Mietverwaltung: Aufgaben, Kosten, Vertrag und wann Vermieter ihr Mietshaus selbst verwalten können

Eine Mietverwaltung kümmert sich im Auftrag des Eigentümers um ein vermietetes Haus: Sie zieht die Mieten ein, rechnet die Betriebskosten ab, betreut die Mieter und beauftragt Handwerker. Im Durchschnitt kostet sie rund 30 Euro je Wohnung und Monat; neue Verträge liegen bei 25 bis 35 Euro zuzüglich Umsatzsteuer (Stand: Oktober 2026). Ein überschaubares Haus mit stabilen Mietverhältnissen können Sie auch selbst verwalten, wenn Konto, Belege und Fristen geordnet sind.

Ein Mietshaus mit sechs oder acht Wohnungen macht keine Arbeit, solange nichts passiert. Dann kündigt ein Mieter, die Heizkostenabrechnung kommt, ein Rohr tropft und das Finanzamt will die Anlage V. Viele private Vermieter geben diese Arbeit ab und zahlen dafür Jahr für Jahr einen vierstelligen Betrag. Andere machen alles selbst und merken erst bei der ersten versäumten Frist, was dazugehört. Dieser Artikel zeigt, was eine Mietverwaltung leistet und kostet, worauf es im Mietverwaltungsvertrag ankommt, was Software übernehmen kann und woran Sie erkennen, ob Sie Ihr Haus selbst verwalten können.

Was ist eine Mietverwaltung?

Mietverwaltung

Mietverwaltung ist die Verwaltung eines vermieteten Hauses im Auftrag seines Eigentümers. Grundlage ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB) mit einer Vollmacht: Der Verwalter zieht Mieten ein, rechnet Betriebskosten ab, betreut die Mieter und beauftragt Handwerker. Anders als für die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft gibt es für die Mietverwaltung kein eigenes Gesetz. Was der Verwalter darf und schuldet, steht allein im Vertrag.

Wer diese Arbeit gewerbsmäßig für andere erledigt, braucht eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Für die Verwaltung des eigenen Hauses gilt das nicht. Sie dürfen Ihr Mietshaus also jederzeit selbst verwalten, tragen dann aber alle Vermieterpflichten persönlich.

Mietverwaltung, Hausverwaltung, Sondereigentumsverwaltung: der Unterschied

Im Alltag gehen vier Begriffe durcheinander. „Hausverwaltung“ ist der Oberbegriff, und die anderen drei sagen, was genau verwaltet wird:

Die Unterscheidung hat praktische Folgen. Die WEG-Verwaltung kümmert sich nicht um Ihre Mieter, auch wenn sie das Haus gut kennt. Wer eine einzelne Eigentumswohnung vermietet und die Arbeit abgeben will, braucht deshalb eine eigene Sondereigentumsverwaltung. Wie aus der Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft die Nebenkostenabrechnung für den Mieter wird, erklärt der Artikel Hausgeld auf Mieter umlegen.

Welche Aufgaben hat eine Mietverwaltung?

Üblich ist die Einteilung in drei Bereiche. Die Liste ist zugleich Ihr Pflichtenheft, falls Sie selbst verwalten.

Der kaufmännische Teil ist der planbare: Er folgt einem festen Jahresrhythmus. Der technische Teil ist der unplanbare, und die Mieterbetreuung ist der Teil, der Nerven kostet. Genau diese Mischung sollten Sie vor Augen haben, wenn Sie den Preis einer Verwaltung bewerten.

Grundleistung und Sonderleistung

Fast jeder Vertrag trennt eine Grundvergütung für die laufende Verwaltung von Sonderleistungen, die einzeln bezahlt werden. Nach der Verwalterentgeltstudie 2026 von IVD und BVI berechnen Mietverwaltungen vor allem bauliche Maßnahmen, Restarbeiten des Vorverwalters und die Neuvermietung als Komplettleistung zusätzlich, meist nach Stundensatz oder als Pauschale. Eine typische Aufteilung sieht so aus; maßgeblich ist aber immer Ihr Vertrag:

Was kostet eine Mietverwaltung?

