Hausgeld steuerlich absetzen: § 35a-Bescheinigung und Steuererklärung

Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Heizungswartung, Schornsteinfeger: Ein erheblicher Teil dessen, was Wohnungseigentümer übers Hausgeld bezahlen, lässt sich steuerlich absetzen – nicht das Hausgeld als Ganzes, aber der Arbeitskostenanteil vieler Positionen, und der mindert die Steuerschuld direkt. Trotzdem verschenken viele Eigentümer dieses Geld, weil die nötigen Angaben in der Abrechnung fehlen oder niemand sie zusammenstellt. Dieser Artikel zeigt, welche Posten der Hausgeldabrechnung unter § 35a EStG fallen, wie die Bescheinigung fürs Finanzamt aussehen muss, in welches Jahr die Beträge gehören und wo sie in der Steuererklärung eingetragen werden. Auch die Regeln für vermietete Wohnungen stehen darin.

Was § 35a EStG regelt

Steuerermäßigung nach § 35a EStG

§ 35a EStG gewährt eine direkte Ermäßigung der Einkommensteuer für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen im eigenen Haushalt. Abgezogen werden 20 Prozent der begünstigten Arbeitskosten – nicht vom zu versteuernden Einkommen, sondern unmittelbar von der Steuerschuld. Auch anteilige Kosten aus der Hausgeldabrechnung einer WEG sind begünstigt.

Der Clou gegenüber Werbungskosten oder Sonderausgaben: Die 20 Prozent mindern die Steuer direkt, unabhängig vom persönlichen Steuersatz. Das Gesetz unterscheidet drei Kategorien mit eigenen Höchstbeträgen:

Für Wohnungseigentümer relevant sind vor allem die letzten beiden Kategorien – genau die stecken in fast jeder Hausgeldabrechnung.

Diese Posten aus der Hausgeldabrechnung zählen

Begünstigt sind Leistungen, die im Haushalt beziehungsweise auf dem Grundstück der Gemeinschaft erbracht werden. Typische Positionen:

Nicht begünstigt sind dagegen reine Verwaltungskosten (auch die Verwaltervergütung selbst), Versicherungsbeiträge, öffentliche Gebühren wie Müllabfuhr oder Straßenreinigung durch die Kommune, Energiekosten – und generell alles, was keine Arbeitsleistung im räumlichen Zusammenhang mit dem Grundstück ist.

Nur Arbeitskosten zählen, nicht Material

Die häufigste Fehlerquelle: § 35a begünstigt ausschließlich Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten inklusive der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Materialkosten sind ausgeschlossen. Bei einer Malerrechnung über 10.000 Euro, von denen 6.500 Euro auf Lohn entfallen, sind also nur die 6.500 Euro begünstigt.

Zweite formale Hürde: Die Zahlung muss unbar erfolgen, also per Überweisung auf das Konto des Leistungserbringers (§ 35a Abs. 5 EStG). Bei einer WEG, die ihre Rechnungen vom Konto der Gemeinschaft überweist, ist das meist erfüllt. Barzahlungen aus der Portokasse und Verrechnungen, etwa mit einer Gutschrift, erkennt das Finanzamt dagegen nicht an. Solche Rechnungen gehören nicht in die Bescheinigung.

Die § 35a-Bescheinigung: Das Dokument fürs Finanzamt

Der einzelne Eigentümer kann seinen Anteil an den begünstigten Kosten nur geltend machen, wenn er ihn belegen kann. Dafür hat sich die sogenannte § 35a-Bescheinigung etabliert – eine Anlage zur Jahresabrechnung nach dem Muster des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 9. November 2016).

Die Bescheinigung weist für jeden Eigentümer aus:

1. die haushaltsnahen Dienstleistungen – aufgeteilt nach Gesamtkosten der WEG und dem individuellen Anteil laut Verteilungsschlüssel,
2. die Handwerkerleistungen – ebenfalls gesamt und anteilig, jeweils nur mit dem Arbeitskostenanteil,
3. gegebenenfalls haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse der Gemeinschaft.

Erstellt eine professionelle Hausverwaltung die Abrechnung, gehört die Bescheinigung zur ordnungsmäßigen Verwaltung – manche Verwaltungen berechnen dafür allerdings Sondervergütungen. In der selbstverwalteten WEG übernimmt diese Aufgabe, wer die Jahresabrechnung erstellt. Der Aufwand steckt im Detail: Für jede Rechnung des Wirtschaftsjahres muss der Arbeitskostenanteil ermittelt, der Kategorie zugeordnet und nach dem Verteilungsschlüssel auf die Einheiten umgelegt werden.

Welche Hausgeldabrechnung gehört in welche Steuererklärung?

Die Antwort hängt davon ab, ob Sie die Wohnung selbst nutzen oder vermieten; für Vermieter gilt eine eigene Regel, die weiter unten folgt. Für die Steuerermäßigung nach § 35a bei selbst genutzten Wohnungen gilt Folgendes. Bei einer WEG fallen Zahlung und Abrechnung zeitlich auseinander: Die Gemeinschaft zahlt laufend, der Eigentümer sieht die endgültigen Zahlen erst mit der Jahresabrechnung im Folgejahr. Die Finanzverwaltung lässt deshalb zwei Wege zu:

• Regelmäßig wiederkehrende Leistungen (Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege) im Jahr der Vorauszahlung ansetzen, einmalige Aufwendungen (etwa eine Dachreparatur) im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung.
• Oder einheitlich alles im Jahr, in dem die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschließt.

