Hausgeldabrechnung verstehen und prüfen: Aufbau, Frist, Beschluss und Beispiel der WEG-Jahresabrechnung

Die Hausgeldabrechnung, im Gesetz Jahresabrechnung genannt, rechnet nach Ende des Kalenderjahres ab, was die Wohnungseigentümergemeinschaft tatsächlich eingenommen und ausgegeben hat, und zeigt für jede Wohnung, ob das gezahlte Hausgeld gereicht hat. Erstellen muss sie die Gemeinschaft; ist ein Verwalter bestellt, übernimmt er das. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht, doch die Gerichte erwarten die Abrechnung in der Regel drei bis sechs Monate nach Jahresende. Beschlossen wird seit Dezember 2020 nur noch ihr Ergebnis je Wohnung, also Nachschuss oder Guthaben: die Abrechnungsspitze (§ 28 Abs. 2 WEG).

Dieser Artikel erklärt den Aufbau, rechnet eine Einzelabrechnung als Muster durch und gibt Ihnen eine Checkliste, mit der Sie die Abrechnung vor der Eigentümerversammlung prüfen. Rechtsstand: Oktober 2026, einschließlich der BGH-Urteile von 2024 und 2025.

Was ist die Hausgeldabrechnung?

Hausgeldabrechnung (Jahresabrechnung)

Die Hausgeldabrechnung ist die Abrechnung über den Wirtschaftsplan eines Kalenderjahres. Sie stellt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft dar und verteilt die Kosten auf die einzelnen Wohnungen (§ 28 Abs. 2 Satz 2 WEG). Auf ihrer Grundlage beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse. Ergänzt wird sie durch den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG).

Im Alltag heißt sie auch Wohngeldabrechnung oder, etwas ungenau, Nebenkostenabrechnung der Eigentumswohnung. Mit der Nebenkostenabrechnung, die ein Vermieter seinem Mieter schickt, ist sie aber nicht identisch: Die enthält nur die umlagefähigen Betriebskosten, die Hausgeldabrechnung dagegen alle Kosten der Gemeinschaft.

Die Abrechnung folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Maßgeblich sind die Zahlungen, die im Kalenderjahr tatsächlich auf den Konten der Gemeinschaft eingegangen oder von dort abgeflossen sind. Rechnungsdatum und Leistungszeitraum spielen keine Rolle. Eine Handwerkerrechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört also in die Abrechnung des neuen Jahres. Für die Heizkosten gelten zusätzlich die Regeln der Heizkostenverordnung: Sie werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt, und die Zahlen des Messdienstes müssen zu den gebuchten Kosten passen.

Wer muss die Hausgeldabrechnung erstellen?

Nach dem Wortlaut des § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf. Der Bundesgerichtshof hat 2025 klargestellt, wie das zu verstehen ist: Verpflichtet ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Verwalter erfüllt die Pflicht als ihr ausführendes Organ, auch für Vorjahre, die noch offen sind. Die Pflicht entsteht am 1. Januar des Folgejahres. Ein Verwalter, dessen Amt zum 31. Dezember endete, muss die Abrechnung für dieses Jahr deshalb nicht mehr erstellen, sein Nachfolger dagegen schon (BGH, Urteil vom 26. September 2025, V ZR 206/24).

Für Eigentümer heißt das: Der Anspruch auf eine Abrechnung richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen den Verwalter persönlich (BGH, Urteil vom 19. April 2024, V ZR 167/23). In einer WEG ohne Verwalter bleibt die Pflicht bei der Gemeinschaft. Die Eigentümer sollten deshalb per Beschluss festlegen, wer die Abrechnung aufstellt, etwa ein Eigentümer oder ein Dienstleister. Den Vertrag mit einem Dienstleister müssen ohne Verwalter allerdings alle Eigentümer gemeinsam schließen, denn nur gemeinsam vertreten sie die Gemeinschaft (§ 9b Abs. 1 Satz 2 WEG). Einfacher ist es, einen Eigentümer zum Verwalter zu bestellen (§ 26 WEG), der dann für die Gemeinschaft handelt. Einen Steuerberater braucht es für die Abrechnung nicht, denn sie ist keine Steuerbilanz.

Bis wann muss die Hausgeldabrechnung vorliegen?

Eine Frist nennt das Gesetz nicht. Die Rechtsprechung hält die Abrechnung in der Regel drei bis sechs Monate nach Ende des Kalenderjahres für fällig. Wie lange im Einzelfall angemessen ist, hängt von Umfang und Schwierigkeit ab, etwa davon, wann die Heizkostenabrechnung des Messdienstes vorliegt. So sieht es zum Beispiel das LG Dresden (Urteil vom 5. Juli 2019, 2 S 101/19); die Entscheidungen der Oberlandesgerichte dazu fasst der Bundesgerichtshof in seinem Urteil vom 16. Februar 2018 zusammen (V ZR 89/17, Rn. 10). Für das Abrechnungsjahr 2025 heißt das: Spätestens Ende Juni 2026 sollte die Abrechnung vorliegen. Steht im Verwaltervertrag ein Termin, muss der Verwalter ihn einhalten.

