigung ist per Beschluss möglich, darf aber nicht zur verdeckten Vergütung werden, sonst entfällt das Haftungsprivileg. Die steuerfreie Ehrenamtspauschale gilt für die Tätigkeit in einer WEG nicht; wer mehr als seine Auslagen erhält, sollte das in der Steuererklärung angeben und die Einordnung im Zweifel steuerlich prüfen lassen.

Haftet der Verwaltungsbeirat persönlich?

Unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Grobe Fahrlässigkeit kann aber schnell vorliegen: Das Oberlandesgericht München wertete es 2026 als grob fahrlässig, bei der Belegprüfung das Rücklagenkonto auszulassen. Für Verwaltungsarbeit, die dieselbe Person nebenher erledigt, gilt das Privileg nicht. Eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung auf Kosten der Gemeinschaft schließt die Lücke.