In der Praxis hat sich die zweite Variante durchgesetzt, weil sie ohne Aufteilung auskommt: Die Bescheinigung für das Wirtschaftsjahr 2025 wandert dann in die Steuererklärung 2026, wenn die Versammlung die Abrechnung 2025 im Jahr 2026 beschließt. Wichtig ist nur, die einmal gewählte Methode beizubehalten.

Wo die Beträge in der Steuererklärung eingetragen werden

Bei einer selbst genutzten Wohnung gehören die Kosten aus der Hausgeldabrechnung – je nach Verwaltung auch Wohngeldabrechnung genannt – in die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen. Sie ist seit einigen Jahren ein eigenes Formular; früher standen die Angaben im Hauptvordruck. Eingetragen wird jeweils der Betrag, den Ihre Bescheinigung für die betreffende Kategorie ausweist:

Zwei Punkte, die regelmäßig für Rückfragen sorgen: Die konkreten Zeilennummern ändern sich mit jedem Steuerjahr – orientieren Sie sich an den Feldbezeichnungen, nicht an der Nummer aus einer älteren Anleitung. Und die Bescheinigung selbst muss der Erklärung nicht beigefügt werden: Es gilt die Belegvorhaltepflicht, das Finanzamt fordert die Unterlagen nur bei Bedarf an. Aufbewahren sollten Eigentümer sie trotzdem.

Vermietete Wohnung: Hausgeld in der Anlage V

Wer die Wohnung vermietet, kann § 35a nicht nutzen, denn die Ermäßigung setzt einen eigenen Haushalt voraus. Dafür ist das Hausgeld bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung als Werbungskosten abziehbar, mit einer Ausnahme bei der Rücklage. Jahr und Formular folgen deshalb anderen Regeln:

Welches Jahr bei Vermietung? Für Vermieter gilt das Abflussprinzip: Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind (§ 11 Abs. 2 EStG). In die Steuererklärung 2025 gehören also die 2025 gezahlten Hausgeldvorschüsse und eine 2025 bezahlte Nachzahlung aus der Abrechnung 2024; ein 2025 erstattetes Guthaben wird gegengerechnet. Den Teil der Vorschüsse, der in die Erhaltungsrücklage fließt, ziehen Sie ab. Er wird erst abziehbar, wenn und soweit die Gemeinschaft die Mittel für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt (BFH, Urteil vom 14. Januar 2025, IX R 19/24). Welche Beträge die Gemeinschaft im Jahr aus der Rücklage bezahlt hat, steht in der Jahresabrechnung für dieses Jahr.

Wo eintragen bei Vermietung? Die Anlage V hat dafür eigene Felder. Die Bezeichnungen unten stammen aus dem Formular für 2025. Orientieren Sie sich wie bei der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen an den Bezeichnungen, nicht an den Zeilennummern:

• Umgelegte Kosten (etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Heizung, Hausversicherungen, Hauswart, Treppenhausreinigung): der Teil des Hausgelds, den Sie über die Nebenkosten an den Mieter weitergeben.
• Nicht umgelegte Kosten (etwa Verwaltungskosten, Bank- und Kontoführungsgebühren, ausdrücklich ohne Erhaltungsrücklage): Verwaltervergütung und die übrigen Posten, die beim Eigentümer bleiben.
• Erhaltungsaufwendungen (einschließlich Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage): Ihr Anteil an Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen der Gemeinschaft, auch soweit sie aus der Rücklage bezahlt wurden.

Die Nebenkostenvorauszahlungen Ihres Mieters stehen auf der Einnahmenseite der Anlage V, bei den Einnahmen aus umgelegten Neben- und Betriebskosten. Welche Teile des Hausgelds Sie überhaupt an den Mieter weitergeben dürfen, erklärt der Artikel Hausgeld auf Mieter umlegen.

Checkliste für Selbstverwalter

1. Unterjährig erfassen: Bei jeder Eingangsrechnung direkt notieren, ob sie § 35a-relevant ist und wie hoch der Arbeitskostenanteil ist – das erspart die mühsame Nacharbeit am Jahresende.
2. Fehlende Angaben nachfordern: Rechnungen ohne Lohnkostenausweis beim Handwerker reklamieren, solange der Vorgang frisch ist.
3. Kategorien sauber trennen: Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen haben getrennte Höchstbeträge – eine Vermischung verschenkt Potenzial.
4. Nach Verteilungsschlüssel umlegen: Der individuelle Anteil folgt dem Schlüssel der jeweiligen Kostenposition, meist den Miteigentumsanteilen.
5. Bescheinigung als Anlage beilegen: Die § 35a-Aufstellung zusammen mit der Einzelabrechnung an alle Eigentümer verteilen – auch an die, die nicht selbst nutzen (für Mieter-Nebenkostenabrechnungen relevant).