Kommt keine Abrechnung, kann jeder Eigentümer sie von der Gemeinschaft verlangen und notfalls einklagen. Eine dauerhaft fehlende Abrechnung ist außerdem ein Warnsignal: Ohne sie gibt es keine Nachschüsse, keine Kontrolle der Rücklage und für vermietende Eigentümer keine verlässliche Grundlage für die Nebenkostenabrechnung. Für diese gilt eine eigene Frist: Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wie ist die Hausgeldabrechnung aufgebaut?

Eine vollständige Abrechnung besteht aus mehreren Teilen. Beschlossen wird davon nur einer.

Gesamtabrechnung

Die Gesamtabrechnung listet alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Kalenderjahr. Weil sie nach Zu- und Abfluss aufgestellt wird, lässt sie sich mit den Kontoauszügen abgleichen: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den Endbestand jedes Kontos ergeben. Typische Ausgaben sind:

• Heizung und Warmwasser, sofern zentral versorgt
• Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Allgemeinstrom
• Gebäude- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst
• Wartung von Heizung, Aufzug und Rauchwarnmeldern, Schornsteinfeger
• Reparaturen am Gemeinschaftseigentum
• Verwaltervergütung, Kontoführung, Kosten der Versammlung

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist keine Ausgabe im engeren Sinn. Das Geld bleibt Vermögen der Gemeinschaft und wandert oft nur vom Girokonto auf das Rücklagenkonto. Die Abrechnung muss diese Bewegungen trotzdem nachvollziehbar zeigen.

Einzelabrechnung je Wohnung

Die Einzelabrechnung verteilt die Kosten mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel auf die Wohnungen und stellt den Anteil den beschlossenen Vorschüssen gegenüber. Welcher Schlüssel gilt, ergibt sich aus der Gemeinschaftsordnung; ohne Regelung gelten die Miteigentumsanteile (§ 16 Abs. 2 Satz 1 WEG). Für einzelne Kosten oder bestimmte Kostenarten kann die Gemeinschaft per Beschluss einen anderen Schlüssel festlegen (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Vermögensbericht und Bescheinigung nach § 35a

Nach jedem Kalenderjahr muss außerdem ein Vermögensbericht erstellt und jedem Eigentümer zur Verfügung gestellt werden (§ 28 Abs. 4 WEG). Er zeigt den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen, etwa Kontostände und offene Hausgeldforderungen. Beschlossen wird er nicht. Für Eigentümer und Kaufinteressenten ist er ein guter Einstieg, um die Finanzlage einer Gemeinschaft einzuschätzen.

Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber für selbstnutzende Eigentümer bares Geld wert ist die Bescheinigung über die anteiligen Arbeitskosten aus Hausmeister, Reinigung, Wartungen und Handwerkerrechnungen. Wie Eigentümer sie in der Steuererklärung nutzen, erklärt der Artikel Hausgeld steuerlich absetzen.

Was wird über die Hausgeldabrechnung beschlossen?

Seit dem 1. Dezember 2020 beschließen die Eigentümer nicht mehr die Abrechnung als Ganzes, sondern nach § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG „über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse“. Gegenstand sind nach dem Bundesgerichtshof „nur Zahlungspflichten, die zum Ausgleich einer Unter- oder Überdeckung aus dem Wirtschaftsplan erforderlich sind (sog. Abrechnungsspitzen)“. Das Zahlenwerk dient nur noch der Vorbereitung (BGH, Urteil vom 20. September 2024, V ZR 195/23).

Daraus folgen drei Regeln für die Praxis:

1. Nur Fehler, die den Betrag ändern, zählen. Ein Fehler in der Abrechnung führt nur dann zur Ungültigkeit des Beschlusses, wenn er sich auf die Abrechnungsspitze und damit auf die Zahlungspflicht auswirkt (V ZR 195/23). Eine unglücklich beschriftete Position ohne Folgen für die Beträge genügt nicht mehr.
2. Eine Teilanfechtung ist möglich. Betrifft der Fehler eine abgrenzbare Kostenposition, kann der Beschluss nur insoweit für ungültig erklärt werden; der Rest bleibt bestehen (BGH, Urteil vom 11. April 2025, V ZR 96/24).
3. Rückstände sind nicht Teil des Beschlusses. Vorschüsse, die ein Eigentümer im Jahr nicht gezahlt hat, bleiben aus dem Beschluss über den Wirtschaftsplan geschuldet. Der Abrechnungsbeschluss betrifft nur die Spitze.

