Das WEG-Konto in der Selbstverwaltung: welche Bank, welches Konto, wer darf verfügen

Die Gemeinschaft hat sich entschieden, ihre Verwaltung selbst zu übernehmen. Der Beschluss steht, die Aufgaben sind verteilt – und dann scheitert es an einer Bank, die für ein Konto einen Handelsregisterauszug sehen will, den es nicht gibt. Diese Szene erleben selbstverwaltete Gemeinschaften regelmäßig, und sie hat wenig mit dem Gesetz zu tun und viel mit Produkten, die für gewerbliche Hausverwaltungen gebaut wurden. Dieser Artikel zeigt, wem das Konto rechtlich gehören muss, warum die Ablehnung meist am falschen Bankprodukt liegt, welche Unterlagen Sie mitbringen sollten und wie Sie Verfügungsrechte und Rücklagenanlage so beschließen, dass niemand in eine Haftungsfalle läuft.

Wem das Konto gehört – die einzige Frage, die wirklich zählt

Diese Trennung zwischen Inhaberschaft und Verfügungsberechtigung ist der Kern des Themas. Das Geld auf dem Konto gehört zum Gemeinschaftsvermögen (§ 9a Abs. 3 WEG). Steht die Gemeinschaft als Inhaberin drin, ist das Guthaben vor Pfändungen gegen den Verwalter und vor dessen Insolvenz geschützt – und ein Verwalterwechsel berührt nur die Vollmachten, nicht das Konto. Lautet das Konto dagegen auf eine Person, die das Geld treuhänderisch hält, wandert das Guthaben im Ernstfall in deren Insolvenzmasse. Ein solches Treuhandkonto ist für WEG-Gelder heute nicht mehr zulässig; bestehende Konten dieser Art gehören umgestellt – ein Punkt, an dem es bei der Kündigung der bisherigen Hausverwaltung besonders häufig hakt.

Wundern Sie sich nicht, wenn Ihnen im Netz „§ 27 Abs. 5 WEG" als Beleg begegnet: Diese Vorschrift gab es bis zur WEG-Reform, der heutige § 27 WEG hat nur noch zwei Absätze. Am Ergebnis ändert das nichts – die Trennungspflicht folgt jetzt aus dem eigenen Vermögen der Gemeinschaft (§ 9a Abs. 3 WEG) und dem Gebot ordnungsmäßiger Verwaltung (§ 19 Abs. 1 WEG).

Warum Banken selbstverwaltete Gemeinschaften abweisen

Die Absage kommt selten mit einer rechtlichen Begründung, sondern in Form einer Unterlagenliste, die nicht erfüllbar ist. Ein reales Beispiel: Eine Volksbank fordert für ihr WEG-Konto drei Dokumente – das Protokoll der Versammlung, in der „Sie zum Verwalter gewählt wurden", eine aktuelle Eigentümerliste und einen Verwaltungsnachweis in Form von Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug. Das dritte Dokument kann eine selbstverwaltete Gemeinschaft naturgemäß nicht liefern. Das Produkt richtet sich ausdrücklich an gewerblich verwaltete WEGs, und die Sachbearbeitung folgt der Liste.

Dazu kommen zwei strukturelle Hürden: Die Gemeinschaft ist zwar rechtsfähig, steht aber in keinem Register, in dem ein Institut Existenz und Vertretung nachschlagen könnte. Und die Legitimationsprüfung nach dem Geldwäschegesetz muss jede verfügungsberechtigte Person einzeln durchlaufen – bei zwei Ehrenamtlichen mehr Aufwand als bei einer Verwaltungsfirma mit dreißig Gemeinschaften.

Die praktische Konsequenz: Eine Absage ist kein Urteil über Ihre Gemeinschaft. Fragen Sie beim nächsten Institut – und bringen Sie die Unterlagen so mit, dass die Bank ihre Prüfung ohne Rückfragen abschließen kann.

Die Mappe für den Banktermin

Ohne bestellten Verwalter unterschreibt die ganze Gemeinschaft

Hier liegt die Weiche, die über den Alltag entscheidet. Solange kein Verwalter bestellt ist, wird die Gemeinschaft nach § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG von den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten. Für die Bank heißt das im Zweifel: alle Eigentümer als Vertreter, alle Unterschriften, bei jeder Änderung erneut. Bei drei Parteien ist das lästig, bei zwölf ist es das Ende der Selbstverwaltung, bevor sie begonnen hat.

