Hausgeldabrechnung verstehen und prüfen: Was Eigentümer wissen müssen
Die Hausgeldabrechnung ist für viele Eigentümer ein Buch mit sieben Siegeln. Hier erfahren Sie, wie die Abrechnung aufgebaut ist, worauf Sie achten sollten und welche Fehler häufig vorkommen.
Die Hausgeldabrechnung gehört zu den wichtigsten Dokumenten einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie zeigt, wie viel Geld im abgelaufenen Jahr tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde -- und ob jeder Eigentümer seinen fairen Anteil gezahlt hat. Trotzdem ist die Abrechnung für viele Eigentümer schwer zu durchschauen. Dieser Artikel erklärt den Aufbau, die wichtigsten Prüfpunkte und häufige Fehlerquellen.
Rechtsgrundlage: § 28 Abs. 2 WEG
Die Hausgeldabrechnung ist in § 28 Abs. 2 des Wohnungseigentumsgesetzes geregelt. Sie muss jährlich erstellt werden und bildet die Grundlage für den Beschluss über die sogenannte Abrechnungsspitze -- also die Nachzahlung oder Erstattung, die sich aus der Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und geleisteten Vorauszahlungen ergibt.
Die Hausgeldabrechnung folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (auch Kassenprinzip genannt). Erfasst werden ausschließlich Zahlungen, die innerhalb des Abrechnungszeitraums tatsächlich auf dem WEG-Konto eingegangen oder von dort abgeflossen sind. Rechnungsdaten oder Fälligkeitstermine sind irrelevant.
Aufbau der Hausgeldabrechnung
Eine ordnungsgemäße Hausgeldabrechnung besteht aus drei Teilen:
1. Gesamtabrechnung
Die Gesamtabrechnung listet sämtliche Einnahmen und Ausgaben der WEG im Abrechnungszeitraum auf. Sie verschafft einen Überblick über die finanzielle Lage der gesamten Gemeinschaft.
Typische Ausgabenpositionen:
- Gebäudeversicherung
- Wasser und Abwasser
- Müllentsorgung
- Strom für Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Außenbeleuchtung)
- Heizkosten (sofern zentral abgerechnet)
- Gartenpflege und Winterdienst
- Aufzugwartung
- Kleinreparaturen und Instandhaltung
- Kontoführungsgebühren
- Zuführung zur Instandhaltungsrücklage
2. Einzelabrechnung je Einheit
Die Einzelabrechnung schlüsselt die Gesamtkosten auf die einzelnen Einheiten auf. Der jeweilige Anteil ergibt sich aus dem in der Teilungserklärung festgelegten Verteilerschlüssel -- in der Regel der Miteigentumsanteil (MEA).
Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie Kosten auf die einzelnen Eigentümer verteilt werden. Übliche Schlüssel sind: Miteigentumsanteile (MEA), Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch. Die Teilungserklärung legt fest, welcher Schlüssel für welche Kostenart gilt. Die Gemeinschaft kann Schlüssel per Mehrheitsbeschluss ändern.
| Verteilerschlüssel | Typische Anwendung |
|---|---|
| MEA (Miteigentumsanteil) | Gebäudeversicherung, allgemeine Verwaltungskosten |
| Wohnfläche (m²) | Heizkosten (Grundkosten), Wasser |
| Verbrauch | Heizkosten (Verbrauchsanteil), Kaltwasser bei Einzelzählern |
| Personenzahl | Müllentsorgung, Aufzug (in manchen Gemeinschaften) |
| Einheiten (gleich) | Kabelanschluss, Hausmeisterpauschale |
3. Darstellung der Instandhaltungsrücklage
Die Abrechnung muss den Stand der Instandhaltungsrücklage zu Beginn und zum Ende des Abrechnungszeitraums ausweisen, einschließlich aller Zuführungen und Entnahmen.
So prüfen Sie Ihre Abrechnung richtig
Formale Prüfung
- Zeitraum korrekt? Die Abrechnung muss exakt ein Kalenderjahr umfassen (in der Regel 1. Januar bis 31. Dezember).
- Alle Einheiten berücksichtigt? Prüfen Sie, ob sämtliche Sondereigentumseinheiten in der Abrechnung auftauchen.
- Verteilerschlüssel korrekt angewendet? Vergleichen Sie die verwendeten Schlüssel mit den Vorgaben der Teilungserklärung oder einschlägigen Beschlüssen.