Für den Beschluss genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Gibt es einen Verwaltungsbeirat, soll er die Abrechnung vorher prüfen und mit einer Stellungnahme versehen (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Formulierungen wie „Die Jahresabrechnung wird genehmigt“ stammen aus dem alten Recht; sicherer ist der Wortlaut des Gesetzes. Wie die Spitze berechnet wird und wie ein Beschluss aussieht, zeigt der Artikel zur Abrechnungsspitze mit Muster. Wer sie nach einem Verkauf schuldet, entscheidet der Zeitpunkt des Beschlusses; Einzelheiten stehen im Beitrag zur Hausgeldabrechnung beim Eigentümerwechsel.

Beispiel: So sieht eine Einzelabrechnung aus

Das folgende Muster zeigt die Einzelabrechnung einer Wohnung mit 150/1.000 Miteigentumsanteilen für das Jahr 2025. Alle Zahlen sind ein Beispiel. Der Eigentümer sollte laut Wirtschaftsplan monatlich 300 Euro zahlen, davon 75 Euro für die Rücklage.

Nachrichtlich, nicht Teil des Beschlusses, weist die Einzelabrechnung die Zahlungen des Jahres aus:

So lesen Sie das Ergebnis: Der Kostenanteil der Wohnung lag mit 2.900 Euro um 200 Euro über den 2.700 Euro, die der Wirtschaftsplan für Kosten vorgesehen hatte. Die Rücklage steht auf beiden Seiten mit 900 Euro und gleicht sich aus. Die Abrechnungsspitze beträgt deshalb 200 Euro, und nur über sie beschließt die Versammlung. Eine Monatsrate hat der Eigentümer nicht gezahlt; diese 300 Euro schuldet er weiterhin aus dem Wirtschaftsplan. Insgesamt sind 500 Euro offen.

Checkliste: So prüfen Sie Ihre Hausgeldabrechnung

Prüfen Sie die Abrechnung, bevor die Versammlung beschließt. Diese zehn Punkte decken die häufigsten Fehler ab:

1. Zeitraum: Umfasst die Abrechnung genau das Kalenderjahr?
2. Kontenabgleich: Ergeben Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben den Endbestand laut Kontoauszug, beim Girokonto ebenso wie beim Rücklagenkonto?
3. Vorschüsse: Stehen in Ihrer Einzelabrechnung die Vorschüsse, die tatsächlich beschlossen wurden? Auf diesen Soll-Betrag kommt es für die Abrechnungsspitze an (V ZR 195/23).
4. Verteilerschlüssel: Entspricht jeder Schlüssel der Gemeinschaftsordnung oder einem Beschluss, und ergibt die Summe aller Einzelabrechnungen die Gesamtabrechnung?
5. Heizkosten: Werden 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt? Wird ohne Verbrauchserfassung abgerechnet, darf jeder Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
6. Rücklage: Stimmen Zuführungen und Entnahmen mit den Beschlüssen überein? Ausgaben, die aus der Rücklage bezahlt wurden, dürfen nicht noch einmal auf die Eigentümer verteilt werden (V ZR 96/24).
7. Zuordnung: Sind Reparaturen am Gemeinschaftseigentum allen Eigentümern belastet und nicht einzelnen Wohnungen, sofern kein Beschluss und keine Vereinbarung etwas anderes vorsehen?
8. Sonderumlagen: Sind sie getrennt von den laufenden Kosten dargestellt?
9. Belege: Ungewöhnliche oder stark gestiegene Positionen anhand der Rechnungen prüfen. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).
10. Anlagen: Liegen Vermögensbericht und die Bescheinigung nach § 35a EStG vor?

Hausgeldabrechnung prüfen lassen: Wer hilft?

• Verwaltungsbeirat: Er soll Abrechnung und Wirtschaftsplan vor dem Beschluss prüfen und eine Stellungnahme abgeben (§ 29 Abs. 2 Satz 2 WEG). Fragen zur Abrechnung gehören zuerst zu ihm.
• Belegeinsicht: Über das Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG können Sie Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge selbst ansehen.
• Externe Prüfung: Bei größeren Zweifeln oder einem hohen Nachschuss prüfen Fachanwälte für Miet- und Wohnungseigentumsrecht die Abrechnung gegen Honorar. Eigentümerverbände beraten ihre Mitglieder ebenfalls.

Planen Sie die Prüfung so, dass sie vor der Versammlung abgeschlossen ist. Nach dem Beschluss bleibt für eine Anfechtungsklage nur ein Monat.

Fehler gefunden: Was nun?

