Mietverwaltung: Aufgaben, Kosten und wann Vermieter ihr Mietshaus selbst verwalten können

Ein Mietshaus mit sechs oder acht Wohnungen macht keine Arbeit, solange nichts passiert. Dann kündigt ein Mieter, die Heizkostenabrechnung kommt, ein Rohr tropft und das Finanzamt will die Anlage V. Viele private Vermieter geben diese Arbeit an eine Mietverwaltung ab und zahlen dafür Jahr für Jahr einen vierstelligen Betrag. Andere machen alles selbst und merken erst bei der ersten versäumten Frist, was dazugehört. Dieser Artikel zeigt, welche Aufgaben eine Mietverwaltung übernimmt, was sie kostet, worauf Sie im Verwaltervertrag achten sollten und woran Sie erkennen, ob Sie Ihr Haus selbst verwalten können.

Was Mietverwaltung bedeutet

Der Begriff wird oft mit zwei anderen verwechselt. Die Unterschiede sind schnell erklärt:

Wer eine einzelne Eigentumswohnung vermietet, steht zwischen den Welten: Die Gemeinschaft rechnet das Hausgeld ab, der Eigentümer die Nebenkosten. Wie das zusammenpasst, erklärt der Artikel Hausgeld auf Mieter umlegen.

Die Aufgaben der Mietverwaltung im Überblick

Üblich ist die Einteilung in drei Bereiche. Die Liste ist zugleich Ihr Pflichtenheft, falls Sie selbst verwalten.

Der kaufmännische Teil ist der planbare: Er folgt einem festen Jahresrhythmus. Der technische Teil ist der unplanbare, und die Mieterbetreuung ist der Teil, der Nerven kostet. Genau diese Mischung sollten Sie vor Augen haben, wenn Sie den Preis einer Verwaltung bewerten.

Was kostet eine Mietverwaltung?

Abgerechnet wird fast immer je Wohnung und Monat. Marktübersichten nennen für die Mietverwaltung meist 22 bis 35 Euro netto je Einheit. Garagen und Stellplätze kosten wenige Euro. Manche Verwalter berechnen stattdessen einen Prozentsatz der Nettokaltmiete. Je kleiner das Haus, desto höher der Satz je Wohnung, und unter einer bestimmten Objektgröße winken viele Verwaltungen ganz ab.

Ein Rechenbeispiel für ein Haus mit sechs Wohnungen:

Die Grundvergütung ist also nur die halbe Wahrheit. Entscheidend ist das Leistungsverzeichnis: Was ist enthalten, und was kostet extra? Eine Verwaltung mit 26 Euro und langer Sonderpreisliste kann teurer sein als eine mit 34 Euro und klarem Pauschalumfang.

Darauf sollten Sie im Verwaltervertrag achten

Weil kein Gesetz den Inhalt vorgibt, ist der Vertrag alles. Prüfen Sie vor der Unterschrift:

1. Erlaubnis und Versicherung. Wohnimmobilienverwalter brauchen eine Erlaubnis nach § 34c GewO, eine Berufshaftpflichtversicherung und müssen sich regelmäßig weiterbilden. Das gilt für Mietverwalter genauso wie für WEG-Verwalter. Lassen Sie sich beides nachweisen.
2. Leistungsverzeichnis. Grundleistungen und Sonderleistungen gehören getrennt und mit Preisen in den Vertrag. Achten Sie auf Neuvermietung, Mieterhöhung, Mahnwesen und Versicherungsschäden.
3. Umfang der Vollmacht. Bis zu welchem Betrag darf der Verwalter ohne Rücksprache Aufträge vergeben? Darf er kündigen und klagen? Eine Freigabegrenze für Reparaturen schützt vor Überraschungen.
4. Mietkonto. Die Mieten gehören auf ein Konto, das auf Ihren Namen läuft oder als offenes Treuhandkonto geführt wird. Sammelkonten, auf denen die Gelder mehrerer Eigentümer liegen, sind ein Risiko. Das Prinzip ist dasselbe wie beim Konto einer Eigentümergemeinschaft.
5. Berichte und Abrechnung. Vereinbaren Sie eine regelmäßige Eigentümerabrechnung mit Mieteingängen, Ausgaben und Auszahlung sowie einen festen Termin für die Betriebskostenabrechnung.
6. Laufzeit und Kündigung. Kurze Erstlaufzeit, klare Kündigungsfrist und eine Regelung zur Herausgabe aller Unterlagen am Vertragsende.

Woran Sie im laufenden Betrieb merken, dass eine Verwaltung ihre Arbeit nicht macht, unterscheidet sich kaum von der WEG. Die Warnsignale einer schlechten Hausverwaltung gelten hier fast eins zu eins.

Kann ich mein Mietshaus selbst verwalten?

Rechtlich ja: Für die Verwaltung des eigenen Eigentums brauchen Sie weder Erlaubnis noch Ausbildung. Ob es praktisch gelingt, hängt an wenigen Fragen.

Ein Mittelweg ist verbreitet und vernünftig: Sie verwalten selbst und kaufen einzelne Leistungen zu. Ein Makler übernimmt die Neuvermietung, ein Messdienst die Heizkostenabrechnung, ein Anwalt die seltene Kündigung. So bleibt der planbare Teil bei Ihnen, und der Rest kostet nur, wenn er anfällt.

Das Jahr eines selbstverwaltenden Vermieters

Der kaufmännische Teil der Mietverwaltung besteht aus wenigen festen Terminen. Wer sie im Kalender hat, hat den größten Teil des Risikos im Griff.

