Hausgeldabrechnung von der Steuer absetzen: So nutzen Eigentümer § 35a EStG

Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Heizungswartung, Schornsteinfeger: Ein erheblicher Teil dessen, was Wohnungseigentümer übers Hausgeld bezahlen, ist steuerlich begünstigt – bis zu 5.710 Euro Steuerermäßigung pro Jahr sind theoretisch möglich. Trotzdem verschenken viele Eigentümer dieses Geld, weil die nötigen Angaben in der Abrechnung fehlen oder niemand sie zusammenstellt. Dieser Artikel zeigt, welche Posten der Hausgeldabrechnung unter § 35a EStG fallen, wie die Bescheinigung fürs Finanzamt aussehen muss und worauf Selbstverwalter achten sollten, damit alle Eigentümer profitieren.

Was § 35a EStG regelt

Der Clou gegenüber Werbungskosten oder Sonderausgaben: Die 20 Prozent mindern die Steuer direkt, unabhängig vom persönlichen Steuersatz. Das Gesetz unterscheidet drei Kategorien mit eigenen Höchstbeträgen:

Für Wohnungseigentümer relevant sind vor allem die letzten beiden Kategorien – genau die stecken in fast jeder Hausgeldabrechnung.

Diese Posten aus der Hausgeldabrechnung zählen

Begünstigt sind Leistungen, die im Haushalt beziehungsweise auf dem Grundstück der Gemeinschaft erbracht werden. Typische Positionen:

Nicht begünstigt sind dagegen reine Verwaltungskosten (auch die Verwaltervergütung selbst!), Versicherungsbeiträge, öffentliche Gebühren wie Müllabfuhr oder Straßenreinigung durch die Kommune, Energiekosten – und generell alles, was keine Arbeitsleistung im räumlichen Zusammenhang mit dem Grundstück ist.

Nur Arbeitskosten zählen, nicht Material

Die häufigste Fehlerquelle: § 35a begünstigt ausschließlich Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten inklusive der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Materialkosten sind ausgeschlossen. Bei einer Malerrechnung über 10.000 Euro, von denen 6.500 Euro auf Lohn entfallen, sind also nur die 6.500 Euro begünstigt.

Zweite formale Hürde: Die Zahlung muss unbar erfolgen, also per Überweisung auf das Konto des Leistungserbringers (§ 35a Abs. 5 EStG). Bei einer WEG, die ihre Rechnungen vom Gemeinschaftskonto überweist, ist das praktisch immer erfüllt – Barzahlungen aus der Portokasse sind dagegen steuerlich verloren.

Die § 35a-Bescheinigung: Das Dokument fürs Finanzamt

Der einzelne Eigentümer kann seinen Anteil an den begünstigten Kosten nur geltend machen, wenn er ihn belegen kann. Dafür hat sich die sogenannte § 35a-Bescheinigung etabliert – eine Anlage zur Jahresabrechnung nach dem Muster des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 9. November 2016).

Die Bescheinigung weist für jeden Eigentümer aus:

1. die haushaltsnahen Dienstleistungen – aufgeteilt nach Gesamtkosten der WEG und dem individuellen Anteil laut Verteilungsschlüssel,
2. die Handwerkerleistungen – ebenfalls gesamt und anteilig, jeweils nur mit dem Arbeitskostenanteil,
3. gegebenenfalls haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse der Gemeinschaft.

Erstellt eine professionelle Hausverwaltung die Abrechnung, gehört die Bescheinigung zur ordnungsmäßigen Verwaltung – manche Verwaltungen berechnen dafür allerdings Sondervergütungen. In der selbstverwalteten WEG übernimmt diese Aufgabe, wer die Jahresabrechnung erstellt. Der Aufwand steckt im Detail: Für jede Rechnung des Wirtschaftsjahres muss der Arbeitskostenanteil ermittelt, der Kategorie zugeordnet und nach dem Verteilungsschlüssel auf die Einheiten umgelegt werden.

In welchem Jahr setzen Eigentümer die Kosten an?

Bei einer WEG fallen Zahlung und Abrechnung zeitlich auseinander: Die Gemeinschaft zahlt laufend, der Eigentümer sieht die endgültigen Zahlen erst mit der Jahresabrechnung im Folgejahr. Die Finanzverwaltung lässt deshalb zwei Wege zu:

• Regelmäßig wiederkehrende Leistungen (Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege) im Jahr der Vorauszahlung ansetzen, einmalige Aufwendungen (etwa eine Dachreparatur) im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung.
• Oder einheitlich alles im Jahr, in dem die Eigentümerversammlung die Jahresabrechnung beschließt.

In der Praxis hat sich die zweite Variante durchgesetzt, weil sie ohne Aufteilung auskommt: Die Bescheinigung für das Wirtschaftsjahr 2025 wandert dann in die Steuererklärung 2026, wenn die Versammlung die Abrechnung 2025 im Jahr 2026 beschließt. Wichtig ist nur, die einmal gewählte Methode beizubehalten.

