Zertifizierter Verwalter in der WEG: Müssen Selbstverwalter sich zertifizieren lassen?

„Müssen wir jetzt einen zertifizierten Verwalter bestellen?", diese Frage erreicht uns seit der WEG-Reform regelmäßig. Hintergrund ist § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, der seit dem 1. Dezember 2023 jedem einzelnen Eigentümer einen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter einräumt. Für viele selbstverwaltete Gemeinschaften klingt das wie das Aus der Selbstverwaltung. Tatsächlich ist die Rechtslage deutlich differenzierter, und für kleine WEGs gibt es eine bedeutsame Ausnahme, die in der öffentlichen Diskussion oft untergeht.

Worum es eigentlich geht

Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) vom Dezember 2020 hat der Gesetzgeber die Qualitätsanforderungen an WEG-Verwalter angehoben. Die zentrale Vorschrift ist § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters entspricht ordnungsmäßiger Verwaltung, und damit hat jeder einzelne Eigentümer einen Anspruch darauf, dass die Gemeinschaft genau das tut.

Eine längere Übergangsfrist hat dafür gesorgt, dass die Regelung erst seit dem 1. Dezember 2023 voll greift. Inzwischen liegen erste Erfahrungen aus der Praxis vor, und es zeigt sich: Die Reform betrifft selbstverwaltete WEGs anders als kommerzielle Verwaltungsmandate.

Die entscheidende Ausnahme für kleine WEGs

Was viele übersehen: § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG enthält im zweiten Halbsatz eine Ausnahme, die genau auf selbstverwaltete Kleingemeinschaften zugeschnitten ist.

Warum diese Ausnahme existiert

Der Gesetzgeber hat erkannt, dass kleine, gut funktionierende Eigentümergemeinschaften oft besser ohne externe Verwaltung fahren, und dass es unverhältnismäßig wäre, sie durch einen einzelnen Querulanten zur Bestellung eines kommerziellen Verwalters zwingen zu lassen. Voraussetzungen sind kumulativ:

1. Höchstens acht Sondereigentumsrechte. Maßgeblich sind die Einheiten in der Teilungserklärung, nicht etwa die Anzahl der Eigentümer. Eine WEG mit acht Wohnungen + zwei Tiefgaragenstellplätzen als eigene Einheiten zählt schon als zehnteilig und fällt nicht unter die Ausnahme.
2. Selbstverwaltung durch einen Eigentümer. Die Verwaltung muss faktisch durch einen Wohnungseigentümer erfolgen, in der Regel auf Basis eines entsprechenden Bestellungsbeschlusses.

Der Spezialfall „verwalterlose WEG"

Viele kleine Gemeinschaften haben gar keinen formal bestellten Verwalter. Sie agieren über den Beirat oder einen aktiven Eigentümer. Juristisch befindet sich diese WEG im Zustand der Verwalterlosigkeit, die Aufgaben werden faktisch von den Eigentümern selbst wahrgenommen.

Daraus folgt: Wer Selbstverwaltung dauerhaft absichern will, fasst einen klaren Beschluss, mit dem ein Eigentümer (etwa der Beiratsvorsitzende) als Verwalter bestellt wird. Die Selbstverwaltung wird damit formalisiert, und die Ausnahme nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG greift in vollem Umfang.

Muster-Beschlusstext: Bestellung eines Eigentümers als Verwalter

„Die Eigentümergemeinschaft bestellt Frau/Herrn [Name], Eigentümer/in der Einheit Nr. [X], gemäß § 26 WEG zur Verwalterin / zum Verwalter der WEG [Name] für den Zeitraum vom [Startdatum] bis zum [Enddatum, max. 5 Jahre]. Die Tätigkeit erfolgt unentgeltlich. Die Vergütung etwaiger Auslagen (Porto, Software, Kontoführung) wird im Wirtschaftsplan abgebildet. Die Bestellung dokumentiert die seit [Datum] gelebte Selbstverwaltung der Gemeinschaft."

Was ist mit größeren selbstverwalteten WEGs?

Eine WEG mit beispielsweise zwölf Einheiten, die seit Jahren erfolgreich selbst verwaltet wird, kann theoretisch durch einen einzelnen Eigentümer in eine schwierige Lage gebracht werden. Wenn dieser Eigentümer auf der ETV einen Antrag auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters stellt, ist dieser Antrag nach geltender Rechtslage begründet, und die Mehrheit der Gemeinschaft hat keine einfache Möglichkeit, ihn abzulehnen, ohne den Beschluss anfechtbar zu machen.

Drei Strategien für größere Selbstverwalter

Die erste Variante ist für viele engagierte Selbstverwalter überraschend attraktiv: Die IHK-Prüfung kostet je nach Kammer zwischen 470 und 600 Euro; ein Vorbereitungskurs (online oder in Präsenz) liegt zwischen 1.500 und 2.500 Euro. Damit ist die Selbstverwaltung dauerhaft auch in größeren Gemeinschaften abgesichert.

Gleichgestellte Berufsgruppen: Wer braucht keine Prüfung?