Der Ausweg ist der reguläre Weg: Die Gemeinschaft bestellt eine Person nach § 26 WEG zum Verwalter – in der Selbstverwaltung typischerweise einen Eigentümer aus den eigenen Reihen –, und diese Person vertritt die Gemeinschaft gegenüber der Bank. Ein zertifizierter Verwalter ist dafür nicht nötig: Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten gilt die Pflicht ohnehin nicht, und ist ein Eigentümer bestellt, entfällt sie ebenfalls – solange nicht ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Wer dabei die Rollen zwischen Beirat und verwaltendem Eigentümer sauber trennt, klärt zugleich die Haftungsfrage.

Muster-Beschlusstext: Konto und Verfügungsberechtigung

„1. Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer eröffnet bei der [Institut] ein Girokonto sowie ein separates Rücklagenkonto, jeweils lautend auf die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Objektadresse]. Bestehende Konten, die nicht auf die Gemeinschaft lauten, sind unverzüglich umzustellen oder aufzulösen. 2. Verfügungsberechtigt sind Frau/Herr [Name] als bestellte Verwalterin/bestellter Verwalter sowie Frau/Herr [Name] als weitere verfügungsberechtigte Person. 3. Zahlungen bis zu [Betrag] Euro im Einzelfall dürfen einzeln ausgelöst werden. Darüber hinausgehende Verfügungen sowie sämtliche Verfügungen über das Rücklagenkonto sind nur gemeinschaftlich durch zwei verfügungsberechtigte Personen zulässig; die gemeinschaftliche Verfügungsberechtigung ist mit dem Kreditinstitut ausdrücklich zu vereinbaren. 4. Beide verfügungsberechtigten Personen erhalten je einen eigenen Online-Banking-Zugang. Die Verwaltung erteilt dem Verwaltungsbeirat auf Verlangen, mindestens aber quartalsweise, Einsicht in die Kontoauszüge beider Konten."

Zwei Konten: laufendes Geld und Rücklage gehören getrennt

Die Empfehlung von Verbraucherseite ist eindeutig: ein Girokonto für den laufenden Zahlungsverkehr, ein separates Rücklagenkonto für die Erhaltungsrücklage – notfalls auch bei zwei verschiedenen Instituten. Das ist keine Kosmetik. Nach § 28 Abs. 4 WEG ist nach Ablauf des Kalenderjahres ein Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen ausweist. Liegt alles auf einem Konto, muss der Rücklagenbestand rechnerisch herausgelöst werden – und genau dort entstehen die Differenzen, die später niemand mehr erklären kann.

Für die Anlage der Rücklage gilt ein einfacher Maßstab: Kapitalerhalt und jederzeitige Verfügbarkeit gehen vor Rendite. Tagesgeld oder kurz laufendes Festgeld bei einem Institut der gesetzlichen Einlagensicherung erfüllen das, Wertpapiere mit Kursrisiko nicht. Wie ernst das gemeint ist, zeigt eine Entscheidung des Amtsgerichts Böblingen vom 28. Januar 2025 (Az. 23 C 866/24 WEG): Eine Verwalterin hatte 89.000 Euro der Rücklage ohne Beschluss in langlaufende Anleihen investiert, bei vorzeitigem Ausstieg drohten Kursverlust und sechs Monate Kündigungsfrist. Das Gericht verurteilte sie zur Rückzahlung des vollen Betrags. Amtsgerichtliche Urteile binden andere Gerichte nicht, die Richtung ist aber unmissverständlich: Wer Gemeinschaftsgeld ungewöhnlich anlegt, braucht dafür einen Beschluss.

Kosten und die Fragen vor der Unterschrift

Beim WEG-Konto entscheidet nicht der Grundpreis, sondern der Buchungsposten. Der Verband wohnen im eigentum nennt eine Spanne von 0,08 bis 0,40 Euro je Überweisung oder Lastschrift; Rücklagenkonten sind häufig kostenfrei. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Eine Gemeinschaft mit zwölf Einheiten und monatlichem Hausgeld kommt allein dort auf rund 144 Buchungen im Jahr, dazu die laufenden Ausgaben und jede Mahnung, mit der Sie Hausgeldrückstände eintreiben. Zwischen dem günstigsten und dem teuersten Posten liegt bei 300 Buchungen ein Faktor von fünf – bei einem Grundpreisunterschied von zwei Euro im Monat.