Checkliste für Selbstverwalter

1. Unterjährig erfassen: Bei jeder Eingangsrechnung direkt notieren, ob sie § 35a-relevant ist und wie hoch der Arbeitskostenanteil ist – das erspart die mühsame Nacharbeit am Jahresende.
2. Fehlende Angaben nachfordern: Rechnungen ohne Lohnkostenausweis beim Handwerker reklamieren, solange der Vorgang frisch ist.
3. Kategorien sauber trennen: Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen haben getrennte Höchstbeträge – eine Vermischung verschenkt Potenzial.
4. Nach Verteilungsschlüssel umlegen: Der individuelle Anteil folgt dem Schlüssel der jeweiligen Kostenposition, meist den Miteigentumsanteilen.
5. Bescheinigung als Anlage beilegen: Die § 35a-Aufstellung zusammen mit der Einzelabrechnung an alle Eigentümer verteilen – auch an die, die nicht selbst nutzen (für Mieter-Nebenkostenabrechnungen relevant).

Fazit

• 20 Prozent der Arbeitskosten aus haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen mindern die Einkommensteuer direkt – bis zu 4.000 Euro plus 1.200 Euro pro Jahr.
• Fast jede Hausgeldabrechnung enthält begünstigte Posten: Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Wartungen, Schornsteinfeger.
• Nur Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten zählen; die Rechnung muss den Anteil ausweisen, die Zahlung muss unbar erfolgen.
• Eigentümer brauchen eine Bescheinigung nach BMF-Muster als Anlage zur Jahresabrechnung – in der selbstverwalteten WEG erstellt sie, wer die Abrechnung macht.
• Üblich ist der Ansatz im Jahr des Abrechnungsbeschlusses; die gewählte Methode sollte beibehalten werden.

Häufige Fragen zu § 35a und der Hausgeldabrechnung

Können auch Vermieter die Kosten aus der Hausgeldabrechnung nach § 35a absetzen?

Nein. Die Steuerermäßigung nach § 35a EStG setzt einen eigenen Haushalt voraus und gilt daher nur für selbstnutzende Eigentümer. Vermieter setzen dieselben Kosten stattdessen als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung an – das ist meist sogar günstiger, weil dort auch Materialkosten zählen. Die Mieter wiederum können die auf sie umgelegten Posten aus ihrer Nebenkostenabrechnung selbst nach § 35a geltend machen.

Muss der Verwalter eine § 35a-Bescheinigung ausstellen?

Die Erstellung der Bescheinigung gehört nach überwiegender Auffassung zur ordnungsmäßigen Verwaltung, denn ohne sie können Eigentümer ihre gesetzlichen Steuervorteile nicht nutzen. Viele Verwalterverträge regeln dafür allerdings eine Sondervergütung. In der selbstverwalteten WEG entscheidet die Gemeinschaft selbst, wie der Ausweis erstellt wird – idealerweise automatisch als Teil der Jahresabrechnung.

Sind auch Handwerkerleistungen begünstigt, die aus der Erhaltungsrücklage bezahlt werden?

Ja. Auch Maßnahmen, die die Gemeinschaft aus der Erhaltungsrücklage finanziert, sind begünstigt – entscheidend ist der Abfluss aus dem Gemeinschaftsvermögen, nicht die Zuführung zur Rücklage. Die Zuführung selbst ist dagegen noch nicht absetzbar. Angesetzt wird der Arbeitskostenanteil im Jahr der Zahlung beziehungsweise einheitlich im Jahr des Abrechnungsbeschlusses.

Was passiert, wenn eine Rechnung die Arbeitskosten nicht ausweist?

Dann kann der begünstigte Anteil nicht belegt werden und das Finanzamt streicht die Position im Zweifel komplett – eine eigene Schätzung des Steuerpflichtigen akzeptiert es nicht. Fordern Sie in diesem Fall beim Handwerker eine korrigierte Rechnung mit getrenntem Ausweis von Arbeits- und Materialkosten an; auch ein prozentualer Ausweis genügt.

Gelten die Höchstbeträge pro Wohnung oder pro Person?

Die Höchstbeträge gelten pro Haushalt und Jahr – über alle Quellen hinweg. Wer also privat bereits Handwerkerleistungen für 6.000 Euro Arbeitskosten geltend macht, kann den Anteil aus der Hausgeldabrechnung nicht zusätzlich ansetzen. Ehegatten, die zusammen veranlagt werden, teilen sich die Höchstbeträge.

Lohnt sich der Aufwand überhaupt?

Meist ja. Schon bei einem kleineren Objekt kommen über Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege und Wartungen schnell 1.500 bis 3.000 Euro begünstigte Arbeitskosten pro Einheit und Jahr zusammen – das sind 300 bis 600 Euro direkte Steuerersparnis für jeden selbstnutzenden Eigentümer. Über die Jahre summiert sich das auf Beträge, die den Erstellungsaufwand deutlich übersteigen.