§ 26a Abs. 2 WEG erkennt mehrere Qualifikationen als gleichwertig an. Wer eine davon mitbringt, gilt automatisch als zertifizierter Verwalter, ohne die IHK-Prüfung ablegen zu müssen:

• Volljuristen (zwei juristische Staatsexamen)
• Personen mit der Befähigung zum Richteramt
• Diplom-Wirtschaftswissenschaftler und Inhaber gleichwertiger Hochschulabschlüsse mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt
• Geprüfte Immobilienfachwirte (IHK)
• Geprüfte Immobilienfachwirte (IHK) sowie Inhaber bestimmter Fortbildungen (z. B. „Geprüfte/r Fachwirt/in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft")

In selbstverwalteten WEGs ist es nicht selten, dass ein Eigentümer eine dieser Qualifikationen mitbringt, der Anwalt aus der zweiten Etage, die Steuerberaterin im Erdgeschoss, der Architekt mit kaufmännischem Zweitstudium. In diesen Fällen kann die formale Bestellung problemlos erfolgen, ohne dass eine zusätzliche Prüfung notwendig wäre.

So bereiten Sie die ETV auf das Thema vor

Empfehlung: Setzen Sie das Thema „zertifizierter Verwalter" auf jede Tagesordnung der ordentlichen ETV, solange Ihre Gemeinschaft selbstverwaltet bleibt. Das hat mehrere Vorteile:

1. Transparenz. Alle Eigentümer haben einmal jährlich Gelegenheit, das Thema zu adressieren, niemand kann sich später beschweren, nichts gewusst zu haben.
2. Bestätigung der Selbstverwaltung. Mit einem aktiven Beschluss bekräftigen Sie die Entscheidung gegen einen externen Verwalter; die Bestellung Ihres selbstverwaltenden Eigentümers wird turnusmäßig erneuert.
3. Anfechtungsfristen laufen ab. Wer die Bestellung anfechten will, hat dafür nur einen Monat Zeit. Nach Ablauf der Frist ist der Beschluss bestandskräftig.

Muster-Tagesordnungspunkt

TOP X: Bestätigung der Selbstverwaltung, Bestellung des verwaltenden Eigentümers

Die Gemeinschaft erörtert und beschließt über die fortgesetzte Selbstverwaltung. Antrag: Frau/Herr [Name] wird gemäß § 26 WEG für weitere [3 / 5] Jahre zur/zum Verwalter/in bestellt. Die Voraussetzungen des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG sind erfüllt, da die Gemeinschaft weniger als neun Sondereigentumsrechte umfasst und durch einen Wohnungseigentümer verwaltet wird.

Wenn ein Eigentümer doch einen zertifizierten Verwalter verlangt

Stellt ein einzelner Eigentümer (oder in kleinen WEGs ein Drittel) den Antrag auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters, sollten Sie folgendes prüfen:

• Ist der Antrag formal korrekt eingereicht? Mindestens drei Wochen vor der ETV, schriftlich, mit konkreter Beschlussvorlage.
• Gibt es Eigentümer mit gleichgestellter Qualifikation? Wenn ja, kann die Gemeinschaft diese Person als Verwalter bestellen und damit dem Antrag inhaltlich entsprechen, ohne einen externen Dienstleister zu beauftragen.
• Ist die Beschlussvorlage konkret genug? Ein Antrag, der lediglich „die Bestellung eines zertifizierten Verwalters" verlangt, ist zu unbestimmt und damit anfechtbar. Es muss eine konkrete Person oder zumindest ein konkreter Anbieter mit Vertragsentwurf benannt sein.
• Welche Kosten entstehen? Holen Sie mindestens drei Angebote ein, bevor Sie einen externen Verwalter bestellen, und vergleichen Sie diese mit den Kosten einer Eigen-Zertifizierung.

Steuerliche und versicherungsrechtliche Aspekte

Aufwendungen sind absetzbar

Kosten für Prüfungsgebühren und Vorbereitungskurse können vom verwaltenden Eigentümer als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn die Tätigkeit (auch teilweise) entgeltlich ist oder wenn die Verwaltungstätigkeit auf einem Bestellungsbeschluss der WEG beruht. Bei rein ehrenamtlicher Tätigkeit ist die Abzugsfähigkeit umstritten, klären Sie das mit Ihrem Steuerberater im Einzelfall.

Vermögensschadenhaftpflicht

Mit der formalen Bestellung als Verwalter steigt theoretisch die persönliche Haftung. In der Praxis ist das Risiko überschaubar, sollte aber mit einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abgesichert werden. Übliche Prämien für selbstverwaltende Eigentümer liegen zwischen 150 und 350 Euro pro Jahr und können über das Hausgeld als Verwaltungskosten umgelegt werden. Die Police schützt vor Ansprüchen aus Verwaltungsfehlern, nicht aber vor vorsätzlichem Handeln.