1. Vor der Versammlung: Den Fehler schriftlich benennen und eine korrigierte Einzelabrechnung verlangen. Die meisten Fehler lassen sich so ohne Streit beheben.
2. In der Versammlung: Den Fehler ansprechen und beantragen, die Abrechnungsspitzen erst auf Grundlage einer korrigierten Abrechnung zu beschließen.
3. Nach dem Beschluss: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Sie richtet sich gegen die Gemeinschaft (§ 44 Abs. 2 WEG).

Hausgeldabrechnung in der selbstverwalteten WEG

In einer selbstverwalteten WEG erstellen die Eigentümer die Abrechnung selbst oder beauftragen jemanden damit. Das klingt nach der schwersten Aufgabe des Verwaltungsjahres, und mit Kontoauszügen und Tabellenkalkulation ist sie das oft auch. Leichter wird es, wenn die Abrechnung nicht im Januar beginnt, sondern laufend entsteht:

• Kontobewegungen jeden Monat zuordnen, statt ein ganzes Jahr nachzubuchen.
• Bei jeder Rechnung gleich den Arbeitskostenanteil für die Bescheinigung nach § 35a notieren.
• Die Heizkostenabrechnung beim Messdienst früh anfordern; sie ist oft der Engpass.
• Die Einzelabrechnungen mit der Einladung zur Versammlung verschicken und die Abrechnungsspitzen mit einem klaren Beschluss festsetzen.

Wie dieser Ablauf Schritt für Schritt digital funktioniert, zeigt der Beitrag Jahresabrechnung digital erstellen.

Fazit

• Die Hausgeldabrechnung rechnet das Kalenderjahr nach Zu- und Abfluss ab und verteilt die Kosten auf die Wohnungen (§ 28 Abs. 2 WEG).
• Verpflichtet ist die Gemeinschaft; der Verwalter erstellt sie als ihr Organ (BGH, V ZR 206/24). Ohne Verwalter legt die Gemeinschaft per Beschluss fest, wer sie aufstellt.
• Eine gesetzliche Frist gibt es nicht; üblich sind drei bis sechs Monate nach Jahresende.
• Beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze. Eine Anfechtung hat nur bei Fehlern Erfolg, die den Betrag ändern, und sie lässt sich auf die fehlerhafte Position beschränken (V ZR 195/23, V ZR 96/24).
• Prüfen Sie vor der Versammlung Konten, Vorschüsse, Schlüssel, Heizkosten und Rücklage; Belege dürfen Sie jederzeit einsehen.

Häufige Fragen zur Hausgeldabrechnung

Bis wann muss die Hausgeldabrechnung vorliegen?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die Rechtsprechung hält die Abrechnung in der Regel drei bis sechs Monate nach Ende des Kalenderjahres für fällig, abhängig von Umfang und Schwierigkeit. Für das Jahr 2025 sollte sie also spätestens Ende Juni 2026 vorliegen. Selbstverwaltete Gemeinschaften fahren gut damit, sie bis Ende März fertigzustellen.

Wer muss die Hausgeldabrechnung erstellen?

Verpflichtet ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Ist ein Verwalter bestellt, erstellt er die Abrechnung als ihr ausführendes Organ, auch für noch offene Vorjahre; das hat der Bundesgerichtshof 2025 klargestellt. Ohne Verwalter legen die Eigentümer per Beschluss fest, wer die Abrechnung aufstellt.

Muss die Hausgeldabrechnung beschlossen werden?

Beschlossen wird nicht die Abrechnung selbst, sondern die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der Vorschüsse, also die Abrechnungsspitze je Wohnung (§ 28 Abs. 2 WEG). Ohne diesen Beschluss kann die Gemeinschaft keine Nachzahlung verlangen. Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Kann ich die Hausgeldabrechnung anfechten?

Angefochten wird der Beschluss über die Abrechnungsspitzen. Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft und muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Erfolg hat sie nur, wenn der Fehler Ihre Zahlungspflicht verändert. Seit 2025 ist geklärt, dass sich die Anfechtung auf eine abgrenzbare fehlerhafte Position beschränken lässt.

Muss die Abrechnung von einem Steuerberater erstellt werden?

Nein. Die Hausgeldabrechnung ist keine steuerliche Bilanz und kann von den Eigentümern selbst oder mit Hilfe geeigneter Software erstellt werden. Entscheidend ist, dass sie dem Zufluss-Abfluss-Prinzip folgt, die Verteilerschlüssel korrekt anwendet und die beschlossenen Vorschüsse richtig einstellt.

Ist die Hausgeldabrechnung dasselbe wie die Nebenkostenabrechnung?

Nein. Die Hausgeldabrechnung rechnet zwischen der Gemeinschaft und den Eigentümern ab und enthält alle Kosten, auch Verwaltung, Reparaturen und Rücklage. Die Nebenkostenabrechnung erstellt ein vermietender Eigentümer für seinen Mieter; sie enthält nur die umlagefähigen Betriebskosten und muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.