• Monatlich: Mieteingänge mit dem Soll abgleichen. Rückstände sofort ansprechen, nicht erst nach drei Monaten.
• Januar bis März: Zählerstände, Rechnungen und Bescheide des Vorjahres sammeln. Die Heizkostenabrechnung beim Messdienst anstoßen.
• Bis zum Sommer: Betriebskostenabrechnung erstellen und versenden, Vorauszahlungen anpassen. Die gesetzliche Frist endet zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum (§ 556 Abs. 3 BGB), für 2025 also am 31. Dezember 2026. Danach ist jede Nachforderung verloren.
• Einmal im Jahr: Mieten prüfen. Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete ist frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung möglich, braucht Textform und eine Begründung, etwa mit dem Mietspiegel, und ist durch die Kappungsgrenze gedeckelt (§ 558 BGB). Bei Indexmieten genügt die Berechnung anhand des Verbraucherpreisindex.
• Zur Steuererklärung: Einnahmen und Ausgaben je Haus für die Anlage V zusammenstellen. Wer das ganze Jahr sauber gebucht hat, braucht dafür eine Stunde.

Fünf Fehler, die Selbstverwalter teuer zu stehen kommen

1. Abrechnungsfrist versäumt. Der häufigste und teuerste Fehler. Eine Nachzahlung von einigen hundert Euro je Wohnung ist nach dem 31. Dezember nicht mehr durchsetzbar.
2. Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet. Reparaturen, Verwaltungskosten und Bankgebühren haben in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen. Beim Hausmeister müssen Reparatur- und Verwaltungsanteile heraus.
3. Kaution nicht getrennt angelegt. Die Kaution gehört getrennt vom eigenen Vermögen auf ein insolvenzfestes Konto (§ 551 Abs. 3 BGB) und darf drei Nettokaltmieten nicht übersteigen.
4. Alles über das Privatkonto. Wer Mieten, Handwerker und den eigenen Einkauf über ein Konto laufen lässt, sucht am Jahresende Belege. Ein eigenes Konto je Haus kostet wenig und spart Tage.
5. Wartungspflichten vergessen. Die Legionellenprüfung bei zentraler Warmwasserbereitung, Rauchwarnmelder, Heizungswartung und die Gebäudeversicherung mit aktuellem Wert sind keine Kür. Bei einem Schaden fragt der Versicherer zuerst nach den Nachweisen.

Wer beim Heizungstausch vor einer größeren Entscheidung steht, findet die aktuelle Rechtslage im Artikel zum neuen Heizungsgesetz. Die Pflichten treffen Vermieter eines Mietshauses genauso wie Eigentümergemeinschaften.

Fazit

• Mietverwaltung ist Vertragssache: Was der Verwalter leistet und darf, steht im Verwaltervertrag und in der Vollmacht, nicht im Gesetz.
• Üblich sind 22 bis 35 Euro netto je Wohnung und Monat, dazu Sondervergütungen für Neuvermietung, Mieterhöhung und Sanierungen. Umlagefähig ist davon nichts, absetzbar alles.
• Ein überschaubares Haus mit stabilen Mietverhältnissen lässt sich mit wenigen Stunden im Monat selbst verwalten, wenn Konto, Belege und Termine geordnet sind.
• Die eine harte Frist ist die Betriebskostenabrechnung: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
• Ende 2026 läuft zusätzlich die Frist für fernablesbare Zähler ab.

Häufige Fragen zur Mietverwaltung

Was kostet eine Mietverwaltung pro Monat?

Marktübersichten nennen meist 22 bis 35 Euro netto je Wohnung und Monat, bei kleinen Häusern eher mehr. Hinzu kommen Sondervergütungen, etwa für die Neuvermietung, Mieterhöhungen oder die Begleitung von Sanierungen. Für den Vergleich von Angeboten ist deshalb das Leistungsverzeichnis wichtiger als der Grundpreis.

Kann ich die Kosten der Mietverwaltung auf die Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung ausdrücklich keine Betriebskosten. Sie können die Vergütung aber als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ansetzen.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung?

Die Mietverwaltung betreut ein ganzes Mietshaus im Auftrag seines Eigentümers und kümmert sich um Mieter, Mieten und Betriebskosten. Die WEG-Verwaltung verwaltet das gemeinschaftliche Eigentum einer Eigentümergemeinschaft nach dem Wohnungseigentumsgesetz, mit Hausgeld, Jahresabrechnung und Eigentümerversammlung. Um Mietverhältnisse einzelner Wohnungen kümmert sich die WEG-Verwaltung nicht.

Brauche ich eine Erlaubnis, um mein eigenes Mietshaus zu verwalten?

Nein. Die Erlaubnispflicht nach § 34c der Gewerbeordnung gilt nur für Personen, die gewerbsmäßig fremde Wohnimmobilien verwalten. Wer sein eigenes Haus verwaltet, braucht weder Erlaubnis noch Zertifikat, trägt aber alle Vermieterpflichten selbst.

Wie viel Zeit kostet es, ein Mietshaus selbst zu verwalten?

Bei einem überschaubaren Haus mit stabilen Mietverhältnissen reichen im Schnitt wenige Stunden im Monat für Mieteingänge, Rechnungen und Schriftverkehr. Dazu kommen ein bis zwei Arbeitstage im Jahr für die Betriebskostenabrechnung und die Unterlagen zur Steuererklärung. Mieterwechsel und Schäden kommen unregelmäßig hinzu und lassen sich bei Bedarf an Dienstleister abgeben.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, bei kalenderjährlicher Abrechnung also am 31. Dezember des Folgejahres. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Abrechnung. Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.