Abgerechnet wird überwiegend pauschal je Wohnung und Monat. Zwei aktuelle Erhebungen der Verwalterverbände liefern belastbare Zahlen (Stand: Oktober 2026):

Wer heute einen neuen Vertrag abschließt, zahlt mehr als der Bestand. Laut VDIV liegt der für 2026 geplante Pauschalsatz bei neuen Mietverwaltungsmandaten um 9,7 Prozent über den Bestandspreisen 2025, bei kleinen Objekten sogar um 14,1 Prozent. Die Verwaltungen werden zudem wählerischer: 21 Prozent der vom VDIV befragten Unternehmen wollen künftig nur noch Objekte ab einer Mindestgröße übernehmen, im Mittel ab rund 16 Wohneinheiten.

Ein Rechenbeispiel für ein Haus mit sechs Wohnungen:

Die Grundvergütung ist also nur die halbe Wahrheit. Entscheidend ist das Leistungsverzeichnis: Was ist enthalten, und was kostet extra? Eine Verwaltung mit niedrigem Grundpreis und langer Sonderpreisliste kann teurer sein als eine mit höherem Grundpreis und klarem Pauschalumfang. Was eine Verwaltung für eine Eigentümergemeinschaft kostet, zeigt der Artikel Was kostet eine Hausverwaltung?.

Der Mietverwaltungsvertrag: darauf sollten Sie achten

Weil kein Gesetz den Inhalt vorgibt, ist der Vertrag alles. Prüfen Sie vor der Unterschrift diese sechs Punkte:

1. Erlaubnis und Versicherung. Wer gewerblich Mietwohnungen für andere verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung und muss sich alle drei Kalenderjahre 20 Stunden weiterbilden (§ 34c Abs. 2a GewO). Lassen Sie sich Erlaubnis und Versicherung nachweisen.
2. Leistungsverzeichnis. Grundleistungen und Sonderleistungen gehören getrennt und mit Preisen in den Vertrag. Achten Sie auf Neuvermietung, Mieterhöhung, Mahnwesen und Versicherungsschäden.
3. Umfang der Vollmacht. Bis zu welchem Betrag darf der Verwalter ohne Rücksprache Aufträge vergeben? Darf er kündigen und klagen? Eine Freigabegrenze für Reparaturen schützt vor Überraschungen.
4. Mietkonto. Die Mieten gehören auf ein Konto, das auf Ihren Namen läuft oder als offenes Treuhandkonto geführt wird. Sammelkonten, auf denen die Gelder mehrerer Eigentümer liegen, sind ein Risiko. Das Prinzip ist dasselbe wie beim Konto einer Eigentümergemeinschaft.
5. Berichte und Abrechnung. Vereinbaren Sie eine regelmäßige Eigentümerabrechnung mit Mieteingängen, Ausgaben und Auszahlung sowie einen festen Termin für die Betriebskostenabrechnung.
6. Laufzeit, Kündigung, Herausgabe. Erstverträge laufen laut IVD und BVI meist zwei bis drei Jahre. Regeln Sie eine klare Kündigungsfrist und die Übergabe am Vertragsende. Der Verwalter muss Ihnen ohnehin alles herausgeben, was er für Sie erhalten hat, also Unterlagen, Schlüssel und Kautionen (§ 667 in Verbindung mit § 675 BGB).

Woran Sie im laufenden Betrieb merken, dass eine Verwaltung ihre Arbeit nicht macht, unterscheidet sich kaum von der WEG. Die Warnsignale einer schlechten Hausverwaltung gelten hier fast eins zu eins.