Fazit

• 20 Prozent der Arbeitskosten aus haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen mindern die Einkommensteuer direkt – bis zu 4.000 Euro plus 1.200 Euro pro Jahr.
• Fast jede Hausgeldabrechnung enthält begünstigte Posten: Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Wartungen, Schornsteinfeger.
• Nur Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten zählen; die Rechnung muss den Anteil ausweisen, die Zahlung muss unbar erfolgen.
• Eigentümer brauchen eine Bescheinigung nach BMF-Muster als Anlage zur Jahresabrechnung – in der selbstverwalteten WEG erstellt sie, wer die Abrechnung macht.
• Üblich ist der Ansatz im Jahr des Abrechnungsbeschlusses; die gewählte Methode sollte beibehalten werden.
• Vermieter setzen das Hausgeld in der Anlage V im Jahr der Zahlung als Werbungskosten an, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage erst, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt.

Häufige Fragen zu § 35a und der Hausgeldabrechnung

Können auch Vermieter die Kosten aus der Hausgeldabrechnung nach § 35a absetzen?

Nein. Die Steuerermäßigung nach § 35a EStG setzt einen eigenen Haushalt voraus und gilt daher nur für selbstnutzende Eigentümer. Vermieter setzen dieselben Kosten stattdessen in der Anlage V als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung an, und zwar im Jahr der Zahlung – das ist meist sogar günstiger, weil dort auch Materialkosten zählen. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage zählt dabei erst, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt. Die Mieter wiederum können die auf sie umgelegten Posten aus ihrer Nebenkostenabrechnung selbst nach § 35a geltend machen.

Muss der Verwalter eine § 35a-Bescheinigung ausstellen?

Die Erstellung der Bescheinigung gehört nach überwiegender Auffassung zur ordnungsmäßigen Verwaltung, denn ohne sie können Eigentümer ihre gesetzlichen Steuervorteile nicht nutzen. Viele Verwalterverträge regeln dafür allerdings eine Sondervergütung. In der selbstverwalteten WEG entscheidet die Gemeinschaft selbst, wie der Ausweis erstellt wird – idealerweise automatisch als Teil der Jahresabrechnung.

Sind auch Handwerkerleistungen begünstigt, die aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden?

Ja. Auch Maßnahmen, die die Gemeinschaft aus der Erhaltungsrücklage finanziert, sind begünstigt – entscheidend ist der Abfluss aus dem Gemeinschaftsvermögen, nicht die Zuführung zur Rücklage. Die Zuführung selbst ist dagegen noch nicht absetzbar. Angesetzt wird der Arbeitskostenanteil im Jahr der Zahlung beziehungsweise einheitlich im Jahr des Abrechnungsbeschlusses.

Was passiert, wenn eine Rechnung die Arbeitskosten nicht ausweist?

Dann kann der begünstigte Anteil nicht belegt werden und das Finanzamt streicht die Position im Zweifel komplett – eine eigene Schätzung des Steuerpflichtigen akzeptiert es nicht. Fordern Sie in diesem Fall beim Handwerker eine korrigierte Rechnung mit getrenntem Ausweis von Arbeits- und Materialkosten an; auch ein prozentualer Ausweis genügt.

Gelten die Höchstbeträge pro Wohnung oder pro Person?

Die Höchstbeträge gelten pro Haushalt und Jahr – über alle Quellen hinweg. Wer also privat bereits Handwerkerleistungen für 6.000 Euro Arbeitskosten geltend macht, kann den Anteil aus der Hausgeldabrechnung nicht zusätzlich ansetzen. Ehegatten, die zusammen veranlagt werden, teilen sich die Höchstbeträge.

In welches Jahr der Steuererklärung gehört die Hausgeldabrechnung?

Üblich ist der Ansatz in dem Jahr, in dem die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschließt: Die Bescheinigung für das Wirtschaftsjahr 2025 gehört dann in die Steuererklärung 2026. Alternativ dürfen regelmäßig wiederkehrende Leistungen bereits im Jahr der Vorauszahlung angesetzt werden. Wichtig ist nur, die einmal gewählte Methode beizubehalten.

Wo trage ich die Kosten aus der Hausgeldabrechnung in der Steuererklärung ein?

In der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen, getrennt nach den drei Kategorien: geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Übernehmen Sie die Beträge aus der Bescheinigung Ihrer Verwaltung und orientieren Sie sich an den Feldbezeichnungen – die Zeilennummern wechseln von Jahr zu Jahr. Die Bescheinigung selbst müssen Sie nicht mitschicken, sondern nur auf Anforderung vorlegen.

Lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Meist ja. Schon bei einem kleineren Objekt kommen über Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege und Wartungen schnell 1.500 bis 3.000 Euro begünstigte Arbeitskosten pro Einheit und Jahr zusammen – das sind 300 bis 600 Euro direkte Steuerersparnis für jeden selbstnutzenden Eigentümer. Über die Jahre summiert sich das auf Beträge, die den Erstellungsaufwand deutlich übersteigen.