Fazit: Zertifikat ja, aber meistens nicht so dringend wie befürchtet

Für die meisten selbstverwalteten Gemeinschaften ist die Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten Verwalters kein Grund zur Sorge:

• Kleine WEGs (unter neun Einheiten) mit selbstverwaltendem Eigentümer profitieren von der gesetzlichen Ausnahme. Hier reicht ein klarer Bestellungsbeschluss, um die Selbstverwaltung dauerhaft abzusichern.
• Größere WEGs sollten überlegen, ob ein engagiertes Beiratsmitglied die IHK-Prüfung ablegt. Die einmalige Investition von rund 2.000 Euro ist gegenüber laufenden Verwaltungskosten von 4.000 Euro und mehr pro Jahr schnell amortisiert.
• WEGs mit qualifizierten Eigentümern (Anwälten, Steuerberatern, Immobilienfachwirten) haben oft schon alle nötigen Voraussetzungen unter einem Dach.

Wer das Thema offensiv angeht und auf jeder ETV den Bestellungsbeschluss frisch fasst, dokumentiert eine solide, dauerhaft tragfähige Selbstverwaltung, ohne den Anspruch eines einzelnen Eigentümers fürchten zu müssen.

Häufige Fragen zum zertifizierten Verwalter in der Selbstverwaltung

Müssen wir den verwaltenden Eigentümer überhaupt formal bestellen?

Ja, sobald die Gemeinschaft einen Eigentümer dauerhaft mit Verwaltungsaufgaben betrauen möchte, ist ein Bestellungsbeschluss nach § 26 WEG sinnvoll und in vielen Fällen auch rechtlich geboten. Erst die formale Bestellung macht die Person zum „Verwalter im Rechtssinn" und begründet die nötige Vertretungsmacht gegenüber Dritten, etwa Banken, Versorgern oder Behörden. Außerdem greift erst dann die Ausnahme nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, weil die WEG dann formal „durch einen Eigentümer verwaltet" wird.

Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten der IHK-Zertifizierung?

Die reine Prüfungsgebühr liegt je nach IHK zwischen 470 und 600 Euro. Hinzu kommen Vorbereitungskosten: Online-Kurse beginnen bei rund 1.000 Euro, Präsenzkurse mit Begleitmaterial liegen häufig bei 1.500 bis 2.500 Euro. Die Prüfung umfasst einen schriftlichen Teil (90 Minuten Multiple-Choice und Kurzfragen) und einen mündlichen Teil. Insgesamt sollten Sie mit Kosten zwischen 1.500 und 3.000 Euro rechnen sowie etwa 60 bis 100 Stunden Vorbereitungszeit, wenn Sie nicht aus dem Immobilienumfeld kommen.

Was passiert, wenn unser bestellter Eigentümer-Verwalter wegzieht oder verkauft?

Mit dem Verlust der Eigentümerstellung endet die Bestellung nicht automatisch, der Beschluss bleibt bis zu seinem ordentlichen Ende oder einer Abberufung wirksam. Allerdings entfällt damit die Ausnahmeregelung des § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG, weil die Verwaltung nicht mehr „durch einen Eigentümer" erfolgt. Praktisch sollte die Gemeinschaft in dieser Situation kurzfristig eine ETV einberufen und entweder einen neuen verwaltenden Eigentümer bestellen oder das Thema zertifizierter Verwalter neu adressieren.

Kann der zertifizierte Verwalter auch eine juristische Person sein?

Ja. Der Anspruch nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG ist erfüllt, wenn die Gesellschaft (z. B. eine GmbH) einen oder mehrere zertifizierte Mitarbeiter beschäftigt, die die WEG-Verwaltung tatsächlich ausüben. Die Gesellschaft selbst muss kein Zertifikat „besitzen". Bei einer Eigentümer-GmbH (etwa wenn ein Wohnungseigentümer in Form einer vermögensverwaltenden GmbH organisiert ist) kann die Bestellung der Gesellschaft sinnvoll sein, sofern die handelnde natürliche Person zertifiziert ist.

Reicht der Zertifizierte-Verwalter-Status auch für die Verwaltung mehrerer WEGs aus?

Ja, das Zertifikat ist personengebunden, nicht objektgebunden. Eine zertifizierte Person kann beliebig viele WEGs gleichzeitig verwalten. Das macht die Eigen-Zertifizierung auch für Mehrhausanlagen oder Eigentümer mit mehreren WEG-Beteiligungen attraktiv: Eine einmalige Investition deckt sämtliche Mandate dauerhaft ab.

Wie oft muss die Zertifizierung erneuert werden?

Eine regelmäßige Re-Zertifizierungspflicht sieht das Gesetz nicht vor. Wer die IHK-Prüfung einmal bestanden hat oder eine gleichgestellte Qualifikation nachweist, ist dauerhaft als zertifizierter Verwalter qualifiziert. Sinnvoll ist trotzdem regelmäßige Fortbildung, die Rechtslage rund um WEG, GEG, Heizkostenverordnung und Steuerrecht ändert sich kontinuierlich. Viele IHKs bieten dafür Aufbau-Seminare an, die meist nicht teurer als 200 bis 400 Euro pro Tag sind.