Klären Sie im Termin außerdem diese Punkte:

1. Getrennte Online-Zugänge für jede verfügungsberechtigte Person – geteilte Zugangsdaten sind in einer ehrenamtlich geführten Gemeinschaft ein echtes Risiko.
2. Gemeinschaftliche Verfügung ab einem Betrag: Bietet das Institut das technisch an, oder nur „alle einzeln berechtigt"?
3. Umsatzexport und Schnittstelle: Gibt es CSV-Export und einen PSD2-Zugang für Buchhaltungssoftware?
4. Lastschrifteinzug für das Hausgeld: Die Gläubiger-Identifikationsnummer beantragt die Gemeinschaft kostenlos und ausschließlich elektronisch bei der Deutschen Bundesbank – als Personenvereinigung, wozu auch nicht eingetragene Vereinigungen zählen. Die Nummer allein genügt aber nicht: Ihre Bank muss dem Einzug gesondert zustimmen.
5. Wechsel der handelnden Person: Welche Unterlagen verlangt das Institut, wenn nach zwei Jahren jemand anderes bestellt wird?

Das Wichtigste in Kürze

• Kontoinhaberin muss die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sein – nur dann ist das Guthaben vor Pfändung und Insolvenz des Verwalters geschützt und überlebt einen Verwalterwechsel unverändert.
• Ablehnungen liegen fast immer am Produkt, nicht am Recht: Viele WEG-Konten setzen eine gewerbliche Verwaltung mit Gewerbeanmeldung voraus. Filialbanken vor Ort und ein persönlicher Termin führen weiter als Online-Antragsstrecken.
• Ohne bestellten Verwalter vertreten alle Eigentümer gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG) – für den Bankalltag ist die Bestellung eines verwaltenden Eigentümers nach § 26 WEG praktisch unverzichtbar.
• Ein Vier-Augen-Prinzip wirkt gegenüber der Bank nur als vereinbarte gemeinschaftliche Verfügungsberechtigung, nicht als bloßer Beschluss.
• Girokonto und Rücklagenkonto trennen, Rücklage sicher und verfügbar anlegen, ab sechsstelligen Beständen über die Einlagensicherung nachdenken.

Häufige Fragen zum WEG-Konto

Muss eine selbstverwaltete WEG überhaupt ein eigenes Konto haben?

Ja. Das Gemeinschaftsvermögen gehört der Gemeinschaft und muss von Privatvermögen getrennt geführt werden. Ein Privatkonto eines Eigentümers, über das Hausgeld läuft, entspricht nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und lässt das Geld im Insolvenz- oder Erbfall dieser Person zum Streitfall werden.

Welche Bank eröffnet ein Konto für eine WEG ohne Hausverwaltung?

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, weil die Praxis stark von Institut und Filiale abhängt. Die besten Chancen bestehen bei Sparkassen sowie Volks- und Raiffeisenbanken vor Ort im Firmenkundenbereich, mit persönlichem Termin und vollständigen Unterlagen. Reine Online-Antragsstrecken von Direktbanken scheitern meist an der Rechtsform.

Wer darf über das WEG-Konto verfügen?

Verfügen darf, wer die Gemeinschaft vertritt – in der Regel der bestellte Verwalter, in der Selbstverwaltung also der dazu bestellte Eigentümer. Ist kein Verwalter bestellt, vertreten alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich. Zusätzliche Verfügungsberechtigte werden per Beschluss bestimmt und der Bank benannt.

Braucht die WEG ein separates Rücklagenkonto?

Vorgeschrieben ist es nicht, aber dringend zu empfehlen. Die Erhaltungsrücklage muss im Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG gesondert ausgewiesen werden, und getrennte Konten machen den Nachweis eindeutig. Zudem lässt sich das Rücklagenkonto verzinst führen, ohne den laufenden Zahlungsverkehr zu berühren.

Wie ist die Rücklage der WEG bei einer Bankenpleite geschützt?

Die gesetzliche Einlagensicherung greift bis 100.000 Euro je Einleger und Institut. Ob bei einer WEG jeder Miteigentümer als eigener Einleger zählt, wird zwar verbreitet vertreten, ist seit der Rechtsfähigkeit der Gemeinschaft aber nicht abschließend geklärt. Wer auf Nummer sicher gehen will, verteilt größere Rücklagen auf mehrere Institute.

Was passiert mit dem Konto beim Wechsel des Verwalters?

Nichts – solange die Gemeinschaft Kontoinhaberin ist. Es ändern sich nur die Verfügungsberechtigungen, die die Bank auf Vorlage des neuen Bestellungsbeschlusses umträgt. Lautet das Konto dagegen auf den bisherigen Verwalter, muss ein neues Konto eröffnet und das Guthaben übertragen werden, was in der Praxis regelmäßig zu Verzögerungen führt.