Von der Hausverwaltung zur Selbstverwaltung: So hat unsere WEG den Wechsel gemeistert
Eine WEG mit 12 Einheiten erzählt, warum sie ihren Verwalter abgelöst hat, wie der Übergang ablief und welche Erfahrungen sie nach einem Jahr Selbstverwaltung gemacht hat.
Als unsere WEG -- ein Mehrfamilienhaus mit 12 Wohneinheiten im Raum Stuttgart, Baujahr 1992 -- Anfang 2025 beschloss, die professionelle Hausverwaltung abzulösen und die Verwaltung selbst zu übernehmen, war die Skepsis groß. Heute, nach gut einem Jahr, wissen wir: Es war die richtige Entscheidung. Hier ist unser Erfahrungsbericht.
Warum wir den Verwalter gewechselt haben
Unser bisheriger Verwalter war nicht schlecht -- aber auch nicht engagiert. Drei Dinge hatten sich über die Jahre aufgestaut:
- Mangelnde Transparenz: Die Hausgeldabrechnung kam regelmäßig erst im September. Auf Rückfragen zu einzelnen Positionen reagierte die Verwaltung erst nach Wochen, manchmal gar nicht.
- Hohe Kosten bei geringem Mehrwert: 28 Euro pro Einheit und Monat -- also 4.032 Euro im Jahr -- für eine Verwaltung, deren einzige sichtbare Tätigkeit die Abrechnung und die Einladung zur ETV war.
- Keine digitale Zusammenarbeit: Alles lief per Briefpost. Beschlüsse fanden sich in Papierprotokollen, die nicht alle Eigentümer rechtzeitig erhielten.
Der Beschluss: So haben wir es formal gelöst
Auf der ordentlichen ETV im März 2025 haben wir folgenden Beschluss mit 9 von 12 Stimmen gefasst:
„Die Eigentümergemeinschaft beschließt, den bestehenden Verwaltervertrag mit der Firma XY zum nächstmöglichen Zeitpunkt ordentlich zu kündigen und die Verwaltung ab dem 1. Januar 2026 in Eigenregie zu führen."
Die Übergangsphase
Zwischen dem Beschluss und dem Start der Selbstverwaltung lagen neun Monate. Diese Zeit haben wir genutzt:
- Verwaltungsbeirat neu aufgestellt -- Drei Eigentümer haben sich bereit erklärt, die Kernaufgaben zu übernehmen: Finanzen, Gebäude/Instandhaltung und Kommunikation.
- Software eingerichtet -- Wir haben selbstverwalten.com getestet und unsere Teilungserklärung hochgeladen. Die KI hat alle 12 Einheiten mit MEA korrekt erkannt.
- Unterlagen vom Verwalter angefordert -- Sämtliche Dokumente, Kontoauszüge, Versicherungspolicen, die Beschlusssammlung und die letzte Hausgeldabrechnung.
- WEG-Konto umgestellt -- Wir haben ein eigenes Konto bei einer Direktbank eröffnet und die Kontovollmacht vom alten Verwalter auf zwei Beiratsmitglieder übertragen.
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, nach Beendigung des Verwaltervertrags sämtliche Unterlagen, die er für die WEG verwahrt, herauszugeben. Dazu gehören: Teilungserklärung, Beschlusssammlung, Abrechnungen, Verträge, Kontoauszüge und alle Korrespondenz, die die WEG betrifft. Verweigert er die Herausgabe, kann die WEG gerichtlich vorgehen.
Das erste Jahr: Was gut lief und was wir gelernt haben
Die positiven Überraschungen
Die Hausgeldabrechnung war einfacher als gedacht. Mit der Software und den verknüpften Kontobewegungen hatten wir die Abrechnung für 2025 in drei Abenden fertig -- inklusive Prüfung durch ein zweites Beiratsmitglied. Beim alten Verwalter hat es acht Monate gedauert.
Die Kommunikation hat sich dramatisch verbessert. Über die Plattform erreichen wir alle Eigentümer direkt. Fragen werden innerhalb von Tagen statt Wochen beantwortet. Zwei Eigentümer, die sich vorher nie eingebracht hatten, beteiligen sich jetzt aktiv.
Die Kosten sind massiv gesunken. Statt 4.032 Euro Verwaltervergütung zahlen wir jetzt nur noch die Softwarelizenz. Die Ersparnis haben wir teilweise genutzt, um die Rücklagenzuführung zu erhöhen.
Die Herausforderungen
Der Anfang kostet Zeit. Die Einrichtung -- Unterlagen sichten, Bankanbindung, Eigentümer einladen -- hat insgesamt rund 20 Stunden in Anspruch genommen. Danach hat sich der Aufwand auf circa 5 Stunden pro Monat eingependelt, verteilt auf drei Personen.
Nicht jeder Eigentümer ist digital affin. Zwei ältere Eigentümer brauchten Unterstützung beim Einloggen und Navigieren. Wir haben eine kurze Anleitung mit Screenshots erstellt, die gut angenommen wurde.
Unerwartete Reparatur im ersten Monat. Ausgerechnet im Januar 2026 fiel die Heizung aus. Ohne Verwalter mussten wir selbst einen Handwerker koordinieren. Die Ticket-Funktion in der Software hat dabei geholfen, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Im Rückblick war es eine gute Übung.
Unsere Tipps für den Umstieg
Wenn wir den Wechsel noch einmal machen würden, würden wir folgendes beachten:
- Früh genug anfangen -- Planen Sie mindestens sechs Monate Vorlauf zwischen Beschluss und Start der Selbstverwaltung.
- Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen -- Eine einzelne Person wird über kurz oder lang überlastet. Drei aktive Eigentümer sind ideal.
- Vom Verwalter alle Unterlagen einfordern -- Setzen Sie eine schriftliche Frist und listen Sie alle benötigten Dokumente einzeln auf. Je vollständiger die Übergabe, desto reibungsloser der Start.
- Klein anfangen und dazulernen -- Nicht alles muss am ersten Tag perfekt laufen. Die erste Abrechnung dauert länger als die zweite.
- Eine Vermögensschadenhaftpflicht abschließen -- Die Kosten liegen bei etwa 150 bis 300 Euro pro Jahr und sichern die handelnden Eigentümer gegen Fehler ab.
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel
Kann der Verwalter den Wechsel verhindern?
Nein. Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwaltervertrag jederzeit ordentlich kündigen -- und zwar mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Verwalter hat kein Vetorecht. Wichtig ist nur, die vertragliche Kündigungsfrist einzuhalten.
Was passiert, wenn wir merken, dass die Selbstverwaltung nicht funktioniert?
Die Entscheidung ist nicht unumkehrbar. Die Gemeinschaft kann jederzeit einen neuen professionellen Verwalter bestellen -- ebenfalls per einfachem Mehrheitsbeschluss. Die in der Software gespeicherten Daten und Dokumente erleichtern die Übergabe erheblich.
Muss die Selbstverwaltung ins Grundbuch eingetragen werden?
Nein. Die Art der Verwaltung ist keine grundbuchrelevante Angelegenheit. Es genügt der Beschluss der Eigentümerversammlung, der in der Beschlusssammlung dokumentiert wird.