Eigentümerversammlung vorbereiten und durchführen: Checkliste für Selbstverwalter
Von der Einladung bis zum Protokoll, so organisieren Sie Ihre Eigentümerversammlung rechtssicher und effizient. Mit praktischer Checkliste und Musterablauf.
Die jährliche Eigentümerversammlung (ETV) ist der wichtigste Termin jeder Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier werden Wirtschaftspläne beschlossen, Sanierungen auf den Weg gebracht und die Weichen für das kommende Jahr gestellt. Für Selbstverwalter ist die ETV gleichzeitig die größte organisatorische Herausforderung, und die beste Gelegenheit, die Gemeinschaft aktiv zu gestalten.
Warum eine gute Vorbereitung entscheidend ist
Eine schlecht vorbereitete Versammlung kostet alle Beteiligten Zeit und Nerven. Im schlimmsten Fall sind gefasste Beschlüsse anfechtbar, weil formale Fehler unterlaufen sind. Mit einer strukturierten Vorbereitung vermeiden Sie diese Risiken und sorgen dafür, dass die Versammlung zielführend und in angemessener Zeit abläuft.
Phase 1: Vorbereitung (4 bis 6 Wochen vorher)
Tagesordnung zusammenstellen
Die Tagesordnung ist das Herzstück der Einladung. Jeder Eigentümer muss vorab erkennen können, worüber abgestimmt wird. Formulieren Sie die Punkte daher so konkret wie möglich.
Typische Punkte der ordentlichen ETV:
- Genehmigung des Versammlungsprotokolls der letzten ETV
- Bericht über die Verwaltungstätigkeit im abgelaufenen Jahr
- Beschlussfassung über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse aus der Hausgeldabrechnung des Vorjahres (§ 28 Abs. 2 WEG)
- Beschlussfassung über die Vorschüsse (Hausgeld) auf Grundlage des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr (§ 28 Abs. 1 WEG)
- Beschlussfassung über die Entlastung der Verwaltung (bei Selbstverwaltung: des Beirats oder der verantwortlichen Eigentümer)
Häufige zusätzliche Punkte:
- Geplante Instandhaltungsmaßnahmen
- Änderung der Hausordnung
- Wahl oder Bestätigung des Verwaltungsbeirats
- Verschiedenes und Anträge
Unterlagen zusammenstellen
Stellen Sie alle relevanten Dokumente zusammen, die die Eigentümer vor der Versammlung einsehen müssen:
- Hausgeldabrechnung (Gesamt- und Einzelabrechnung je Einheit)
- Entwurf des Wirtschaftsplans
- Kostenvoranschläge für geplante Maßnahmen
- Kontoauszüge und Rücklagenübersicht
- Protokoll der letzten Versammlung
- Beschlusssammlung
Die Beschlusssammlung ist eine chronologische, fortlaufend nummerierte Dokumentation aller Beschlüsse der WEG. Ihre Führung ist seit der WEG-Novelle von 2007 gesetzliche Pflicht; heute regeln sie § 24 Abs. 7 und 8 WEG. Jeder Eigentümer hat ein Einsichtsrecht.
Phase 2: Einladung (mindestens 3 Wochen vorher)
Formale Anforderungen
Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss folgende Kriterien erfüllen:
| Anforderung | Details |
|---|---|
| Frist | Mindestens 3 Wochen vor dem Termin (Zugang, nicht Absendung) |
| Form | Textform genügt (E-Mail, Brief, Fax) |
| Empfänger | Alle Eigentümer, auch die, die ihre Einheit vermietet haben |
| Inhalt | Ort, Datum, Uhrzeit, vollständige Tagesordnung |
| Anlagen | Abrechnung, Wirtschaftsplan, Kostenvoranschläge |
Vollmachten vorbereiten
Nicht jeder Eigentümer kann persönlich erscheinen — bei einer hybriden Versammlung können Verhinderte immerhin online teilnehmen. Bereiten Sie ein Vollmachtsformular vor, das die Eckdaten (Name des Vertretenen, Name des Bevollmächtigten, Datum der Versammlung) enthält. Prüfen Sie vorab, ob die Teilungserklärung Einschränkungen bei der Stimmrechtsvertretung vorsieht.
Phase 3: Durchführung
Eröffnung und Formalien
- Versammlungsleitung bestimmen: Ist ein Verwalter bestellt, führt er den Vorsitz, sofern die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. 5 WEG). Ohne Verwalter bestimmt die Versammlung zu Beginn per Beschluss die Leitung, etwa den Beiratsvorsitzenden oder einen erfahrenen Eigentümer; ein Handzeichen genügt.
- Protokollführer bestimmen: Der Protokollführer sollte nicht gleichzeitig Versammlungsleiter sein, um sich voll auf die Dokumentation konzentrieren zu können.