Software für die Mietverwaltung: was sie übernimmt und was nicht

Wer selbst verwaltet, ersetzt die Verwaltung meist durch eine Mischung aus Software, eigenem Konto und einzelnen Dienstleistern. Gute Software für Vermieter übernimmt den planbaren, kaufmännischen Teil:

• Sollmiete und Zahlungseingänge je Mietverhältnis abgleichen und Rückstände anzeigen
• das Bankkonto des Hauses anbinden, damit niemand Kontoauszüge abtippt
• Rechnungen als Beleg ablegen und die Buchung als umlagefähig oder nicht umlagefähig kennzeichnen
• die Betriebskostenabrechnung je Mieter erstellen, taggenau bei einem Mieterwechsel
• Einnahmen und Ausgaben für die Anlage V zusammenstellen

Nicht abnehmen kann sie Ihnen den Kontakt mit Mietern und Handwerkern, die Begehung des Hauses und die Entscheidung, was bei einem Schaden zu tun ist. Achten Sie bei der Auswahl auf vier Punkte: jedes Haus als eigenes Objekt mit eigenem Konto, eine saubere Trennung umlagefähiger und nicht umlagefähiger Kosten, einen vollständigen Export Ihrer Daten und Hosting in der EU.

Kann ich mein Mietshaus selbst verwalten?

Rechtlich ja: Für die Verwaltung des eigenen Eigentums brauchen Sie weder Erlaubnis noch Ausbildung. Ob es praktisch gelingt, hängt an wenigen Fragen.

Ein Mittelweg ist verbreitet und vernünftig: Sie verwalten selbst und kaufen einzelne Leistungen zu. Ein Makler übernimmt die Neuvermietung, ein Messdienst die Heizkostenabrechnung, ein Anwalt die seltene Kündigung. So bleibt der planbare Teil bei Ihnen, und der Rest kostet nur, wenn er anfällt.

Das Jahr eines selbstverwaltenden Vermieters

Der kaufmännische Teil der Mietverwaltung besteht aus wenigen festen Terminen. Wer sie im Kalender hat, hat den größten Teil des Risikos im Griff.

• Monatlich: Mieteingänge mit dem Soll abgleichen. Rückstände sofort ansprechen, nicht erst nach drei Monaten.
• Januar bis März: Zählerstände, Rechnungen und Bescheide des Vorjahres sammeln. Die Heizkostenabrechnung beim Messdienst anstoßen.
• Bis zum Sommer: Betriebskostenabrechnung erstellen und versenden, Vorauszahlungen anpassen. Die gesetzliche Frist endet zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum (§ 556 Abs. 3 BGB), für 2025 also am 31. Dezember 2026. Danach ist jede Nachforderung verloren.
• Einmal im Jahr: Mieten prüfen. Die Zustimmung zu einer Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete können Sie frühestens ein Jahr nach der letzten Erhöhung verlangen, und die Miete muss zum Wirksamwerden 15 Monate unverändert gewesen sein (§ 558 Abs. 1 BGB). Das Verlangen braucht Textform und eine Begründung, etwa mit dem Mietspiegel (§ 558a BGB). Innerhalb von drei Jahren darf die Miete so um höchstens 20 Prozent steigen, in Gebieten mit abgesenkter Kappungsgrenze um 15 Prozent (§ 558 Abs. 3 BGB). Eine Indexmiete passen Sie per Erklärung in Textform an, in der Sie die Änderung des Preisindex angeben (§ 557b BGB).
• Zur Steuererklärung: Einnahmen und Ausgaben je Haus für die Anlage V zusammenstellen. Wer das ganze Jahr sauber gebucht hat, braucht dafür eine Stunde.