- Stimmt die Einzelabrechnung mit der Gesamtabrechnung überein? Die Summe aller Einzelabrechnungen muss exakt der Gesamtabrechnung entsprechen.
Inhaltliche Prüfung
- Bankkontenabgleich: Vergleichen Sie die Ausgabenpositionen mit den tatsächlichen Kontobewegungen. Bei einer sauber geführten Buchhaltung müssen alle Beträge nachvollziehbar sein.
- Rücklage prüfen: Der ausgewiesene Rücklagenstand muss mit dem tatsächlichen Kontostand übereinstimmen.
- Ungewöhnliche Positionen hinterfragen: Gibt es neue oder deutlich gestiegene Ausgabenpositionen? Fragen Sie nach der Ursache.
- Hausgeld-Soll nachrechnen: Multiplizieren Sie Ihren monatlichen Hausgeldvorschuss mit 12 und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem SOLL-Betrag in der Einzelabrechnung.
Abrechnungsspitze und Eigentümerkonto-Saldo
Zwei Begriffe sorgen regelmäßig für Verwirrung:
Die Abrechnungsspitze ist die Differenz zwischen dem tatsächlichen Kostenanteil eines Eigentümers (laut Einzelabrechnung) und den im Abrechnungsjahr geleisteten Hausgeldvorauszahlungen. Ein positiver Betrag bedeutet eine Nachzahlung, ein negativer eine Erstattung. Die Abrechnungsspitze wird auf der ETV beschlossen.
Der Eigentümerkonto-Saldo zeigt, ob ein Eigentümer seine Hausgeldzahlungen vollständig und pünktlich geleistet hat. Er ergibt sich aus der Differenz zwischen SOLL-Hausgeld und tatsächlich geleisteten Zahlungen -- unabhängig von der Abrechnungsspitze.
Die 5 häufigsten Fehler in Hausgeldabrechnungen
- Falsche Verteilerschlüssel -- Kosten werden nach MEA statt nach Wohnfläche oder Verbrauch umgelegt, obwohl die Teilungserklärung etwas anderes vorsieht.
- Sonderumlagen nicht separat ausgewiesen -- Sonderumlagen müssen getrennt von den laufenden Kosten dargestellt werden, damit die Abrechnung nachvollziehbar bleibt.
- Rücklagenzuführungen als Kosten verbucht -- Die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage ist keine Ausgabe, sondern eine Vermögensumschichtung. Sie darf nicht als Kostenposition erscheinen.
- Zeitliche Abgrenzung fehlerhaft -- Zahlungen, die erst im Folgejahr eingegangen oder abgeflossen sind, gehören nicht in die Abrechnung des Vorjahres (Zufluss-Abfluss-Prinzip).
- Fehlende Kontostände -- Die Kontostände zu Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums müssen ausgewiesen sein, damit die Entwicklung nachvollzogen werden kann.
Häufige Fragen zur Hausgeldabrechnung
Bis wann muss die Abrechnung vorliegen?
Das Gesetz nennt keine feste Frist, die Rechtsprechung geht jedoch davon aus, dass die Abrechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt und den Eigentümern vorgelegt werden sollte. Bei Selbstverwaltung empfehlen wir, die Abrechnung bis spätestens Ende März fertigzustellen.
Kann ich die Abrechnung anfechten?
Ja. Wenn Sie die Abrechnung für fehlerhaft halten, können Sie den Beschluss über die Abrechnungsspitze innerhalb eines Monats nach der ETV beim Amtsgericht anfechten (§ 44 WEG). Vorher sollten Sie Ihre Einwände jedoch in der Versammlung vortragen und versuchen, eine Korrektur zu erreichen.
Was passiert, wenn ein Eigentümer sein Hausgeld nicht zahlt?
Ausstehende Hausgeldzahlungen belasten die Liquidität der gesamten WEG. Die Gemeinschaft kann Mahnungen versenden und letztlich gerichtlich gegen den säumigen Eigentümer vorgehen. Seit der WEG-Reform 2020 handelt die WEG dabei als rechtsfähige Gemeinschaft und kann eigenständig klagen.
Muss die Abrechnung von einem Steuerberater erstellt werden?
Nein. Die Hausgeldabrechnung ist keine steuerliche Bilanz und kann von den Eigentümern selbst oder mit Hilfe geeigneter Software erstellt werden. Entscheidend ist, dass sie dem Zufluss-Abfluss-Prinzip folgt und die Verteilerschlüssel korrekt angewendet werden.