- Teilnehmer und Stimmrechte erfassen: Dokumentieren Sie, welche Eigentümer anwesend oder vertreten sind, und berechnen Sie die vertretenen Miteigentumsanteile.
Abstimmungen korrekt durchführen
- Einfache Mehrheit
Seit der WEG-Reform 2020 gilt für die meisten Beschlüsse: Es entscheidet die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Enthaltungen werden nicht mitgezählt. Kopfprinzip (ein Eigentümer = eine Stimme) ist der Regelfall, sofern die Teilungserklärung nichts anderes bestimmt.
Für jede Abstimmung protokollieren Sie:
- Den exakten Beschlusstext
- Anzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen
- Ob der Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde
Schwierige Situationen meistern
- Emotionale Diskussionen: Der Versammlungsleiter kann Redezeiten begrenzen und auf sachliche Diskussion bestehen.
- Nicht angekündigte Themen: Unter „Verschiedenes" dürfen keine Beschlüsse zu Themen gefasst werden, die nicht auf der Tagesordnung standen.
- Uneinigkeit über Kosten: Vertagen Sie den Punkt und holen Sie zunächst weitere Angebote ein, anstatt einen umstrittenen Beschluss zu erzwingen.
Phase 4: Nachbereitung
Protokoll erstellen und versenden
Das Versammlungsprotokoll sollte innerhalb von zwei Wochen nach der ETV an alle Eigentümer versendet werden. Es enthält:
- Ort, Datum und Uhrzeit (Beginn und Ende)
- Teilnehmerliste mit vertretenen Miteigentumsanteilen
- Alle Beschlüsse mit vollständigem Wortlaut und Abstimmungsergebnis
- Wesentliche Diskussionspunkte (stichpunktartig, ohne wörtliche Wiedergabe)
Beschlusssammlung aktualisieren
Tragen Sie jeden neuen Beschluss unverzüglich mit fortlaufender Nummer, vollständigem Wortlaut sowie Ort und Datum der Versammlung in die Beschlusssammlung ein (§ 24 Abs. 7 WEG). Wird ein Beschluss angefochten oder aufgehoben, ist das dort zu vermerken. Das Abstimmungsergebnis schreibt das Gesetz für die Sammlung nicht vor; es steht im Protokoll.
Beschlüsse umsetzen
Erstellen Sie unmittelbar nach der Versammlung eine Aufgabenliste mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen. So geraten Beschlüsse nicht in Vergessenheit.
Checkliste: Eigentümerversammlung auf einen Blick
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| 6 Wochen vorher | Tagesordnung entwerfen, Themen bei Eigentümern abfragen |
| 5 Wochen vorher | Abrechnung und Wirtschaftsplan fertigstellen |
| 4 Wochen vorher | Einladung mit allen Unterlagen versenden |
| 3 Wochen vorher | Fristablauf kontrollieren, Vollmachten einsammeln |
| Am Tag selbst | Teilnehmerliste, Abstimmungszettel, Technik vorbereiten |
| Innerhalb von 2 Wochen | Protokoll versenden (die Beschlusssammlung schon direkt nach der Versammlung aktualisieren) |
| Fortlaufend | Beschlüsse umsetzen und Fortschritt dokumentieren |
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Häufige Fragen zur Eigentümerversammlung
Kann die ETV auch rein online stattfinden?
Ja. Rein virtuelle Versammlungen ohne Versammlungsort sind seit dem 17. Oktober 2024 möglich; dafür braucht es einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, der höchstens drei Jahre gilt (§ 23 Abs. 1a WEG). Wird dieser Beschluss vor 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer nicht durch einstimmigen Beschluss darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). Schon seit der WEG-Reform 2020 können die Eigentümer außerdem mit einfacher Mehrheit beschließen, dass man online an einer Versammlung vor Ort teilnehmen kann (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG).
Was passiert, wenn nur ein Eigentümer erscheint?
Die Versammlung ist dennoch beschlussfähig. Der erschienene Eigentümer kann mit seinen Stimmen Beschlüsse fassen. Dies unterstreicht die Bedeutung der persönlichen Teilnahme oder zumindest einer Vollmacht.
Dürfen Mieter an der ETV teilnehmen?
Grundsätzlich haben nur Eigentümer ein Teilnahme- und Stimmrecht. Mieter können jedoch vom jeweiligen Eigentümer bevollmächtigt werden, sofern die Teilungserklärung dies nicht ausschließt.
Wie lange kann ein Beschluss angefochten werden?
Ein Beschluss kann innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung beim zuständigen Amtsgericht angefochten werden (§ 45 WEG). Nach Ablauf dieser Frist wird der Beschluss bestandskräftig, auch wenn er inhaltlich fehlerhaft sein sollte.