Fünf Fehler, die Selbstverwalter teuer zu stehen kommen

1. Abrechnungsfrist versäumt. Der häufigste und teuerste Fehler. Eine Nachzahlung von einigen hundert Euro je Wohnung ist nach dem 31. Dezember nicht mehr durchsetzbar.
2. Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet. Reparaturen, Verwaltungskosten und Bankgebühren haben in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen. Beim Hausmeister müssen Reparatur- und Verwaltungsanteile heraus.
3. Kaution nicht getrennt angelegt. Die Kaution gehört getrennt vom eigenen Vermögen auf ein Konto bei einem Kreditinstitut (§ 551 Abs. 3 BGB) und darf drei Monatsmieten ohne Betriebskosten nicht übersteigen.
4. Alles über das Privatkonto. Wer Mieten, Handwerker und den eigenen Einkauf über ein Konto laufen lässt, sucht am Jahresende Belege. Ein eigenes Konto je Haus kostet wenig und spart Tage.
5. Prüf- und Wartungspflichten vergessen. Hat das Haus eine größere zentrale Warmwasseranlage mit Duschen, muss das Trinkwasser mindestens alle drei Jahre auf Legionellen untersucht werden (§ 31 TrinkwV). Dazu kommen Rauchwarnmelder, Heizungswartung und eine Gebäudeversicherung mit aktuellem Wert. Bei einem Schaden fragt der Versicherer zuerst nach den Nachweisen.

Wer beim Heizungstausch vor einer größeren Entscheidung steht, findet die aktuelle Rechtslage im Artikel zum neuen Heizungsgesetz. Die Pflichten treffen Vermieter eines Mietshauses genauso wie Eigentümergemeinschaften.

Fazit

• Mietverwaltung ist Vertragssache: Was der Verwalter leistet und darf, steht im Mietverwaltungsvertrag und in der Vollmacht, nicht im Gesetz.
• Bestehende Verträge kosteten 2025 im Durchschnitt 30,19 Euro je Wohnung und Monat (VDIV). Neue Verträge liegen laut IVD und BVI bei 25 bis 35 Euro zuzüglich Umsatzsteuer. Sondervergütungen kommen hinzu.
• Umlagefähig ist davon nichts, als Werbungskosten absetzbar ist alles.
• Ein überschaubares Haus mit stabilen Mietverhältnissen lässt sich mit wenigen Stunden im Monat selbst verwalten, wenn Konto, Belege und Termine geordnet sind.
• Die eine harte Frist ist die Betriebskostenabrechnung: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Ende 2026 läuft zusätzlich die Frist für fernablesbare Zähler ab.

Häufige Fragen zur Mietverwaltung

Was kostet eine Mietverwaltung pro Monat?

Im Durchschnitt rund 30 Euro je Wohnung und Monat. Das VDIV-Branchenbarometer 2026 nennt für bestehende Verträge 30,19 Euro im Jahr 2025, die Verwalterentgeltstudie 2026 von IVD und BVI für neue Verträge 29,75 bis 41,65 Euro brutto. Hinzu kommen Sondervergütungen, etwa für die Neuvermietung oder größere Baumaßnahmen.

Kann ich die Kosten der Mietverwaltung auf die Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung ausdrücklich keine Betriebskosten. Sie können die Vergütung aber als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ansetzen.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und Hausverwaltung?

Hausverwaltung ist der Oberbegriff. Er umfasst die Mietverwaltung für vermietete Häuser, die WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften und die Sondereigentumsverwaltung für einzelne vermietete Eigentumswohnungen. Viele Hausverwaltungen bieten alle drei Leistungen an, vertraglich sind sie aber getrennt.

Was ist der Unterschied zwischen Mietverwaltung und Sondereigentumsverwaltung?

Die Mietverwaltung betreut ein ganzes vermietetes Haus eines Eigentümers. Die Sondereigentumsverwaltung betreut eine einzelne vermietete Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft. Sie arbeitet zusätzlich mit der Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft, weil die Betriebskosten der Wohnung von dort stammen.

Brauche ich eine Erlaubnis, um mein eigenes Mietshaus zu verwalten?

Nein. Die Erlaubnispflicht nach § 34c der Gewerbeordnung gilt nur für Personen, die gewerbsmäßig Mietverhältnisse für andere verwalten. Wer sein eigenes Haus verwaltet, braucht weder Erlaubnis noch Zertifikat, trägt aber alle Vermieterpflichten selbst.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, bei kalenderjährlicher Abrechnung also am 31. Dezember des Folgejahres. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Abrechnung. Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.